院系會議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范院系會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和執(zhí)行的有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院系組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題研討會、學(xué)術(shù)交流會、學(xué)生工作會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議質(zhì)量和效率。2.實事求是原則：會議內(nèi)容應(yīng)基于實際工作情況，客觀反映問題，提出切實可行的解決方案。3.民主集中原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取各方意見，在民主討論的基礎(chǔ)上實行集中決策。4.責(zé)任落實原則：明確會議決策事項的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）工作例會1.召開周期：每周[X]召開一次，如有特殊情況可臨時調(diào)整。2.參會人員：院系領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各科室負(fù)責(zé)人、教研室主任等。3.會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，分析存在的問題，部署本周工作任務(wù)。4.組織部門：由院系辦公室負(fù)責(zé)組織，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點(diǎn)和議題。（二）專題研討會1.召開時機(jī)：根據(jù)工作需要，針對特定的業(yè)務(wù)問題或重點(diǎn)項目召開。2.參會人員：相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、院系教師、工作人員等，必要時可邀請校外專家。3.會議內(nèi)容：圍繞專題進(jìn)行深入研討，交流經(jīng)驗，分析問題，提出解決方案和建議。4.組織部門：由相關(guān)業(yè)務(wù)科室或項目負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由申請部門負(fù)責(zé)組織。提前[X]天確定會議主題、議程、參會人員等，并通知參會人員做好準(zhǔn)備。（三）學(xué)術(shù)交流會1.召開周期：不定期召開，根據(jù)學(xué)術(shù)活動安排和需求確定。2.參會人員：院系教師、研究生、本科生，以及校外相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)者、專家等。3.會議內(nèi)容：交流學(xué)術(shù)研究成果，分享學(xué)術(shù)前沿動態(tài)，促進(jìn)學(xué)術(shù)合作與交流。4.組織部門：由科研管理部門負(fù)責(zé)組織，提前[X]周發(fā)布會議通知，明確會議主題、時間、地點(diǎn)、報告人等信息。（四）學(xué)生工作會議1.召開周期：每月[X]召開一次，如有特殊情況可臨時調(diào)整。2.參會人員：學(xué)生工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員、輔導(dǎo)員、班主任等。3.會議內(nèi)容：總結(jié)學(xué)生工作情況，分析學(xué)生思想動態(tài)，研究解決學(xué)生工作中存在的問題，部署下一階段學(xué)生工作任務(wù)。4.組織部門：由學(xué)生工作辦公室負(fù)責(zé)組織，提前[X]天通知參會人員會議時間、地點(diǎn)和議題。三、會議籌備（一）確定會議主題和議程1.主題確定：根據(jù)工作需要和實際情況，由會議召集人或組織部門提出會議主題，經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)審核確定。2.議程制定：圍繞會議主題，明確會議的各項議程安排，合理分配時間。議程應(yīng)具有針對性和可操作性，突出重點(diǎn)問題和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。（二）通知參會人員1.通知方式：采用郵件、短信、電話等多種方式相結(jié)合的方式通知參會人員。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、參會要求等。2.提前通知：一般性會議提前[X]天通知，重要會議提前[X]天通知，以便參會人員做好準(zhǔn)備。（三）準(zhǔn)備會議材料1.材料內(nèi)容：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報告、資料、發(fā)言稿等會議材料。材料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、重點(diǎn)突出。2.材料審核：會議材料由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)起草，經(jīng)會議召集人或組織部門審核后，提前分發(fā)給參會人員。（四）布置會議場地1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響等條件，確保會議順利進(jìn)行。2.場地布置：提前布置會議場地，擺放桌椅、話筒、投影儀、音響設(shè)備等，調(diào)試好設(shè)備，確保正常運(yùn)行。同時，準(zhǔn)備好茶水、紙筆等會議用品。四、會議召開（一）簽到入場1.簽到時間：會議開始前[X]分鐘開始簽到，參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議現(xiàn)場簽到入場。2.簽到方式：采用紙質(zhì)簽到或電子簽到的方式進(jìn)行簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、職務(wù)等信息。（二）會議主持1.主持人職責(zé)：會議主持人應(yīng)熟悉會議主題和議程，掌握會議進(jìn)度，引導(dǎo)參會人員積極發(fā)言，確保會議順利進(jìn)行。2.開場介紹：主持人在會議開始時，應(yīng)簡要介紹會議的目的、議程、參會人員等基本情況。（三）會議發(fā)言1.發(fā)言順序：按照會議議程安排，依次進(jìn)行發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，控制發(fā)言時間，確保發(fā)言內(nèi)容簡潔明了、重點(diǎn)突出。2.討論交流：會議過程中，應(yīng)組織參會人員進(jìn)行充分的討論交流，鼓勵不同意見和觀點(diǎn)的碰撞，以達(dá)成共識。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，避免出現(xiàn)偏離主題或爭論不休的情況。（四）會議記錄1.記錄人員：由專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)熟悉會議內(nèi)容和流程，具備良好的文字記錄能力。2.記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、議程、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決議事項等。記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.記錄方式：可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式進(jìn)行記錄。記錄完成后，應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。（五）會議決議1.決議形成：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)根據(jù)會議討論情況，總結(jié)會議決議事項。決議事項應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間等。2.決議公布：會議決議形成后，應(yīng)及時公布給參會人員，并通過郵件、公告等方式傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。五、會議紀(jì)要（一）紀(jì)要撰寫1.撰寫人員：會議紀(jì)要由會議記錄人員負(fù)責(zé)撰寫，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。2.紀(jì)要內(nèi)容：會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息（如會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員等）、會議主要內(nèi)容（發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決議事項等）、會議要求和下一步工作安排等。紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，語言簡潔，邏輯清晰。（二）紀(jì)要審核1.審核流程：會議紀(jì)要初稿完成后，先由會議主持人進(jìn)行審核，提出修改意見。修改后的會議紀(jì)要經(jīng)院系領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后發(fā)布。2.審核要點(diǎn)：審核會議紀(jì)要應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性，以及決議事項的明確性和可操作性。（三）紀(jì)要發(fā)布1.發(fā)布方式：會議紀(jì)要以郵件、公告等形式發(fā)布給相關(guān)部門和人員，確保信息傳達(dá)及時、準(zhǔn)確。2.存檔管理：會議紀(jì)要應(yīng)及時存檔，作為院系工作資料的重要組成部分，以備查閱和參考。六、會議執(zhí)行與監(jiān)督（一）決議執(zhí)行1.責(zé)任落實：會議決議事項的責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照決議要求，制定具體的執(zhí)行計劃，明確工作步驟和時間節(jié)點(diǎn)，確保決議得到有效執(zhí)行。2.進(jìn)度跟蹤：責(zé)任部門應(yīng)定期向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報決議執(zhí)行情況，及時反饋執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。組織部門應(yīng)對決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保執(zhí)行工作按時推進(jìn)。（二）監(jiān)督檢查1.監(jiān)督主體：院系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對會議決議執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，組織部門協(xié)助開展相關(guān)工作。2.檢查方式：通過聽取匯報、查閱資料、實地查看等方式，對決議執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查。對執(zhí)行不力的部門和責(zé)任人，應(yīng)及時進(jìn)行督促整改。（三）考核評價1.考核指標(biāo)：將會議決議執(zhí)行情況納入部門和個人的績效考核指標(biāo)體系，作為評價工作業(yè)績的重要依據(jù)。2.評價結(jié)果運(yùn)用：根據(jù)考核評價結(jié)果，對執(zhí)行優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對執(zhí)行不力的部門和個人進(jìn)行批評教育或相應(yīng)的處罰。七、會議紀(jì)律（一）參會要求1.按時參會：參會人員應(yīng)提前安排好工作，按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排人員代為參會。2.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、玩手機(jī)等，保持會議秩序。3.積極發(fā)言：參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論交流，發(fā)表自己的意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，尊重他人觀點(diǎn)，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。（二）違規(guī)處理1.警告提醒：對違反會議紀(jì)律的參會人員，會議主持人應(yīng)及時進(jìn)行警告提醒，督促其改正。2.通報批評：對多次違反會議紀(jì)律或情節(jié)嚴(yán)重的參會人員，應(yīng)在院系內(nèi)進(jìn)行通報批評，并