展覽會(huì)管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司展覽會(huì)相關(guān)活動(dòng)的組織與管理，確保展覽會(huì)活動(dòng)的順利開(kāi)展，提升公司品牌形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)拓展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類展覽會(huì)活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)展會(huì)、國(guó)際展會(huì)、行業(yè)專業(yè)展會(huì)等。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：展覽會(huì)活動(dòng)應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)目標(biāo)，有針對(duì)性地展示公司產(chǎn)品、服務(wù)及品牌形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)合作與銷售。2.統(tǒng)籌規(guī)劃原則：對(duì)展覽會(huì)活動(dòng)進(jìn)行全面統(tǒng)籌規(guī)劃，包括展會(huì)選擇、籌備、執(zhí)行、總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。3.成本效益原則：在保證展覽會(huì)活動(dòng)效果的前提下，合理控制成本，提高投入產(chǎn)出比。4.團(tuán)隊(duì)協(xié)作原則：展覽會(huì)活動(dòng)涉及多個(gè)部門(mén)，需各部門(mén)密切協(xié)作、相互配合，形成工作合力。二、展會(huì)前期籌備（一）展會(huì)信息收集與分析1.市場(chǎng)部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集各類展覽會(huì)信息，包括展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、行業(yè)影響力、目標(biāo)受眾等。2.對(duì)收集到的展會(huì)信息進(jìn)行分析評(píng)估，結(jié)合公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和市場(chǎng)定位，篩選出適合公司參與的展會(huì)項(xiàng)目。評(píng)估指標(biāo)可包括展會(huì)相關(guān)性、目標(biāo)客戶匹配度、行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、成本效益等。（二）展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)1.確定參展意向后，由市場(chǎng)部門(mén)填寫(xiě)《展覽會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明展會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參展目的、預(yù)計(jì)參展規(guī)模、預(yù)算等信息。2.《展覽會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和資源狀況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估并做出批復(fù)。（三）參展團(tuán)隊(duì)組建1.根據(jù)展會(huì)規(guī)模和需求，成立參展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，成員包括市場(chǎng)、銷售、技術(shù)、設(shè)計(jì)、后勤等相關(guān)部門(mén)人員。2.明確各成員的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)籌備工作有人負(fù)責(zé)、有序推進(jìn)。例如，市場(chǎng)人員負(fù)責(zé)展會(huì)整體策劃與宣傳推廣，銷售人員負(fù)責(zé)客戶邀約與業(yè)務(wù)洽談，技術(shù)人員負(fù)責(zé)產(chǎn)品演示與技術(shù)咨詢，設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)展位設(shè)計(jì)與物料制作，后勤人員負(fù)責(zé)展品運(yùn)輸、現(xiàn)場(chǎng)布置與服務(wù)保障等。（四）展位設(shè)計(jì)與搭建1.設(shè)計(jì)人員根據(jù)公司品牌形象、參展產(chǎn)品特點(diǎn)及展會(huì)主題，進(jìn)行展位設(shè)計(jì)方案的策劃。展位設(shè)計(jì)應(yīng)突出公司特色，具有吸引力和辨識(shí)度，能夠有效傳達(dá)公司核心信息。2.將設(shè)計(jì)方案提交至公司內(nèi)部評(píng)審，征求相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，進(jìn)行修改完善。評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后的設(shè)計(jì)方案作為展位搭建的依據(jù)。3.選擇專業(yè)的展位搭建商，簽訂搭建合同，明確搭建要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用支付等條款。搭建商應(yīng)按照設(shè)計(jì)方案進(jìn)行展位搭建施工，確保搭建質(zhì)量和進(jìn)度。在搭建過(guò)程中，安排專人進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。（五）展品準(zhǔn)備1.技術(shù)部門(mén)和銷售部門(mén)共同確定參展展品清單，確保展品能夠充分展示公司產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)和技術(shù)實(shí)力。展品應(yīng)具有代表性、創(chuàng)新性和實(shí)用性，能夠滿足目標(biāo)客戶的需求。2.對(duì)展品進(jìn)行分類整理、包裝和標(biāo)識(shí)，確保展品在運(yùn)輸和展示過(guò)程中的安全和完好。同時(shí)，準(zhǔn)備好展品的相關(guān)資料，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、宣傳冊(cè)、演示視頻等，以便客戶更好地了解產(chǎn)品信息。3.提前安排展品運(yùn)輸，根據(jù)展會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)，選擇合適的運(yùn)輸方式，確保展品按時(shí)、安全送達(dá)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)。在展品運(yùn)輸過(guò)程中，做好跟蹤和保護(hù)措施，防止展品損壞或丟失。（六）宣傳推廣策劃1.市場(chǎng)部門(mén)制定展會(huì)宣傳推廣方案，明確宣傳目標(biāo)、渠道、內(nèi)容和時(shí)間安排。宣傳渠道可包括公司官網(wǎng)、社交媒體、行業(yè)媒體、電子郵件、短信等。2.設(shè)計(jì)制作展會(huì)宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁(yè)、邀請(qǐng)函等。宣傳資料應(yīng)突出展會(huì)亮點(diǎn)和公司優(yōu)勢(shì)，吸引潛在客戶的關(guān)注。3.提前發(fā)布展會(huì)信息，通過(guò)各種宣傳渠道向目標(biāo)客戶、合作伙伴、行業(yè)媒體等發(fā)送邀請(qǐng)函、宣傳資料，邀請(qǐng)他們參觀公司展位。同時(shí)，利用社交媒體平臺(tái)進(jìn)行預(yù)熱宣傳，發(fā)布展會(huì)相關(guān)信息和互動(dòng)話題，提高展會(huì)的知名度和關(guān)注度。（七）人員培訓(xùn)1.對(duì)參展團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉公司參展產(chǎn)品、業(yè)務(wù)流程、品牌理念及展會(huì)相關(guān)信息。培訓(xùn)內(nèi)容可包括產(chǎn)品知識(shí)、銷售技巧、溝通禮儀、展位布局等。2.針對(duì)銷售人員，重點(diǎn)進(jìn)行客戶邀約和業(yè)務(wù)洽談技巧的培訓(xùn)，提高其在展會(huì)上的銷售能力和成交率。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、模擬演練、經(jīng)驗(yàn)分享等多種形式，確保培訓(xùn)效果。三、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行（一）布展工作1.搭建商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成展位搭建工作后，參展團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)布置?，F(xiàn)場(chǎng)布置應(yīng)按照設(shè)計(jì)方案進(jìn)行，確保展位整潔、美觀、有序。2.擺放展品、宣傳資料、演示設(shè)備等，調(diào)試設(shè)備運(yùn)行情況，確保各項(xiàng)展示功能正常。同時(shí)，安排專人負(fù)責(zé)展位的安全保衛(wèi)工作，檢查消防設(shè)施是否齊全有效，確保展位現(xiàn)場(chǎng)安全。（二）客戶接待與洽談1.展會(huì)期間，安排專人負(fù)責(zé)客戶接待工作。接待人員應(yīng)熱情、禮貌地迎接客戶，引導(dǎo)客戶參觀展位，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)。2.銷售人員與客戶進(jìn)行深入洽談，了解客戶需求，解答客戶疑問(wèn)，收集客戶信息，尋求業(yè)務(wù)合作機(jī)會(huì)。在洽談過(guò)程中，要注重溝通技巧和商務(wù)禮儀，給客戶留下良好的印象。3.對(duì)于重要客戶或潛在合作對(duì)象，可安排專門(mén)的會(huì)議或演示活動(dòng)，進(jìn)一步深入介紹公司業(yè)務(wù)和解決方案，增強(qiáng)客戶對(duì)公司的了解和信任。（三）活動(dòng)組織與推廣1.根據(jù)展會(huì)情況和公司需求，組織開(kāi)展各類現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)，如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、技術(shù)研討會(huì)、互動(dòng)體驗(yàn)活動(dòng)等?；顒?dòng)策劃要緊密圍繞展會(huì)主題和公司業(yè)務(wù)，具有吸引力和參與度。2.在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置簽到區(qū)、展示區(qū)、交流區(qū)等功能區(qū)域，合理安排活動(dòng)流程和時(shí)間。提前邀請(qǐng)嘉賓和觀眾參加活動(dòng)，并做好活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的宣傳推廣工作，吸引更多人關(guān)注和參與。3.活動(dòng)過(guò)程中，安排專人負(fù)責(zé)活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)記錄和拍照錄像等工作，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行?；顒?dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)活動(dòng)效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，為今后類似活動(dòng)提供經(jīng)驗(yàn)參考。（四）市場(chǎng)調(diào)研與信息收集1.安排專人在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集行業(yè)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、客戶需求等相關(guān)資料。調(diào)研方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、訪談交流、觀察分析等。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理分析，形成市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括展會(huì)概況、市場(chǎng)趨勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)、客戶反饋等方面的內(nèi)容，為公司決策提供參考依據(jù)。（五）現(xiàn)場(chǎng)管理與協(xié)調(diào)1.設(shè)立展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)管理小組，負(fù)責(zé)展會(huì)期間的整體協(xié)調(diào)和管理工作。管理小組要及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的各類問(wèn)題，確保展會(huì)活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.加強(qiáng)與展會(huì)主辦方、其他參展商及相關(guān)合作伙伴的溝通協(xié)調(diào)，保持良好的合作關(guān)系。積極參與展會(huì)組織的各項(xiàng)活動(dòng)，配合主辦方做好展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的管理和服務(wù)工作。3.關(guān)注展位現(xiàn)場(chǎng)的人員流動(dòng)情況和安全狀況，及時(shí)調(diào)整人員安排和現(xiàn)場(chǎng)布局，確保展位秩序井然。同時(shí)，做好現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)工作，保持展位整潔美觀。四、展會(huì)后期總結(jié)（一）業(yè)務(wù)成果評(píng)估1.展會(huì)結(jié)束后，銷售部門(mén)對(duì)展會(huì)期間的業(yè)務(wù)洽談和合作成果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。評(píng)估指標(biāo)可包括潛在客戶數(shù)量、意向合作項(xiàng)目數(shù)量、實(shí)際成交訂單金額等。2.根據(jù)業(yè)務(wù)成果評(píng)估情況，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，為今后的業(yè)務(wù)拓展提供參考。對(duì)于在展會(huì)上達(dá)成的合作項(xiàng)目，及時(shí)跟進(jìn)落實(shí)，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。（二）費(fèi)用核算與報(bào)銷1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)展會(huì)活動(dòng)的費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。費(fèi)用核算內(nèi)容包括展位租賃費(fèi)用、搭建費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、人員差旅費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等各項(xiàng)開(kāi)支。2.參展團(tuán)隊(duì)成員按照公司財(cái)務(wù)制度要求，及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷。（三）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與反饋1.參展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)展會(huì)活動(dòng)進(jìn)行全面總結(jié)，包括籌備過(guò)程、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、效果評(píng)估等方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交至公司管理層和相關(guān)部門(mén)。2.組織召開(kāi)展會(huì)總結(jié)會(huì)議，由參展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員分享展會(huì)經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，聽(tīng)取其他部門(mén)的意見(jiàn)和建議。通過(guò)會(huì)議討論，共同分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，為今后的展覽會(huì)活動(dòng)提供參考。（四）資料整理與歸檔1.展會(huì)活動(dòng)結(jié)束后，對(duì)展會(huì)期間形成的各類資料進(jìn)行整理歸檔，包括展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)表、展位設(shè)計(jì)方案、宣傳資料、客戶信息、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、市?chǎng)調(diào)研報(bào)告、照片、視頻等。2.資料整理歸檔工作應(yīng)確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于日后查閱和使用。同時(shí)，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和保管。五、費(fèi)用預(yù)算與控制（一）費(fèi)用預(yù)算編制1.根據(jù)展會(huì)立項(xiàng)申請(qǐng)和籌備工作計(jì)劃，由市場(chǎng)部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)共同編制展會(huì)活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)涵蓋展位租賃、搭建、展品運(yùn)輸、宣傳推廣、人員差旅、餐飲住宿等各項(xiàng)費(fèi)用支出。2.在編制預(yù)算時(shí)，要充分考慮各項(xiàng)費(fèi)用的市場(chǎng)行情和實(shí)際需求，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。（二）費(fèi)用審批與控制1.展會(huì)活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核和調(diào)整，確保預(yù)算在公司可控范圍內(nèi)。2.在展會(huì)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按照預(yù)算控制各項(xiàng)費(fèi)用支出。如有特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司費(fèi)用審批流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正超預(yù)算支出行為。六、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)培訓(xùn)1.加強(qiáng)對(duì)參展團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)培訓(xùn)，使其了解知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要性和相關(guān)法律法規(guī)。培訓(xùn)內(nèi)容可包括商標(biāo)、專利、著作權(quán)等方面的知識(shí)，以及在展會(huì)活動(dòng)中如何保護(hù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)。2.通過(guò)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)和能力，確保在展會(huì)活動(dòng)中不發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為，同時(shí)能夠有效保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。（二）展品與資料知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理1.對(duì)參展展品和宣傳資料的知識(shí)產(chǎn)權(quán)狀況進(jìn)行審查，確保展品和資料不侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)于涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的展品和資料，要采取必要的保護(hù)措施，如標(biāo)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)標(biāo)識(shí)、簽訂保密協(xié)議等。2.在展會(huì)活動(dòng)中，注意保護(hù)公司的商業(yè)秘密和技術(shù)訣竅，防止泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。與合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確雙方在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的權(quán)利和義務(wù)。（三）侵權(quán)防范與應(yīng)對(duì)1.在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，安排專人關(guān)注競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的展品和宣傳資料，及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否存在侵權(quán)行為。如發(fā)現(xiàn)侵權(quán)情況，應(yīng)立即采取措施，收集相關(guān)證據(jù)，并向展會(huì)主辦方報(bào)告。2.對(duì)于他人侵犯公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)的行為，要及時(shí)采取法律手段進(jìn)行維權(quán)。公司應(yīng)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)應(yīng)對(duì)機(jī)制，與專業(yè)律師事務(wù)所保持密切聯(lián)系，確保在侵權(quán)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。七、安全管理（一）安全責(zé)任落實(shí)1.明確展會(huì)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任，參展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人為安全管理第一責(zé)任人。各成員應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)相應(yīng)區(qū)域和工作環(huán)節(jié)的安全管理工作。2.在展會(huì)籌備階段，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，明確安全管理措施和應(yīng)急處置流程。將安全責(zé)任落實(shí)到具體人員，確保安全管理工作有章可循。（二）安全培訓(xùn)與教育1.對(duì)參展團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全、電氣安全、人員安全、展品安全等方面的知識(shí)和技能。通過(guò)培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)成員的安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。2.在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置安全警示標(biāo)識(shí)，提醒參展人員注意安全事項(xiàng)。定期組織安全檢查和演練，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安全。（三）安全措施執(zhí)行1.展位搭建應(yīng)符合消防安全要求，配備必要的消防設(shè)施和器材，并確保其完好有效。展位內(nèi)的電氣線路應(yīng)規(guī)范鋪設(shè)，不得私拉亂接電線，嚴(yán)禁使用大功率電器設(shè)備。2.合理安排展