造價(jià)咨詢檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)造價(jià)咨詢檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展和決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于項(xiàng)目咨詢報(bào)告、工作底稿、合同文件、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管公司各類造價(jià)咨詢檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀和移交。5.負(fù)責(zé)檔案的安全管理，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。6.開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組人員按照檔案管理要求，及時(shí)整理和歸檔項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類文件資料。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)向檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成文件資料的收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目承接階段：包括項(xiàng)目委托書(shū)、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗?、?xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。2.項(xiàng)目實(shí)施階段：工作底稿、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、計(jì)量計(jì)價(jià)依據(jù)、詢價(jià)記錄、計(jì)算過(guò)程文件、與客戶及相關(guān)方的往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等。3.項(xiàng)目報(bào)告階段：造價(jià)咨詢報(bào)告、審核意見(jiàn)回復(fù)、項(xiàng)目總結(jié)等。4.項(xiàng)目后續(xù)服務(wù)階段：客戶反饋意見(jiàn)、回訪記錄等。5.其他與造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，如合同文件、財(cái)務(wù)票據(jù)、資質(zhì)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)和項(xiàng)目組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法。（四）整理方法1.分類：根據(jù)造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，將檔案分為項(xiàng)目檔案、資質(zhì)檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙張大小不一致、破損或散頁(yè)的文件資料進(jìn)行整理和裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目檔案：按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目檔案下再按照項(xiàng)目實(shí)施階段分為承接階段、實(shí)施階段、報(bào)告階段、后續(xù)服務(wù)階段等子類別。2.資質(zhì)檔案：按照資質(zhì)證書(shū)的種類進(jìn)行分類，如工程造價(jià)咨詢企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、注冊(cè)造價(jià)工程師證書(shū)等。3.合同檔案：按照合同的類型進(jìn)行分類，如咨詢服務(wù)合同、委托代理合同、合作協(xié)議等。4.財(cái)務(wù)檔案：按照財(cái)務(wù)核算的內(nèi)容進(jìn)行分類，如發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.行政檔案：按照行政事務(wù)的類別進(jìn)行分類，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、辦公用品采購(gòu)記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目檔案編號(hào)：采用"項(xiàng)目編號(hào)階段代碼順序號(hào)"的格式。其中，項(xiàng)目編號(hào)為項(xiàng)目的唯一標(biāo)識(shí)符；階段代碼按照承接階段（C）、實(shí)施階段（S）、報(bào)告階段（R）、后續(xù)服務(wù)階段（F）進(jìn)行編制；順序號(hào)為該階段內(nèi)文件資料的流水號(hào)。例如，項(xiàng)目編號(hào)為ZJ202301的項(xiàng)目，其實(shí)施階段的第一份工作底稿編號(hào)為ZJ202301S001。2.資質(zhì)檔案編號(hào)：采用"資質(zhì)類別代碼年份順序號(hào)"的格式。其中，資質(zhì)類別代碼按照資質(zhì)證書(shū)的種類進(jìn)行編制；年份為證書(shū)頒發(fā)年份；順序號(hào)為該類資質(zhì)證書(shū)的流水號(hào)。例如，工程造價(jià)咨詢企業(yè)資質(zhì)證書(shū)編號(hào)為ZZ2023001。3.合同檔案編號(hào)：采用"合同類型代碼年份順序號(hào)"的格式。其中，合同類型代碼按照合同的類型進(jìn)行編制；年份為合同簽訂年份；順序號(hào)為該類合同的流水號(hào)。例如，咨詢服務(wù)合同編號(hào)為FW2023001。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用"財(cái)務(wù)類別代碼年份月份順序號(hào)"的格式。其中，財(cái)務(wù)類別代碼按照財(cái)務(wù)核算的內(nèi)容進(jìn)行編制；年份為財(cái)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生年份；月份為財(cái)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生月份；順序號(hào)為該類財(cái)務(wù)事項(xiàng)的流水號(hào)。例如，2023年5月份的第一張發(fā)票編號(hào)為CW202305001。5.行政檔案編號(hào)：采用"行政類別代碼年份順序號(hào)"的格式。其中，行政類別代碼按照行政事務(wù)的類別進(jìn)行編制；年份為行政事項(xiàng)發(fā)生年份；順序號(hào)為該類行政事項(xiàng)的流水號(hào)。例如，公司2023年發(fā)布的第一份文件編號(hào)為XZ2023001。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重大項(xiàng)目決策、重要資質(zhì)證書(shū)等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)，分為3年、5年、10年、15年等不同期限。具體保管期限如下：項(xiàng)目檔案：一般項(xiàng)目檔案保管期限為10年；涉及重要客戶、重大項(xiàng)目的檔案保管期限為15年。資質(zhì)檔案：長(zhǎng)期保管。合同檔案：按照合同履行期限及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定確定保管期限，一般為5年至10年。財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為15年至30年。行政檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)確定保管期限，一般為3年至10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和存取。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的索引和目錄，方便查詢和檢索。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存在的問(wèn)題。六、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司核心機(jī)密或重要項(xiàng)目的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及重要項(xiàng)目或核心機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失或擅自銷毀檔案。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（四）檔案利用1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于頻繁使用的檔案，可制作副本或電子備份，供相關(guān)人員使用，以提高檔案利用效率。3.在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或需要補(bǔ)充完善的信息，應(yīng)及時(shí)反饋給檔案形成部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，以便進(jìn)行處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體決策原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成，對(duì)檔案的存毀進(jìn)行集體討論和決策。（二）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其是否仍具有保存價(jià)值，如是否涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、法律糾紛等。2.查閱檔案的利用記錄，了解檔案的使用頻率和重要程度。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否已滿。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完成后，在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，將《檔案銷毀清單》作為檔案進(jìn)行永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的造價(jià)咨詢檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員對(duì)檔案信息具有不同的訪問(wèn)權(quán)限。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等安全措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或拍照，轉(zhuǎn)換為電子文件格式，并進(jìn)行質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)錄入。2.數(shù)據(jù)上傳：將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)上傳至檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.數(shù)據(jù)備份：按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。九、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、保管、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案的安全管理情況，包括檔案庫(kù)房的環(huán)境條件、防火防盜防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備的配備和運(yùn)行情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)、數(shù)據(jù)安全、維護(hù)升級(jí)等。（三）問(wèn)題整改