企業(yè)會議室管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司會議室的規(guī)范化管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議、活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于大會議室、小會議室、接待室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會議室由行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請先使用原則：根據(jù)申請時間先后順序安排會議室的使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵各部門充分利用會議室資源，提高會議效率，避免資源浪費。二、會議室分類及設(shè)施配備（一）會議室分類1.大會議室：可容納[x]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，適用于公司全體會議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等。2.小會議室：可容納[x]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備，適用于部門會議、小組討論、小型培訓(xùn)等。3.接待室：可容納[x]人，配備沙發(fā)、茶幾、飲水機等，適用于客戶接待、商務(wù)洽談等。（二）設(shè)施配備1.基本設(shè)施：每個會議室均配備桌椅、照明設(shè)備、空調(diào)等基本設(shè)施，確保會議環(huán)境舒適。2.視聽設(shè)備：根據(jù)會議室規(guī)模和功能需求，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等視聽設(shè)備，滿足會議的多樣化需求。3.其他設(shè)備：部分會議室可根據(jù)需要配備電視、電腦、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，方便會議資料的展示和打印。三、會議室使用申請與審批（一）申請流程1.申請人填寫申請表：使用人需提前[x]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批，確認(rèn)會議的必要性和合理性。3.行政部門審核：行政部門對申請表進行審核，檢查申請時間是否沖突、設(shè)備需求是否合理等，審核通過后安排會議室。（二）緊急申請如遇緊急會議或突發(fā)情況需要使用會議室，申請人可通過電話或郵件向行政部門說明情況，行政部門在確保會議室未被占用的前提下，優(yōu)先安排使用，并在事后補辦申請手續(xù)。（三）審批權(quán)限1.大會議室：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.小會議室：由部門負(fù)責(zé)人審批。3.接待室：由行政部門負(fù)責(zé)人審批。四、會議室使用安排（一）使用時間1.正常工作日：上午[x]點至下午[x]點為會議室正常使用時間，各部門應(yīng)盡量在該時間段內(nèi)安排會議。2.非工作日：因工作需要確需使用會議室的，需提前向行政部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。（二）使用時長1.一般會議：每次會議使用時長原則上不超過[x]小時，如需延長使用時間，需提前向行政部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.特殊會議：對于重要會議或大型活動，可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長使用時間，但需提前告知行政部門，以便做好相關(guān)安排。（三）會議安排沖突處理1.時間沖突：當(dāng)多個部門申請同一時間段的會議室時，行政部門將根據(jù)會議的重要性和緊急程度進行協(xié)調(diào)安排。如無法協(xié)調(diào)解決，原則上按照申請時間先后順序安排，重要會議優(yōu)先。2.設(shè)備沖突：若多個會議對會議室設(shè)備需求存在沖突，行政部門將根據(jù)設(shè)備的可用情況進行合理調(diào)配，優(yōu)先滿足重要會議的設(shè)備需求。五、會議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.使用人提前到達(dá)會議室：使用人應(yīng)提前[x]分鐘到達(dá)會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如擺放資料、調(diào)試設(shè)備等。2.檢查設(shè)備運行情況：使用人在使用會議室前，需檢查投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備是否正常運行，如有問題及時通知行政部門維修人員。3.保持會議室整潔：使用人應(yīng)保持會議室整潔衛(wèi)生，會議結(jié)束后將垃圾帶走，桌椅擺放整齊，恢復(fù)會議室原狀。（二）使用過程規(guī)范1.愛護會議室設(shè)施設(shè)備：使用人在使用過程中應(yīng)愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，需照價賠償。2.遵守會議紀(jì)律：參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、大聲喧嘩，確保會議秩序。3.合理使用設(shè)備：使用人應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用會議室的設(shè)備，如需技術(shù)支持，可聯(lián)系行政部門維修人員。（三）使用后清理1.整理會議資料：會議結(jié)束后，使用人應(yīng)及時整理會議資料，將不需要的資料帶走，不得隨意丟棄在會議室。2.關(guān)閉設(shè)備電源：使用人在會議結(jié)束后，應(yīng)關(guān)閉投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備電源，關(guān)閉照明設(shè)備和空調(diào)。3.檢查會議室設(shè)施設(shè)備：使用人在離開會議室前，需再次檢查會議室的設(shè)施設(shè)備是否正常，桌椅是否擺放整齊，如有問題及時通知行政部門。六、會議室維護與管理（一）定期維護1.設(shè)備維護：行政部門定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行維護保養(yǎng)，檢查投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等設(shè)備的運行情況，及時更換損壞的部件，確保設(shè)備正常運行。2.環(huán)境衛(wèi)生維護：行政部門安排專人定期對會議室進行清潔消毒，保持會議室的整潔衛(wèi)生，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。（二）故障維修1.及時報修：使用人在使用會議室過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或其他問題，應(yīng)及時通知行政部門維修人員，并說明故障情況。2.維修記錄：行政部門維修人員接到報修通知后，應(yīng)及時進行維修，并做好維修記錄，包括故障原因、維修時間、維修人員等信息。3.維修跟蹤：對于一些較為復(fù)雜的設(shè)備故障，行政部門應(yīng)跟蹤維修進度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。（三）設(shè)備更新1.需求評估：行政部門定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行評估，根據(jù)公司發(fā)展需求和實際使用情況，提出設(shè)備更新建議。2.預(yù)算安排：公司根據(jù)行政部門提出的設(shè)備更新建議，安排相應(yīng)的預(yù)算，及時更新會議室的設(shè)施設(shè)備，提高會議室的使用效率和舒適度。七、會議室安全管理（一）消防安全1.配備消防設(shè)施：在會議室配備滅火器、消防栓等消防設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保消防設(shè)施完好有效。2.遵守消防規(guī)定：使用人在會議室使用過程中應(yīng)遵守消防規(guī)定，不得在會議室吸煙、使用明火，不得堵塞消防通道。3.消防培訓(xùn)：行政部門定期組織會議室使用人員進行消防知識培訓(xùn)，提高使用人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）用電安全1.規(guī)范用電行為：使用人在會議室使用過程中應(yīng)規(guī)范用電行為，不得隨意亂拉電線、使用大功率電器，確保用電安全。2.檢查用電設(shè)備：行政部門定期對會議室的用電設(shè)備進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除用電安全隱患。3.應(yīng)急處置：如發(fā)生用電安全事故，使用人應(yīng)立即切斷電源，并及時通知行政部門和相關(guān)部門進行處理。（三）其他安全管理1.防盜安全：會議室使用結(jié)束后，使用人應(yīng)關(guān)好門窗，妥善保管會議資料和貴重物品，防止被盜。2.信息安全：涉及公司機密信息的會議，使用人應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保信息安全。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請使用會議室：未經(jīng)申請擅自使用會議室或未按規(guī)定流程申請使用會議室。2.違反會議室使用規(guī)范：在會議室使用過程中違反使用規(guī)范，如損壞設(shè)施設(shè)備、破壞環(huán)境衛(wèi)生、違反會議紀(jì)律等。3.擅自更改會議室使用時間或用途：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自更改會議室使用時間或用途。4.未按規(guī)定進行會議室清理：會議結(jié)束后未按規(guī)定清理會議室，造成會議室臟亂差。（二）處理措施1.警告：對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的行為，給予罰款處理，罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)而定。3.取消會議室使用資格：對于嚴(yán)重違規(guī)行為，取消其一段時