周知卡管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司周知卡的管理，確保公司內(nèi)部信息能夠及時、準(zhǔn)確、有效地傳達(dá)給全體員工，提高工作效率，促進(jìn)公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要進(jìn)入公司的外部人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：周知卡所傳達(dá)的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性的表述。2.及時性原則：根據(jù)信息的重要性和緊急程度，及時制作和發(fā)布周知卡，確保員工能夠第一時間獲取信息。3.規(guī)范性原則：周知卡的格式、內(nèi)容、發(fā)布渠道等應(yīng)保持統(tǒng)一和規(guī)范，便于員工閱讀和理解。4.全員覆蓋原則：努力確保周知卡能夠覆蓋到公司的每一位員工，避免信息遺漏。二、周知卡的分類與內(nèi)容（一）通知類周知卡1.定義：用于傳達(dá)公司內(nèi)部各項行政事務(wù)、工作安排、會議通知、活動通知等一般性信息。2.內(nèi)容要求明確通知的主題，簡潔明了。正文：詳細(xì)說明通知的事項、時間、地點、要求等關(guān)鍵信息。如有附件，應(yīng)在正文中注明。發(fā)布部門：注明通知的發(fā)布部門及發(fā)布日期。（二）政策法規(guī)類周知卡1.定義：主要傳達(dá)國家法律法規(guī)、行業(yè)政策、公司規(guī)章制度等相關(guān)內(nèi)容，幫助員工了解和遵守相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)容要求準(zhǔn)確概括政策法規(guī)的主題。正文：詳細(xì)解讀政策法規(guī)的主要內(nèi)容、適用范圍、對公司和員工的影響等。如有必要，可附上相關(guān)法律法規(guī)或政策文件的原文鏈接。發(fā)布部門：注明發(fā)布部門及發(fā)布日期。（三）安全類周知卡1.定義：用于宣傳公司安全管理制度、安全操作規(guī)程、安全警示信息等，增強(qiáng)員工的安全意識。2.內(nèi)容要求突出安全主題，如"消防安全知識""電氣安全注意事項"等。正文：詳細(xì)介紹安全事項的具體內(nèi)容、預(yù)防措施、應(yīng)急處理方法等?？膳湟詧D片、圖表等形式，使內(nèi)容更加直觀易懂。發(fā)布部門：注明發(fā)布部門及發(fā)布日期。（四）業(yè)務(wù)類周知卡1.定義：針對公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域，傳達(dá)業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、技術(shù)要點、項目進(jìn)展等信息，幫助員工提升業(yè)務(wù)能力。2.內(nèi)容要求結(jié)合具體業(yè)務(wù)內(nèi)容命名，如"銷售業(yè)務(wù)流程優(yōu)化說明""新產(chǎn)品研發(fā)進(jìn)展匯報"等。正文：詳細(xì)闡述業(yè)務(wù)相關(guān)的具體內(nèi)容，包括操作步驟、注意事項、關(guān)鍵指標(biāo)等。如有示例或案例，可一并附上。發(fā)布部門：注明發(fā)布部門及發(fā)布日期。三、周知卡的制作（一）制作流程1.信息收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門需要發(fā)布的信息，并填寫《周知卡信息申請表》，詳細(xì)說明信息的主題、內(nèi)容、發(fā)布范圍、緊急程度等。涉及多個部門的信息，由主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供信息，并匯總整理。2.內(nèi)容審核《周知卡信息申請表》提交至公司行政部門后，行政部門對信息內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。對于重要信息或涉及公司核心業(yè)務(wù)的信息，行政部門審核后需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.設(shè)計制作經(jīng)審核通過的信息，由行政部門安排專人進(jìn)行周知卡的設(shè)計制作。設(shè)計應(yīng)符合公司的視覺識別系統(tǒng)，保持風(fēng)格統(tǒng)一。周知卡的內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點突出，避免冗長復(fù)雜的表述。文字排版應(yīng)整齊規(guī)范，圖片、圖表應(yīng)清晰準(zhǔn)確。4.校對審核周知卡制作完成后，制作人員進(jìn)行自我校對，確保內(nèi)容無誤。然后提交行政部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行二次審核，審核通過后方可發(fā)布。（二）格式規(guī)范1.尺寸：根據(jù)發(fā)布渠道和實際需求，確定周知卡的合適尺寸。一般以A4紙大小或便于張貼、閱讀的其他尺寸為宜。2.字體：標(biāo)題字體應(yīng)使用較大號、醒目的字體，一般不小于二號字；正文內(nèi)容字體不小于四號字，確保清晰可讀。3.顏色：整體顏色搭配應(yīng)簡潔、協(xié)調(diào)，避免過于花哨或刺眼的顏色組合。重要信息可適當(dāng)采用突出的顏色進(jìn)行標(biāo)注，但不宜過多。4.排版：遵循從上到下、從左到右的閱讀順序，合理安排各部分內(nèi)容的位置。標(biāo)題、正文、落款等應(yīng)層次分明，易于區(qū)分。四、周知卡的發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.公司內(nèi)部網(wǎng)站：設(shè)立專門的周知卡發(fā)布板塊，將各類周知卡以電子文檔的形式發(fā)布在網(wǎng)站上，方便員工隨時查閱。2.公司內(nèi)部公告欄：在公司辦公區(qū)域設(shè)置公告欄，定期張貼紙質(zhì)周知卡，確保員工能夠及時看到。3.部門內(nèi)部宣傳欄：各部門可根據(jù)實際情況，在本部門內(nèi)部設(shè)置宣傳欄，張貼與本部門相關(guān)的周知卡。4.郵件通知：對于重要且緊急的周知卡信息，可通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送給全體員工，并在郵件標(biāo)題中注明"周知卡"字樣，以便員工及時關(guān)注。5.移動辦公平臺：利用公司的移動辦公APP，推送周知卡信息，員工可通過手機(jī)隨時隨地接收信息。（二）發(fā)布頻率1.常規(guī)信息：對于一般性的通知、政策法規(guī)解讀等常規(guī)信息，根據(jù)實際情況定期發(fā)布，確保員工及時了解相關(guān)動態(tài)。2.緊急信息：緊急情況下，應(yīng)立即制作并發(fā)布周知卡，確保全體員工在最短時間內(nèi)獲取信息。同時，可通過多種渠道進(jìn)行發(fā)布，如郵件通知、移動辦公平臺推送等，確保信息傳達(dá)的及時性和有效性。（三）發(fā)布管理1.專人負(fù)責(zé)：公司行政部門指定專人負(fù)責(zé)周知卡的發(fā)布工作，確保發(fā)布流程的順暢進(jìn)行。發(fā)布人員應(yīng)及時更新發(fā)布內(nèi)容，保證信息的時效性。2.記錄備案：對每一次周知卡的發(fā)布情況進(jìn)行記錄，包括發(fā)布時間、發(fā)布渠道、周知卡主題、發(fā)布部門等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。五、周知卡的閱讀與反饋（一）閱讀要求1.全體員工應(yīng)主動關(guān)注公司發(fā)布的周知卡，及時閱讀相關(guān)信息，了解公司的工作動態(tài)、政策法規(guī)變化等情況。2.對于涉及自身工作的周知卡信息，員工應(yīng)認(rèn)真研讀，確保準(zhǔn)確理解并按照要求執(zhí)行。（二）反饋機(jī)制1.意見建議反饋：員工對周知卡內(nèi)容如有疑問、意見或建議，可通過以下方式進(jìn)行反饋：內(nèi)部網(wǎng)站留言：在公司內(nèi)部網(wǎng)站的周知卡發(fā)布板塊留言。郵件反饋：發(fā)送郵件至行政部門指定郵箱。當(dāng)面反饋：直接到行政部門或相關(guān)負(fù)責(zé)部門進(jìn)行當(dāng)面溝通。2.反饋處理行政部門收到員工反饋后，應(yīng)及時進(jìn)行整理和分類，并根據(jù)情況轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門進(jìn)行處理。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對員工反饋進(jìn)行回復(fù)，說明處理結(jié)果或進(jìn)一步溝通解釋。行政部門對員工反饋的處理情況進(jìn)行跟蹤和記錄，確保問題得到妥善解決。六、周知卡的存檔與銷毀（一）存檔管理1.行政部門負(fù)責(zé)對發(fā)布的周知卡進(jìn)行存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)按照日期、主題等進(jìn)行分類存儲，便于查詢。2.紙質(zhì)周知卡應(yīng)定期整理裝訂成冊，標(biāo)注存檔年度、月份等信息，并存放在專門的檔案柜中妥善保管。3.存檔期限根據(jù)公司實際情況確定，一般重要的周知卡應(yīng)長期保存，一般性通知等可保存一定期限后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀管理1.對于超過存檔期限或已無保存價值的周知卡，由行政部門填寫《周知卡銷毀申請表》，注明銷毀的周知卡名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《周知卡銷毀申請表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全環(huán)保的方式進(jìn)行，確保周知卡上的信息徹底清除，防止信息泄露。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對周知卡的制作、發(fā)布、閱讀與反饋等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保各項工作按照制度要求執(zhí)行。2.定期對周知卡的管理情況進(jìn)行檢查，包括信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性、發(fā)布渠道的暢通性、員工的閱讀反饋情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核措施1.將周知卡管理工作納入各部門的績效考核體系，對在周知卡制作、發(fā)布等工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予適當(dāng)獎勵。2.對于未按照制度要求及時、準(zhǔn)確發(fā)布周知卡，或?qū)T工反饋處理不及時、不到位的部門，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)