食品物料樣本管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品物料樣本的管理，規(guī)范樣本的收集、存儲、使用、銷毀等流程，確保樣本的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與食品物料樣本相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、研發(fā)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：樣本管理應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和食品安全標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保樣本能夠真實反映所代表的食品物料的特性和質(zhì)量狀況。3.完整性原則：涵蓋食品物料從采購到使用過程中的各個環(huán)節(jié)的樣本。4.安全性原則：保障樣本在存儲、運輸和使用過程中的安全，防止樣本受到污染或損壞。5.可追溯性原則：能夠清晰追溯樣本的來源、流轉(zhuǎn)過程和最終去向。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商提供的食品物料原始樣本，確保樣本信息準(zhǔn)確完整。2.按照規(guī)定將采購的食品物料樣本及時移交至質(zhì)量控制部門或其他相關(guān)部門。（二）質(zhì)量控制部門1.制定食品物料樣本的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.對采購部門移交的樣本以及生產(chǎn)過程中的樣本進(jìn)行檢驗和分析，判定其質(zhì)量是否合格。3.負(fù)責(zé)樣本檢驗記錄的整理、歸檔和保存，為產(chǎn)品質(zhì)量追溯提供依據(jù)。（三）生產(chǎn)部門1.在生產(chǎn)過程中按照規(guī)定采集食品物料樣本，確保樣本具有代表性。2.將生產(chǎn)過程中的樣本及時送交質(zhì)量控制部門進(jìn)行檢驗。3.配合質(zhì)量控制部門對樣本檢驗結(jié)果進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。（四）研發(fā)部門1.根據(jù)研發(fā)需要，收集和使用食品物料樣本，進(jìn)行新產(chǎn)品的研發(fā)和測試。2.對研發(fā)過程中涉及的樣本進(jìn)行妥善管理，確保樣本信息的保密性。（五）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)食品物料樣本的存儲管理，確保樣本存儲環(huán)境符合要求。2.對樣本的出入庫進(jìn)行登記和管理，保證樣本數(shù)量準(zhǔn)確、流轉(zhuǎn)清晰。三、樣本的收集（一）采購樣本收集1.采購部門在采購食品物料時，應(yīng)要求供應(yīng)商提供該批次物料的樣本，樣本應(yīng)包括但不限于產(chǎn)品規(guī)格、成分、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。2.采購人員需對供應(yīng)商提供的樣本進(jìn)行初步審核，確保樣本信息與采購合同要求一致，并將樣本及時移交至質(zhì)量控制部門。（二）生產(chǎn)過程樣本收集1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)批次和生產(chǎn)環(huán)節(jié)，按照規(guī)定的頻率和方法采集食品物料樣本。例如，在原材料投入環(huán)節(jié)、半成品加工過程中以及成品包裝前等關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行采樣。2.樣本采集應(yīng)具有代表性，能夠反映該批次食品物料在相應(yīng)生產(chǎn)階段的質(zhì)量狀況。采樣數(shù)量應(yīng)滿足檢驗和留樣的需求。3.生產(chǎn)人員采集的樣本應(yīng)立即進(jìn)行標(biāo)識，注明樣本的名稱、批次、采集時間、采集地點等信息，并及時送交質(zhì)量控制部門。（三）研發(fā)樣本收集1.研發(fā)部門在進(jìn)行新產(chǎn)品研發(fā)或?qū)ΜF(xiàn)有產(chǎn)品進(jìn)行改進(jìn)時，根據(jù)研發(fā)需求從采購渠道或生產(chǎn)現(xiàn)場收集相關(guān)食品物料樣本。2.對于特殊用途的樣本，如用于模擬極端條件下產(chǎn)品性能測試的樣本，研發(fā)人員應(yīng)按照特定的要求進(jìn)行采集和處理，并確保樣本的唯一性和可追溯性。四、樣本的標(biāo)識與編碼（一）標(biāo)識內(nèi)容1.食品物料樣本應(yīng)具備清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容包括樣本名稱、批次、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、采集時間、采集地點、樣本狀態(tài)（合格/不合格/待檢）等。2.對于有特殊要求或特殊性質(zhì)的食品物料樣本，還應(yīng)標(biāo)明相應(yīng)的警示標(biāo)識或注意事項。（二）編碼規(guī)則1.公司應(yīng)建立統(tǒng)一的樣本編碼規(guī)則，確保每個樣本都有唯一的編碼。編碼應(yīng)包含足夠的信息，以便于識別樣本的來源、類型和批次等。2.編碼可以采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，例如，以采購訂單號為基礎(chǔ)進(jìn)行擴(kuò)展，加入生產(chǎn)批次號、采樣順序號等信息，形成一個完整的樣本編碼。3.在樣本標(biāo)識和相關(guān)記錄中，應(yīng)同時標(biāo)注樣本編碼，方便后續(xù)的查詢和追溯。五、樣本的存儲（一）存儲環(huán)境要求1.食品物料樣本應(yīng)存儲在專門的樣本庫中，樣本庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合所存儲樣本的要求。2.對于易腐壞、易變質(zhì)的食品物料樣本，應(yīng)根據(jù)其特性選擇合適的存儲條件，如冷藏、冷凍等。3.樣本庫應(yīng)具備必要的防護(hù)設(shè)施，如防蟲、防鼠、防火、防盜等，確保樣本的安全存儲。（二）存儲方式1.樣本應(yīng)按照類別、批次、狀態(tài)等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于液體樣本，應(yīng)采用密封容器存儲，防止泄漏和污染。對于固體樣本，應(yīng)采用合適的包裝材料進(jìn)行封裝，防止受潮、氧化等。3.在存儲樣本時，應(yīng)避免不同樣本之間的交叉污染，如有特殊要求，應(yīng)采取隔離措施。（三）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立樣本庫存臺賬，詳細(xì)記錄樣本的出入庫日期、名稱、批次、數(shù)量、來源、去向等信息。2.定期對樣本庫存進(jìn)行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.對于超過保存期限或已無使用價值的樣本，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。六、樣本的使用（一）檢驗使用1.質(zhì)量控制部門按照制定的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法，對采購樣本、生產(chǎn)過程樣本等進(jìn)行檢驗分析，以判定食品物料的質(zhì)量是否合格。2.在檢驗過程中，檢驗人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用樣本，確保檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.檢驗完成后，檢驗人員應(yīng)及時填寫檢驗記錄，記錄樣本的檢驗項目、檢驗結(jié)果、檢驗日期、檢驗人員等信息，并將檢驗記錄交質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)人審核。（二）研發(fā)使用1.研發(fā)部門根據(jù)研發(fā)計劃和需求，使用食品物料樣本進(jìn)行新產(chǎn)品的研發(fā)、工藝改進(jìn)、配方優(yōu)化等工作。2.在使用樣本進(jìn)行研發(fā)時，研發(fā)人員應(yīng)遵守公司的研發(fā)管理制度，確保研發(fā)活動的合規(guī)性和安全性。3.研發(fā)過程中產(chǎn)生的樣本使用記錄和相關(guān)數(shù)據(jù)，研發(fā)部門應(yīng)妥善保存，以便后續(xù)進(jìn)行總結(jié)和分析。（三）其他使用1.如因公司內(nèi)部管理、客戶投訴處理、外部審核等需要使用食品物料樣本，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行申請和審批。2.使用部門應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用樣本，并對樣本的使用情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括使用目的、使用時間、使用數(shù)量、樣本去向等。七、樣本的流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)流程1.食品物料樣本在公司內(nèi)部的流轉(zhuǎn)應(yīng)遵循規(guī)定的流程，確保樣本能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)需要使用或檢驗的部門。2.一般流程為：采購部門將采購樣本移交至質(zhì)量控制部門，質(zhì)量控制部門檢驗后根據(jù)結(jié)果決定是否流轉(zhuǎn)至其他部門（如研發(fā)部門、生產(chǎn)部門等），使用部門使用完樣本后如有剩余應(yīng)及時歸還倉庫管理部門或質(zhì)量控制部門。3.在樣本流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)填寫樣本流轉(zhuǎn)單，詳細(xì)記錄樣本的流轉(zhuǎn)日期、流轉(zhuǎn)部門、樣本名稱、批次、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因等信息，確保樣本流轉(zhuǎn)過程可追溯。（二）流轉(zhuǎn)記錄1.各部門應(yīng)建立樣本流轉(zhuǎn)臺賬，對樣本的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。流轉(zhuǎn)臺賬應(yīng)包括流轉(zhuǎn)日期、流轉(zhuǎn)部門、樣本編碼、樣本名稱、批次、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、經(jīng)手人等信息。2.定期對樣本流轉(zhuǎn)記錄進(jìn)行核對和整理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)流轉(zhuǎn)記錄存在問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行糾正。八、樣本的留樣（一）留樣目的1.為了保證食品物料質(zhì)量的可追溯性，在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時能夠及時追溯到相關(guān)樣本進(jìn)行復(fù)查和分析。2.留樣也可用于驗證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性，以及滿足外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查要求。（二）留樣范圍1.采購的每批次食品物料均應(yīng)進(jìn)行留樣，留樣數(shù)量應(yīng)滿足復(fù)查和檢驗的需求。2.生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的樣本也應(yīng)進(jìn)行留樣，如原材料投入前、半成品檢驗合格后、成品入庫前等。3.研發(fā)過程中使用的具有代表性的食品物料樣本也應(yīng)留樣保存。（三）留樣期限1.食品物料樣本的留樣期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特性、保質(zhì)期等因素確定。一般情況下，留樣期限應(yīng)不少于產(chǎn)品保質(zhì)期的規(guī)定時間。2.對于一些特殊產(chǎn)品或有特殊要求的樣本，留樣期限可能需要延長，具體以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定為準(zhǔn)。（四）留樣管理1.留樣樣本應(yīng)與其他樣本分開存儲，并做好標(biāo)識。留樣樣本的標(biāo)識應(yīng)注明留樣日期、留樣批次、留樣期限等信息。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對留樣樣本進(jìn)行檢查，確保樣本的存儲狀態(tài)良好，如發(fā)現(xiàn)樣本出現(xiàn)變質(zhì)、損壞等情況，應(yīng)及時報告并處理。3.在留樣期限屆滿后，經(jīng)質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可對留樣樣本進(jìn)行銷毀處理。九、樣本的銷毀（一）銷毀原因1.食品物料樣本超過保存期限，已無使用價值。2.樣本經(jīng)檢驗判定為不合格，且已確認(rèn)無法采取糾正措施使其符合要求。3.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，不再需要留存的樣本。（二）銷毀流程1.由使用部門或倉庫管理部門填寫樣本銷毀申請單，注明樣本名稱、批次、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至質(zhì)量控制部門審核。2.質(zhì)量控制部門對樣本銷毀申請進(jìn)行審核，確認(rèn)樣本確實需要銷毀且符合銷毀條件后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由指定的人員負(fù)責(zé)實施樣本銷毀工作。銷毀方式可根據(jù)樣本特性選擇合適的方法，如焚燒、粉碎、深埋等，確保樣本被徹底銷毀，無法再被使用或追溯。4.在樣本銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫樣本銷毀記錄，記錄銷毀日期、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。5.樣本銷毀記錄應(yīng)與樣本相關(guān)的其他記錄一同歸檔保存，以備查閱。十、樣本的保密與安全（一）保密措施1.涉及食品物料樣本的所有信息，包括樣本的來源、成分、檢驗結(jié)果等，均屬于公司機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.接觸樣本信息的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。未經(jīng)公司授權(quán)，不得向任何第三方泄露樣本信息。3.在樣本的存儲、使用和流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制訪問權(quán)限、加密存儲等，防止樣本信息被泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對食品物料樣本存儲場所的安全管理，確保樣本存儲環(huán)境安全可靠，防止樣本被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.在樣本的運輸過程中，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施，確保樣本安全無損地送達(dá)目的地。如對于易損樣本，應(yīng)采用專門的運輸包裝和運輸工具，并安排專人押運。3.定期對樣本管理相關(guān)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行，保障樣本的安全管理。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立樣本管理監(jiān)督機(jī)制，定期對食品物料樣本的收集、存儲、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查。2.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對樣本檢驗過程和結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，確保檢驗工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.倉庫管理部門負(fù)責(zé)對樣本的存儲和庫存管理進(jìn)行自查，保證樣本存儲環(huán)境符合要求，賬物相符。（二）外部檢查1.積