函接收管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司函件的接收管理工作，確保函件傳遞的準確性、及時性和安全性，保障公司各項業(yè)務的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，包括但不限于各類行政公文、商務信函、法律文件、通知公告等函件的接收管理。（三）基本原則1.準確及時原則確保函件接收的信息準確無誤，并在規(guī)定時間內將函件傳遞給相關部門或人員，不得延誤。2.安全保密原則嚴格保護函件內容的安全和保密性，防止函件丟失、泄露或被篡改。3.責任明確原則明確各環(huán)節(jié)的責任人和職責，確保函件接收管理工作有序進行。二、函件接收流程（一）接收準備1.設立專門的函件接收崗位，配備必要的辦公設備，如傳真機、復印機、郵箱等，并確保設備正常運行。2.安排專人負責函件的接收工作，接收人員應熟悉公司業(yè)務和函件處理流程，具備良好的溝通能力和責任心。3.為接收人員制定明確的工作時間表，確保在工作時間內隨時接收函件。（二）函件收集1.函件接收人員應及時收集各類函件，包括紙質函件、電子函件等。對于紙質函件，應按照發(fā)件人、日期、主題等進行分類整理；對于電子函件，應及時下載并妥善保存。2.接收人員應檢查函件的完整性，如發(fā)現(xiàn)函件有破損、缺頁等情況，應及時與發(fā)件人聯(lián)系，說明情況并要求補發(fā)。3.對于緊急函件，接收人員應立即進行處理，并優(yōu)先傳遞給相關部門或人員。（三）函件登記1.建立函件接收登記簿，對每一份函件進行詳細登記。登記內容包括函件編號、發(fā)件人、收件人、發(fā)件日期、主題、內容摘要、附件、接收日期、處理狀態(tài)等。2.函件編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則可根據公司實際情況制定，例如：年份+部門代碼+流水號。3.登記人員應認真核對函件信息，確保登記內容準確無誤。登記完成后，應在函件上加蓋"已收"章，并注明登記日期。（四）函件傳遞1.根據函件的內容和性質，及時將函件傳遞給相關部門或人員。傳遞方式可包括專人送達、內部郵件、傳真等。2.對于重要函件，應采用專人送達的方式，并要求接收人在回執(zhí)上簽字確認?；貓?zhí)應注明函件編號、接收日期、接收人等信息。3.通過內部郵件傳遞函件時，應確保郵件主題明確、正文清晰，并將函件作為附件一并發(fā)送。郵件發(fā)送后，應及時通知收件人查收。4.使用傳真?zhèn)鬟f函件時，應確保傳真號碼準確無誤，并在傳真發(fā)送成功后，打印出傳真件留存?zhèn)洳?。傳真件上應注明函件編號、發(fā)件日期、傳真號碼等信息。（五）函件跟蹤1.建立函件跟蹤機制，對函件的傳遞情況進行實時跟蹤。跟蹤內容包括函件是否已成功送達、接收人是否已簽收、處理進度等。2.對于未能及時送達或未被簽收的函件，接收人員應及時與相關部門或人員聯(lián)系，了解原因，并采取相應的措施進行處理。3.定期對函件跟蹤情況進行總結分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷優(yōu)化函件接收管理流程。三、特殊函件處理（一）法律文件1.對于涉及法律事務的函件，如律師函、法院傳票等，接收人員應立即報告公司法律事務部門，并按照法律事務部門的要求進行處理。2.法律事務部門應及時對法律文件進行分析研究，制定應對策略，并指導相關部門或人員進行后續(xù)處理。3.在處理法律文件過程中，應嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，確保公司的合法權益得到有效維護。（二）機密函件1.機密函件是指涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要信息的函件。對于機密函件，接收人員應嚴格按照公司保密制度的要求進行處理。2.接收機密函件時，應在專門的保密登記簿上進行登記，并注明函件密級、保密期限等信息。3.機密函件應存放在專門的保密文件柜中，并由專人負責保管。傳遞機密函件時，應采用加密傳輸或專人護送等方式，確保函件安全。4.在處理機密函件過程中，接收人員和相關部門或人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露函件內容。如因工作需要查閱機密函件，應經公司保密管理部門批準，并在指定地點進行查閱。查閱完畢后，應及時歸還并做好記錄。（三）緊急函件1.緊急函件是指需要立即處理的函件，如涉及重大業(yè)務決策、突發(fā)事件等。對于緊急函件，接收人員應立即啟動緊急處理程序，并按照公司應急預案的要求進行處理。2.接收緊急函件后，應第一時間通知相關部門或人員，并將函件內容進行簡要說明。相關部門或人員應在規(guī)定時間內做出響應，并采取有效措施進行處理。3.在處理緊急函件過程中，應保持信息暢通，及時向上級領導匯報處理進展情況，確保問題得到妥善解決。四、函件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司收到的各類函件，包括紙質函件、電子函件等，均應進行歸檔保存。2.函件歸檔應遵循完整性、準確性、系統(tǒng)性的原則，確保歸檔文件能夠全面反映公司的業(yè)務活動和歷史記錄。（二）歸檔時間1.紙質函件應在函件處理完畢后的[X]個工作日內進行歸檔。2.電子函件應定期進行備份，并按照公司檔案管理規(guī)定的時間進行歸檔。備份周期可根據公司實際情況確定，一般為每周或每月。（三）歸檔方法1.紙質函件應按照函件編號順序進行排列，放入檔案盒中，并在檔案盒上注明年度、月份、函件類別等信息。2.電子函件應按照年度、部門、主題等進行分類存儲，并建立相應的文件夾結構。電子函件的命名應規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。3.在歸檔過程中，應編制函件歸檔目錄，詳細記錄函件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。歸檔目錄應一式兩份，一份隨函件一同歸檔，一份作為檢索工具留存。（四）保管期限1.函件的保管期限應根據公司檔案管理規(guī)定和相關法律法規(guī)的要求確定。一般情況下，函件的保管期限為[X]年。2.對于涉及公司重要業(yè)務、財務信息、法律事務等的函件，保管期限應適當延長，具體可根據實際情況確定。3.在保管期限屆滿后，如需銷毀函件，應按照公司檔案銷毀制度的要求進行審批和處理。銷毀過程應進行記錄，確保函件信息得到徹底銷毀。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門應定期對函件接收管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括函件接收流程的執(zhí)行情況、函件登記的準確性、函件傳遞的及時性、函件歸檔的完整性等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.行政部門應建立函件接收管理工作監(jiān)督檢查記錄臺賬，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查內容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等信息。（二）考核指標1.函件接收及時率=及時接收的函件數(shù)量/應接收的函件數(shù)量×100%及時接收是指函件在規(guī)定時間內被接收人員收集到。2.函件傳遞準確率=準確傳遞的函件數(shù)量/傳遞的函件數(shù)量×100%準確傳遞是指函件被準確無誤地傳遞給相關部門或人員。3.函件登記差錯率=登記差錯的函件數(shù)量/登記的函件數(shù)量×100%登記差錯是指函件登記信息與函件實際內容不符的情況。4.函件歸檔完整率=歸檔完整的函件數(shù)量/應歸檔的函件數(shù)量×100%歸檔完整是指函件的紙質文件和電子文件均按照要求進行歸檔保存。（三）考核方式1.公司行政部門應每月對函件接收管理工作進行考核，并將考核結果反饋給相關部門或人員。2.考核結果將作為員工績效評價、崗位晉升、薪酬調整等的重要依據。對于在函件接收管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或人員，公司將給予表彰和獎勵；對于工作不力、出現(xiàn)嚴重失誤