鋼材采購專場管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司鋼材采購專場活動，確保采購流程的公正、透明、高效，保障公司利益，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對鋼材的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的所有鋼材采購專場活動，包括但不限于線上采購平臺專場、線下集中采購專場等，涉及與鋼材供應(yīng)商的洽談、采購合同簽訂及執(zhí)行等相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則：鋼材采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有參與采購專場的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正，維護(hù)市場競爭秩序。3.效益優(yōu)先原則：在保證鋼材質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。4.誠實(shí)守信原則：公司與供應(yīng)商之間應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)雙方良好合作關(guān)系。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)鋼材采購專場活動的整體策劃與組織實(shí)施。2.制定采購計劃，明確采購需求和規(guī)格要求。3.尋找、篩選、邀請合格的鋼材供應(yīng)商參與采購專場。4.組織與供應(yīng)商的洽談、議價，簽訂采購合同。5.跟進(jìn)采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）質(zhì)量控制部門1.參與鋼材采購規(guī)格要求的制定，確保采購的鋼材符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.在采購專場活動中，對供應(yīng)商提供的鋼材樣品或產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和評估。3.負(fù)責(zé)對采購進(jìn)場的鋼材進(jìn)行抽檢，監(jiān)督供應(yīng)商的質(zhì)量保證措施執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時提出處理意見。（三）財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。2.負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付管理，按照合同約定及時支付貨款。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)控采購資金的使用情況，確保資金安全和合理使用。（四）法務(wù)部門1.審核采購合同及相關(guān)文件，確保合同條款合法合規(guī)，保護(hù)公司合法權(quán)益。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。（五）其他相關(guān)部門如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門等根據(jù)實(shí)際需求，配合采購部門提供鋼材需求信息、技術(shù)參數(shù)等，協(xié)助完成采購專場相關(guān)工作。三、采購流程（一）采購計劃制定1.生產(chǎn)部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存情況，提前向采購部門提交鋼材需求計劃，明確鋼材的品種、規(guī)格、數(shù)量、使用時間等要求。2.采購部門匯總各部門需求，綜合考慮市場價格波動、供應(yīng)商供應(yīng)能力等因素，制定詳細(xì)的采購計劃，包括采購時間、采購數(shù)量、采購預(yù)算等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與邀請1.采購部門通過多種渠道收集鋼材供應(yīng)商信息，如行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商推薦、市場調(diào)研等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購計劃和公司供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，從數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出參與采購專場的邀請。邀請內(nèi)容應(yīng)包括采購鋼材的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、質(zhì)量要求、報價方式等信息。3.對于新的供應(yīng)商，要求其提供公司營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等相關(guān)資質(zhì)文件，進(jìn)行資格預(yù)審，確保其具備良好的信譽(yù)和供應(yīng)能力。（三）采購專場準(zhǔn)備1.采購部門根據(jù)參與采購專場的供應(yīng)商數(shù)量和實(shí)際情況，確定采購專場的形式（如線上平臺競價、線下集中談判等）和場地（如有需要）。2.準(zhǔn)備采購文件，包括采購需求清單、技術(shù)規(guī)格要求、報價單格式、合同模板等，并提前發(fā)送給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商有足夠時間準(zhǔn)備報價文件。3.安排專人負(fù)責(zé)采購專場活動的組織協(xié)調(diào)工作，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、人員接待等，確保采購專場活動順利進(jìn)行。（四）供應(yīng)商報價與談判1.供應(yīng)商按照采購文件要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價應(yīng)包含鋼材的單價、總價、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行初步審核，對比各供應(yīng)商的報價情況，篩選出報價合理、符合要求的供應(yīng)商進(jìn)入談判環(huán)節(jié)。3.組織與入圍供應(yīng)商的談判，就價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行深入溝通和協(xié)商，爭取達(dá)成最優(yōu)采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，明確雙方達(dá)成的共識和分歧點(diǎn)。（五）合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、鋼材規(guī)格數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.將采購合同提交法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)，無法律風(fēng)險。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門跟進(jìn)合同執(zhí)行情況。（六）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.質(zhì)量控制部門在鋼材到貨前，提前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，制定驗(yàn)收方案和標(biāo)準(zhǔn)。鋼材到貨時，按照驗(yàn)收方案對鋼材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報告。3.如發(fā)現(xiàn)鋼材質(zhì)量不符合合同要求或交貨期延誤等問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、整改或承擔(dān)違約責(zé)任等措施。對于嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營的問題，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的法律責(zé)任。（七）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報告，審核付款申請。確保付款條件已滿足，發(fā)票等相關(guān)憑證齊全。2.按照公司資金管理制度和合同付款條款，安排資金支付貨款。付款方式應(yīng)符合合同約定，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。3.及時與供應(yīng)商核對付款金額和賬目，確保付款準(zhǔn)確無誤。同時，做好采購資金的核算和統(tǒng)計工作，定期對采購成本進(jìn)行分析和評估。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)、價格水平、售后服務(wù)等方面的要求。2.新供應(yīng)商申請進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄時，應(yīng)填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表，并提交相關(guān)資質(zhì)文件和證明材料。采購部門對申請材料進(jìn)行初審，符合基本要求的供應(yīng)商進(jìn)入實(shí)地考察環(huán)節(jié)。3.采購部門會同質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平等情況?？疾旖Y(jié)束后，形成考察報告，作為是否批準(zhǔn)供應(yīng)商準(zhǔn)入的依據(jù)。4.經(jīng)審批通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商名錄進(jìn)行更新和維護(hù)。（二）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估與考核機(jī)制，定期（每年至少一次）對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估和考核。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購部門收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗(yàn)報告、交貨記錄、客戶反饋等，會同質(zhì)量控制部門、使用部門等對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，填寫供應(yīng)商評估考核表。3.根據(jù)評估考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先合作、增加采購量等；對于不合格供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.設(shè)立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予物質(zhì)激勵（如獎金、禮品等）和精神激勵（如表彰、榮譽(yù)證書等），鼓勵供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。2.對于連續(xù)兩次評估考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤等重大違約行為的供應(yīng)商，堅(jiān)決予以淘汰，并從供應(yīng)商名錄中除名。同時，將淘汰供應(yīng)商的信息通報給相關(guān)部門，防止再次與其合作。3.定期對供應(yīng)商管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和市場變化情況，適時調(diào)整供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、評估考核指標(biāo)和激勵淘汰措施，不斷優(yōu)化供應(yīng)商隊(duì)伍，提高采購管理水平。五、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.關(guān)注鋼材市場價格波動情況，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析預(yù)測，及時掌握市場動態(tài)信息。2.采用多元化的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。3.與供應(yīng)商協(xié)商建立價格調(diào)整機(jī)制，根據(jù)市場價格變化情況，適時調(diào)整采購價格，確保采購成本在合理范圍內(nèi)。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.嚴(yán)格把控供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)工藝，所提供的鋼材符合國家和行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及公司的質(zhì)量要求。2.加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，到貨時進(jìn)行嚴(yán)格的抽檢和驗(yàn)收。對于關(guān)鍵鋼材品種，可增加檢驗(yàn)頻次和項(xiàng)目。3.建立質(zhì)量追溯機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，能夠迅速追溯到供應(yīng)商和批次，及時采取措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、整改等，避免質(zhì)量問題對公司生產(chǎn)經(jīng)營造成損失。（三）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，必須經(jīng)過法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。2.在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.建立合同檔案管理制度，妥善保管采購合同及相關(guān)文件資料，以備查閱和追溯。（四）供應(yīng)商風(fēng)險1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用管理，定期評估供應(yīng)商的信譽(yù)狀況，及時掌握供應(yīng)商的經(jīng)營動態(tài)和財務(wù)狀況。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，約束供應(yīng)商的行為，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，對于可能影響供應(yīng)商正常供應(yīng)的突發(fā)事件（如自然災(zāi)害、重大質(zhì)量事故等），提前制定應(yīng)對措施，確保公司鋼材采購不受影響。六、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門負(fù)責(zé)收集鋼材市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等相關(guān)采購信息，并進(jìn)行整理和分類。2.定期關(guān)注行業(yè)網(wǎng)站、新聞媒體、市場調(diào)研機(jī)構(gòu)等渠道發(fā)布的信息，及時獲取有價值的采購情報。3.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，將收集到的信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于查詢和共享，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，包括采購數(shù)量、采購金額、采購價格、供應(yīng)商供貨情況等。2.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如采購成本分析、價格走勢分析、供應(yīng)商績效分析等，找出采購過程中的問題和規(guī)律，為優(yōu)化采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施和采購策略調(diào)整方案，不斷提高采購管理水平和效益。（三）信息保密與共享1.加強(qiáng)對采購信息的保密管理，明確信息使用權(quán)限，防止采購信息泄露給競爭對手或其他無關(guān)人員。2.對于涉及公司商業(yè)機(jī)密的采購信息，如采購價格、供應(yīng)商談判策略等，嚴(yán)格限制知悉范圍，并要求相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議。3.建立采購信息共享機(jī)制，在保證信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)采購部門與其他相關(guān)部門之間的信息共享，提高工作協(xié)同效率，促進(jìn)公司整體運(yùn)營的順暢進(jìn)行。七、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對鋼材采購專場活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)主動接受內(nèi)部審計監(jiān)督，積極配合審計工作，提供相關(guān)資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時整改落實(shí)，并將整改情況反饋給審計部門。3.公司設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于經(jīng)查實(shí)的