酒店會計檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強酒店會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店總部及各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指酒店在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等。2.記賬憑證，涵蓋收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，全面記錄酒店經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總分類賬簿。2.明細賬，詳細反映各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)明細情況的賬簿。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)情況說明書，對酒店財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等進行分析說明的文件。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報表。4.會計檔案移交清冊。5.會計檔案保管清冊。6.會計檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價值的會計資料。三、會計檔案的整理（一）會計憑證的整理1.每月結(jié)賬后，會計人員應(yīng)及時將各類原始憑證按記賬憑證的編號順序進行整理，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)先進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.在記賬憑證的右側(cè)或左側(cè)粘貼原始憑證，注意粘貼整齊、牢固，不得影響憑證的翻閱和日后查閱。4.每本憑證應(yīng)加具封面和封底，封面應(yīng)注明酒店名稱、憑證所屬年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一整理。2.對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白頁，撤掉賬夾，用結(jié)實的紙張將賬頁裝訂成冊，并在封面上注明賬簿種類、年度、冊數(shù)等信息。3.對于訂本式賬簿，應(yīng)保持原有的裝訂形式，不得隨意拆封。如有空白頁，應(yīng)劃對角線注銷，并由記賬人員蓋章。（三）財務(wù)會計報告的整理1.月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月、季分別裝訂成冊，封面注明酒店名稱、所屬年度、月份、季度、報告名稱等信息。2.年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨裝訂，封面應(yīng)注明酒店名稱、年度、報告名稱等信息，并按規(guī)定加蓋酒店公章、法定代表人章等印章。3.財務(wù)會計報告的附件，如報表附注、審計報告等，應(yīng)與主報告一同裝訂，并在附件上注明所屬主報告的名稱和頁碼。（四）其他會計資料的整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月份或季度分別整理，注明所屬期間、銀行名稱等信息。2.納稅申報表應(yīng)按稅種、所屬期間分別整理，裝訂成冊。3.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按年度分別整理，一式多份，以備存檔和查閱。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告保管期限為年度財務(wù)會計報告永久保管，月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料保管期限為10年，其中銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年。（二）保管地點1.酒店應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計檔案的安全存放。2.會計檔案保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別，分別設(shè)置存放區(qū)域，并進行標(biāo)識。2.會計檔案應(yīng)擺放整齊，便于查找和翻閱。對于電子會計檔案，應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進行備份，異地存放。3.酒店應(yīng)指定專人負責(zé)會計檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)知識和技能，熟悉會計檔案管理規(guī)定，確保會計檔案的安全和完整。4.非會計檔案保管人員不得擅自進入會計檔案保管庫房，如需查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)，并在保管人員的陪同下進行。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計檔案保管部門查閱。2.查閱會計檔案時，應(yīng)在保管人員指定的地點進行，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄會計檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)保管人員同意，并進行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將會計檔案歸還保管人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.酒店外部單位因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)酒店財務(wù)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還日期等事項，并經(jīng)保管人員和財務(wù)負責(zé)人簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還會計檔案，并在《會計檔案借閱登記表》上簽字確認。六、會計檔案的移交（一）內(nèi)部移交1.酒店內(nèi)部會計人員因工作調(diào)動、離職等原因，需要辦理會計檔案移交手續(xù)時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交的會計檔案名稱、數(shù)量、起止日期等信息。2.移交人員應(yīng)將所保管的會計檔案在規(guī)定的時間內(nèi)移交給接收人員，并由雙方在《會計檔案移交清冊》上簽字確認。3.接收人員應(yīng)認真核對移交的會計檔案，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交人員溝通解決，并在《會計檔案移交清冊》上注明。（二）外部移交1.酒店因合并、分立、終止等原因，需要將會計檔案移交給其他單位時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。2.移交會計檔案時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，一式多份，分別由移交單位、接收單位和相關(guān)部門留存。3.移交單位應(yīng)將會計檔案整理成冊，裝盒或裝箱，并在封面上注明檔案名稱、數(shù)量、所屬期間等信息。同時，應(yīng)向接收單位提供會計檔案的電子數(shù)據(jù)備份。4.接收單位應(yīng)認真核對移交的會計檔案，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交單位溝通解決，并在《會計檔案移交清冊》上注明。接收單位應(yīng)按照規(guī)定妥善保管接收的會計檔案。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由酒店財務(wù)部門會同檔案管理部門對保管期滿的會計檔案進行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)酒店財務(wù)負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審核簽字，并報酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告酒店總經(jīng)理。（三）電子會計檔案的銷毀1.電子會計檔案的銷毀應(yīng)符合國家有關(guān)電子數(shù)據(jù)保護的規(guī)定。2.銷毀電子會計檔案時，應(yīng)確保所存儲的數(shù)據(jù)已被徹底刪除，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.對于重要的電子會計檔案，在銷毀前應(yīng)進行備份，并妥善保存一定期限，以備后續(xù)審計或查詢等需要。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門酒店財務(wù)部門負責(zé)對會計檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查，確保會計檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案的整理、保管情況，包括檔案的分類、編號、存放等是否規(guī)范。2.會計檔案的查閱、借閱登記情況，是否按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.會計檔案的移交、銷毀情況，是否符合規(guī)定程序。4.會計檔案保管庫房的安全防護措施落實情況，是否存在安全隱患。（三）檢查頻率酒店應(yīng)定期對會計檔案管理工作進行檢查，每年至少進行