發(fā)文立項管理制度?一、總則（一）目的為加強公司發(fā)文立項管理，規(guī)范發(fā)文流程，提高工作效率，確保文件質(zhì)量，使公司文件管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的各類文件的立項管理，包括但不限于通知、報告、請示、批復(fù)、函等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的決策和意圖，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，語言表達(dá)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。2.及時高效原則：根據(jù)工作需要及時立項發(fā)文，確保文件傳遞的及時性，避免因文件延誤影響工作進(jìn)展。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保文件在起草、審核、印發(fā)、傳遞、存檔等過程中的安全，防止文件泄露。二、發(fā)文立項職責(zé)分工（一）發(fā)起部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)工作實際需要提出發(fā)文立項申請，明確發(fā)文目的、內(nèi)容、發(fā)送范圍等。2.負(fù)責(zé)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰。3.對文件的時效性和必要性負(fù)責(zé)。（二）歸口管理部門1.協(xié)助發(fā)起部門對發(fā)文事項進(jìn)行審核，從專業(yè)角度提出意見和建議。2.對歸口業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行把關(guān)，確保文件符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定。（三）審核部門1.綜合管理部負(fù)責(zé)對發(fā)文格式、文號使用、流程合規(guī)性等進(jìn)行審核。2.涉及重要事項、重大決策的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子審核。（四）簽發(fā)部門1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，由相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)人對文件的真實性、準(zhǔn)確性、合法性負(fù)責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、發(fā)文立項流程（一）立項申請1.發(fā)起部門填寫《發(fā)文立項申請表》，詳細(xì)說明發(fā)文的背景、目的、主要內(nèi)容、發(fā)送范圍、緊急程度等信息。2.將申請表提交至歸口管理部門進(jìn)行初步審核。（二）歸口審核1.歸口管理部門收到申請表后，在[X]個工作日內(nèi)完成審核。2.審核重點包括文件內(nèi)容是否符合歸口業(yè)務(wù)規(guī)定、是否需要其他部門會簽等。3.如審核通過，在申請表上簽署意見并返回發(fā)起部門；如審核不通過，注明原因并要求發(fā)起部門修改完善后重新提交。（三）綜合審核1.發(fā)起部門將經(jīng)歸口管理部門審核通過的申請表及文件初稿提交至綜合管理部。2.綜合管理部在[X]個工作日內(nèi)完成對文件格式、文號使用、流程合規(guī)性等方面的審核。3.審核內(nèi)容包括：文件格式是否符合公司規(guī)定模板；文號使用是否準(zhǔn)確、規(guī)范；是否按照規(guī)定流程進(jìn)行申請等。4.對于不符合要求的文件，綜合管理部提出修改意見，發(fā)起部門進(jìn)行修改后再次提交審核。（四）會簽1.根據(jù)文件內(nèi)容涉及的部門范圍，發(fā)起部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。2.會簽部門應(yīng)在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成會簽，并簽署明確意見。3.會簽意見應(yīng)包括對文件內(nèi)容的同意、修改建議或不同意等。4.發(fā)起部門負(fù)責(zé)將會簽意見進(jìn)行匯總整理，對于存在分歧的意見，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商溝通，達(dá)成一致后再提交下一步審核。（五）領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)1.綜合管理部將經(jīng)會簽且格式、內(nèi)容等審核通過的文件提交至相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽發(fā)。2.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)；涉及重要事項、重大決策的文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。3.領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，審核簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的質(zhì)量和合規(guī)性負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見。（六）編號與印發(fā)1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后的文件，由綜合管理部進(jìn)行編號登記。2.根據(jù)文件的緊急程度和印發(fā)范圍，安排文件的印發(fā)工作。3.對于需要印刷的文件，綜合管理部應(yīng)確保印刷質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確，并及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員。4.對于需要電子傳輸?shù)奈募?，?yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或安全的外部郵箱等方式進(jìn)行發(fā)送，并確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和安全性。四、發(fā)文格式規(guī)范（一）文件頁面設(shè)置1.一般采用A4紙型，頁邊距上、下各為2.54cm，左、右各為3.17cm。2.標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文一般用三號仿宋體，行間距一般為固定值28磅。（二）文號編制1.文號由發(fā)文部門代字、年份、序號組成。2.年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號"〔〕"括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加"第"字。3.例如：綜合管理部〔2023〕1號，表示綜合管理部在2023年發(fā)布的第1個文件。（三）標(biāo)題規(guī)范1.標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般不超過20個字。2.除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。3.標(biāo)題應(yīng)居中排列，位于正文上方。（四）主送、抄送單位1.主送單位應(yīng)明確、具體，頂格書寫在標(biāo)題下空一行左側(cè)。2.抄送單位應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，標(biāo)注在正文末頁下空一行左側(cè)，用"抄送："標(biāo)識，多個抄送單位之間用逗號隔開。（五）正文排版1.正文應(yīng)段落分明，層次清晰，一般每自然段首行縮進(jìn)2個字符。2.文中如有小標(biāo)題，一般用三號黑體加粗，序號依次為"一、""（一）""1.""（1）"等。（六）附件說明1.如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字編排"附件："二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。2.附件名稱后不加標(biāo)點符號。如有多個附件，應(yīng)依次標(biāo)注附件序號和名稱。3.附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識"附件"，有序號時標(biāo)識序號。（七）發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章1.發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文或附件說明下空一行右側(cè)。2.成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。3.單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。4.聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。五、發(fā)文立項的時效性管理（一）緊急文件處理1.對于緊急文件，發(fā)起部門應(yīng)在申請表上明確標(biāo)注"緊急"字樣，并說明緊急程度和預(yù)計完成時間。2.綜合管理部收到緊急文件申請后，應(yīng)立即啟動優(yōu)先審核流程，在[X]個小時內(nèi)完成初步審核，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門加快辦理進(jìn)度。3.各環(huán)節(jié)審核和會簽時間應(yīng)嚴(yán)格控制，確保緊急文件在規(guī)定時間內(nèi)完成發(fā)文。（二）常規(guī)文件處理1.常規(guī)文件應(yīng)按照正常流程進(jìn)行立項申請和審核，發(fā)起部門應(yīng)合理安排文件起草時間，確保在規(guī)定的審核和會簽期限內(nèi)完成文件流轉(zhuǎn)。2.綜合管理部應(yīng)定期對常規(guī)文件的處理進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，提醒各部門按時完成審核和會簽工作，避免文件積壓。（三）延誤處理1.如因特殊原因?qū)е挛募茨茉谝?guī)定時間內(nèi)完成發(fā)文，相關(guān)部門應(yīng)及時向綜合管理部說明情況，并提出解決措施和預(yù)計完成時間。2.綜合管理部應(yīng)將延誤情況記錄在案，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于多次延誤且無合理原因的部門，將進(jìn)行通報批評。六、發(fā)文立項的存檔管理（一）文件歸檔1.文件印發(fā)后，綜合管理部應(yīng)及時將文件原件（包括紙質(zhì)文件和電子文件）進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，確保文件資料的完整性和系統(tǒng)性。3.電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于查詢和管理。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在綜合管理部指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。（三）檔案保管期限1.公司文件檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文件主要包括公司重要的規(guī)章制度、決策文件、合同協(xié)議等；長期保管的文件一般為涉及公司主要業(yè)務(wù)活動、具有一定歷史價值的文件，保管期限為[X]年；短期保管的文件為一般性業(yè)務(wù)文件，保管期限為[X]年。3.保管期限屆滿后，綜合管理部應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，對已過保管期限的文件進(jìn)行鑒定和銷毀。七、發(fā)文立項的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.綜合管理部負(fù)責(zé)對發(fā)文立項工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門發(fā)文立項流程的執(zhí)行情況。2.對于違反發(fā)文立項管理制度的行為，應(yīng)及時予以糾正，并記錄在案。（二）考核指標(biāo)1.文件起草質(zhì)量：主要考核文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整、條理清晰，是否符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。2.審核效率：考核各部門在規(guī)定時間內(nèi)完成審核和會簽工作的情況。3.流程合規(guī)性：檢查發(fā)文立項是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請、審核、簽發(fā)等操作。（三）考核方式1.綜合管理部每月對各部門發(fā)文立項工作進(jìn)行一次統(tǒng)計和分析，并根據(jù)考核指標(biāo)進(jìn)行評分。2.評分結(jié)果納入公司部門績效考核體系，與部門和個人的績效獎金掛鉤。（四）獎懲措施1.對于發(fā)文立項工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，包括但