供應(yīng)商物資管理制度?總則目的為加強公司供應(yīng)商物資管理，規(guī)范采購流程，確保所采購物資的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商物資采購相關(guān)的活動，包括物資的選型、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的質(zhì)量標準。2.公平公正原則：在供應(yīng)商選擇、采購交易等過程中遵循公平、公正的原則，維護公司和供應(yīng)商的合法權(quán)益。3.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.需求分析：各部門根據(jù)生產(chǎn)、運營需求，提出物資采購申請，明確物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.供應(yīng)商搜索：采購部門通過多種渠道搜索潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、同行交流等。3.供應(yīng)商篩選：采購部門對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、服務(wù)能力等方面，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。4.實地考察：對于重要物資或新開發(fā)的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、管理水平、質(zhì)量保證措施等實際情況。5.資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，進行審核。6.樣品測試：對于需要樣品測試的物資，采購部門要求供應(yīng)商提供樣品，組織相關(guān)部門進行測試和評估，確保樣品符合公司要求。7.供應(yīng)商選定：采購部門綜合考慮供應(yīng)商的各項條件，填寫供應(yīng)商評估表，提出選定建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定合格供應(yīng)商。供應(yīng)商評估1.定期評估：采購部門每年定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等方面。2.質(zhì)量評估：統(tǒng)計供應(yīng)商物資檢驗不合格率、退貨率等指標，評估其產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性。3.交期評估：根據(jù)供應(yīng)商按時交貨次數(shù)、延遲交貨天數(shù)等，評價其交貨及時性。4.價格評估：對比市場價格和供應(yīng)商報價，評估其價格合理性。5.服務(wù)評估：收集公司內(nèi)部各部門對供應(yīng)商服務(wù)的反饋意見，如響應(yīng)速度、售后服務(wù)等。6.評估結(jié)果處理：根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當獎勵和更多合作機會；對于不合格供應(yīng)商，要求其限期整改，整改仍不合格的，暫?；蚪K止合作。供應(yīng)商激勵與約束1.激勵措施訂單獎勵：對于按時、按質(zhì)、按量完成訂單的供應(yīng)商，給予一定比例的訂單金額獎勵。合作優(yōu)惠：在價格調(diào)整、付款方式等方面給予優(yōu)秀供應(yīng)商更優(yōu)惠的政策。榮譽表彰：對表現(xiàn)突出的供應(yīng)商頒發(fā)榮譽證書，在公司內(nèi)部進行宣傳。2.約束措施合同約束：在采購合同中明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任等條款。扣款處理：對于物資質(zhì)量不合格、交貨延遲等情況，按照合同約定扣除相應(yīng)款項。終止合作：對于嚴重違反合同約定或多次出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系。物資采購管理采購計劃制定1.需求預(yù)測：各部門結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、市場趨勢、生產(chǎn)計劃等因素，對物資需求進行預(yù)測，填寫物資需求預(yù)測表。2.采購計劃編制：采購部門根據(jù)各部門物資需求預(yù)測表，綜合考慮庫存水平、采購周期等因素，編制年度、季度、月度采購計劃。3.計劃審批：采購計劃報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時辦理審批手續(xù)。采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.采購詢價：采購部門根據(jù)采購申請表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.報價評審：采購部門對供應(yīng)商的報價進行評審，比較價格、質(zhì)量、交期等因素，選擇合適的供應(yīng)商。4.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。5.訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，通知其按照要求組織生產(chǎn)和供貨。6.采購跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時掌握物資生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保按時到貨。7.到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知相關(guān)部門做好驗收準備。物資到貨時，由驗收部門按照合同要求和驗收標準進行驗收，填寫驗收報告。采購成本控制1.價格談判：采購部門與供應(yīng)商進行價格談判，爭取有利的采購價格。通過批量采購、長期合作等方式獲取價格優(yōu)惠。2.成本分析：采購部門定期對采購成本進行分析，查找成本變動原因，采取有效措施降低采購成本。3.成本預(yù)算：在采購計劃制定過程中，合理編制采購成本預(yù)算，并嚴格控制預(yù)算執(zhí)行。物資驗收管理驗收標準制定1.技術(shù)標準：根據(jù)物資的特性和使用要求，制定相應(yīng)的技術(shù)標準，明確物資的規(guī)格、型號、性能、質(zhì)量等方面的要求。2.質(zhì)量標準：參考國家相關(guān)標準、行業(yè)標準以及供應(yīng)商提供的質(zhì)量標準，確定物資的質(zhì)量驗收標準。3.數(shù)量標準：明確物資的計量方法和驗收數(shù)量的允許偏差范圍。驗收流程1.到貨通知：采購部門在物資到貨前，通知驗收部門做好驗收準備工作，提供物資采購合同、采購訂單、質(zhì)量標準等相關(guān)資料。2.初步檢查：驗收人員在物資到貨時，首先對物資的外包裝、標識、數(shù)量等進行初步檢查，查看是否有破損、缺失、標識不清等情況。3.質(zhì)量檢驗：按照驗收標準，對物資的質(zhì)量進行檢驗。可采用檢驗報告、抽樣檢測、試用等方式進行質(zhì)量驗證。4.數(shù)量核對：核對物資的實際到貨數(shù)量與采購合同、采購訂單一致。5.驗收記錄：驗收人員如實填寫驗收報告，詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)果等信息。6.驗收結(jié)果處理合格：物資驗收合格，驗收部門在驗收報告上簽字確認，采購部門可辦理入庫或投入使用手續(xù)。不合格：驗收不合格的物資，驗收部門出具不合格報告，說明不合格原因。采購部門及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。物資庫存管理庫存規(guī)劃1.安全庫存設(shè)定：根據(jù)物資的采購周期、需求波動等因素，設(shè)定合理的安全庫存水平，以防止物資短缺。2.庫存周轉(zhuǎn)率目標：確定各類物資的庫存周轉(zhuǎn)率目標，定期進行分析和評估，確保庫存資金合理占用。3.庫存分類管理：按照物資的重要性、使用頻率等因素，將物資分為A、B、C三類，實施分類管理。庫存盤點1.盤點計劃制定：財務(wù)部門定期制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。2.實地盤點：盤點人員按照盤點計劃對庫存物資進行實地清點，記錄實際庫存數(shù)量。3.賬實核對：將實際庫存數(shù)量與庫存賬目進行核對，查找差異原因。4.盤點報告編制：盤點結(jié)束后，編制盤點報告，說明盤點結(jié)果、差異情況及處理建議。5.差異處理：對于盤點差異，及時查明原因，進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和庫存處理。庫存控制1.庫存預(yù)警：設(shè)定庫存上下限，當庫存數(shù)量接近上下限時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息，提示采購部門及時補貨或調(diào)整生產(chǎn)計劃。2.呆滯物資處理：定期對庫存物資進行清查，識別呆滯物資，分析原因，采取降價促銷、報廢、退貨等方式進行處理。付款管理付款審批流程1.發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，包括發(fā)票金額、物資明細、開票日期等與采購合同一致。2.驗收單審核：核對驗收單與發(fā)票上的物資信息、數(shù)量是否相符。3.付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和發(fā)票、驗收單審核情況，填寫付款申請表，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字。4.財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請表進行審核，重點審核資金安排、付款手續(xù)合規(guī)性等。5.領(lǐng)導(dǎo)審批：付款申請表報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.付款執(zhí)行：財務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，安排資金進行付款。付款方式選擇1.現(xiàn)付：對于金額較小、交易頻繁的物資采購，可選擇現(xiàn)付方式，以獲取現(xiàn)金折扣。2.月結(jié)：與供應(yīng)商協(xié)商確定月結(jié)期限，在規(guī)定期限內(nèi)支付貨款，有利于資金周轉(zhuǎn)。3.銀行承兌匯票：對于金額較大的采購，可采用銀行承兌匯票方式付款，延長付款期限。逾期付款管理1.原因分析：對于逾期付款情況，采購部門與供應(yīng)商溝通，了解逾期原因。2.協(xié)商解決：根據(jù)逾期原因，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如調(diào)整付款計劃、給予一定補償?shù)取?.避免影響合作：盡量避免逾期付款對供應(yīng)商合作積極性造成影響，維護良好的合作關(guān)系。信息管理供應(yīng)商信息管理1.信息收集：采購部門負責收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)信息、業(yè)績信息、聯(lián)系方式等。2.信息更新：定期對供應(yīng)商信息進行更新，確保信息的準確性和及時性。3.信息共享：將供應(yīng)商信息在公司內(nèi)部相關(guān)部門進行共享，方便各部門查詢和使用。采購合同管理1.合同簽訂：采購部門按照合同簽訂流程，與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同條款符合公司要求。2.合同歸檔：采購合同簽訂后，及時進行歸檔，妥善保管合同原件及相關(guān)附件。3.合同執(zhí)行跟蹤：跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時處理合同變更、解除等事項，并做好記錄。物資信息管理1.物資檔案建立：采購部門為每類物資建立檔案，記錄物資的規(guī)格、型號、采購標準、驗收情況等信息。2.物資信息維護：定期對物資信息進行維護，確保信息的準確性和完整性。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對供應(yīng)商物資管理活動進行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、物資質(zhì)量、成本控制等方面的情況。2.日常監(jiān)督：采購部門內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督崗位，對采購過程進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。考核指標1.采購成本降低率：考核采購部門在控制采購成本方面的成效。2.物資質(zhì)量合格率：反映所采購物資的質(zhì)量狀況。3.訂單按時交付率：評估