合約科管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合約科管理，規(guī)范合約簽訂、執(zhí)行及相關(guān)流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司合約科及涉及合同簽訂、履行等相關(guān)工作的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同的合法性、有效性。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠實守信原則：在合同簽訂與履行過程中，秉持誠實守信，履行約定義務(wù)。4.風(fēng)險防控原則：注重合同風(fēng)險識別與防控，避免潛在法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）合約科組織架構(gòu)合約科設(shè)科長一名，副科長若干名，根據(jù)工作需要下設(shè)合同起草審核組、合同執(zhí)行監(jiān)督組、法務(wù)支持組等崗位。（二）職責(zé)分工1.科長職責(zé)全面負(fù)責(zé)合約科的日常管理工作，制定工作計劃與目標(biāo)，并組織實施。審核重要合同，協(xié)調(diào)解決合同簽訂與履行過程中的重大問題。與公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，保障合約工作順利開展。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報合約科工作進(jìn)展及存在的問題。2.副科長職責(zé)協(xié)助科長開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的合同管理工作。審核一般性合同，對合同條款的合理性、完整性進(jìn)行把關(guān)。跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中的問題。收集、整理合同相關(guān)資料，建立合同檔案。3.合同起草審核組職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草各類合同文本，確保合同條款準(zhǔn)確、清晰、完整。對合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性、風(fēng)險性審查，提出修改意見和建議。參與合同談判，為談判提供法律支持和專業(yè)意見。4.合同執(zhí)行監(jiān)督組職責(zé)監(jiān)督合同執(zhí)行情況，定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)并糾正執(zhí)行偏差。協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的糾紛和爭議，采取有效措施保障公司權(quán)益。對合同執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。5.法務(wù)支持組職責(zé)為合約工作提供法律咨詢和法律支持，解答法律問題。參與重大合同的法律論證和風(fēng)險評估，提出法律意見和防范措施。負(fù)責(zé)處理公司涉法事務(wù)，代理公司參與訴訟、仲裁等法律程序。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)發(fā)起：公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出合同簽訂申請，填寫《合同簽訂申請表》，詳細(xì)說明合同標(biāo)的、金額、期限、雙方權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)資料。2.初步審核：合約科收到《合同簽訂申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)的必要性、可行性以及合同條款的基本合理性。對于不符合要求的申請，退回申請部門并說明理由。3.合同起草：經(jīng)初步審核通過后，合同起草審核組根據(jù)業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。4.內(nèi)部審核：合同起草完成后，提交合約科進(jìn)行內(nèi)部審核。審核人員從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險性、條款完整性以及與公司利益的一致性。審核人員應(yīng)提出詳細(xì)的審核意見，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行討論。5.修改完善：根據(jù)內(nèi)部審核意見，合同起草人員對合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同符合要求。修改后的合同文本再次提交審核，直至審核通過。6.合同審批：審核通過的合同，按照公司審批流程提交各級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)集體決策。7.合同簽訂：合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同時，應(yīng)確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關(guān)部門留存。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)對對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行審查，確保對方具備簽訂合同的能力和信譽(yù)。2.合同條款審查：仔細(xì)審查合同條款，確保條款準(zhǔn)確、清晰、完整，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行充分協(xié)商和明確約定。3.合同風(fēng)險評估：對合同可能存在的風(fēng)險進(jìn)行評估，制定相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。特別是對于涉及金額較大、期限較長、風(fēng)險較高的合同，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)風(fēng)險評估。4.合同簽訂授權(quán)：嚴(yán)格按照公司授權(quán)制度，確定簽訂合同的授權(quán)代表。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越權(quán)限。5.合同形式要求：合同應(yīng)采用書面形式簽訂，確保合同的真實性和有效性。對于法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的合同，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同執(zhí)行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.合同執(zhí)行監(jiān)督組應(yīng)建立合同執(zhí)行臺賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行情況，包括合同履行進(jìn)度、款項收付情況、質(zhì)量驗收情況等。2.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同執(zhí)行動態(tài)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施予以解決。3.如合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)重大變化或突發(fā)事件，可能影響合同履行的，應(yīng)及時向合約科科長及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。（二）款項收付管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續(xù)。在付款前，應(yīng)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確保付款條件已成就。2.對于涉及預(yù)付款項的合同，應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，并加強(qiáng)對預(yù)付款項的跟蹤管理，確保預(yù)付款項用于合同約定的用途。3.收款時，應(yīng)及時開具合法有效的收款憑證，并按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行賬務(wù)處理。對于逾期未付款項，應(yīng)及時采取催款措施，必要時通過法律途徑解決。（三）質(zhì)量驗收管理1.對于涉及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量的合同，應(yīng)明確質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序。在合同履行過程中，按照約定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行質(zhì)量驗收。2.驗收合格的，應(yīng)出具質(zhì)量驗收報告；驗收不合格的，應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人采取整改措施，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。3.如對質(zhì)量驗收結(jié)果存在爭議，可委托有資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測或鑒定，以確定質(zhì)量是否符合合同約定。五、合同變更與解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化或雙方協(xié)商一致，需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批。3.合同變更后，原合同中未變更的條款繼續(xù)有效，雙方應(yīng)按照變更后的合同履行各自的義務(wù)。（二）合同解除1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，需要解除合同的，應(yīng)及時通知對方當(dāng)事人，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、審批。3.合同解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定進(jìn)行結(jié)算和清理，如涉及款項返還、賠償?shù)葐栴}，應(yīng)及時處理。六、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.在合同簽訂與履行過程中，加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時了解對方的需求和意見，避免因誤解或溝通不暢引發(fā)糾紛。2.嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保自身行為的合法性、合規(guī)性，避免給對方當(dāng)事人造成違約的借口。3.建立合同糾紛預(yù)警機(jī)制，對可能引發(fā)糾紛的因素進(jìn)行及時識別和評估，提前采取措施加以防范。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，合同執(zhí)行監(jiān)督組應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出初步處理意見，并向合約科科長匯報。2.合約科組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行研究討論，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛的具體情況，可選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。3.如需通過法律途徑解決糾紛，法務(wù)支持組應(yīng)及時介入，代理公司參與訴訟、仲裁等法律程序。在法律程序中，應(yīng)積極提供證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議，完善合同管理制度。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同執(zhí)行監(jiān)督組應(yīng)及時收集合同文本、相關(guān)附件、審批文件、往來函件、履行記錄等資料，并進(jìn)行整理歸檔。2.對于合同變更、解除等相關(guān)文件，也應(yīng)及時收集歸檔，確保合同檔案的完整性。（二）檔案整理1.按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄。2.對每份合同檔案進(jìn)行編號，便于查找和管理。3.對合同檔案中的文件進(jìn)行掃描或復(fù)印，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全性和可查閱性。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管期限、借閱權(quán)限、保密要求等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合約科辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合約科同意。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對于涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施。八、考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.合同簽訂的準(zhǔn)確性和及時性，考核合同起草、審核、審批等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率。2.合同執(zhí)行的有效性，考核合同執(zhí)行情況的跟蹤檢查、款項收付、質(zhì)量驗收等工作的落實情況。3.合同糾紛的處理情況，考核糾紛處理的成功率、處理時間以及對公司利益的維護(hù)程度。4.合同檔案管理的規(guī)范性，考核檔案收集、整理、保管、查閱等工作的執(zhí)行情況。（二）獎勵措施1.對于在合同管理工作中表現(xiàn)突出，為公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失或挽回經(jīng)濟(jì)損失的個人或團(tuán)隊，給予表彰和獎勵。2.對提出創(chuàng)新性合同管