酒店采購發(fā)票管理制度?總則1.目的為加強酒店采購發(fā)票管理，規(guī)范采購發(fā)票的開具、取得、審核、入賬及保管等行為，確保酒店財務核算的真實性、準確性、完整性，維護酒店合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及采購業(yè)務所取得的各類發(fā)票，包括但不限于原材料、食品、飲料、辦公用品、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購發(fā)票的取得和管理應符合國家法律法規(guī)及稅收政策的規(guī)定。真實性原則：發(fā)票所反映的經濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內容與實際交易相符。完整性原則：發(fā)票的各項要素應填寫齊全、準確，不得遺漏或涂改。及時性原則：應及時取得發(fā)票，并在規(guī)定時間內進行審核、入賬和保管。發(fā)票的開具1.供應商開票要求酒店采購人員應在采購業(yè)務發(fā)生前，明確向供應商提出開具發(fā)票的要求，包括發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、發(fā)票內容（如貨物名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額等）、開票信息（酒店名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）等。對于增值稅專用發(fā)票，供應商應確保其具備一般納稅人資格，并按照規(guī)定準確填寫發(fā)票內容，不得虛開、代開發(fā)票。2.開票時間規(guī)定供應商應在銷售貨物或提供服務的納稅義務發(fā)生時間及時開具發(fā)票。對于已完成的采購業(yè)務，酒店應督促供應商在約定的時間內開具發(fā)票。如因特殊原因不能及時開具發(fā)票的，供應商應向酒店說明原因，并提供預計開票時間。3.發(fā)票開具規(guī)范發(fā)票應使用中文開具，民族自治地方可以同時使用當地通用的一種民族文字。有實際需要的，也可以同時使用中外兩種文字開具。發(fā)票應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內容應清晰、準確，不得壓線、錯格。開具發(fā)票時，如涉及銷售折扣、折讓的，應按照規(guī)定開具紅字發(fā)票。發(fā)票的取得1.取得發(fā)票的基本要求酒店采購人員在采購業(yè)務完成后，應及時從供應商處取得發(fā)票。取得的發(fā)票應是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票監(jiān)制章應清晰可辨。發(fā)票上應加蓋供應商的發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，與供應商名稱一致。發(fā)票的抬頭應為酒店全稱，不得填寫簡稱或其他錯誤信息。2.發(fā)票內容審核采購人員取得發(fā)票后，應仔細審核發(fā)票內容是否完整、準確。審核內容包括發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票內容有誤，應及時與供應商聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。3.發(fā)票真?zhèn)尾轵灋榇_保發(fā)票的真實性，采購人員應通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺（）或當地稅務機關指定的其他方式，對取得的增值稅發(fā)票進行真?zhèn)尾轵?。對于查驗結果為假發(fā)票的，應立即停止該發(fā)票的報銷，并及時向酒店財務部門和相關領導報告，同時追究采購人員的責任。4.特殊情況下的發(fā)票取得如采購業(yè)務涉及支付給個人的款項，且需要取得發(fā)票的，個人應向稅務機關申請代開發(fā)票。酒店應協(xié)助個人提供必要的開票信息，并確保代開發(fā)票的真實性和合法性。在境外采購貨物或接受服務的，應取得對方開具的發(fā)票或具有發(fā)票性質的收款憑證、相關稅費繳納憑證等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票或憑證，不得作為財務報銷憑證。發(fā)票的審核1.審核流程采購人員將取得的發(fā)票及相關采購憑證提交至酒店財務部門。財務部門發(fā)票審核人員首先對發(fā)票的基本信息進行審核，包括發(fā)票的真實性、完整性、合規(guī)性等。審核無誤后，在發(fā)票上加蓋"發(fā)票已審核"章，并注明審核日期。對于金額較大或存在疑問的發(fā)票，財務部門應進行進一步的調查核實，可與供應商聯(lián)系確認業(yè)務的真實性，或通過其他渠道核實相關信息。經財務部門審核通過的發(fā)票，流轉至相關部門負責人及酒店管理層進行審批。審批通過后，方可作為財務報銷的依據。2.審核要點發(fā)票真實性：通過發(fā)票查驗平臺或其他方式核實發(fā)票的真?zhèn)巍０l(fā)票內容完整性：檢查發(fā)票各項要素是否填寫齊全，如發(fā)票抬頭、日期、號碼、貨物或服務名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。發(fā)票合規(guī)性：發(fā)票開具是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。發(fā)票類型是否與采購業(yè)務相符，如增值稅專用發(fā)票適用于一般納稅人采購貨物或接受應稅服務，普通發(fā)票適用于其他情況。發(fā)票上的貨物或服務名稱應與實際采購內容一致，不得開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。發(fā)票的稅率、稅額計算是否正確。發(fā)票與采購業(yè)務的關聯(lián)性：審核發(fā)票所反映的經濟業(yè)務是否與酒店的采購業(yè)務相關，發(fā)票金額是否與采購合同、訂單或驗收單等一致。3.審核期限財務部門應在收到采購人員提交的發(fā)票及相關憑證后的[X]個工作日內完成審核工作。對于緊急采購業(yè)務的發(fā)票，應優(yōu)先安排審核。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題需要與供應商溝通或補充資料的，審核期限相應延長，但最長不得超過[X]個工作日。發(fā)票的入賬1.入賬時間規(guī)定經審核無誤且審批通過的發(fā)票，應及時進行入賬處理。一般情況下，應在發(fā)票取得后的當月入賬，不得跨期入賬。對于涉及成本核算的發(fā)票，應按照酒店成本核算方法和會計期間進行準確入賬，確保成本費用的合理歸集和分攤。2.入賬憑證要求發(fā)票作為財務入賬的重要憑證，應與其他相關憑證（如采購合同、訂單、驗收單、付款憑證等）一并作為記賬依據。記賬憑證應按照會計制度的規(guī)定進行編制，摘要應清晰、準確地反映經濟業(yè)務的內容，會計科目使用應正確，金額計算應無誤。財務人員應在記賬憑證上注明發(fā)票的號碼、開票日期、金額等信息，以便日后查詢和核對。3.入賬流程財務人員根據審核通過的發(fā)票及相關憑證，編制記賬憑證。將記賬憑證錄入財務會計系統(tǒng)，并進行賬務處理。定期對已入賬的發(fā)票進行核對和整理，確保賬證相符、賬賬相符、賬實相符。發(fā)票的保管1.保管責任酒店財務部門負責發(fā)票的保管工作，應指定專人負責發(fā)票的收發(fā)、登記、存放和保管等事項。財務人員應妥善保管發(fā)票，確保發(fā)票的安全，防止發(fā)票丟失、損毀、被盜等情況發(fā)生。2.保管方式發(fā)票應存放在專門的保險柜或文件柜中，按照發(fā)票的種類、號碼、開票日期等進行分類存放，便于查找和核對。對于電子發(fā)票，應按照規(guī)定進行電子存檔，建立電子發(fā)票檔案管理制度，確保電子發(fā)票的真實性、完整性和可追溯性。同時，應定期對發(fā)票進行盤點，核對發(fā)票的實際數量與賬面上的記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異應及時查明原因并進行處理。3.保管期限發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及會計檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為[X]年。保管期滿后，如需銷毀發(fā)票，應按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀處理。銷毀發(fā)票時，應制作發(fā)票銷毀清單，由財務部門負責人、審計人員等共同監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。發(fā)票的遺失處理1.遺失報告如發(fā)生發(fā)票遺失情況，發(fā)票保管人員或相關責任人應立即向酒店財務部門報告，并說明遺失發(fā)票的種類、號碼、開票日期、金額、取得時間等詳細信息。財務部門應及時將發(fā)票遺失情況報告給酒店管理層，并按照規(guī)定向當地稅務機關報告。2.登報聲明根據稅務機關的要求，酒店應在規(guī)定的媒體上刊登發(fā)票遺失聲明，聲明內容應包括遺失發(fā)票的種類、號碼、開票日期、金額等信息。登報聲明的費用由酒店承擔。3.補救措施對于增值稅專用發(fā)票遺失的，如同時符合以下條件，可憑銷售方提供的相應專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件及銷售方主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證、退稅憑證或記賬憑證：丟失前已認證相符的，購買方憑銷售方提供的相應專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件及銷售方所在地主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，經購買方主管稅務機關審核同意后，可作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。丟失前未認證的，購買方憑銷售方提供的相應專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件到主管稅務機關進行認證，認證相符的憑該專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件及銷售方所在地主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，經購買方主管稅務機關審核同意后，可作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。對于普通發(fā)票遺失的，應取得原開票單位加蓋公章的發(fā)票存根聯(lián)復印件，并注明原來發(fā)票的號碼、金額和內容等，經經辦單位負責人批準后，才能代作原始憑證。如確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經辦單位負責人批準后，代作原始憑證。監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督酒店內部審計部門應定期對采購發(fā)票的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票的取得、審核、入賬、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。財務部門應加強對發(fā)票管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，不斷完善發(fā)票管理制度。2.外部檢查應對稅務機關等外部部門對酒店發(fā)票管理情況進行檢查時，酒店應積極配合，如實提供相關發(fā)票資料和財務信息。對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，酒店應及時整改，并按照規(guī)定進行處理。如涉及稅務風險的，應及時補繳稅款、滯納金，并接受稅務機關的處罰。3.責任追究對于違反本制度規(guī)定，導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題的相關人員，酒店將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。如因發(fā)票