銷售公司公章管理制度?總則目的為加強銷售公司公章管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于銷售公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及公章使用的所有情況。定義本制度所稱公章，是指銷售公司依法刻制并經(jīng)公安機關(guān)備案，代表公司行使權(quán)力、履行職責(zé)，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等。公章的刻制、啟用與廢止公章的刻制1.因業(yè)務(wù)需要刻制公章，由使用部門填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報公司法定代表人審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)，選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。3.新刻制的公章必須符合國家法律法規(guī)和公安機關(guān)的相關(guān)規(guī)定，印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等應(yīng)與公司要求一致。公章的啟用1.新刻制的公章在完成刻制后，由行政管理部門負責(zé)領(lǐng)取，并進行登記備案。登記內(nèi)容包括公章名稱、刻制時間、啟用時間、保管人等信息。2.公章啟用前，行政管理部門應(yīng)在《公章啟用登記表》上注明啟用日期，并加蓋公章樣本。同時，將公章啟用的相關(guān)信息通知到公司各部門，確保各部門知曉新公章的啟用情況。3.公章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止，行政管理部門應(yīng)及時收回廢止印章，并進行妥善保管或按照規(guī)定程序進行銷毀。公章的廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章時，由使用部門填寫《公章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報公司法定代表人審批。審批通過后，行政管理部門負責(zé)收回廢止公章，并在《公章廢止登記表》上進行登記備案。登記內(nèi)容包括公章名稱、廢止時間、廢止原因等信息。3.廢止的公章應(yīng)及時進行銷毀，銷毀過程必須有專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫《公章銷毀登記表》，詳細記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息。銷毀登記表應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存。公章的保管保管原則1.公章實行專人保管制度，確保公章安全存放，防止丟失、被盜或濫用。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴格遵守公司的公章管理制度。保管職責(zé)1.公司公章由行政管理部門指定專人保管，合同專用章由銷售業(yè)務(wù)部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。2.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，不得將公章隨意放置或交由他人代管。如因特殊原因需要暫時委托他人保管公章，必須經(jīng)公章保管部門負責(zé)人批準，并辦理書面委托手續(xù)。3.公章保管人員應(yīng)定期對保管的公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并按規(guī)定程序申請重新刻制。4.公章保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公章的使用情況和相關(guān)信息。保管環(huán)境1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并放置在安全的辦公場所。2.存放公章的保險柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。密碼應(yīng)嚴格保密，不得告知無關(guān)人員。公章的使用使用原則1.公章的使用必須嚴格遵循合法、合規(guī)、謹慎的原則，確保公章使用的真實性、有效性和必要性。2.公章使用應(yīng)按照規(guī)定的流程進行審批，未經(jīng)審批不得擅自使用公章。使用范圍1.公司公章適用于公司對外的各類文件、函件、合同、協(xié)議、證明等的簽署，以及其他需要代表公司行使權(quán)力、履行職責(zé)的場合。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。3.財務(wù)專用章僅用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等與財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)活動。4.法定代表人章僅用于公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，如簽署文件、辦理銀行結(jié)算等。使用流程1.公章使用申請人應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細說明使用公章的事由、文件名稱、文號、使用部門、使用時間等信息，并加蓋申請人所在部門公章。2.將填寫完整的《公章使用申請表》提交給相關(guān)部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括使用事由的真實性、合法性、必要性等。審核通過后，部門負責(zé)人在申請表上簽字確認。3.根據(jù)公章的使用類型，將申請表提交給相應(yīng)的審批人進行審批。具體審批流程如下：使用公司公章、合同專用章的，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的副總經(jīng)理審批。使用財務(wù)專用章的，需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審批。使用法定代表人章的，需經(jīng)法定代表人本人或其授權(quán)的專人審批。4.審批通過后，公章保管人員根據(jù)申請表上的內(nèi)容，在使用公章前對文件進行認真核對，確保文件內(nèi)容與申請表一致。核對無誤后，在文件上加蓋相應(yīng)的公章，并在《公章使用登記表》上進行登記。登記內(nèi)容包括使用日期、文件名稱、文號、使用部門、申請人、審批人、蓋章人等信息。5.公章使用完畢后，公章保管人員應(yīng)及時將公章歸位保管，并將《公章使用申請表》和相關(guān)文件整理歸檔。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因特殊情況需要預(yù)先加蓋公章的，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的副總經(jīng)理批準，并在蓋章后對文件內(nèi)容進行嚴格控制。2.公章的使用不得超出規(guī)定的使用范圍，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門和個人不得擅自將公章攜帶外出使用。如因業(yè)務(wù)需要確需攜帶公章外出的，必須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的副總經(jīng)理批準，并辦理書面審批手續(xù)。攜帶公章外出期間，公章保管人員應(yīng)確保公章安全，不得將公章交予他人使用或脫離自己的視線范圍。公章的借用借用原則1.公章借用應(yīng)嚴格控制，確因工作需要借用公章的，必須按照規(guī)定的流程進行申請和審批。2.公章借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，必須提前向?qū)徟苏f明原因，并辦理延期手續(xù)。借用流程1.公章借用申請人應(yīng)填寫《公章借用申請表》，詳細說明借用公章的事由、借用期限、歸還時間等信息，并加蓋申請人所在部門公章。2.將填寫完整的《公章借用申請表》提交給相關(guān)部門負責(zé)人進行審核。審核通過后，部門負責(zé)人在申請表上簽字確認。3.根據(jù)公章的使用類型，將申請表提交給相應(yīng)的審批人進行審批。具體審批流程同公章使用審批流程。4.審批通過后，公章保管人員將公章借給借用申請人，并在《公章借用登記表》上進行登記。登記內(nèi)容包括借用日期、借用部門、申請人、審批人、借用期限、歸還時間等信息。5.公章借用申請人應(yīng)在借用期限屆滿前及時歸還公章。歸還時，公章保管人員應(yīng)對公章進行檢查，確保公章完好無損、無使用異常情況。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或使用異常情況，應(yīng)及時查明原因，并報告行政管理部門。經(jīng)確認無誤后，在《公章借用登記表》上注明歸還日期，并由公章保管人員簽字確認。公章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司行政管理部門負責(zé)對公章的使用和保管情況進行定期監(jiān)督檢查，確保公章使用符合規(guī)定流程，保管安全可靠。2.公司審計部門有權(quán)對公章的使用和保管情況進行不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。檢查內(nèi)容1.公章保管人員是否嚴格按照規(guī)定保管公章，公章存放環(huán)境是否安全。2.公章使用是否按照規(guī)定的流程進行審批，審批手續(xù)是否齊全。3.公章使用記錄是否完整、準確，是否及時進行登記和歸檔。4.公章使用是否超出規(guī)定的使用范圍，是否存在違規(guī)使用公章的情況。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應(yīng)及時下達《公章管理整改通知書》，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.責(zé)任人應(yīng)按照整改通知書的要求，認真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。整改完成后，應(yīng)向行政管理部門提交整改報告。3.對于違規(guī)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重，按照公司相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進行嚴肅處理；