發(fā)收文管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來，包括但不限于文件、函件、通知、報告、請示、批復(fù)等各類正式公文。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的格式、內(nèi)容、語言表達等應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保公文的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.及時高效原則：公文處理應(yīng)遵循時效性要求，及時傳遞、辦理和反饋，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文的保密管理，確保公文內(nèi)容不泄露。4.分級負責(zé)原則：明確各部門在公文處理中的職責(zé)，按照分級管理的原則，各司其職，各負其責(zé)。二、公文種類（一）上行文適用于下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，如請示、報告等。（二）下行文適用于上級機關(guān)向下級機關(guān)部署工作、傳達指示、發(fā)布決定等，如通知、通報、批復(fù)等。（三）平行文適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，如函等。三、公文格式（一）一般格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注"絕密""機密""秘密"和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特急""加急"，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注"特提""特急""加急""平急"。5.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機關(guān)：公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關(guān)：除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)標(biāo)志。2.命令（令）格式：發(fā)文機關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機關(guān)全稱加"命令"或"令"字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。3.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由"XXXXX紀(jì)要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。四、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿（1）承辦部門根據(jù)工作需要，確定公文內(nèi)容，由專人負責(zé)擬稿。擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。（2）擬稿時應(yīng)明確公文的文種、格式、主送機關(guān)、抄送機關(guān)等要素，語言表達應(yīng)規(guī)范、簡潔、明了。2.審核（1）擬稿完成后，由擬稿部門負責(zé)人對公文內(nèi)容進行審核，重點審核公文的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及語言表達等方面。（2）審核通過后，將公文交至公司辦公室進行格式審核和編號登記。3.會簽涉及多個部門的公文，需進行會簽。會簽部門應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給擬稿部門。擬稿部門根據(jù)會簽意見對公文進行修改完善。4.簽發(fā)（1）公文經(jīng)審核、會簽后，由公司負責(zé)人或授權(quán)人進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文內(nèi)容和質(zhì)量負責(zé)，簽署明確的意見和姓名、日期。（2）重要公文或涉及重大事項的公文，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后簽發(fā)。5.編號登記公司辦公室對已簽發(fā)的公文進行編號登記，建立公文臺賬，記錄公文的編號、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送機關(guān)、抄送機關(guān)等信息，以便查詢和管理。6.印制根據(jù)公文的格式要求和數(shù)量，安排專人進行印制。印制過程中應(yīng)確保公文的印刷質(zhì)量，字跡清晰、排版整齊、裝訂牢固。7.用印公文印制完成后，由專人負責(zé)加蓋公司印章。用印前應(yīng)認真核對公文內(nèi)容、發(fā)文機關(guān)、日期等信息，確保無誤后方可蓋章。印章應(yīng)端正、清晰地加蓋在公文規(guī)定的位置上。8.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的主送機關(guān)和抄送機關(guān)，按照規(guī)定的方式進行分發(fā)。公文可通過專人送達、郵寄、電子郵件等方式傳遞，但涉及秘密等級較高的公文應(yīng)采用專人送達方式，并嚴(yán)格履行簽收手續(xù)。（二）發(fā)文要求1.嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā)，能通過電話、郵件等方式解決問題的，不另行發(fā)文。2.公文內(nèi)容應(yīng)具有針對性和可操作性，避免空洞無物、冗長繁瑣。3.發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和程序進行，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.涉及多個部門的公文，主辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同做好公文的起草、審核、會簽等工作。五、收文管理（一）收文流程1.簽收（1）公司辦公室指定專人負責(zé)公文的簽收工作。收到外部來文后，應(yīng)認真核對公文的數(shù)量、信封或外包裝上的標(biāo)識信息等，確認無誤后在送文登記簿上簽字。（2）對于機要文件，應(yīng)按照機要文件的管理規(guī)定進行簽收，嚴(yán)格履行登記、編號、保管等手續(xù)。2.拆封簽收后的公文由專人負責(zé)拆封。拆封時應(yīng)注意保持公文的完整性，避免損壞文件內(nèi)容。對隨文附帶的信封、文件袋等物品應(yīng)妥善保管，一并歸檔。3.登記拆封后的公文應(yīng)及時進行登記，詳細記錄公文的來文機關(guān)、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期、附件等信息，建立收文臺賬。4.初審辦公室對收文進行初審，根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見。初審內(nèi)容包括公文的真實性、合法性、完整性以及與公司工作的相關(guān)性等。（1）對于一般性公文，辦公室可直接提出擬辦意見，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱批。（2）對于重要公文或涉及重大事項的公文，辦公室應(yīng)及時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進行辦理。5.傳閱需要傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示的范圍和順序進行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行簽收手續(xù)，確保公文及時、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)人員手中。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將公文閱畢，并簽署姓名和日期，不得延誤或積壓公文。6.承辦（1）承辦部門收到辦公室轉(zhuǎn)來的公文后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和公文要求及時辦理。承辦人應(yīng)認真負責(zé)，確保公文辦理的質(zhì)量和效率。（2）對于需要回復(fù)的公文，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將回復(fù)意見反饋給辦公室，由辦公室統(tǒng)一回復(fù)發(fā)文機關(guān)。7.催辦辦公室對承辦部門的公文辦理情況進行跟蹤催辦，及時了解公文辦理進度，對延誤辦理的情況進行督促和協(xié)調(diào)，確保公文按時辦理完畢。8.歸檔公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將公文的原件、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料整理齊全，移交公司檔案室歸檔保存。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對公文進行分類、編號、裝訂、存儲，便于查閱和利用。（二）收文要求1.收文人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地簽收公文，不得延誤或拒收。2.對收到的公文應(yīng)進行認真審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與發(fā)文機關(guān)聯(lián)系溝通，確保公文的真實性和合法性。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進行公文的傳閱、承辦、催辦等工作，確保公文得到妥善處理。4.加強對收文的保密管理，嚴(yán)禁將公文內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。六、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司所有具有保存價值的公文，包括正式文件、函件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、報表等，均應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，正文與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等應(yīng)配套歸檔。3.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和載體，如紙質(zhì)文件、電子文件等，并按照規(guī)定進行編號、裝訂、編目等處理。（三）保管期限公文的保管期限根據(jù)其重要程度和參考價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的公文：具有重要歷史價值、法律依據(jù)或長期查考利用價值的公文，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。2.長期保管的公文：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的公文，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的公文：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的公文，保管期限一般為5年以下。（四）檔案查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失。七、保密與安全（一）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司的保密制度，加強對公文的保密管理，確保公文內(nèi)容不泄露。2.涉密公文應(yīng)按照規(guī)定的密級進行標(biāo)識和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，限定傳遞渠道和方式。3.在公文的起草、審核、印制、傳遞、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)，均應(yīng)采取必要的保密措施，防止失密、泄密事件的發(fā)生。（二）安全管理1.加強對公文處理場所和設(shè)備的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保公文的安全存放。2.對電子公文應(yīng)采取加密存儲、訪問控