行政機票預(yù)定管理制度?總則目的為規(guī)范公司行政機票預(yù)定管理工作，確保員工出差、商務(wù)活動等出行安排的合理性、高效性和經(jīng)濟性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)需要乘坐飛機出行的機票預(yù)定相關(guān)事宜?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及民航相關(guān)規(guī)定進行機票預(yù)定操作。2.經(jīng)濟性原則：在滿足工作需求的前提下，優(yōu)先選擇經(jīng)濟實惠的機票，降低公司出行成本。3.便捷性原則：確保機票預(yù)定流程簡便快捷，不影響員工正常出行安排。4.責任明確原則：明確各相關(guān)部門及人員在機票預(yù)定過程中的職責，確保工作有序開展。機票預(yù)定流程出行申請1.員工因公務(wù)需要乘坐飛機出行，應(yīng)提前填寫《出差申請表》或《商務(wù)活動申請表》，詳細注明出行目的、行程安排、預(yù)計出行日期、乘坐航班要求等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審批同意，對于涉及重要項目或大額費用的出行申請，還需按照公司相關(guān)規(guī)定報上級領(lǐng)導審批。預(yù)定申請1.員工持經(jīng)審批通過的申請表，向公司行政部門提交機票預(yù)定申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括具體航班需求（如航空公司、航班時間、艙位等級等）。2.行政部門收到預(yù)定申請后，應(yīng)根據(jù)員工出行需求及公司機票預(yù)定相關(guān)規(guī)定進行初步審核。預(yù)定操作1.審核通過后，行政部門按照以下方式進行機票預(yù)定：公司協(xié)議合作渠道：優(yōu)先通過與公司簽訂協(xié)議的機票代理機構(gòu)或航空公司官方網(wǎng)站進行預(yù)定，以獲取更優(yōu)惠的價格和服務(wù)。價格比較：若協(xié)議渠道無法滿足需求，可通過其他正規(guī)機票預(yù)訂平臺進行價格比較，選擇性價比最高的機票。但需確保所選擇的平臺具備合法資質(zhì)，且能夠提供有效的電子行程單和發(fā)票。預(yù)定確認：成功預(yù)定機票后，行政部門應(yīng)及時與員工確認預(yù)定信息，包括航班號、起飛時間、到達時間、座位信息等，并告知員工機票預(yù)定的相關(guān)注意事項。機票變更與退票1.變更：因特殊原因需要變更機票信息（如航班時間、艙位等級等），員工應(yīng)提前向行政部門提出申請。行政部門根據(jù)實際情況與航空公司或機票代理機構(gòu)溝通協(xié)商，辦理變更手續(xù)。如因變更產(chǎn)生額外費用，按照公司費用報銷相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.退票：若行程取消或變更導致機票需要退票，員工同樣應(yīng)提前向行政部門申請。行政部門按照航空公司或機票代理機構(gòu)的退票政策辦理退票手續(xù)，并及時將退票款項退還至公司賬戶。退票產(chǎn)生的手續(xù)費等相關(guān)費用，由申請退票的員工承擔。機票價格管理價格監(jiān)控1.行政部門應(yīng)定期對市場機票價格進行監(jiān)控，關(guān)注各大航空公司及機票預(yù)訂平臺的價格動態(tài)，掌握不同航線、不同時段的價格波動情況。2.通過與協(xié)議合作渠道及其他相關(guān)機構(gòu)保持密切溝通，及時獲取優(yōu)惠信息和價格調(diào)整通知。優(yōu)惠政策利用1.充分利用公司與航空公司、機票代理機構(gòu)簽訂的合作協(xié)議，爭取更多的優(yōu)惠政策，如折扣優(yōu)惠、積分累積、額外服務(wù)等。2.關(guān)注航空公司及相關(guān)機構(gòu)推出的各類促銷活動，合理安排員工出行時間，以便能夠享受到更多優(yōu)惠。價格審批1.對于超出公司常規(guī)機票價格標準的預(yù)定申請，行政部門應(yīng)進行詳細審核，并填寫《機票價格審批表》。2.《機票價格審批表》應(yīng)包括出行員工信息、出行事由、申請航班信息、申請價格及原因、價格對比情況等內(nèi)容。3.審批表需經(jīng)部門負責人、財務(wù)部門及上級領(lǐng)導審批同意后方可進行預(yù)定操作。機票報銷管理報銷憑證要求1.員工報銷機票費用時，應(yīng)提供有效的報銷憑證，包括電子行程單和發(fā)票。電子行程單應(yīng)加蓋航空公司電子客票業(yè)務(wù)專用章，發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。2.報銷憑證上的信息應(yīng)與機票預(yù)定信息一致，包括姓名、航班號、起飛時間、到達時間、票價、稅費等。報銷流程1.員工在完成出行后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)（一般為出差結(jié)束后[x]個工作日內(nèi)）將填寫完整的《費用報銷單》及相關(guān)報銷憑證提交至部門負責人處進行初審。2.部門負責人對報銷內(nèi)容的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對報銷憑證及相關(guān)手續(xù)進行再次審核，重點審核報銷金額是否符合公司規(guī)定、報銷憑證是否齊全合規(guī)等。審核無誤后，辦理報銷支付手續(xù)。報銷標準1.公司根據(jù)不同職級、出行目的等制定相應(yīng)的機票報銷標準。具體標準如下：職級A：國內(nèi)航班經(jīng)濟艙及以下艙位，特殊情況經(jīng)審批可乘坐商務(wù)艙；國際航班根據(jù)實際情況及工作需要確定艙位等級。職級B：國內(nèi)航班經(jīng)濟艙及以下艙位，如因工作需要乘坐商務(wù)艙需提前申請并經(jīng)審批；國際航班根據(jù)實際情況及工作需要確定艙位等級。職級C：國內(nèi)航班經(jīng)濟艙，國際航班根據(jù)實際情況及工作需要確定艙位等級。其他：如因特殊業(yè)務(wù)需求或緊急情況需要乘坐高于報銷標準的艙位，需提前提交專項申請并經(jīng)上級領(lǐng)導審批同意。2.對于超出報銷標準的部分，原則上由員工個人承擔。如因特殊原因經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意報銷的，超出部分需在報銷單上注明原因及審批情況。相關(guān)部門職責行政部門1.負責公司機票預(yù)定的整體管理工作，制定和完善機票預(yù)定管理制度及流程。2.審核員工機票預(yù)定申請，按照規(guī)定進行機票預(yù)定操作，及時與員工確認預(yù)定信息。3.協(xié)調(diào)處理機票變更、退票等相關(guān)事宜，與航空公司、機票代理機構(gòu)保持溝通聯(lián)系。4.定期監(jiān)控機票市場價格，收集整理優(yōu)惠信息，為公司爭取有利的價格政策。5.負責機票報銷憑證的初步審核工作，確保報銷憑證的真實性和完整性。部門負責人1.對本部門員工的機票預(yù)定申請進行審批，確保出行安排的合理性和必要性。2.監(jiān)督本部門員工遵守機票預(yù)定及報銷相關(guān)制度，對違規(guī)行為進行糾正和處理。3.根據(jù)工作實際情況，合理安排員工出行，控制部門機票費用支出。財務(wù)部門1.負責審核機票報銷申請，對報銷金額的合規(guī)性進行把關(guān)，確保費用支出符合公司財務(wù)規(guī)定。2.按照公司財務(wù)制度辦理機票報銷支付手續(xù)，及時記錄和核算機票費用。3.對公司機票費用進行統(tǒng)計分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。員工1.按照公司規(guī)定填寫出行申請和機票預(yù)定申請，提供真實準確的出行信息。2.嚴格遵守機票預(yù)定及報銷相關(guān)制度，配合行政部門和財務(wù)部門完成各項手續(xù)。3.在出行過程中妥善保管好機票及相關(guān)報銷憑證，如有遺失應(yīng)及時采取補救措施。信息管理與保密信息記錄1.行政部門應(yīng)建立完善的機票預(yù)定信息記錄檔案，對每次機票預(yù)定的相關(guān)信息進行詳細記錄，包括出行員工信息、預(yù)定申請時間、預(yù)定航班信息、價格、報銷情況等。2.信息記錄應(yīng)確保真實、準確、完整，以便于查詢和統(tǒng)計分析。保密要求1.涉及機票預(yù)定的各類信息屬于公司內(nèi)部敏感信息，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。2.在機票預(yù)定操作過程中，要注意保護員工個人隱私信息，防止信息泄露給第三方造成不良影響。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對機票預(yù)定及報銷情況進行審計檢查，核實相關(guān)操作是否符合公司制度規(guī)定，費用支出是否合理合規(guī)。2.審計檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。違規(guī)處理1.對于違反機票預(yù)定及報銷管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定流程申請機票預(yù)定、提供虛假報銷信息等，給予警告處分，并要求當事人立即整改。對于嚴重違規(guī)行為，如惡意套取機票費用、故意提供不實信息導致公司損失等，除追回違規(guī)所得外，還將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予紀律處分，情