逐漸完善采購管理制度?目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判，爭取最優(yōu)的采購價格。4.合規(guī)操作原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。5.陽光采購原則：采購過程公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的采購部門，負(fù)責(zé)公司各類采購活動的組織和實(shí)施。采購部門職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度、月度采購計劃。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實(shí)施采購活動，簽訂采購合同。4.采購成本控制：通過談判、招標(biāo)等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。5.采購質(zhì)量控制：參與采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。6.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、變更和終止等工作。7.采購文檔管理：整理、歸檔采購過程中的各類文件和資料，包括采購申請、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報告等。8.采購數(shù)據(jù)分析：定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估采購績效，提出改進(jìn)建議。其他部門職責(zé)1.需求部門：提出采購申請，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同簽訂。2.質(zhì)量部門：參與采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)支持。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和賬務(wù)處理，對采購成本進(jìn)行核算和分析。4.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實(shí)際需求，填寫采購申請表：詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保采購申請的合理性和必要性。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，進(jìn)行初步審核：審核采購申請是否符合公司采購政策和流程，采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等是否明確。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審：會審部門包括需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等，會審意見作為采購決策的重要依據(jù)。3.采購申請經(jīng)審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)和金額大小進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)入采購實(shí)施階段。供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商：包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查：審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等。3.組織對符合資格要求的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察：考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等。4.根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估：評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的依據(jù)。5.建立供應(yīng)商檔案：記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等，以便對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判：談判內(nèi)容包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等，爭取最優(yōu)的采購條件。2.談判達(dá)成一致后，起草采購合同：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等。3.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法律部門進(jìn)行審核：法律部門應(yīng)確保采購合同的合法性和有效性。4.采購合同經(jīng)法律部門審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單：采購訂單應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況：定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.如因特殊原因需要變更采購合同或采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行審批：變更后的采購合同或采購訂單應(yīng)確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確。驗(yàn)收與付款1.采購物資和服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收：質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收報告。2.驗(yàn)收合格的采購物資和服務(wù)，采購部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)：倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收報告和采購訂單，對采購物資進(jìn)行入庫登記。3.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報告，填寫付款申請單：付款申請單應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、付款金額等信息。4.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核：財務(wù)部門審核付款申請的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，確保付款金額與采購合同和驗(yàn)收報告一致。5.財務(wù)部門審核通過后，按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行付款：付款方式包括支票、匯票、電匯等，付款時間應(yīng)符合采購合同的約定。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺等可能導(dǎo)致采購成本增加或無法按時采購到所需物資和服務(wù)。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的物資和服務(wù)不符合質(zhì)量要求，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品質(zhì)量。3.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、經(jīng)營不善等可能導(dǎo)致采購合同無法履行，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。4.法律風(fēng)險：采購活動不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致公司面臨法律糾紛和處罰。5.內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等可能導(dǎo)致采購效率低下、成本增加和腐敗現(xiàn)象發(fā)生。風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估：評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施：對于高風(fēng)險等級的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格控制的措施；對于低風(fēng)險等級的采購項(xiàng)目，可采取一般的管理措施。風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價格；開發(fā)多個供應(yīng)商，分散采購風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和審核；在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任；加強(qiáng)采購物資和服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：建立供應(yīng)商信用評估體系，對供應(yīng)商進(jìn)行信用評級；與供應(yīng)商簽訂擔(dān)保協(xié)議或要求供應(yīng)商提供擔(dān)保；定期對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的經(jīng)營風(fēng)險。4.法律風(fēng)險應(yīng)對措施：加強(qiáng)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識；在采購合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同合法有效；對采購合同進(jìn)行法律審核，避免法律漏洞。5.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對措施：完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限；加強(qiáng)采購審批管理，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度；建立采購信息管理系統(tǒng)，提高采購信息的透明度和共享性。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本：包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等，評估采購成本是否合理。2.采購質(zhì)量：評估采購物資和服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.交貨期：評估供應(yīng)商是否按時交貨，交貨期的準(zhǔn)確性和可靠性。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、管理等工作是否有效，供應(yīng)商的滿意度和忠誠度。5.采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，包括采購申請的處理時間、采購合同的簽訂時間、采購訂單的執(zhí)行時間等。評估方法1.定期評估：采購部門定期（每月、每季度、每年）對采購績效進(jìn)行評估，填寫采購績效評估表。2.數(shù)據(jù)分析：通過對采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，評估采購績效指標(biāo)的完成情況。3.問卷調(diào)查：向需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對采購工作的滿意度和意見建議。4.實(shí)地考察：對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和合作情況。評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎懲：對于采購績效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎勵；對于采購績效不佳的部門和人員，進(jìn)行批評教育和整改。2.將采購績效評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)：對于績效良好的供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于績效不佳的供應(yīng)商，進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議：不斷完善采購管理制度和流程，提高采購管理水平和效率。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制：定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計：審計內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。3.需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購工作的監(jiān)督：對采購過程中存在的問題及時提出意見和建議，協(xié)助采購部