酒店檔案文書管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案文書在酒店經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案文書由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案信息的一致性和完整性。2.真實性原則：檔案文書應(yīng)如實反映酒店各項業(yè)務(wù)活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案文書，確保無遺漏。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案文書的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案文書管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善酒店檔案文書管理制度，并組織實施。2.負責(zé)酒店各類檔案文書的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案文書檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對檔案文書進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案文書管理工作。6.負責(zé)檔案文書的借閱、歸還、查閱登記等管理。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案文書的收集、整理、初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案文書的鑒定、銷毀等工作。3.嚴格遵守檔案文書管理制度，正確使用和保管本部門的檔案文書。三、檔案文書的收集（一）收集范圍1.酒店經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告等。2.酒店人事管理方面的檔案，包括員工檔案、培訓(xùn)記錄等。3.酒店財務(wù)管理方面的憑證、賬簿、報表等。4.酒店市場營銷活動中的客戶資料、營銷方案、宣傳資料等。5.酒店工程建設(shè)、設(shè)備維護方面的圖紙、資料、記錄等。6.酒店行政管理方面的文件、會議記錄、通知等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案文書收集齊全，不得遺漏。2.檔案文書應(yīng)保持原件完整，如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存地點。3.收集的檔案文書應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備。四、檔案文書的整理（一）分類標準1.行政管理類：包括酒店行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)管理類：會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.市場營銷類：客戶資料、市場調(diào)研報告、營銷活動方案等。5.工程管理類：工程圖紙、施工記錄、設(shè)備維護檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案文書。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的檔案文書進行分類。2.對每一類檔案文書進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案文書中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對破損或褪色的檔案文書進行修復(fù)或復(fù)制。5.按照一定順序排列檔案文書，如時間順序、重要程度等。五、檔案文書的歸檔（一）歸檔時間1.各部門形成的檔案文書應(yīng)在次年第一季度內(nèi)移交綜合管理部門歸檔。2.對于緊急或重要的檔案文書，應(yīng)及時移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案文書移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案文書進行核對、檢查，符合要求的予以接收歸檔。3.填寫檔案文書歸檔登記表，注明檔案名稱、數(shù)量、日期、移交部門等信息。六、檔案文書的存儲（一）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進行定期備份。（二）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于查找和取用。3.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。七、檔案文書的檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.利用電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文書的快速檢索。（二）檢索方法1.根據(jù)檔案編號、名稱、日期等信息在紙質(zhì)目錄索引或電子系統(tǒng)中進行查找。2.對于模糊查詢，可輸入相關(guān)關(guān)鍵詞進行檢索。八、檔案文書的借閱（一）借閱范圍1.酒店內(nèi)部員工因工作需要可借閱相關(guān)檔案文書。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來等原因需借閱檔案文書的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.填寫檔案文書借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、用途等信息。2.經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，填寫檔案文書借閱登記表。（三）借閱期限1.一般檔案文書的借閱期限為[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文書，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案文書，如需延期應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱檔案文書不得帶出酒店，如需帶出應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人批準。九、檔案文書的查閱（一）查閱范圍酒店內(nèi)部員工因工作需要可查閱相關(guān)檔案文書。（二）查閱手續(xù)1.填寫檔案文書查閱申請表，注明查閱檔案名稱、查閱期限、用途等信息。2.經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，在指定地點提供查閱服務(wù)，并進行查閱登記。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守查閱場所的規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標記。2.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。十、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對檔案文書進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員參加。3.根據(jù)檔案的價值、歷史意義、現(xiàn)實利用情況等因素，確定檔案的保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案文書，由綜合管理部門提出銷毀意見，填寫檔案文書銷毀申請表。2.經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀。3.銷毀檔案文書時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。十一、檔案文書的保密（一）保密范圍1.涉及酒店商業(yè)秘密、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容的檔案文書。2.未經(jīng)公開的酒店經(jīng)營管理策略、會議紀要等檔案文書。（二）保密措施1.對檔案文書管理人員進行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，對敏感檔案進行加密存儲。4.借閱、查閱檔案文書時，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。十二、檔案文書管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門酒店綜合管理部門負責(zé)對各部門檔案文書管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案文書管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案文書的收集、整理、歸檔、存儲等工作質(zhì)量。3.檔案文書的借閱、查閱登記情況。4.檔案文書的保密措施落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每季度對各部門檔案文書管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案文書管理工作進行抽