財務(wù)憑證存放管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)憑證的存放管理，確保財務(wù)憑證的安全、完整，便于查閱和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財務(wù)憑證存放管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保財務(wù)憑證的存放安全，防止憑證丟失、損毀、泄露。2.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的方法和流程存放財務(wù)憑證，便于查找和管理。3.依法合規(guī)原則：財務(wù)憑證的存放管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。二、財務(wù)憑證的分類與編號（一）財務(wù)憑證分類1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、合同等，是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的直接證明。2.記賬憑證：根據(jù)原始憑證編制，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄。3.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬等，用于分類記錄和匯總財務(wù)信息。4.財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。（二）編號規(guī)則1.原始憑證：按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序編號，每本原始憑證應(yīng)連續(xù)編號，不得跳號、重號。2.記賬憑證：按照記賬憑證類型（如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證）和編號順序編號，每月重新編號，不得重復。3.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等應(yīng)按照頁碼順序編號，確保頁碼連續(xù)。4.財務(wù)報表：按照報表類型和編制時間編號，如資產(chǎn)負債表20xx年x月x日版本編號為"ZB20xx0x0x"。三、財務(wù)憑證的裝訂與整理（一）裝訂要求1.原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和類別進行分類整理，同類原始憑證應(yīng)粘貼在同一張粘貼單上，并按照左上角對齊的方式排列。2.記賬憑證應(yīng)按照編號順序排列，附上對應(yīng)的原始憑證，確保憑證內(nèi)容完整、清晰。3.裝訂時應(yīng)使用專業(yè)的裝訂機和裝訂線，確保裝訂牢固，不易散落。裝訂線應(yīng)在憑證左側(cè)，不得在憑證上方或下方裝訂。4.裝訂后的憑證應(yīng)平整、整齊，厚度適中，不得有褶皺、破損等情況。（二）整理步驟1.首先對原始憑證進行審核，檢查憑證的真實性、合法性、完整性，對不符合要求的憑證應(yīng)及時退回并要求更正或補充。2.將審核無誤的原始憑證按照業(yè)務(wù)類型進行分類，如采購業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、費用報銷業(yè)務(wù)等。3.根據(jù)分類后的原始憑證編制記賬憑證，確保記賬憑證的內(nèi)容與原始憑證相符，會計分錄準確無誤。4.將記賬憑證與對應(yīng)的原始憑證按照編號順序排列，整理成一冊或多冊。5.在每冊憑證的封面和封底注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號、冊數(shù)等信息，并加蓋裝訂人員和會計主管的印章。四、財務(wù)憑證的存放地點與設(shè)施（一）存放地點選擇1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)憑證檔案室，用于存放財務(wù)憑證。檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風良好的房間，遠離火源、水源和污染源。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財務(wù)憑證的安全存放。（二）存放設(shè)施配備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用的檔案架，用于存放財務(wù)憑證。檔案架應(yīng)按照憑證類別、年度、月份等進行分類存放，便于查找和管理。2.保險柜：用于存放重要的財務(wù)憑證和文件，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。保險柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能，并設(shè)置專人保管鑰匙和密碼。3.溫濕度計：用于監(jiān)測檔案室的溫度和濕度，確保檔案室的溫濕度符合要求。一般來說，檔案室的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在40%60%之間。4.防蟲藥品：在檔案室放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止蟲害對財務(wù)憑證的損壞。5.滅火器：在檔案室配備足夠數(shù)量的滅火器，用于預防火災事故的發(fā)生。五、財務(wù)憑證的存放方式與期限（一）存放方式1.紙質(zhì)憑證：應(yīng)按照年度、月份、憑證類別等進行分類存放，每冊憑證應(yīng)整齊排列在檔案架上，并在檔案架上標明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號等信息。2.電子憑證：應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。電子憑證的存儲應(yīng)按照年度、月份、憑證類別等進行分類，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立電子憑證的索引目錄，以便快速查詢電子憑證的內(nèi)容。（二）存放期限1.原始憑證：一般應(yīng)保存15年，但涉及到重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證，如合同、協(xié)議等，應(yīng)保存更長時間，直至該經(jīng)濟業(yè)務(wù)結(jié)束后15年。2.記賬憑證：應(yīng)保存15年。3.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等應(yīng)保存15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后應(yīng)保存5年。4.財務(wù)報表：應(yīng)保存10年。六、財務(wù)憑證的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)憑證，應(yīng)填寫《財務(wù)憑證查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和財務(wù)部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱財務(wù)憑證時，應(yīng)在財務(wù)憑證檔案室進行，不得將財務(wù)憑證帶出檔案室。如需復印財務(wù)憑證，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責人同意，并由財務(wù)人員負責復印。3.查閱人員應(yīng)愛護財務(wù)憑證，不得在財務(wù)憑證上涂改、標記、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)財務(wù)憑證有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門。（二）借閱規(guī)定1.公司外部人員（如審計機構(gòu)、稅務(wù)機關(guān)等）借閱財務(wù)憑證，應(yīng)填寫《財務(wù)憑證借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可借閱。2.借閱財務(wù)憑證時，應(yīng)向財務(wù)部門出具借閱單位的介紹信或證明文件，并由財務(wù)人員負責登記借閱憑證的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向財務(wù)部門申請，并經(jīng)財務(wù)部門負責人同意。4.借閱人員應(yīng)妥善保管財務(wù)憑證，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)憑證有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。七、財務(wù)憑證的保管與維護（一）保管責任1.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責財務(wù)憑證的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保財務(wù)憑證的安全、完整。2.保管人員應(yīng)定期對財務(wù)憑證進行檢查和核對，如發(fā)現(xiàn)憑證有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門負責人，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（二）維護措施1.定期對檔案室進行清潔和消毒，保持檔案室的整潔衛(wèi)生。2.檢查檔案架、保險柜等存放設(shè)施的完好情況，如有損壞應(yīng)及時維修或更換。3.對電子憑證進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和更新。4.根據(jù)財務(wù)憑證的存放期限，定期對到期的財務(wù)憑證進行整理和銷毀，銷毀過程應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。八、財務(wù)憑證的銷毀（一）銷毀條件1.財務(wù)憑證已達到規(guī)定的存放期限，且公司認為不再需要保存。2.財務(wù)憑證因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法繼續(xù)保存。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門提出財務(wù)憑證銷毀申請，填寫《財務(wù)憑證銷毀申請表》，注明銷毀憑證的名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號、冊數(shù)等信息，并說明銷毀原因。2.《財務(wù)憑證銷毀申請表》經(jīng)財務(wù)部門負責人、公司總經(jīng)理審批后，方可進行銷毀。3.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責財務(wù)憑證的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀憑證的名稱和數(shù)量等信息。4.財務(wù)憑證銷毀可以采用焚燒、粉碎等方式，但應(yīng)確保銷毀徹底，無法恢復。銷毀后的憑證應(yīng)拍照或錄像留存，以備查核。5.銷毀記錄應(yīng)保存[x]年，以便日后查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對財務(wù)憑證的存放管理情況進行審計，檢查財務(wù)憑證的存放是否安全、完整，查閱和借閱手續(xù)是否齊全，保管與維護措施是否到位等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)部門自查財務(wù)部門應(yīng)每月對財務(wù)憑證的存放管理情況進行自查，確保財務(wù)憑證的存放符合本制度的要求。自查內(nèi)容包括憑證的裝訂與整理是否規(guī)范，