高校文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強高校文檔管理工作，確保文檔的完整、準確、安全和有效利用，提高學(xué)校管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院及附屬單位在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的各類文檔的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的文檔管理機構(gòu)，對全校文檔實行集中統(tǒng)一管理，確保文檔管理工作的規(guī)范化、標準化。2.全程管理原則：對文檔從形成、積累、整理、歸檔到利用的全過程進行管理，保證文檔的連續(xù)性和完整性。3.高效利用原則：充分開發(fā)文檔資源，提高文檔的利用價值，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。4.安全保密原則：采取有效措施，確保文檔的安全，防止文檔的丟失、損壞和泄密。二、文檔管理機構(gòu)及職責(zé)（一）文檔管理機構(gòu)學(xué)校設(shè)立檔案館，作為全校文檔管理的職能部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全校的文檔管理工作。各部門、各學(xué)院及附屬單位應(yīng)設(shè)立兼職文檔管理員，負責(zé)本部門文檔的收集、整理、歸檔和保管工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文檔管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校文檔管理的規(guī)章制度和工作規(guī)范。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類文檔，對重要和珍貴文檔進行數(shù)字化處理，建立文檔數(shù)據(jù)庫。3.對全校文檔管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，開展文檔管理工作的檢查和考核。4.開發(fā)利用文檔資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供信息服務(wù)，編制各類文檔檢索工具和參考資料。5.做好文檔的安全保密工作，維護文檔的完整性和準確性。6.參與學(xué)校重大活動和重要項目的文檔管理工作，提供相關(guān)的文檔支持。（三）兼職文檔管理員職責(zé)1.負責(zé)本部門文檔的日常收集、整理和保管工作，確保文檔的齊全、完整。2.按照學(xué)校文檔管理的要求，定期將整理好的文檔移交檔案館歸檔。3.協(xié)助檔案館開展文檔管理的相關(guān)工作，如提供文檔信息、參與文檔整理等。4.負責(zé)本部門文檔管理設(shè)備的維護和管理，保證設(shè)備的正常運行。三、文檔分類與編號（一）文檔分類高校文檔主要分為黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、學(xué)生、財務(wù)、資產(chǎn)、基建、后勤等十大類，每大類下再根據(jù)文檔的性質(zhì)和內(nèi)容進行細分。具體分類如下：1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀委、工會、團委等組織形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。2.行政類：包括學(xué)校行政部門形成的各類文件、通知、報告、會議紀要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)類：包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、教學(xué)成果等。4.科研類：包括科研項目申請書、研究報告、論文、著作、科研成果鑒定材料等。5.外事類：包括學(xué)校對外交流合作的協(xié)議、合同、邀請函、出訪報告等。6.學(xué)生類：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)生檔案等。7.財務(wù)類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。8.資產(chǎn)類：包括固定資產(chǎn)臺賬、資產(chǎn)購置合同、資產(chǎn)清查報告等。9.基建類：包括基建項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。10.后勤類：包括后勤保障、物業(yè)管理、餐飲服務(wù)等方面的文件、合同、記錄等。（二）文檔編號為便于文檔的管理和檢索，對每一份文檔進行編號。編號采用"年份+類別代碼+順序號"的格式，例如：2023QD001，表示2023年黨群類第1份文檔。類別代碼根據(jù)上述文檔分類確定，黨群類為QD，行政類為XZ，教學(xué)類為JX，科研類為KY，外事類為WS，學(xué)生類為XS，財務(wù)類為CW，資產(chǎn)類為ZC，基建類為JJ，后勤類為HQ。四、文檔收集與整理（一）文檔收集1.各部門、各學(xué)院及附屬單位應(yīng)建立健全文檔收集制度，明確文檔收集的范圍、時間和責(zé)任人，確保應(yīng)歸檔的文檔及時收集齊全。2.文檔形成部門應(yīng)在文檔辦理完畢后，及時將文檔整理好，移交本部門兼職文檔管理員。兼職文檔管理員應(yīng)認真核對文檔的完整性和準確性，對不符合要求的文檔及時退回形成部門進行補充或修正。3.學(xué)校檔案館應(yīng)定期向各部門、各學(xué)院及附屬單位發(fā)布文檔收集的通知和要求，指導(dǎo)和督促各單位做好文檔收集工作。（二）文檔整理1.文檔整理應(yīng)遵循文檔的形成規(guī)律，保持文檔之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文檔整理應(yīng)按照分類方案進行，對每份文檔進行分類、編號、編目、裝訂等處理。編目應(yīng)包括文檔標題、編號、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。3.歸檔的文檔應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文檔應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，電子文檔應(yīng)采用通用格式保存。4.對于重要和珍貴的文檔，應(yīng)采取特殊的保護措施，如復(fù)制備份、專柜保管等。五、文檔歸檔（一）歸檔范圍學(xué)校各部門、各學(xué)院及附屬單位在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的具有保存價值的各類文檔，均應(yīng)歸檔。具體歸檔范圍按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況確定。（二）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔，教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后歸檔，科研檔案應(yīng)在項目結(jié)題后三個月內(nèi)歸檔，學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)時歸檔，其他檔案應(yīng)在形成后及時歸檔。2.對于重大活動和重要項目形成的文檔，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文檔應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔的電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，格式符合要求，并按照規(guī)定的存儲介質(zhì)和存儲方式進行保存。3.各部門、各學(xué)院及附屬單位應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨文檔移交檔案館，一份留存本單位備查。（四）歸檔程序1.各部門、各學(xué)院及附屬單位的兼職文檔管理員按照歸檔要求，對整理好的文檔進行核對和清點，填寫歸檔文件目錄。2.將整理好的文檔和歸檔文件目錄一并移交學(xué)校檔案館。檔案館接收人員應(yīng)認真核對文檔的數(shù)量、質(zhì)量和歸檔文件目錄，對不符合要求的文檔及時退回移交單位進行整改。3.檔案館對接收的文檔進行登記、編號、上架等處理，建立文檔檔案。六、文檔保管（一）保管場所學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保文檔的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限文檔的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文檔是指對學(xué)校具有重要歷史價值和長遠利用價值的文檔；長期保管的文檔是指在較長時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的文檔，保管期限為16年至50年；短期保管的文檔是指在較短時間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的文檔，保管期限為15年以下。（三）保管要求1.對不同保管期限的文檔應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.定期對文檔進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文檔的安全和完整。3.對破損、褪色的文檔應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長文檔的使用壽命。4.做好文檔的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，采取必要的防護措施，確保文檔的安全。七、文檔利用（一）利用范圍學(xué)校師生員工、校友及其他社會人員因教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、工作等需要，均可按照規(guī)定利用學(xué)校檔案館的文檔。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案館查閱室查閱紙質(zhì)文檔和電子文檔。查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案館工作人員同意后，在指定地點查閱。查閱紙質(zhì)文檔應(yīng)在查閱室內(nèi)進行，不得帶出查閱室；查閱電子文檔應(yīng)在檔案館工作人員的指導(dǎo)下進行，不得擅自復(fù)制、傳播。2.借閱：因特殊情況需要借閱文檔的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案館負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、圈劃、污損，按時歸還。3.復(fù)制：利用者因工作需要復(fù)制文檔的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)檔案館負責(zé)人批準后，在檔案館工作人員的監(jiān)督下進行復(fù)制。復(fù)制文檔應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費用。（三）利用審批1.校內(nèi)人員查閱、借閱、復(fù)制一般文檔，由所在部門負責(zé)人審批；查閱、借閱、復(fù)制重要和珍貴文檔，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.校外人員查閱、借閱、復(fù)制學(xué)校文檔，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校檔案館審核，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理利用手續(xù)。（四）利用登記檔案館應(yīng)建立文檔利用登記制度，對利用者的姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等進行詳細登記，以便對文檔利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、文檔鑒定與銷毀（一）鑒定原則文檔鑒定應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立文檔鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)組織協(xié)調(diào)全校的文檔鑒定工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館負責(zé)人及相關(guān)部門負責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)鑒定工作小組，具體負責(zé)文檔鑒定的實施工作。鑒定工作小組由檔案館工作人員和相關(guān)專業(yè)人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.對保管期限已滿的文檔進行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.對已失去保存價值的文檔，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。3.對重要和珍貴文檔，如涉及學(xué)校歷史、文化、科研成果等方面的文檔，應(yīng)進行重點鑒定，確保其安全保管和有效利用。（四）鑒定程序1.檔案館定期對保管期限已滿的文檔進行清理，列出需鑒定的文檔清單。2.鑒定工作小組對需鑒定的文檔進行逐一審查，根據(jù)文檔的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，提出鑒定意見。3.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對鑒定工作小組提出的鑒定意見進行審核，形成鑒定結(jié)論。4.對已失去保存價值的文檔，填寫文檔銷毀審批表，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀處理。（五）銷毀方式文檔銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進行記錄，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字。銷毀記錄應(yīng)包括文檔名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容，保存期限不少于兩年。九、文檔信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立健全學(xué)校文檔信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高文檔管理的效率和水平，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.文檔數(shù)字化：對重要和珍貴的文檔進行數(shù)字化處理，建立文檔數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔的電子化存儲和檢索。2.文檔管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合學(xué)校實際情況的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的在線收集、整理、歸檔、保管、利用等功能。3.信息安全保障：采取有效的信息安全措施，確保文檔信息化管理系統(tǒng)的安全運行，防止文檔信息的泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.加強文檔信息化管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，提高師生員工的信息化應(yīng)用能力。2.定期對文檔數(shù)字化成果進行檢查和維護，確保數(shù)字化文檔的質(zhì)量和完整性。3.嚴格遵守信息安全規(guī)定，加強用戶權(quán)限管理，防止非法訪問和操作文檔信息化管理系統(tǒng)。4.做好文檔信息化管理系統(tǒng)的備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校檔案館應(yīng)定期對各部門、各學(xué)院及附屬單位的文檔管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文檔收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的情況。對發(fā)現(xiàn)的問