軟件資料使用管理制度?總則目的為規(guī)范公司軟件資料的使用，確保軟件資料的安全性、完整性和有效利用，提高工作效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及軟件資料使用的部門和員工。定義1.軟件資料：指公司擁有的各類軟件程序、文檔、數(shù)據(jù)文件、技術(shù)資料、操作手冊、培訓(xùn)資料等與軟件相關(guān)的信息資產(chǎn)。2.使用：包括但不限于查閱、復(fù)制、修改、分發(fā)、存儲、運(yùn)行軟件資料等行為。軟件資料的分類與管理軟件資料分類1.系統(tǒng)軟件：如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。2.應(yīng)用軟件：為滿足公司特定業(yè)務(wù)需求而開發(fā)或購買的軟件，如辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件等。3.技術(shù)文檔：軟件設(shè)計文檔、代碼注釋、測試報告、技術(shù)方案等。4.用戶文檔：操作指南、使用手冊、培訓(xùn)教材等，用于指導(dǎo)員工正確使用軟件。5.數(shù)據(jù)文件：包含公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等各類電子數(shù)據(jù)文件。軟件資料的管理職責(zé)1.信息管理部門負(fù)責(zé)制定和完善軟件資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一規(guī)劃和管理公司軟件資料的存儲、備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。對軟件資料進(jìn)行分類、編號和登記，建立軟件資料檔案庫。負(fù)責(zé)軟件資料的日常更新和版本控制，及時清理過期或無用的資料。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門使用軟件資料的申請、領(lǐng)取、歸還和保管。按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用軟件資料，不得擅自復(fù)制、傳播或修改。定期對本部門使用的軟件資料進(jìn)行整理和歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給信息管理部門。3.員工個人遵守軟件資料使用管理制度，妥善保管所使用的軟件資料，不得遺失、損壞或擅自轉(zhuǎn)借他人。在工作結(jié)束后，及時將軟件資料歸還至指定地點(diǎn)。軟件資料的獲取與申請軟件資料獲取渠道1.公司內(nèi)部購買：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由信息管理部門統(tǒng)一采購軟件，并獲取相應(yīng)的軟件資料。2.自行開發(fā)：公司內(nèi)部研發(fā)團(tuán)隊開發(fā)的軟件，由研發(fā)部門負(fù)責(zé)整理和提供相關(guān)軟件資料。3.共享資源：與合作伙伴、行業(yè)協(xié)會等共享的軟件資料，經(jīng)授權(quán)后可獲取使用。軟件資料申請流程1.使用部門如需獲取軟件資料，應(yīng)填寫《軟件資料申請表》，詳細(xì)說明申請資料的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行審核，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)庫存情況和申請內(nèi)容，決定是否批準(zhǔn)申請。如批準(zhǔn)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供軟件資料；如不批準(zhǔn)，應(yīng)向申請部門說明原因。4.申請部門收到軟件資料后，應(yīng)在《軟件資料申請表》上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的使用期限使用。軟件資料的使用規(guī)范使用權(quán)限1.信息管理部門根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的軟件資料使用權(quán)限。使用權(quán)限分為查閱、復(fù)制、修改、刪除等級別。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照所授予的權(quán)限使用軟件資料，不得越權(quán)操作。如需更高權(quán)限，應(yīng)向信息管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可獲得。3.涉及公司機(jī)密的軟件資料，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員使用。使用范圍1.軟件資料僅用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作，不得用于個人目的或未經(jīng)授權(quán)的外部機(jī)構(gòu)。2.在使用軟件資料時，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和軟件許可協(xié)議，不得進(jìn)行侵權(quán)或非法使用行為。使用要求1.員工在使用軟件資料前，應(yīng)認(rèn)真閱讀相關(guān)文檔和說明，熟悉軟件的功能和操作方法，確保正確使用。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)軟件資料存在問題或錯誤，應(yīng)及時向信息管理部門反饋，以便及時修復(fù)和更新。3.對于重要的軟件資料，如需長期保存或備份，應(yīng)按照信息管理部門的要求進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.不得擅自修改軟件資料的內(nèi)容，如需對軟件進(jìn)行定制化開發(fā)或修改，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由專業(yè)人員進(jìn)行操作。軟件資料的存儲與保管存儲方式1.信息管理部門應(yīng)建立安全可靠的軟件資料存儲系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲、磁盤陣列、磁帶備份等多種方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.對于重要的軟件資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。存儲位置1.軟件資料應(yīng)分類存儲在指定的服務(wù)器文件夾或存儲設(shè)備中，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，以便于查找和管理。2.服務(wù)器存儲的軟件資料應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。保管責(zé)任1.信息管理部門負(fù)責(zé)軟件資料存儲系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時處理故障和問題。2.使用部門和員工個人應(yīng)妥善保管所領(lǐng)取的軟件資料，不得隨意存放或丟棄。如發(fā)現(xiàn)軟件資料丟失或損壞，應(yīng)及時向信息管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。軟件資料的共享與分發(fā)共享原則1.軟件資料共享應(yīng)遵循必要性、安全性和合法性原則，確保共享的資料不會對公司造成不利影響。2.對于涉及公司機(jī)密的軟件資料，未經(jīng)授權(quán)不得共享。共享流程1.使用部門如需共享軟件資料，應(yīng)填寫《軟件資料共享申請表》，詳細(xì)說明共享的原因、資料名稱、共享對象等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核共享的必要性和安全性，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)共享對象的權(quán)限和申請內(nèi)容，決定是否批準(zhǔn)共享。如批準(zhǔn)，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行共享；如不批準(zhǔn)，應(yīng)向申請部門說明原因。分發(fā)管理1.信息管理部門如需分發(fā)軟件資料，應(yīng)填寫《軟件資料分發(fā)清單》，詳細(xì)記錄分發(fā)的資料名稱、數(shù)量、分發(fā)對象等信息。2.分發(fā)軟件資料時，應(yīng)確保分發(fā)對象具有相應(yīng)的使用權(quán)限，并要求其簽收確認(rèn)。3.定期對軟件資料的分發(fā)情況進(jìn)行核對和清理，確保分發(fā)記錄的準(zhǔn)確性和完整性。軟件資料的保密管理保密措施1.對于涉及公司機(jī)密的軟件資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲、訪問控制、密碼保護(hù)等。2.接觸機(jī)密軟件資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在傳輸和共享機(jī)密軟件資料時，應(yīng)采用安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等。保密監(jiān)督1.信息管理部門負(fù)責(zé)對軟件資料的保密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。軟件資料的更新與維護(hù)更新計劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)軟件的使用情況、技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求，制定軟件資料更新計劃。2.更新計劃應(yīng)明確更新的內(nèi)容、時間、責(zé)任人等信息，并確保更新工作的順利進(jìn)行。更新流程1.軟件供應(yīng)商發(fā)布軟件更新版本后，信息管理部門應(yīng)及時評估更新內(nèi)容對公司業(yè)務(wù)的影響，并決定是否進(jìn)行更新。2.如需更新，信息管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行測試，確保更新后的軟件資料能夠正常運(yùn)行。3.測試通過后，信息管理部門應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行軟件資料的更新和發(fā)布，并通知相關(guān)使用部門和員工。維護(hù)管理1.信息管理部門負(fù)責(zé)軟件資料的日常維護(hù)工作，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)優(yōu)化、故障排除等。2.定期對軟件資料進(jìn)行檢查和清理，刪除過期或無用的資料，確保存儲系統(tǒng)的空間合理利用。3.關(guān)注軟件行業(yè)的發(fā)展動態(tài)和技術(shù)趨勢，及時對軟件資料進(jìn)行升級和優(yōu)化，以滿足公司業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的需求。軟件資料的報廢與銷毀報廢條件1.軟件資料因損壞、過期、不再使用等原因，已無法滿足公司業(yè)務(wù)需求時，可申請報廢。2.軟件資料的報廢應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保報廢的合理性和必要性。報廢流程1.使用部門如需報廢軟件資料，應(yīng)填寫《軟件資料報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢的原因、資料名稱、數(shù)量等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報廢的必要性，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至信息管理部門。信息管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，并組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。如鑒定通過，應(yīng)批準(zhǔn)報廢申請，并安排專人負(fù)責(zé)銷毀軟件資料。銷毀方式1.對于重要的軟件資料，應(yīng)采用物理銷毀的方式，如粉碎、焚燒等，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.對于一般的軟件資料，可采用電子刪除的方式進(jìn)行銷毀，但應(yīng)確保刪除操作徹底，無法通過技術(shù)手段恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.在銷毀軟件資料時，應(yīng)填寫《軟件資料銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立軟件資料使用管理監(jiān)督小組，由信息管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各使用部門代表。2.監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對公司軟件資料的使用情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。檢查內(nèi)容1.軟件資料的獲取、使用、存儲、共享、分發(fā)等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.員工對軟件資料的使用權(quán)限是否合規(guī)，是否存在越權(quán)操作行為。3.軟件資料的保密措施是否到位，是否存在泄密風(fēng)險。4.軟件資料的更新與維護(hù)工作是否及時、有效，是否滿足公司業(yè)務(wù)需求。違規(guī)處理1.對于違反軟件資料使用管理制度的行為，公司將視