會議種類、流程及相關(guān)應(yīng)急預(yù)案培訓(xùn)巡回會議學(xué)術(shù)會議年會及啟動活動會議種類展臺活動形式：提前一天分裝資料,提問卡和筆擺放在課桌上,藥廠代表布置會場，調(diào)試投影儀，燈光第三方檢查指路牌，投影，燈光和音響地區(qū)經(jīng)理、代表、第三方確認(rèn)主席，講課專家行程地區(qū)經(jīng)理8:30-8:55簽到發(fā)資料、抽獎信息卡，收邀請函代表循環(huán)播放產(chǎn)品MTV（燈光全亮）第三方8:55-9:00關(guān)燈、播放會議相關(guān)視頻

（燈光全暗）代表、第三方9:00-9:05Openingspeech：(要求大家將手機調(diào)到震動)

（燈光全亮）主席：教授9:05-9:55AHA2009內(nèi)容精粹（講課燈光）講者：教授9:55-10:05總結(jié)并過渡主席：教授10:05-10:55新指南心亮點（講課燈光）講者：教授10:55-11:35大會討論（全亮）主席：教授11:35-11:45大會總結(jié)主席：教授11:45-12:05代表主持FLASH抽獎、發(fā)獎（獎品：聽診器5個毛巾套裝10個AHA雜志中文再版20本）代表、第三方12:05-12:30回收產(chǎn)品三角架代表回收背景板，和相關(guān)資料第三方城市推廣會議定義城市推廣會議是指：某個產(chǎn)品在某個城市舉行的一場品牌推廣會議，或是在多個城市中舉行的多場全國巡回品牌推廣會議。典型舉例：拜阿AHA聚焦中國尼膜同階梯工程等執(zhí)行規(guī)范目錄Ⅰ會議溝通與確認(rèn)Ⅱ會議準(zhǔn)備Ⅲ會議執(zhí)行Ⅳ會議結(jié)束及報告Ⅴ應(yīng)急預(yù)案Ⅰ會議溝通與確認(rèn)ⅰ.與市場部溝通ⅱ.銷售代表溝通ⅲ.酒店溝通ⅳ.物流供應(yīng)商溝通ⅴ.AV供應(yīng)商溝通ⅰ.與市場部溝通1、相關(guān)會議設(shè)計稿件溝通（最遲3周前）2、會議物品、設(shè)備清單溝通（最遲2周前）3、會議執(zhí)行流程（最遲1周前）4、會議日程、地區(qū)、講者、主席溝通（最遲1周前）5、會議所需其他展示支持文件（video、串場PPT）6、酒店合同（最遲1周前）ⅱ.銷售代表溝通

1、落實場地（最遲2周前）2、落實當(dāng)?shù)刂飨?、落實品牌展示物數(shù)量，如數(shù)量與場地布置要求不符立即向市場部反饋4、確定會前會溝通時間（至少提前一天）ⅲ.酒店溝通

1、確認(rèn)進場時間2、確認(rèn)貨物接收并妥善保存3、確定會議要求的會場布置4、確定酒店需提供的物品（如：投影幕等）5、確認(rèn)市場部要求的其他事項ⅳ.物流供應(yīng)商溝通

1、發(fā)貨管理①發(fā)貨檢查先直接電話到倉庫管理員，再與調(diào)度員溝通②每月整理貨物一次③如貨物出現(xiàn)同時多套回京，增加庫房物料整理工作一次2、收貨管理①正常運輸:會議開始前24小時第一次跟蹤貨物,確認(rèn)到達情況②非正常運輸：提前12小時，第二次確認(rèn)貨物到達情況③會議前4小時貨物未到立即開始采取緊急預(yù)案處理3、特別事項：提前一周注意目的地天氣情況，特別是在冬季大雪和夏季大雨時節(jié)；另外要提前備份好制作物料的電子文件，以防當(dāng)?shù)刂谱魑锪鲜褂芒?AV供應(yīng)商溝通

1、繼續(xù)完善長期供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)(加強固定供應(yīng)商服務(wù))2、AV設(shè)備盡可能指定經(jīng)常使用的品牌（舉例：投影儀）①指定與電腦匹配的品牌投影儀：sony、3M、松下（禁用品牌：日立與國產(chǎn)品牌）②當(dāng)?shù)靥崆奥鋵嵧队皟x、投影幕備選供應(yīng)商3、投影儀供應(yīng)商到場最短要提前4小時到達，其他供應(yīng)商根據(jù)會議情況而定，但最短不能低于1.5小時，例如：拍攝等4、其他供應(yīng)商儲備Ⅱ會議準(zhǔn)備ⅰ.第一時間會場保證：①會議燈光調(diào)試；②音頻聲音調(diào)試；③投影圖像調(diào)試；④話筒音響調(diào)試。

ⅱ.會場內(nèi)布置按照會議標(biāo)準(zhǔn)布置會場，專家名牌及現(xiàn)場主席臺、易拉寶征求當(dāng)?shù)乜蛻舸硪庖姅[放Ⅱ會議準(zhǔn)備

ⅲ.會場外布置會議開始前1.5小時，引導(dǎo)指示牌最后檢查

ⅳ.會議資料執(zhí)行人員負(fù)責(zé)攜帶的相關(guān)資料，按照客戶市場部的要求，及時交給當(dāng)?shù)劁N售代表Ⅲ會議執(zhí)行

1、必須有專人操控電腦

2、需安排專人控制現(xiàn)場燈光及專家名牌更換（1人執(zhí)行會議此項交由當(dāng)?shù)乜蛻舸碡?fù)責(zé)）

3、會議照相、會議攝像等與客戶確認(rèn)（如客戶要求再做安排）Ⅳ會議結(jié)束及報告

1、會議結(jié)束后按照市場部規(guī)定收集相關(guān)會議資料

2、按周提交會議數(shù)據(jù)報告、會議問題匯總、評估表數(shù)據(jù)及會議現(xiàn)場照片2張

3、全部會議結(jié)束后，提交會議總結(jié)報告及總決算因為最后總決算需要向客戶提交每站會議的交通票據(jù)，所以執(zhí)行人員需要在每站會議結(jié)束后復(fù)印本站的票據(jù)，并交由專門的人員統(tǒng)一保管，便于最后做結(jié)算時使用Ⅴ應(yīng)急預(yù)案ⅰ.布場時間短（2小時左右或更短）注：一般會議布場時間最短需要3個半時；而造成布場時間短的主要原因是由于前一場有其他會議占用時間

1、與當(dāng)?shù)劁N售代表、酒店負(fù)責(zé)人及供應(yīng)商開會明確各自分工

2、專人負(fù)責(zé)電腦和答題器安裝測試

3、專人負(fù)責(zé)指揮拉網(wǎng)搭建、講臺桌椅擺放、投影幕擺放等會場布置

4、與上一場會議負(fù)責(zé)人溝通，確定上一場會議撤場時間及撤場人員安排

5、待前場會議結(jié)束，迅速進場布置會場ⅱ.貨運---不能按時到達或貨運出錯1、如會議開始4個小時前確認(rèn)貨物無法到達，向市場部及時通報并立即采用應(yīng)急預(yù)案;會場內(nèi)外首先落實布置：落實名牌、會場引導(dǎo)(酒店打印)2、與當(dāng)?shù)卮硖峁┊a(chǎn)品相關(guān)拉網(wǎng)展架、易拉寶等相關(guān)展示物3、與銷售溝通、確定應(yīng)急抽獎程序4、專人催促物流公司送貨，確定貨物不丟失，保證后面的會議繼續(xù)正常使用，并要求供應(yīng)商給出發(fā)生問題的原因1、如會議開始4個小時前確認(rèn)貨物可以到達，但可能會晚到，首先向市場部及時通報并立即采用應(yīng)急預(yù)案;會場內(nèi)外首先落實布置：落實名牌、會場引導(dǎo)(酒店打印)2、與當(dāng)?shù)卮硖峁┊a(chǎn)品相關(guān)拉網(wǎng)展架、易拉寶等相關(guān)展示物3、與銷售溝通、確定應(yīng)急抽獎程序4、專人催促物流公司送貨5、購買2/3答題器數(shù)量所需電池6、如會前貨物不少于半小時到達，與大會主席和當(dāng)?shù)卮頊贤ǎ樠訒h開始時間15分鐘，繼續(xù)執(zhí)行答題程序ⅲ.投影等設(shè)備出錯（舉例：投影儀）

會前兩小時投影儀調(diào)試不成功，立即采用應(yīng)急預(yù)案①確定供應(yīng)商調(diào)換投影儀的可行性；②酒店提供投影儀可行性；③當(dāng)?shù)卮硖峁┩队皟x可行性；④備選供應(yīng)商提供投影儀可行性。注：十分鐘內(nèi)必須有確定的解決方案并立即執(zhí)行ⅳ.其他

1、大會主席或講者臨時更換第一時間把更改當(dāng)?shù)拿粕虅?wù)中心重新打印2、停電①電腦操控人員反復(fù)呼喊:各位老師請您原位坐好,謝謝您的配合②現(xiàn)場支持人員立即找拜耳銷售人員協(xié)助維持現(xiàn)場秩序③現(xiàn)場支持人員與客戶負(fù)責(zé)人確定是否等待并繼續(xù)會議④與酒店落實停電原因及解決辦法⑤來電后設(shè)備及時恢復(fù)正常使用ⅴ.匯報溝通

1、按照預(yù)案臨場處置，保證會議正常進行是第一重要的,發(fā)生問題，無論現(xiàn)場情況如何，執(zhí)行人員必須以第一時間與公司領(lǐng)導(dǎo)或客戶溝通，告知并確定問題的解決辦法

2、問題得以控制后，支持人員必須向市場部負(fù)責(zé)人電話匯報

3、會議結(jié)束后寫書面總結(jié)，24小時內(nèi)發(fā)郵件給市場部負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)，如因行程原因不能及時發(fā)送郵件，順延一天匯報巡回會議學(xué)術(shù)會議年會及啟動活動會議種類展臺活動形式：時間內(nèi)容

5月21日周五全天簽到18:00晚餐

5月22日周六

會議

08:10-08:30簽到

08:30-08:45大會主席致開幕詞

08:45-09:00冠心病二級預(yù)防：我們的使命?價值?行動XXXX教授

09:00-09:30冠心病二級預(yù)防他汀管理的哲學(xué)思考與策略XXXX教授

09:30-09:45提問與討論09:45-10:00茶休

10:00-10:30

行之有據(jù)地使用他汀，推進冠心病二級預(yù)防

XXXX教授

10:30-10:45

提問與討論

10:45-11:15病例討論：冠心病二級預(yù)防XXXX教授

11:15-11:45病例討論：冠心病二級預(yù)防XXXX教授

12:300午餐

5月21日周六

13:00-17:00武夷山半日游

17:00-19:00特色晚餐

5月22日周日

08:00-12:00武夷山半日游后送機巡回會議學(xué)術(shù)會議年會及啟動活動全年會議展臺活動形式：展臺搭建+展臺活動+衛(wèi)星會一、展臺分類及設(shè)計二、常用展臺材質(zhì)三、設(shè)計與材質(zhì)的關(guān)聯(lián)四、幾方面關(guān)心的溝通1、標(biāo)攤2、特裝一、展臺分類及設(shè)計｝①簡易特裝②普通特裝展臺分類—標(biāo)攤采用國際通用標(biāo)準(zhǔn)而設(shè)計制作的展位，規(guī)格為3.0米*3.0米*2.5米。主要器材組成：八棱柱、八棱柱支座、鎖件、鋁塑板、展桌、展椅、射燈等。標(biāo)攤一般情況下可設(shè)計元素不多。可在標(biāo)攤內(nèi)壁貼KT板畫面，加射燈。KT板LOGO門楣。咨詢臺貼背膠寫真。展臺分類—特裝—簡易特裝除標(biāo)攤外的展臺稱之為特裝其中簡易特裝的設(shè)計感比標(biāo)攤稍強。有簡單的區(qū)域劃分，一般為接待區(qū)、洽談區(qū)和游戲區(qū)。展臺分類—特裝—普通特裝普通特裝是最常見的展臺類型。在設(shè)計和材質(zhì)方面相對前兩種要復(fù)雜的多，擁有的功能多，分區(qū)也更為完善，有接待區(qū)、洽談區(qū)、展示區(qū)、游戲區(qū)、儲藏間、視頻區(qū)、休息區(qū)等。充分利用各種可能的要素，例如，展臺的材料、音響、光線、色彩和其它裝潢用品，不斷給觀眾以新鮮感，刺激其好奇心，使他們對展臺產(chǎn)生興趣。但是也不能毫無根據(jù)的設(shè)計，首要考慮的還是展臺的安全性。二、常用展臺材質(zhì)架構(gòu)相關(guān)：木質(zhì)、鋼架構(gòu)表面相關(guān)：防火板、波音片畫面、LOGO相關(guān)：寫真、即時貼、KT板、PVC、亞克力、塑料泡沫燈箱相關(guān)：木框、金屬框、亞克力框、有機板、燈箱片、燈管地臺相關(guān)：地毯、木地臺、發(fā)光地臺布類相關(guān)：彈力布、牛津布、寶麗布輔助相關(guān)：陽光板、涂料、等離子、音響設(shè)備等燈類相關(guān)：長臂射燈、大白燈（小太陽）、

筒燈、電腦燈三、設(shè)計與材質(zhì)的關(guān)聯(lián)架構(gòu)相關(guān)：木質(zhì)結(jié)構(gòu)較為常用，立體感、可塑性好，可以表現(xiàn)各種形狀的立體結(jié)構(gòu)。鋼結(jié)構(gòu)國際展會較為常用，通透感、現(xiàn)代感強。表面材料相關(guān)：防火板較厚，1.2*2.4米一塊，接縫處痕跡較為明顯。價格較貴。波音片較薄，接縫出容易處理，但對木質(zhì)結(jié)構(gòu)表面的平滑有較高要求，表面必須平整，否則看上去會坑洼不平。價格較為便宜但對制作工藝有較高要求。如果客戶預(yù)算高可以在防火板上再貼波音片，效果可以稍微細(xì)膩一些。兩種材料的選擇上與設(shè)計無太大關(guān)聯(lián)，主要是看供應(yīng)商更善于用那種材質(zhì)。畫面、LOGO相關(guān)：寫真背膠運用最多，可以直接貼在防火板、波音板、燈箱片、KT板上?？梢员憩F(xiàn)任何畫面。即時貼用于單色畫面，如刻單色LOGO，單色地貼等。LOGO分平面和立體兩種，平面是寫真背膠或即時貼，立體則是加KT板，亞克力等。立體LOGO中KT板最為便宜，亞克力的透光性更好，更有立體感，中間掏空可裝小燈做成發(fā)光字。更有效果，但是價格很貴。燈箱相關(guān)：燈箱為框架內(nèi)置燈管，有機片上貼燈箱片畫面組成?？梢愿鶕?jù)設(shè)計做成異形。燈箱的框架一般為木質(zhì)，金屬的造價稍高但是質(zhì)感好。最昂貴的是亞克力燈箱，適合高檔展會。燈箱的亮度是展臺效果中最重要的因素之一，燈箱里邊得燈管越多，功率越大就越亮。地臺相關(guān)：地臺使展臺的整體性，和立體感增強，可以用于配合體現(xiàn)整個展臺的主色調(diào)。配上發(fā)光地臺的展臺時代感更強。臺面發(fā)光地臺是木質(zhì)結(jié)構(gòu)埋上燈管上邊蓋上玻璃板。四面發(fā)光的地臺為四周埋燈管配合玻璃板，可以突出展位的輪廓。布類相關(guān)：布類多用繃出圓弧狀異形，很多情況下要配合燈光。彈力布彈性好可以很大限度拉扯，但是易燃，多數(shù)展會禁用。牛津布是彈力布的替代品，進口材質(zhì)，均勻透光好于彈力布，但是價格稍高。寶麗布可塑性不強透光性差。多用于繃背景。輔助相關(guān)：陽光板是一種透明中空酯類板材，一般有藍色、綠色、奶白色、無色、紅色。配合燈光可以起到裝飾點綴展臺的作用。涂料是用于表面上防火板或者波音片無法覆蓋的地方，用相同或相近的眼色覆蓋木質(zhì)結(jié)構(gòu)的原色。等離子音響設(shè)備等燈光相關(guān)：長臂射燈主要用于照展板，一般為黃色光。大白燈俗稱小太陽主要用來照展臺的某部分，比較明亮。筒燈多用于梁下點綴。電腦等多用于打LOGO，或者其他圖案。四、幾方面關(guān)心的溝通1、客戶方面2、設(shè)計方面3、供應(yīng)商方面1、客戶方面客戶只會提出一些想當(dāng)然的想法，大概的風(fēng)格，不會去詳細(xì)說具象的細(xì)節(jié)。我們需要運用我們所知來幫助客戶找到與他想法想吻合的具體方案，也是為我們以后的設(shè)計找準(zhǔn)方向、降低難度。比如一些客戶會說他想要一個神秘的，或科技感的、簡單大方、抽象、時尚、自然、高雅等等，我們都可以一一進行引導(dǎo)。神秘的主要可以用展臺主色調(diào)和燈光來表現(xiàn)，用暗色的防火板，稍微昏暗的燈光，用沙幔，絲絨等來裝飾?？萍几袕姷目梢酝扑]實用鋼結(jié)構(gòu)，主色調(diào)用太空銀色，燈光用冷色燈，比如藍色，用金屬質(zhì)感的材料或者涂料。簡單大方就是配色盡量少，裝飾少，多用大塊狀結(jié)構(gòu)，少用異型多用基本材料，燈光明快等。2、設(shè)計方面設(shè)計關(guān)心的是展臺的面積，位于展館什么位置，幾面開放，限高，展館的環(huán)境，需要哪些功能分區(qū)，展臺風(fēng)格等基本問題。3、供應(yīng)商方面供應(yīng)商注重的是展臺的搭建可行性（安全性），運用什么材料，搭建時間，價格等。最大問題在于避免到了搭建現(xiàn)場才發(fā)現(xiàn)問題，再做出修改。在前期的效果圖和施工圖中要詳細(xì)檢查安全可行性的一些細(xì)節(jié)。根據(jù)客戶要求設(shè)計展臺根據(jù)展臺的材質(zhì)的效果引領(lǐng)客戶要求采用相應(yīng)的材質(zhì)充分展示設(shè)計效果緊急預(yù)案（一）游戲問題；因電腦出現(xiàn)故障及斷電等因素，出現(xiàn)游戲不能正常進行設(shè)專人對設(shè)備進行檢查及維護。對可能出現(xiàn)的問題的設(shè)備準(zhǔn)備專用備件及備用機對主持人進行培訓(xùn)，若某個游戲出現(xiàn)問題，主持人對現(xiàn)場觀眾進行引導(dǎo)，實現(xiàn)向其他游戲的人員分流，給設(shè)備維護人員爭取檢修時間及空間。對禮儀人員進行標(biāo)準(zhǔn)話述培訓(xùn)，配合主持人進行人員分流，減少觀眾的負(fù)面情緒。準(zhǔn)備小型的備用禮品，若出現(xiàn)故障，向正在進行游戲的觀眾致歉，并派發(fā)禮品。當(dāng)出現(xiàn)斷電事故，主持人及現(xiàn)場工作人員，將觀眾引導(dǎo)至非電子類游戲，同時禮儀人員按照上述第4、5條操作。設(shè)備問題，AV設(shè)備線路問題或斷電及接觸不良，導(dǎo)致設(shè)備無法工作的問題。安排電工值展，每天開始及結(jié)束時對線路進行檢查，降低現(xiàn)場故障出現(xiàn)的可能盡量減少明線或者線路外露對可能出現(xiàn)的問題的設(shè)備如調(diào)音臺，準(zhǔn)備備用設(shè)備。所有明線必須用壓條固定，防止人員蹚塌，造成線路短路。緊急預(yù)案（二）人員問題：游戲吸引觀眾導(dǎo)致的人員過于擁擠主持人引導(dǎo)觀眾進行其他游戲，進行人員分流；禮儀小姐協(xié)助。問題：由于爭搶獎品造成的人員過于擁擠測量適當(dāng)?shù)木嚯x，在展臺前1米拉警戒線。保護簽到臺，人員過多時，讓禮儀小姐從臺后走到臺前進行禮品發(fā)放?？刂拼痤}卡發(fā)放數(shù)量將獎品的發(fā)放由集中發(fā)放改為定時或定量發(fā)放臨時增設(shè)對獎點對人員進行分流（便攜式促銷臺等）其他實行現(xiàn)場總控負(fù)責(zé)制，所有現(xiàn)場發(fā)生的問題，由現(xiàn)場總控組織相關(guān)人員予以解決。保持各展臺間的溝通與工作量彈性，在現(xiàn)場總控的協(xié)調(diào)下，各展臺間進行彈性支援。會議期間，突發(fā)重大意外事故時的緊急處理（醫(yī)療，消防，治安等）緊急預(yù)案（三）衛(wèi)星會答題器發(fā)放問題：由于衛(wèi)星會參會人員較多，答題器發(fā)放及收取容易造成混亂將所有答題器按順序排列，并逐一編號。衛(wèi)星會當(dāng)天中午11：30分開始在會場門口發(fā)放答題器，并收取代表胸卡，并放到相應(yīng)的格子里。會議開始前會場投影幕打出轉(zhuǎn)場PPT，重點說明答題器的使用及回收情況。會場內(nèi)人員12：00開始發(fā)放，設(shè)立多點發(fā)放處，要求多人逐排發(fā)放，并收取代表胸卡。會議人數(shù)超出預(yù)期范圍，答題器數(shù)量不足時，則發(fā)放禮品卷。會議結(jié)束后在會場內(nèi)外同時收取答題器并返還代表胸卡，并發(fā)放獎品若領(lǐng)取人員較多臨時增設(shè)對獎點對人員進行分流對可能出現(xiàn)的問題的設(shè)備準(zhǔn)備專用備件及備用機其他實行現(xiàn)場總控負(fù)責(zé)制