鑄造公司采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范鑄造公司采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合理性、高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鑄造公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.質(zhì)量原則：確保所采購(gòu)物資的質(zhì)量符合公司生產(chǎn)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，遵循公正的評(píng)標(biāo)、定標(biāo)原則。5.廉潔原則：采購(gòu)人員應(yīng)廉潔自律，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違法違規(guī)行為。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.采購(gòu)部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，及時(shí)準(zhǔn)確地采購(gòu)各類物資。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，保證物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制與分析，定期向上級(jí)匯報(bào)采購(gòu)工作情況。2.采購(gòu)人員崗位職責(zé)采購(gòu)主管全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性和合理性。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的工作關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核和管理，提高采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的物資采購(gòu)工作，包括供應(yīng)商聯(lián)系、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，協(xié)助采購(gòu)主管進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估。起草采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)反饋采購(gòu)進(jìn)度和問(wèn)題。參與采購(gòu)成本分析，提出降低采購(gòu)成本的建議和措施。（二）其他相關(guān)部門(mén)1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提供物資需求信息，包括物資規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，反饋物資質(zhì)量問(wèn)題。2.質(zhì)量部門(mén)制定采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，參與采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行判定和處理，提供質(zhì)量改進(jìn)建議。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)合同中的付款條款，確保付款方式和金額符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付管理，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求計(jì)劃1.生產(chǎn)需求生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)月度、季度生產(chǎn)計(jì)劃，提前[X]天編制物資需求計(jì)劃，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)。對(duì)于緊急生產(chǎn)需求，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)以書(shū)面或電子形式通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先處理。2.庫(kù)存需求倉(cāng)庫(kù)管理人員定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，根據(jù)庫(kù)存水平和物資消耗情況，編制庫(kù)存補(bǔ)充需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)結(jié)合生產(chǎn)需求計(jì)劃和庫(kù)存需求計(jì)劃，綜合考慮物資安全庫(kù)存、采購(gòu)周期等因素，制定最終的采購(gòu)需求計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)能力等，填寫(xiě)供應(yīng)商考察報(bào)告。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)等）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等。為各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)設(shè)定權(quán)重，采用打分制對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估，評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)估合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄；對(duì)于不合格供應(yīng)商，不再與其合作，并注明原因。3.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門(mén)定期（每季度/半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、產(chǎn)品合格率、售后服務(wù)滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，如增加采購(gòu)份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、警告、暫停合作、取消合作等。（三）采購(gòu)詢價(jià)與比價(jià)1.詢價(jià)采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)需求計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詢價(jià)單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）報(bào)價(jià)，并提供產(chǎn)品樣本、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)承諾等相關(guān)資料。2.比價(jià)采購(gòu)專員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素。對(duì)于重要物資或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行集體比價(jià)，綜合評(píng)估后確定最具性價(jià)比的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草采購(gòu)專員根據(jù)比價(jià)結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.合同審核采購(gòu)合同初稿完成后，提交采購(gòu)主管審核，采購(gòu)主管重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合理性、完整性。涉及重大采購(gòu)項(xiàng)目或金額較大的合同，還需提交財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同簽訂經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)合同，由采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，雙方應(yīng)妥善保管合同原件，并按照合同約定履行各自的義務(wù)。（五）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.訂單下達(dá)采購(gòu)專員根據(jù)簽訂的采購(gòu)合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單應(yīng)明確合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。2.訂單跟蹤采購(gòu)專員定期跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，通過(guò)電話、郵件、實(shí)地走訪等方式與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購(gòu)主管匯報(bào)。3.到貨驗(yàn)收物資到貨前，采購(gòu)專員通知倉(cāng)庫(kù)管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定和到貨驗(yàn)收情況，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，付款申請(qǐng)單應(yīng)注明合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息。附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.付款審核財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批意見(jiàn)辦理付款手續(xù)，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握原材料、設(shè)備等物資價(jià)格波動(dòng)情況。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、分批采購(gòu)等方式降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，確保物資穩(wěn)定供應(yīng)。拓寬采購(gòu)渠道，尋找多個(gè)供應(yīng)商，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商。建立物資儲(chǔ)備制度，合理確定安全庫(kù)存水平，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的供應(yīng)短缺情況。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核和培訓(xùn)，要求供應(yīng)商嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任，加大對(duì)質(zhì)量不合格供應(yīng)商的處罰力度。加強(qiáng)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)檢測(cè)工作，增加檢驗(yàn)頻次和項(xiàng)目，確保物資質(zhì)量符合要求。2.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)制定科學(xué)合理的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確驗(yàn)收人員的職責(zé)。加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心。對(duì)于重要物資或質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)較高的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，合同起草、審核、簽訂過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保合同條款合法、合理、完整。定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行梳理和審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況，督促雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)。對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的糾紛，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)及時(shí)協(xié)商解決，必要時(shí)通過(guò)法律途徑維護(hù)公司權(quán)益。五、采購(gòu)成本控制（一）成本預(yù)算1.采購(gòu)成本預(yù)算編制采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，編制年度采購(gòu)成本預(yù)算。采購(gòu)成本預(yù)算應(yīng)包括各類物資的采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)費(fèi)用等明細(xì)項(xiàng)目，并分解到季度、月度。2.成本預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控采購(gòu)部門(mén)嚴(yán)格按照采購(gòu)成本預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，定期對(duì)采購(gòu)成本預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)成本超預(yù)算情況，應(yīng)及時(shí)查找原因，采取有效措施進(jìn)行控制，如調(diào)整采購(gòu)策略、與供應(yīng)商重新談判等，并向上級(jí)匯報(bào)。（二）價(jià)格談判1.談判策略制定采購(gòu)人員在進(jìn)行價(jià)格談判前，應(yīng)充分了解市場(chǎng)價(jià)格行情、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)等信息，制定合理的談判策略。談判策略應(yīng)包括談判目標(biāo)、談判底線、談判技巧等內(nèi)容。2.談判技巧運(yùn)用在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)靈活運(yùn)用談判技巧，如傾聽(tīng)供應(yīng)商意見(jiàn)、強(qiáng)調(diào)公司采購(gòu)優(yōu)勢(shì)、提出合理的價(jià)格要求等。注重與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，通過(guò)長(zhǎng)期合作、批量采購(gòu)等方式爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格。（三）成本分析與優(yōu)化1.采購(gòu)成本分析定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，對(duì)比不同供應(yīng)商的采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)費(fèi)用、質(zhì)量成本等，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。分析采購(gòu)成本變動(dòng)的原因，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、采購(gòu)數(shù)量變化、供應(yīng)商選擇等。2.成本優(yōu)化措施根據(jù)采購(gòu)成本分析結(jié)果，制定成本優(yōu)化措施，如優(yōu)化采購(gòu)流程、降低采購(gòu)費(fèi)用、調(diào)整采購(gòu)批量等。持續(xù)關(guān)注采購(gòu)成本控制效果，不斷完善成本控制措施，提高采購(gòu)效益。六、采購(gòu)信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品信息、聯(lián)系方式等資料，并建立供應(yīng)商信息檔案。供應(yīng)商信息檔案應(yīng)包括供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明材料等。2.供應(yīng)商信息更新定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行更新，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。對(duì)于供應(yīng)商的重大變更事項(xiàng)，如企業(yè)名稱變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、法定代表人變更等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和更新。（二）采購(gòu)合同管理1.合同臺(tái)賬建立采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購(gòu)合同的基本信息、簽訂時(shí)間、執(zhí)行情況等。采購(gòu)合同臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、合同狀態(tài)等內(nèi)容。2.合同檔案管理采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理合同檔案，將合同原件、相關(guān)附件、審批文件等進(jìn)行歸檔保存。合同檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和管理。（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、金額、采購(gòu)來(lái)源、采購(gòu)時(shí)間等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門(mén)。2.采購(gòu)數(shù)據(jù)分析運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，如采購(gòu)趨勢(shì)分析、供應(yīng)商采購(gòu)份額分析、采購(gòu)成本分析等。通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，為采購(gòu)決策提供依據(jù)，優(yōu)化采購(gòu)策略，提高采購(gòu)管理水平。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的控制情況等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.紀(jì)檢監(jiān)督公司紀(jì)檢部門(mén)對(duì)采購(gòu)人員的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)考核制定采購(gòu)部門(mén)考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成率、采購(gòu)成本控制率、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、采購(gòu)合同履行率等。