行政辦公管理制度培訓(xùn)?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政辦公行為，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：制度的制定應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求。2.合理性原則：各項(xiàng)規(guī)定應(yīng)合理、公平，充分考慮實(shí)際工作情況。3.實(shí)用性原則：制度應(yīng)具有可操作性，能夠有效指導(dǎo)實(shí)際工作。4.穩(wěn)定性原則：制度一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域布局1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，為員工提供舒適的工作環(huán)境。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，為員工提供相應(yīng)的文具、紙張等辦公用品。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，每天下班前進(jìn)行清掃，保持桌面整潔、地面干凈。2.公司定期組織衛(wèi)生檢查，對環(huán)境衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促整改。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物，防止丟失或被盜。3.嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，如需動火作業(yè)，需提前辦理審批手續(xù)。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購1.各部門根據(jù)工作需要，每月定期提交辦公用品采購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門匯總。2.行政部門根據(jù)采購申請，統(tǒng)一采購辦公用品，并建立采購臺賬。（二）辦公用品的發(fā)放1.行政部門按照辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，定期向員工發(fā)放辦公用品。2.員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需在發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。（三）辦公用品的使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.嚴(yán)禁將辦公用品挪作私用。（四）辦公用品的盤點(diǎn)1.行政部門定期對辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.如發(fā)現(xiàn)辦公用品短缺或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。2.行政文件包括公司制度、通知、報(bào)告等；業(yè)務(wù)文件包括合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（二）文件編號1.為便于文件的管理和查找，對各類文件進(jìn)行編號。2.文件編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。（三）文件起草1.文件起草應(yīng)由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）文件印發(fā)1.經(jīng)審核、審批后的文件，由行政部門統(tǒng)一印發(fā)。2.文件印發(fā)時(shí)，應(yīng)確保格式規(guī)范、排版整齊，并按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行發(fā)放。（五）文件歸檔1.文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。2.歸檔文件應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。（六）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、損壞，如需復(fù)印，需經(jīng)行政部門同意。3.文件借閱期限一般不超過[x]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（七）文件銷毀1.對于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門組織銷毀。3.文件銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全、徹底，并做好銷毀記錄。五、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.總經(jīng)理辦公會由公司總經(jīng)理主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，主要研究公司重大決策、部署等事項(xiàng)；部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門員工參加，主要總結(jié)上周工作，安排本周工作；專題會議根據(jù)工作需要召開，由相關(guān)部門或人員參加，主要討論解決特定問題。（二）會議通知1.會議組織者應(yīng)提前[x]天發(fā)布會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議通知可通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式發(fā)送，確保參會人員及時(shí)收到通知。（三）會議組織1.會議組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議資料準(zhǔn)備、會議場地布置等。2.會議期間，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議主要內(nèi)容、決議等。（四）會議紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)等。3.會議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如需接聽電話，應(yīng)到會議室外接聽。（五）會議決議執(zhí)行1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，并將會議決議傳達(dá)給相關(guān)部門或人員。2.相關(guān)部門或人員應(yīng)按照會議決議認(rèn)真執(zhí)行，并及時(shí)反饋執(zhí)行情況。六、印章管理（一）印章種類公司印章分為公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.公章由行政部門指定專人保管，合同專用章由法務(wù)部門指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意存放，確保印章安全。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用印章。2.使用印章時(shí)，應(yīng)填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由印章保管人員進(jìn)行蓋章操作。3.印章使用后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)登記印章使用情況，并將申請表存檔。（四）印章停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，需要停用印章的，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)上繳行政部門，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀，并做好銷毀記錄。七、車輛管理（一）車輛配備1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，配備必要的公務(wù)車輛。2.車輛應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。（二）車輛使用1.員工因工作需要使用公務(wù)車輛的，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到行政部門辦理派車手續(xù)。2.駕駛員應(yīng)按照派車單指定的時(shí)間、地點(diǎn)接送員工，不得擅自改變行駛路線。3.車輛使用過程中，駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。（三）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.行政部門應(yīng)建立車輛費(fèi)用臺賬，定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷。3.駕駛員應(yīng)妥善保管車輛費(fèi)用發(fā)票，及時(shí)到行政部門辦理報(bào)銷手續(xù)。（四）車輛安全管理1.駕駛員應(yīng)定期參加交通安全培訓(xùn)，提高安全意識和駕駛技能。2.車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、急救箱等。3.駕駛員應(yīng)每天對車輛進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。八、出差管理（一）出差審批1.員工因工作需要出差的，應(yīng)提前填寫出差申請表，注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可出差。2.如遇緊急情況需要臨時(shí)出差的，應(yīng)先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)，出差回來后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）出差標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同地區(qū)制定出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)等。2.員工應(yīng)嚴(yán)格按照出差標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷費(fèi)用，不得超標(biāo)準(zhǔn)支出。（三）出差報(bào)銷1.員工出差回來后，應(yīng)及時(shí)整理出差票據(jù)，填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定對出差費(fèi)用進(jìn)行審核，對不符合規(guī)定的費(fèi)用不予報(bào)銷。九、考勤管理（一）考勤制度1.公司實(shí)行[具體考勤制度，如打卡制度或簽到制度]，員工應(yīng)按時(shí)上下班。2.考勤記錄作為員工績效考核、工資核算的重要依據(jù)。（二）請假制度1.員工請假應(yīng)提前填寫請假申請表，注明請假時(shí)間、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)行政部門備案。2.請假[x]天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請假[x]天以上的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.員工請假期間應(yīng)安排好工作交接，確保工作不受影響。（三）遲到、早退、曠工處理1.員工遲到或早退[x]分鐘以內(nèi)的，每次扣減[x]元；遲到或早退[x]分鐘以上的，按曠工半天處理。2.曠工半天的，扣減當(dāng)天工資的[x]%；曠工