落實(shí)采購(gòu)訂單管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)訂單管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)訂單的管理，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購(gòu)訂單。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購(gòu)訂單的簽訂、執(zhí)行和變更必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：訂單內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映采購(gòu)需求，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。3.及時(shí)性原則：采購(gòu)訂單應(yīng)及時(shí)下達(dá)，確保供應(yīng)商按時(shí)供應(yīng)物資，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。4.嚴(yán)肅性原則：采購(gòu)訂單一經(jīng)簽訂，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行，不得隨意變更或解除。二、采購(gòu)訂單的下達(dá)（一）需求申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息。如有特殊要求，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明。2.《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門（二）采購(gòu)審核1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行以下審核工作核實(shí)需求的合理性和必要性。檢查物資規(guī)格型號(hào)是否符合公司要求。評(píng)估庫(kù)存情況，確定是否需要采購(gòu)。2.對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審會(huì)審人員包括采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等。會(huì)審后形成會(huì)審意見，作為采購(gòu)決策的依據(jù)。（三）訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過(guò)的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，選擇合適的供應(yīng)商優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商。如名錄中無(wú)合適供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，尋找新的供應(yīng)商，并按照供應(yīng)商評(píng)估流程進(jìn)行評(píng)估。2.采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商溝通，確定物資價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款雙方達(dá)成一致后，采購(gòu)人員起草采購(gòu)訂單。3.采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，正式下達(dá)給供應(yīng)商采購(gòu)訂單應(yīng)一式多份，分別發(fā)送給供應(yīng)商、使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。三、采購(gòu)訂單的執(zhí)行（一）供應(yīng)商備貨1.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求組織備貨確保物資質(zhì)量符合訂單規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保按時(shí)完成備貨任務(wù)。2.供應(yīng)商在備貨過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問題或困難，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通采購(gòu)部門應(yīng)協(xié)助供應(yīng)商解決問題，確保備貨工作順利進(jìn)行。（二）交貨安排1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單規(guī)定的交貨時(shí)間和交貨地點(diǎn)，將物資送達(dá)公司交貨時(shí)應(yīng)提供送貨清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)文件。2.采購(gòu)部門應(yīng)提前通知使用部門做好收貨準(zhǔn)備使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)收貨，并對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收1.使用部門按照以下標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收物資的數(shù)量應(yīng)與采購(gòu)訂單一致。物資的規(guī)格型號(hào)應(yīng)符合訂單要求。物資的質(zhì)量應(yīng)符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)或合同約定。2.驗(yàn)收合格的物資，使用部門應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)驗(yàn)收不合格的物資，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨等，具體由雙方協(xié)商確定。（四）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)訂單、送貨清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件，審核無(wú)誤后辦理付款手續(xù)付款方式應(yīng)按照采購(gòu)合同約定執(zhí)行。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)付款管理規(guī)定執(zhí)行。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款如因付款問題導(dǎo)致供應(yīng)商延遲交貨或其他糾紛，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。四、采購(gòu)訂單的變更（一）變更申請(qǐng)1.在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因各種原因需要變更訂單內(nèi)容，由申請(qǐng)變更方填寫《采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》申請(qǐng)變更方包括采購(gòu)部門、使用部門或供應(yīng)商。變更申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)訂單執(zhí)行的影響。2.《采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門（二）變更審批1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》后，進(jìn)行以下審批工作評(píng)估變更的必要性和合理性。分析變更對(duì)訂單價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量等方面的影響。涉及金額較大或?qū)τ唵螆?zhí)行有重大影響的變更，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。2.經(jīng)審批同意的變更申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商雙方達(dá)成一致后，簽訂《采購(gòu)訂單變更協(xié)議》。（三）變更執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照《采購(gòu)訂單變更協(xié)議》的要求，通知相關(guān)部門執(zhí)行變更使用部門應(yīng)根據(jù)變更后的訂單要求，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或使用安排。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)變更后的訂單金額，調(diào)整付款計(jì)劃。2.供應(yīng)商按照《采購(gòu)訂單變更協(xié)議》的要求，組織生產(chǎn)或供應(yīng)物資確保變更后的物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。五、采購(gòu)訂單的跟蹤與監(jiān)控（一）訂單跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)訂單跟蹤臺(tái)賬，對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤記錄訂單下達(dá)時(shí)間、供應(yīng)商備貨情況、交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況等信息。2.采購(gòu)人員定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行進(jìn)度如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，及時(shí)采取措施解決。（二）監(jiān)控與協(xié)調(diào)1.采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決如供應(yīng)商延遲交貨，采購(gòu)部門應(yīng)督促供應(yīng)商加快進(jìn)度，并與使用部門溝通，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。如物資質(zhì)量問題，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保公司利益不受損失。2.對(duì)于重大采購(gòu)訂單或緊急采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門應(yīng)重點(diǎn)監(jiān)控及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)訂單執(zhí)行情況，確保公司決策層掌握相關(guān)信息。六、采購(gòu)訂單的歸檔與保管（一）歸檔1.采購(gòu)訂單執(zhí)行完畢后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將訂單相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔歸檔文件包括采購(gòu)訂單、送貨清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、變更協(xié)議等。2.歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序、訂單編號(hào)等進(jìn)行分類整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性（二）保管1.采購(gòu)訂單檔案由采購(gòu)部門指定專人負(fù)責(zé)保管保管人員應(yīng)確保檔案的安全，防止文件丟失、損壞或泄露。2.采購(gòu)訂單檔案的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行期滿后，經(jīng)審批同意方可銷毀。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.公司建立采購(gòu)訂單管理考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核考核內(nèi)容包括訂單下達(dá)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，訂單執(zhí)行情況，供應(yīng)商管理，采購(gòu)成本控制等方面。2.考核周期為月度或季度，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲的依據(jù)（二）獎(jiǎng)懲1.對(duì)于在采購(gòu)訂單管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于在采購(gòu)訂單管理工作中出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為的部門和個(gè)人，公司給予批評(píng)教