軟件采購(gòu)資產(chǎn)管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司軟件采購(gòu)資產(chǎn)管理，規(guī)范軟件采購(gòu)行為，提高軟件資產(chǎn)使用效益，保障公司信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門軟件采購(gòu)資產(chǎn)的管理，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等各類軟件資產(chǎn)的采購(gòu)、使用、維護(hù)、處置等全過(guò)程。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司軟件采購(gòu)資產(chǎn)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護(hù)、統(tǒng)一處置的管理模式，確保軟件資產(chǎn)的合理使用和有效管理。2.合規(guī)性原則：軟件采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。3.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮軟件資產(chǎn)的性價(jià)比，提高軟件資產(chǎn)的使用效益，降低采購(gòu)成本。4.安全性原則：重視軟件資產(chǎn)的安全管理，采取必要的安全措施，保障公司信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止軟件資產(chǎn)泄露、被惡意攻擊等安全事件的發(fā)生。職責(zé)分工采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)軟件采購(gòu)項(xiàng)目的需求調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等工作。2.按照公司采購(gòu)流程，組織實(shí)施軟件采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。3.協(xié)調(diào)解決軟件采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，保證軟件按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。信息技術(shù)部門1.參與軟件采購(gòu)項(xiàng)目的需求調(diào)研和技術(shù)選型，提供專業(yè)的技術(shù)意見(jiàn)和建議。2.負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的安裝、調(diào)試、配置、維護(hù)等技術(shù)支持工作，保障軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立軟件資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行登記、分類、編號(hào)等管理，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。4.制定軟件安全策略，加強(qiáng)軟件資產(chǎn)的安全防護(hù)，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。5.對(duì)軟件使用情況進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估，提出優(yōu)化建議，提高軟件資產(chǎn)的使用效益。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)軟件采購(gòu)預(yù)算的編制、審核和執(zhí)行控制，確保采購(gòu)資金的合理使用。2.參與軟件采購(gòu)合同的審核，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算和支付管理。3.對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，按照相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行賬務(wù)處理，確保軟件資產(chǎn)價(jià)值的準(zhǔn)確反映。使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出軟件采購(gòu)申請(qǐng)，明確軟件功能、性能、數(shù)量等具體要求。2.負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的日常使用和保管，確保軟件資產(chǎn)的安全和完整。3.配合采購(gòu)部門、信息技術(shù)部門等開(kāi)展軟件采購(gòu)相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.及時(shí)反饋軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和需求變化，以便及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。軟件采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前制定軟件采購(gòu)計(jì)劃，明確軟件名稱、版本、功能需求、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門匯總各部門采購(gòu)計(jì)劃后，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成年度軟件采購(gòu)計(jì)劃草案。3.年度軟件采購(gòu)計(jì)劃草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃作為軟件采購(gòu)工作的依據(jù)，不得隨意變更。如有特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按照原審批程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集軟件供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。2.在選擇軟件供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格等因素，進(jìn)行多輪比較和篩選。3.對(duì)于重要的軟件采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，確保選擇到合適的供應(yīng)商。4.確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)與其簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件功能、性能、價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)法律合規(guī)部門審核，確保合同合法有效。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門填寫軟件采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)軟件的名稱、版本、功能需求、采購(gòu)數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.需求調(diào)研：采購(gòu)部門會(huì)同信息技術(shù)部門等相關(guān)部門，對(duì)使用部門提出的軟件需求進(jìn)行調(diào)研和分析，確保采購(gòu)的軟件能夠滿足公司業(yè)務(wù)實(shí)際需求。3.供應(yīng)商選擇與談判：采購(gòu)部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，在供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判過(guò)程中，應(yīng)明確軟件價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款，并形成談判記錄。4.合同簽訂：采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，經(jīng)法律合規(guī)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。5.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同約定，跟蹤軟件交付進(jìn)度，確保軟件按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。在軟件交付前，采購(gòu)部門應(yīng)組織信息技術(shù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收測(cè)試，確保軟件符合需求規(guī)格要求。6.付款結(jié)算：軟件驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核無(wú)誤后進(jìn)行付款結(jié)算。軟件資產(chǎn)管理資產(chǎn)登記1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立軟件資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)公司所有軟件資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記。軟件資產(chǎn)臺(tái)賬應(yīng)包括軟件名稱、版本、購(gòu)買日期、購(gòu)買價(jià)格、使用部門、使用人等信息。2.對(duì)于通過(guò)自行開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)等方式獲得的軟件資產(chǎn)，信息技術(shù)部門應(yīng)在軟件完成開(kāi)發(fā)并驗(yàn)收合格后，及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)登記。3.軟件資產(chǎn)登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，便于查詢和管理。信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)軟件資產(chǎn)臺(tái)賬進(jìn)行更新和維護(hù)，保證臺(tái)賬信息與實(shí)際情況一致。資產(chǎn)分類與編號(hào)1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)軟件資產(chǎn)的用途、功能、性質(zhì)等因素，對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行分類。軟件資產(chǎn)分類可參考以下標(biāo)準(zhǔn)：操作系統(tǒng)類、辦公軟件類、業(yè)務(wù)軟件類、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)類、安全軟件類等。2.為便于軟件資產(chǎn)的管理和識(shí)別，信息技術(shù)部門應(yīng)對(duì)每類軟件資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映軟件資產(chǎn)的類別、版本、購(gòu)買時(shí)間等信息。3.軟件資產(chǎn)編號(hào)應(yīng)在軟件資產(chǎn)臺(tái)賬中明確記錄，并在軟件安裝介質(zhì)、使用文檔等相關(guān)資料上標(biāo)注，以便于識(shí)別和管理。資產(chǎn)配置1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員崗位設(shè)置，合理配置軟件資產(chǎn)。在軟件配置過(guò)程中，應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、按需分配、節(jié)約使用的原則，確保軟件資產(chǎn)得到充分利用。2.對(duì)于新入職員工，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)其工作崗位需求，及時(shí)為其配置相應(yīng)的軟件資產(chǎn)，并進(jìn)行必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使其能夠熟練使用軟件。3.對(duì)于崗位調(diào)整或離職的員工，信息技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整或收回其使用的軟件資產(chǎn)，確保軟件資產(chǎn)的合理流轉(zhuǎn)和安全管理。資產(chǎn)維護(hù)1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)軟件資產(chǎn)的日常維護(hù)工作，包括軟件安裝、調(diào)試、升級(jí)、故障排除等。應(yīng)建立軟件維護(hù)檔案，記錄軟件維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。2.定期對(duì)軟件資產(chǎn)進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)軟件存在的問(wèn)題和安全隱患，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于需要升級(jí)的軟件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批后，及時(shí)組織升級(jí)。3.加強(qiáng)軟件資產(chǎn)的安全防護(hù)，采取必要的安全措施，如安裝殺毒軟件、防火墻、加密軟件等，防止軟件資產(chǎn)泄露、被惡意攻擊等安全事件的發(fā)生。4.建立軟件使用情況反饋機(jī)制，鼓勵(lì)使用部門和員工及時(shí)反饋軟件使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和需求，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)反饋情況及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，提高軟件資產(chǎn)的使用效益。資產(chǎn)盤點(diǎn)1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織軟件資產(chǎn)盤點(diǎn)工作，確保軟件資產(chǎn)賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期一般為每年一次，可結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)審計(jì)工作進(jìn)行。2.在軟件資產(chǎn)盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)軟件資產(chǎn)臺(tái)賬與實(shí)際安裝使用情況，檢查軟件資產(chǎn)的完整性、可用性、安全性等。對(duì)于盤盈、盤虧的軟件資產(chǎn)，應(yīng)查明原因，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，信息技術(shù)部門應(yīng)編制軟件資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)工作情況，提出存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)報(bào)公司管理層審批后存檔。軟件使用管理使用規(guī)范1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格按照軟件使用說(shuō)明書(shū)和相關(guān)操作規(guī)程使用軟件資產(chǎn)，不得擅自更改軟件的設(shè)置和參數(shù)。2.不得在公司信息系統(tǒng)中安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件，嚴(yán)禁使用盜版軟件。如因工作需要安裝特定軟件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。3.妥善保管軟件資產(chǎn)的安裝介質(zhì)、使用文檔等相關(guān)資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的軟件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。權(quán)限管理1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)員工的工作崗位和職責(zé)，合理分配軟件使用權(quán)限。軟件使用權(quán)限應(yīng)明確規(guī)定可訪問(wèn)的軟件功能、數(shù)據(jù)范圍、操作級(jí)別等。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)和敏感信息的軟件，應(yīng)實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)員工的軟件使用權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限與崗位職責(zé)相符。對(duì)于崗位變動(dòng)或離職的員工，應(yīng)及時(shí)收回或調(diào)整其軟件使用權(quán)限。培訓(xùn)與支持1.信息技術(shù)部門應(yīng)定期組織軟件使用培訓(xùn)，幫助員工熟悉軟件功能和操作方法，提高員工的軟件使用技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括軟件基礎(chǔ)知識(shí)、操作流程、常見(jiàn)問(wèn)題解決等。2.建立軟件使用支持機(jī)制，為員工提供軟件使用方面的技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。員工在使用軟件過(guò)程中遇到問(wèn)題，可通過(guò)電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式向信息技術(shù)部門尋求幫助。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)和探索軟件的新功能和應(yīng)用技巧，提高工作效率。對(duì)于在軟件使用方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。軟件處置管理處置原則1.軟件處置應(yīng)遵循安全、合規(guī)、效益的原則，確保軟件資產(chǎn)在處置過(guò)程中不泄露公司機(jī)密信息，不影響公司正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，并盡可能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)價(jià)值最大化。2.對(duì)于已不再使用、技術(shù)落后、存在安全隱患或其他原因需要處置的軟件資產(chǎn)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和處置。處置方式1.報(bào)廢：對(duì)于已過(guò)使用期限、無(wú)法正常運(yùn)行且無(wú)維修價(jià)值的軟件資產(chǎn)，經(jīng)信息技術(shù)部門鑒定后，可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢軟件資產(chǎn)應(yīng)在軟件資產(chǎn)臺(tái)賬中進(jìn)行注銷，并按照公司固定資產(chǎn)報(bào)廢相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.轉(zhuǎn)讓：對(duì)于仍有使用價(jià)值但公司不再需要的軟件資產(chǎn)，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可進(jìn)行轉(zhuǎn)讓。轉(zhuǎn)讓軟件資產(chǎn)應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，通過(guò)市場(chǎng)交易等方式進(jìn)行，確保轉(zhuǎn)讓價(jià)格合理，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)讓手續(xù)。3.捐贈(zèng)：對(duì)于符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的軟件資產(chǎn)，可考慮進(jìn)行捐贈(zèng)。捐贈(zèng)軟件資產(chǎn)應(yīng)選擇合適的受贈(zèng)對(duì)象，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)，確保捐贈(zèng)行為合法合規(guī)。處置流程1.申請(qǐng)：使用部門或信息技術(shù)部門發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)需要處置時(shí)，應(yīng)填寫軟件資產(chǎn)處置申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明處置原因、處置方式、軟件資產(chǎn)基本情況等信息，并提交至信息技術(shù)部門。2.鑒定：信息技術(shù)部門對(duì)申請(qǐng)?zhí)幹玫能浖Y產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定，評(píng)估其是否符合處置條件，并提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于需要報(bào)廢的軟件資產(chǎn)，應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行審核確認(rèn)。3.審批：軟件資產(chǎn)處置申請(qǐng)表經(jīng)信息技術(shù)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。對(duì)于涉及金額較大或重要的軟件資產(chǎn)處置，應(yīng)提交公司董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審議。4.處置實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)的軟件資產(chǎn)處置申請(qǐng)，由信息技術(shù)部門或相關(guān)部門按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行實(shí)施。在處置過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄和資料歸檔工作。5.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)軟件資產(chǎn)處置審批文件和相關(guān)處置憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整軟件資產(chǎn)賬面價(jià)值，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)軟件采購(gòu)資產(chǎn)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查軟件采購(gòu)流程是否合規(guī)、資產(chǎn)登記是否準(zhǔn)確、使用管理是否規(guī)范、處置是否符合規(guī)定等。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反軟件采購(gòu)資產(chǎn)管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。日常檢查1.信息技