信箱管理制度?目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與信息傳遞，規(guī)范信箱使用，確保各類信息及時、準(zhǔn)確、安全地流通，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及來訪人員使用的公司內(nèi)部信箱，包括但不限于實體信箱、電子信箱等?；驹瓌t1.及時高效原則：確保信件的收發(fā)處理迅速，不延誤重要信息的傳遞。2.安全保密原則：保護(hù)信件內(nèi)容的安全與機(jī)密性，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確信箱使用流程和責(zé)任，保證信件管理規(guī)范。信箱分類與設(shè)置實體信箱1.在公司指定地點設(shè)置實體信箱，用于接收和投遞紙質(zhì)信件、文件等。2.實體信箱應(yīng)標(biāo)識清晰，注明所屬部門或收件人姓名。電子信箱1.為員工配備統(tǒng)一格式的公司電子信箱，格式為：[員工姓名拼音全拼]@[公司域名]。2.根據(jù)工作需要，設(shè)立特定用途的電子信箱，如客服信箱、投訴信箱等。信箱使用規(guī)范員工信箱使用1.賬號管理員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)開通電子信箱賬號，并告知初始密碼。員工應(yīng)妥善保管個人信箱賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。若員工離職，其電子信箱賬號應(yīng)及時停用。2.郵件收發(fā)員工應(yīng)定期查看電子信箱，及時處理郵件。重要郵件應(yīng)在收到后[X]小時內(nèi)進(jìn)行回復(fù)或處理。發(fā)送郵件時，應(yīng)確保主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。收件人、抄送人和密送人應(yīng)填寫準(zhǔn)確。涉及公司機(jī)密信息的郵件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行加密處理，并在郵件中標(biāo)明"機(jī)密"字樣。3.信箱清理員工應(yīng)定期清理電子信箱，刪除無用郵件，避免信箱空間占滿。對于已處理的重要郵件，應(yīng)進(jìn)行分類存檔，以便日后查閱。來訪人員信箱使用1.登記備案來訪人員如需使用公司信箱，應(yīng)在前臺進(jìn)行登記，注明姓名、單位、來訪目的、聯(lián)系電話等信息。前臺工作人員應(yīng)將來訪人員信息記錄在專門的登記簿上，并告知信箱使用注意事項。2.信件投遞與領(lǐng)取來訪人員可將信件投遞至指定的實體信箱或發(fā)送至相關(guān)部門的電子信箱。如需領(lǐng)取信件，應(yīng)在前臺出示有效證件，并說明信件相關(guān)信息，經(jīng)核實后領(lǐng)取。信件收發(fā)流程收信流程1.實體信箱每天定時開啟實體信箱，取出信件。將信件按照收件人或部門進(jìn)行分類整理。2.電子信箱郵件系統(tǒng)自動接收外部郵件，并按照設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行分類，如將重要郵件標(biāo)記為重點關(guān)注。由專人負(fù)責(zé)定期查看收件箱，對郵件進(jìn)行初步篩選，將緊急、重要郵件及時通知相關(guān)人員。發(fā)信流程1.內(nèi)部郵件員工撰寫郵件時，應(yīng)選擇正確的收件人、抄送人和密送人。檢查郵件內(nèi)容無誤后，點擊發(fā)送按鈕。如需發(fā)送重要郵件，可先進(jìn)行預(yù)發(fā)送，由其他人員進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后再正式發(fā)送。2.外部郵件涉及與外部單位溝通的郵件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送。發(fā)送外部郵件時，應(yīng)確保郵件內(nèi)容符合公司對外形象和政策要求。信件處理與跟蹤信件處理1.緊急信件對于緊急信件，收件人應(yīng)立即處理，并在[X]小時內(nèi)給予回復(fù)或反饋處理結(jié)果。2.一般信件一般信件應(yīng)在收到后的[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行處理，根據(jù)信件內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)或存檔。3.重要信件重要信件需由專人負(fù)責(zé)跟蹤處理進(jìn)度，確保處理結(jié)果符合要求。處理完成后，應(yīng)將處理情況及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。信件跟蹤1.建立信件跟蹤記錄，詳細(xì)記錄信件的收發(fā)時間、處理進(jìn)度、處理結(jié)果等信息。2.定期對信件跟蹤記錄進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保信件處理流程順暢。信箱安全與保密安全措施1.定期對實體信箱進(jìn)行檢查，確保其正常使用，無損壞或被盜風(fēng)險。2.加強(qiáng)電子信箱系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止郵件被惡意攻擊或病毒感染。3.設(shè)定合理的信箱訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)信箱。保密要求1.涉及公司機(jī)密信息的信件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息不泄露。2.處理保密信件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或傳播保密信件內(nèi)容?？己伺c獎懲考核標(biāo)準(zhǔn)1.信件處理及時性：考核員工對郵件的回復(fù)和處理是否在規(guī)定時間內(nèi)完成。2.郵件質(zhì)量：評估郵件主題是否明確、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范。3.信箱清理情況：檢查員工是否定期清理電子信箱，避免信箱空間不足。獎勵措施1.對于信件處理及時、質(zhì)量高、表現(xiàn)突出的員工，給予通報表揚(yáng)、績效加分等獎勵。2.提出創(chuàng)新性的信箱使用建議并被公司采納的員工，給予一定的物質(zhì)獎勵。懲罰措施1.對信件處理不及時、影響工作的員工，進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予績效扣分。2.因郵件內(nèi)容錯誤、格式混亂等給公司造成不良影響的員工，給予警告處分，并要求其采取措施挽回影響。3.違反信箱安全保密規(guī)定，導(dǎo)致公司信息泄露的員工，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)