供方庫管理制度?一、總則1.目的為加強公司供方管理，規(guī)范供方選擇、評價、使用及再評價等流程，確保所采購的物資、服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有與物資采購、服務(wù)外包相關(guān)的供方管理活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞務(wù)服務(wù)等各類供方。3.定義供方：指向公司提供物資、服務(wù)的供應(yīng)商、承包商或其他合作方。合格供方：經(jīng)公司評價審核，滿足公司采購要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的供方。關(guān)鍵物資供方：提供對公司產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進度、成本等有重大影響物資的供方。4.管理原則公平、公正、公開原則：在供方選擇、評價和管理過程中，遵循公平競爭的原則，確保所有符合條件的供方都有機會參與，評價過程和結(jié)果公開透明。擇優(yōu)選擇原則：綜合考慮供方的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)水平等因素，選擇最優(yōu)的供方合作，以實現(xiàn)公司利益最大化。動態(tài)管理原則：對供方進行動態(tài)跟蹤和評價，根據(jù)其表現(xiàn)及時調(diào)整合作策略，激勵供方持續(xù)改進，淘汰不合格供方。二、供方庫建立1.供方信息收集渠道市場調(diào)研：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商目錄等方式，廣泛收集潛在供方信息。內(nèi)部推薦：公司員工、合作伙伴、客戶等可推薦有合作潛力的供方。供方主動申請：供方主動向公司提交合作申請，介紹其產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢。2.供方信息登記對收集到的供方信息進行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括供方名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)簡介、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。建立供方信息數(shù)據(jù)庫，對供方信息進行分類存儲和管理，便于查詢和更新。3.供方初步篩選根據(jù)公司采購需求和基本要求，對新收集的供方信息進行初步篩選。篩選內(nèi)容包括供方資質(zhì)是否齊全、生產(chǎn)能力是否滿足要求、產(chǎn)品質(zhì)量是否穩(wěn)定、價格是否合理、信譽是否良好等。對于初步篩選合格的供方，進入供方評價環(huán)節(jié)。三、供方評價1.評價標(biāo)準(zhǔn)制定根據(jù)不同類型的物資和服務(wù)，制定相應(yīng)的供方評價標(biāo)準(zhǔn)，評價標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面。質(zhì)量方面：包括產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗檢測報告、質(zhì)量體系認(rèn)證等。價格方面：考慮市場價格水平、成本結(jié)構(gòu)、價格穩(wěn)定性等因素。交貨期方面：考察供方的生產(chǎn)計劃安排、物流配送能力、交貨準(zhǔn)時率等。服務(wù)方面：如售前咨詢、售后服務(wù)響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力等。2.評價方法文件評審：審查供方提供的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品檢驗報告、質(zhì)量體系認(rèn)證文件等相關(guān)資料，評估其合法性和規(guī)范性。實地考察：對重要供方或新合作供方進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等情況。樣品檢測：要求供方提供樣品進行檢測，評估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合公司要求。業(yè)績評價：調(diào)查供方的過往業(yè)績，包括與其他客戶的合作情況、產(chǎn)品質(zhì)量反饋、交貨期執(zhí)行情況、售后服務(wù)評價等。問卷調(diào)查：向與供方有過合作的公司內(nèi)部部門或人員發(fā)放問卷，了解他們對供方產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等方面的評價和意見。3.評價流程成立評價小組：由采購部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門、使用部門等相關(guān)人員組成評價小組，負(fù)責(zé)供方評價工作。資料收集：采購部門負(fù)責(zé)收集供方的相關(guān)資料，包括供方自評表、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等，并提交給評價小組?，F(xiàn)場考察（如有需要）：評價小組根據(jù)實際情況，對供方進行實地考察，形成考察報告。樣品檢測（如有需要）：質(zhì)量部門對供方提供的樣品進行檢測，出具檢測報告。綜合評價：評價小組根據(jù)文件評審、實地考察、樣品檢測、業(yè)績評價、問卷調(diào)查等結(jié)果，對供方進行綜合評價，填寫供方評價表，給出評價結(jié)論。審批：評價結(jié)果報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定合格供方名單。四、合格供方確定與發(fā)布1.合格供方名單確定根據(jù)供方評價結(jié)果，采購部門匯總形成合格供方名單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。合格供方名單應(yīng)明確供方名稱、供應(yīng)物資或服務(wù)類別、合作期限等信息。2.合格供方發(fā)布將合格供方名單發(fā)布至公司內(nèi)部相關(guān)部門，包括采購部門、質(zhì)量部門、使用部門等，以便各部門在采購、驗收、使用等環(huán)節(jié)與合格供方進行有效對接。同時，在公司內(nèi)部信息系統(tǒng)中更新合格供方信息，方便員工查詢和使用。五、供方日常管理1.采購訂單管理采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，向合格供方下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細(xì)要求。在下達(dá)采購訂單前，采購部門應(yīng)與供方確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，確保雙方理解一致。對于重要采購訂單，應(yīng)簽訂書面采購合同。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供方溝通協(xié)調(diào)，解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。2.交貨管理供方應(yīng)按照采購訂單約定的交貨期和交貨地點按時交貨。如因特殊原因需要變更交貨期，供方應(yīng)提前通知采購部門，并取得同意。采購部門在收到供方貨物后，應(yīng)及時組織質(zhì)量部門、使用部門等進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購訂單要求。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供方溝通協(xié)商，要求供方采取補貨、換貨、退貨等措施，直至符合要求為止。3.質(zhì)量跟蹤與反饋質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對供方提供的物資或服務(wù)進行質(zhì)量跟蹤。在物資使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門，并組織相關(guān)人員進行分析處理。采購部門應(yīng)將質(zhì)量問題反饋給供方，要求供方采取整改措施，并跟蹤整改結(jié)果。對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供方，質(zhì)量部門應(yīng)重新評估其供貨能力，必要時暫停其供貨資格。同時，質(zhì)量部門應(yīng)定期對供方的產(chǎn)品質(zhì)量進行統(tǒng)計分析，評估供方質(zhì)量穩(wěn)定性，為供方評價和再評價提供依據(jù)。4.價格管理采購部門應(yīng)定期收集市場價格信息，與供方進行價格談判，爭取更有利的采購價格。對于關(guān)鍵物資供方，應(yīng)建立價格定期調(diào)整機制，根據(jù)市場行情變化適時調(diào)整采購價格。在與供方簽訂采購合同時，應(yīng)明確價格條款和價格調(diào)整方式，確保采購價格的合理性和穩(wěn)定性。采購部門應(yīng)監(jiān)督供方嚴(yán)格執(zhí)行合同約定的價格，對于擅自提高價格的供方，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。5.服務(wù)管理采購部門負(fù)責(zé)與供方溝通協(xié)調(diào)服務(wù)事宜，確保供方提供及時、有效的售前、售中、售后服務(wù)。在采購合同中明確服務(wù)條款，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)響應(yīng)時間等要求。對于供方提供的服務(wù)，使用部門應(yīng)及時反饋意見和建議，采購部門應(yīng)跟蹤服務(wù)改進情況，不斷提升供方服務(wù)水平。六、供方再評價1.再評價周期對合格供方實行定期再評價制度，一般每年進行一次全面再評價。對于關(guān)鍵物資供方或出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨期延誤等情況的供方，應(yīng)增加再評價頻次。2.再評價內(nèi)容再評價內(nèi)容與初次評價基本一致，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面。重點關(guān)注供方在過去一年中的表現(xiàn)，如產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、交貨準(zhǔn)時率、服務(wù)改進情況等。同時，收集公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員對供方的新評價和意見，作為再評價的參考依據(jù)。3.再評價流程采購部門負(fù)責(zé)組織供方再評價工作，提前通知各合格供方準(zhǔn)備相關(guān)資料。各相關(guān)部門按照評價標(biāo)準(zhǔn)對供方進行評價打分，填寫再評價表。采購部門匯總各部門評價結(jié)果，形成供方再評價報告，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.再評價結(jié)果處理根據(jù)再評價結(jié)果，對合格供方進行分類處理：對于評價結(jié)果優(yōu)秀的供方，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?，如增加采購份額、延長合作期限等。對于評價結(jié)果合格但有一定改進空間的供方，采購部門應(yīng)與供方溝通協(xié)商，制定改進計劃，并跟蹤改進效果。對于評價結(jié)果不合格的供方，取消其合格供方資格，不再與其合作。同時，采購部門應(yīng)及時尋找替代供方，確保公司采購活動不受影響。七、供方淘汰與退出1.淘汰情形供方出現(xiàn)以下情形之一的，應(yīng)予以淘汰：連續(xù)兩次再評價結(jié)果不合格。提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重不符合公司要求，導(dǎo)致公司產(chǎn)品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題。交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃。違反合同約定，擅自提高價格、降低服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，經(jīng)多次溝通仍未整改。發(fā)生嚴(yán)重違法違規(guī)行為，或信譽嚴(yán)重受損。2.退出流程采購部門發(fā)現(xiàn)供方存在應(yīng)淘汰情形時，應(yīng)及時填寫供方淘汰申請表，說明淘汰原因和依據(jù)。申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，采購部門通知供方停止合作，并辦理相關(guān)交接手續(xù)，如結(jié)清貨款、退還剩余物資、歸還相關(guān)文件資料等。采購部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布供方淘汰通知，告知各相關(guān)部門，同時更新供方庫信息，將淘汰供方從合格供方名單中刪除。八、供方信息保密1.公司各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格遵守供方信息保密制度，不得將供方信息泄露給無關(guān)人員。2.供方信息僅用于公司內(nèi)部采購、評價、管理等相關(guān)工作，未經(jīng)公司