檔案管理制度匯編檔案管理制度2文件管理制度6檔案歸檔制度15文書材料歸檔制度17聲像材料歸檔制度22會(huì)計(jì)文件材料歸檔制度25電子文件歸檔制度27檔案保密制度32檔案查閱利用制度33檔案鑒定、銷毀制度34重大活動(dòng)檔案登記制度35檔案管理制度第一章總則第一條為提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司全體員工。第三章職責(zé)第三條積極宣傳并遵守國家和集團(tuán)公司關(guān)于檔案管理的法規(guī)、制度、規(guī)定。第四條維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守機(jī)密。第五條檔案管理人員應(yīng)熱愛本職工作，全面了解和掌握檔案室情況,熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。第六條檔案保管應(yīng)科學(xué)分類、排列、編號(hào)，要排列整齊，與存放索引相一致。第七條定期檢查和核對檔案內(nèi)容、數(shù)量，以及存放的順序和位置，做到心中有數(shù)。第四章工作規(guī)范第八條檔案室管理規(guī)范一、認(rèn)真貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則，切實(shí)加強(qiáng)檔案室的各項(xiàng)安全措施。二、檔案室為公司機(jī)密重地，非檔案管理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)許不得擅自進(jìn)入檔案室。三、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。四、檔案出入庫要及時(shí)登記，借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。五、定期對檔案室的案卷及保管條件進(jìn)行檢查,切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。六、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。第九條保密工作規(guī)范一、嚴(yán)格遵守和檔案保密工作有關(guān)法規(guī)和制度。二、查閱時(shí)須嚴(yán)格履行審批和登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。三、強(qiáng)化保密意識(shí)，嚴(yán)格控制閱檔范圍，嚴(yán)禁擅自翻閱、抄錄及復(fù)印秘密文件資料。因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后，立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并積極配合有關(guān)部門查處。五、檔案管理人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。第十條檔案利用規(guī)范一、查閱公司一般檔案材料,由綜合部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn),涉密檔案，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。二、嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案管理員反饋。三、查閱利用檔案，必須在檔案室內(nèi)，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復(fù)制。特殊情況需摘錄或復(fù)制檔案材料需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批，摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，不準(zhǔn)任意篡改。四、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。五、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人審批后，辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）,若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。六、要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整與安全，不準(zhǔn)折疊、勾劃、涂改、抽撕、拆卷，不準(zhǔn)在閱卷時(shí)吸煙、喝水。第十一條檔案鑒定銷毀規(guī)范一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，及時(shí)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法，嚴(yán)禁只看案卷標(biāo)題的間接鑒定方法。三、經(jīng)鑒定，對已經(jīng)失去保存價(jià)值，需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批，方可銷毀。四、銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀的方式和日期。五、嚴(yán)格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案，要送造紙廠當(dāng)場化為紙漿，嚴(yán)防泄密。六、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由綜合部集中銷毀。第五章附則第十二條本規(guī)定未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行決定。第十三條本規(guī)定由綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。第十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。文件管理制度第一章總則第一條為提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用于公司外部機(jī)構(gòu)的來函、來電和來文；本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三章職責(zé)第三條綜合部負(fù)責(zé)公司各類文件的歸口管理、簽收和保管，閱批和分轉(zhuǎn)、傳閱和催辦、發(fā)放、借閱和清退以及立卷與歸檔。其他各部門指定兼職文管員在綜合部指導(dǎo)下對部門文件進(jìn)行相應(yīng)處理。第四章工作程序第四條文件的簽收。任何送到公司的公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟之外）均由文秘宣傳主管簽收，再交由綜合部經(jīng)理拆封。在簽收和拆封時(shí)，文秘宣傳主管和綜合部經(jīng)理要注意檢查封口和郵戳。對函件開口和郵票撕毀應(yīng)查明原因。第五條文件保管。綜合部經(jīng)理對來文拆封后，應(yīng)及時(shí)附上《公司文件處理單》，或掃描后通過OA辦公平臺(tái)，分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，在公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，應(yīng)交綜合部辦理正常手續(xù)。第六條文件的閱批和分轉(zhuǎn)（一）公司收文運(yùn)轉(zhuǎn)充分依托集團(tuán)OA辦公平臺(tái)，各部門指定文管員向綜合部發(fā)文。（二）向地產(chǎn)旅游集團(tuán)報(bào)文流程為：各部門需報(bào)送材料轉(zhuǎn)至綜合部（文管員）→綜合部負(fù)責(zé)人閱批→向地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）提報(bào)→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）接收→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)人閱批→呈總經(jīng)理審批→呈董事長審批→地產(chǎn)旅游集團(tuán)綜合部（文管員）將領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容反饋給報(bào)文單位綜合部（文管員）→綜合部（文管員）反饋信息轉(zhuǎn)報(bào)文部門負(fù)責(zé)人→材料編號(hào)→歸檔（三）對于公司各部門的內(nèi)部請示報(bào)告類文件，審批流程為：擬稿部門擬稿→部門負(fù)責(zé)人核稿→綜合部接收（文管員）→綜合部負(fù)責(zé)人閱批→副總經(jīng)理審批→總經(jīng)理審批→董事長批示→編號(hào)→歸檔（四）以上為常規(guī)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，可能需要多次領(lǐng)導(dǎo)批示，多個(gè)職能部門提出意見，以及提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議研究等情況，流程根據(jù)需要略作調(diào)整。（五）文件運(yùn)轉(zhuǎn)中，部門受理環(huán)節(jié)的主辦部門要主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通，盡快反饋辦理意見和結(jié)果。（六）綜合部文管員及部門擬稿人負(fù)責(zé)及時(shí)跟蹤上報(bào)文件的處理結(jié)果。第七條文件的傳閱和催辦（一）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家或帶到公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借、分閱其他人員。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容。（二）閱批文件應(yīng)及時(shí)，一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合部應(yīng)督辦、催辦有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。（三）閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走或復(fù)制、轉(zhuǎn)借文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。（四）文件閱讀完后，應(yīng)交還綜合部文秘主管，不得橫向傳閱。（五）文秘主管對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合部經(jīng)理同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。第八條發(fā)文規(guī)定（一）公司正式對外發(fā)文只能以公司名義，公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于綜合部，各部門一律不得自行向上、向下遞送正式文件。（二）各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求的，對全公司影響較大的工作部署，須由公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)，由綜合部發(fā)文。第九條發(fā)文范圍（一）凡以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、會(huì)議簡報(bào)以及公司編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍；（二）公司對外發(fā)文主要用于：對業(yè)務(wù)單位聯(lián)系有關(guān)工程建設(shè)、技術(shù)、材料供應(yīng)、公司經(jīng)營、人事勞資等工作事宜；（三）各部門與所屬單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義發(fā)文，應(yīng)各自編號(hào)備查。第十條發(fā)文內(nèi)容（一）發(fā)布公司的規(guī)章制度；（二）公布公司的重大工程、技術(shù)、安全、經(jīng)營管理、生活福利等決定；（三）發(fā)布公司有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（四）其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。第十一條發(fā)文程序與要求（一）公司發(fā)文流程：擬稿（部門員工）→部門核稿（部門負(fù)責(zé)人）→綜合部初審（文管員）→綜合部閱批（綜合部負(fù)責(zé)人）→總經(jīng)理閱批→董事長簽發(fā)→編號(hào)（文管員）→校對（擬稿人）→蓋章套打→歸檔（二）公司向集團(tuán)公司的發(fā)文，需由地產(chǎn)旅游集團(tuán)相關(guān)部門提出意見，連同公司發(fā)文（作為附件），按照發(fā)文流程，報(bào)送集團(tuán)公司。（三）以上為常規(guī)流程，在文件運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，存在提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)議研究或駁回等情況。第十二條發(fā)文組成部分（一）發(fā)文號(hào)：由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成，與簽發(fā)人姓名一并位于文頭與界欄線上；以公司名義發(fā)文字號(hào)為“魯金字［年度］＊號(hào)”，規(guī)劃設(shè)計(jì)部發(fā)文則為“魯金規(guī)字［年度］＊號(hào)”，工程技術(shù)部發(fā)文則為“魯金工字［年度］＊號(hào)”，計(jì)劃成本部發(fā)文則為“魯金計(jì)字［年度］＊號(hào)”，財(cái)務(wù)部發(fā)文則為“魯金財(cái)字［年度］＊號(hào)”，綜合部發(fā)文則為“魯金綜字［年度］＊號(hào)”，均加蓋公司公章。（二）主送機(jī)關(guān)：向上級(jí)的請示、報(bào)告，一般只寫一個(gè)主送單位；需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的，用“抄報(bào)”；對同級(jí)則用“抄送”；（三）標(biāo)題：對文件主要內(nèi)容的概括和反映，用三號(hào)黑；（四）正文：文件的主體部分，用三號(hào)仿宋；（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。（六）文件日期：包括年、月、日，寫在文件末尾，一般以印制日期為準(zhǔn)，重要文件以簽發(fā)日期為準(zhǔn)；（七）文件印章：加印在發(fā)文日期中間；（八）密級(jí)：保密文件注明密級(jí)；第十三條用紙格式，公司經(jīng)營管理類文件統(tǒng)一使用A4紙。第十四條印裝格式（一）文件均采用橫書橫排；（二）單面印刷可在上端裝訂，雙面印刷在左面裝訂；（三）裝訂可用線裝、釘裝、膠粘等辦法。第十五條版面格式，首頁采用文頭，頁腳標(biāo)注頁碼。第十六條文件的借閱和清退（一）公司各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件的，須辦理借閱登記，對有密級(jí)的文件須經(jīng)綜合部經(jīng)理同意后方可借閱。（二）借閱紙質(zhì)文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。借閱電子文檔，應(yīng)遵守保密守則。（三）文秘宣傳主管應(yīng)定期對已辦妥的文件和領(lǐng)導(dǎo)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級(jí)報(bào)告。第十七條文件歸檔（一）文件歸檔應(yīng)按照年度、部門、內(nèi)容、期限，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。（二）歸檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。（三）要堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)歸檔。（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整理完，四月份正式歸檔。第十八條文件銷毀（一）對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，文秘要定期清理造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)，辦理銷毀手續(xù)。（二）經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)由文秘進(jìn)行正式銷毀。第十九條文件管理記錄（一）綜合部文秘對送到公司的公啟文件進(jìn)行登記。（二）綜合部對拆分的文件分類登記編號(hào)、保管。（三）以公司名義的發(fā)文綜合部至少要保留一份進(jìn)行保管，各部門提交并由綜合部制發(fā)的公文可由綜合部視具體情況而定是否對其進(jìn)行保管，但發(fā)文部門須至少保留一份。（四）文件的借閱和清退應(yīng)由綜合部檔案管理員進(jìn)行登記。（五）文件由綜合部檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。第五章附則第二十條本制度未盡事宜或其他特殊情況，由總經(jīng)理辦公會(huì)另行決定。第二十一條本制度由綜合部制定并負(fù)責(zé)解釋。第二十二條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。附表1：文件/資料登記表序號(hào)文件/資料名稱來源密級(jí)登記時(shí)間保存期限123附表2：文件/資料發(fā)放記錄表序號(hào)文件/資料名稱發(fā)放日期密級(jí)接收部門接收部門123附表3：檔案查閱（外借）登記表序號(hào)借（閱）檔案名稱日期借閱人簽字123附表4：文件銷毀申請表序號(hào)銷毀檔案名稱銷毀原由123申請人：日期：審批意見：簽字：日期：注：檔案管理員要定期整理檔案，對需要銷毀的檔案提出銷毀申請。附表5：檔案銷毀記錄表序號(hào)銷毀檔案名稱銷毀時(shí)間經(jīng)辦人123檔案歸檔制度為了將本公司檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏結(jié)構(gòu)，更好地為單位業(yè)務(wù)工作和其他工作服務(wù)，制定本制度。第一章歸檔范圍凡是反映本公司工作或業(yè)務(wù)活動(dòng)以及其他具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。1、上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)需執(zhí)行的文件、普發(fā)的非主管業(yè)務(wù)但需執(zhí)行的法規(guī)性文件、上級(jí)召開的需貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)針對本公司的重要講話、指示等。2、本公司黨、政、工、團(tuán)、人事、財(cái)會(huì)、保衛(wèi)、基建等工作以及各內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的有查考、利用價(jià)值的各種載體的文件材料。3、同級(jí)單位和非隸屬單位需要執(zhí)行、業(yè)務(wù)或工作聯(lián)系密切以及檢查本公司工作制發(fā)或形成的主要文件。4、直屬下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、干部任免、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和法規(guī)備案文件材料。5、本公司重要活動(dòng)、重大事件以及專門業(yè)務(wù)形成的文字材料、照片、音像等。6、公司和個(gè)人其他有重要保存價(jià)值的文件、資料、圖書、實(shí)物等。第二章歸檔時(shí)間需要?dú)w檔的文件材料，一般按年度進(jìn)行整理歸檔，即須在當(dāng)年上半內(nèi)，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各種載體的文件材料，按照規(guī)定先由文書部門或業(yè)務(wù)部門收集齊全，整理裝訂，再移交檔案部門進(jìn)行規(guī)范排列和實(shí)施集中統(tǒng)一保管。對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件，如基建檔案等，可以適當(dāng)延長收集歸檔時(shí)間，但也要在辦理完畢后及時(shí)收集、整理、歸檔。第三章歸檔的基本要求1歸檔的文件材料須齊全、完整、準(zhǔn)確，即每年需歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。2、歸檔的文件材料應(yīng)系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，分類科學(xué)，組卷合理，卷盒內(nèi)文件排列有序、條理清楚。3、歸檔進(jìn)室的檔案一定符合要求，案卷題名簡明確切，歸檔目錄內(nèi)容完整準(zhǔn)確，統(tǒng)一裝訂整齊美觀，案卷排列及編號(hào)符合規(guī)定。4、機(jī)關(guān)單位發(fā)文應(yīng)建立“兩套制”（打印正文保存兩份），機(jī)關(guān)及撤消單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交。文書材料歸檔制度第一章歸檔范圍1、黨、政、工、團(tuán)各部門在工作中形成和處理的具有保存價(jià)值的各類文件材料。2、各業(yè)務(wù)部門在管理活動(dòng)中形成和處理的具有保存價(jià)值非技術(shù)性文件材料。3、外出參觀、學(xué)習(xí)、開會(huì)帶回來的及向外單位索取的具有保存價(jià)值的非技術(shù)性文件材料。第二章歸檔時(shí)間歸檔文件材料按要求整理后，于次年三月底前歸檔。第三章歸檔份數(shù)公司的發(fā)文要求歸檔兩套，一套定稿與印件，一套印件。第四章文書材料整理的質(zhì)量要求為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用，對歸檔文件材料整理質(zhì)量提出如下要求：1、為保證歸檔文件材料整理質(zhì)量，文件制發(fā)一律采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的用紙規(guī)格，左側(cè)留有裝訂線，不在裝訂線之外修改文件或批注意見，起草、修改、簽發(fā)、文件一律用鋼筆或毛筆，使用耐久性較好的書寫材料，如墨汁、蘭黑及碳素墨水，不準(zhǔn)使用鉛筆、園珠筆、紅墨水和純蘭墨水。2、歸檔的文件材料一定要齊全、完整。3、整理文件時(shí)，應(yīng)保持文件的有機(jī)聯(lián)系，以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理，一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。4、將文件按年度分開，不同年度的文件一般不得放在一起整理歸檔；但跨年度的請示與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年整理歸檔；沒有復(fù)文的放在請示年整理歸檔；對于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)按文件落款日期，歸入文件形成年度整理歸檔；跨年度的會(huì)議、處理案件等形成的文件，應(yīng)納入辦結(jié)年度整理歸檔。5、歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，同一事由內(nèi)歸檔文件是按文件形成時(shí)間的先后順序排列，或者按文件的重要程度排列；不同事由歸檔文件是按時(shí)間、重要程度等方法排列。同一文件印本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；重要法規(guī)性文件定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性文件材料在前，調(diào)查依據(jù)材料在后。6、歸檔文件的編號(hào)與蓋章。室編件號(hào)是在同一年度內(nèi)，同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)，編號(hào)后形成永久、定期2個(gè)流水號(hào)。①全宗號(hào)。②年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。③保管期限。保管期限分為永久、定期2種。④蓋章。填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。禁止用園珠筆、鉛筆、純蘭墨水不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文件簽發(fā)單或收文處理單的，也可蓋在文件處理單上端空白位置。這樣既可加蓋歸檔章，也便于保護(hù)文件正本的原始面貌。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。7、歸檔文件的編目及格式。①件號(hào)。歸檔文件目錄中“件號(hào)”是指室編件號(hào)，應(yīng)填寫室編件號(hào)。②責(zé)任者。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所有責(zé)任都照實(shí)抄錄，責(zé)任過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)盡量根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫。③文號(hào)。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不能省略。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫“情況反映”等刊物名稱。④題名。填寫題名時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄。有的文件還有副題名或并列題名。在正題后能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。并列題名即以其他語言書寫的題名，需要時(shí)與正題名一并抄錄。有的文件沒有題名，或題名含義不清，不能提示或不能全面提示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”號(hào)填寫在目錄中。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，如正文僅有實(shí)施意見，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明。此時(shí)應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，處加“（）”號(hào)。⑤日期。填寫日期時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2001年1月17日，標(biāo)注為20010117。文件上未注明日期的，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。實(shí)際填寫目錄時(shí)，為避免日期項(xiàng)占用的列寬過長，可將表示月、日的數(shù)字回行填寫，即填為兩行，上行為年度，下行為月、日。⑥頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁數(shù)計(jì)算頁數(shù)。⑦備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。另外如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。⑧打印歸檔文件目錄時(shí)，鑒于目錄中不同條目的內(nèi)容長度不同，占用空間也不同，目錄中的行距允許有所不同。⑨歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊并編制封面。目錄及封面用紙幅面尺寸統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。8、歸檔文件的裝訂及裝盒。①永久保管文件的裝訂?！凹眱?nèi)文件材料去掉金屬物，對破損文件進(jìn)行修裱，對字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制，對過大的文件進(jìn)行折疊等。然后將“件”內(nèi)的各頁以左、下側(cè)對齊，采用三孔一線裝訂法裝訂。②定期保管文件的裝訂。“件”內(nèi)文件保持原樣，按順序排列后以件為單位用訂書機(jī)裝訂。③裝盒。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相對應(yīng)的排列順序相一致，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)收入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。聲像材料歸檔制度聲像檔案是國家檔案的組成部分，是生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄之一。是以照片、底片、錄音帶、錄像帶、影片為載體的文件材料。加強(qiáng)聲像材料的歸檔管理，保證其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)和及時(shí)性，是檔案管理所必須切實(shí)抓好的一項(xiàng)工作。為了加強(qiáng)聲像材料的歸檔管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、充分發(fā)揮檔案作用，為公司各項(xiàng)工作和社會(huì)服務(wù)，特制定本制度。公司各部室在工作中形成的具有長期保存利用價(jià)值的聲像材料。均要求按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交歸檔，以便妥善保管及方便利用。第一章聲像材料的歸檔范圍1、黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人來總部視察活動(dòng)的照片、底片、錄音、錄像帶。2、上級(jí)機(jī)關(guān)來公司檢查工作的照片、底片、錄音、錄像帶。3、公司職工大會(huì)、紀(jì)念和慶祝性員工集會(huì)的照片、底片、錄像帶。4、省以上電視臺(tái)、廣播電臺(tái)、報(bào)社、雜志社拍攝或采用的有關(guān)公司活動(dòng)及面貌的照片、底片、錄音、錄像帶、新聞電影考貝。5、公司組織或參加的重要外事活動(dòng)中形成的照片、底片、錄音、錄像帶。6、反映公司特點(diǎn)和面貌的照片、底片、錄音、錄像帶。7、外出購買或交流、攝錄的照片、底片、錄音、錄像帶。8、公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職工參加重要社會(huì)活動(dòng)的照片、底片、錄音、錄像帶。9、其他具有保存價(jià)值的照片、底片、錄音、錄像帶。第二章歸檔時(shí)間1、照片、底片要求在沖洗出照片后一個(gè)月內(nèi)歸檔；外出購買、交流、攝制資料照片、底片在報(bào)銷前歸檔；2、錄音在錄制后半個(gè)月內(nèi)歸檔；3、錄像在錄制后半個(gè)月內(nèi)歸檔，需要送交上級(jí)部門審查和電視臺(tái)播放的審查、播放后歸檔。第三章歸檔要求1、凡需要?dú)w檔的聲像材料，必須收集齊全，鑒別清楚。照片、底片歸檔前，歸檔部室和歸檔個(gè)人要把每張照片、底片進(jìn)行認(rèn)真地分辨，一一填寫攝拍的時(shí)間、地點(diǎn)、對象、內(nèi)容，涉及人物的還要注明職務(wù)；錄音帶、錄像帶要注明錄制時(shí)間、錄制人，擬寫錄音錄像帶題名，編制內(nèi)容的簡要說明或介紹。有解說詞及其它文字材料的要隨同聲像材料一同歸檔，可不必再編制內(nèi)容說明或介紹。2、凡歸檔的聲像材料要保證質(zhì)量。照片、底片要求拍攝中洗清晰可見，無劃痕、斷裂現(xiàn)象，反差適度；錄音帶要求口齒清楚、聲音宏亮、能夠讓人聽清，錄像帶要求影像清晰、聲音清楚、宏亮。3、歸檔的照片、底片，要求按其形成規(guī)律、特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)排列，需要保密的要提出密級(jí)。4、各部門及有關(guān)人員在形成聲像材料同時(shí)，必須承擔(dān)聲像材料的歸檔責(zé)任，照片、底片的歸檔由拍攝人員負(fù)責(zé)，錄音錄像屬于本部錄制的，由本部負(fù)責(zé)聘請工作的部門及人員負(fù)責(zé)，屬于外出購買復(fù)制的由負(fù)責(zé)購買、復(fù)制工作的部門和個(gè)人負(fù)責(zé)。5、本部的聲像檔案由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理，其他部門或個(gè)人不得借故長期保存具有長期利用價(jià)值的聲像材料。會(huì)計(jì)文件材料歸檔制度第一章歸檔范圍1、會(huì)計(jì)帳簿2、會(huì)計(jì)作證3、會(huì)計(jì)報(bào)表4、其它第二章歸檔時(shí)間會(huì)計(jì)文件材料要求在形成后第三年的（即已由財(cái)會(huì)部門保存一年的）第一季度內(nèi)歸檔。第三章歸檔要求1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、歸檔文件材料要求裝訂成冊。帳簿要按總帳、日記帳、存款日記帳、明細(xì)帳及輔助帳簿等分別建帳。帳冊要在分類建帳基礎(chǔ)上根據(jù)情況裝訂，報(bào)表每年一裝訂；憑證按月裝訂成一卷或數(shù)卷；案卷厚度一般不得超過四公分。裝訂采用三孔一線。3、每一案卷內(nèi)文件要求按排列進(jìn)行編號(hào)。帳簿編頁號(hào)；報(bào)表編張?zhí)?，如果是雙面都有內(nèi)容應(yīng)編頁號(hào)；憑證以記帳單為單位編順序號(hào)，每張記帳單必須填寫清楚附件張數(shù)。除憑證外，卷內(nèi)文件編號(hào)應(yīng)在文字的每頁材料正面右上角，背面的左上角。4、案卷封面的填寫要求齊全，封面格式采用財(cái)務(wù)部現(xiàn)在使用的帳簿、憑證的統(tǒng)一格式，不得擅自更換格式，報(bào)表封面采用文書檔案封面格式。封面書寫應(yīng)工整，一律采用碳素、蘭黑墨水書寫或打印。5、案卷脊背填寫為了統(tǒng)一格式，特作以下規(guī)定：①憑證脊背填寫應(yīng)有年、月份、會(huì)計(jì)處理號(hào)和檔號(hào)，除檔號(hào)外，其他均由立卷的會(huì)計(jì)、部門填寫。②報(bào)表填寫檔號(hào)，由檔案室填寫，其他部門不用填寫。6、裝訂的憑證。一律要求下齊，右邊齊。裝訂的卷內(nèi)文件必須去掉金屬物，無壓字、無掉頁現(xiàn)象；對字跡擴(kuò)散、破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)、加固，或者復(fù)制，復(fù)制件與原件一并立卷。案卷應(yīng)整齊、美觀。7、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿應(yīng)按排列順序填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，卷內(nèi)目錄放在卷首、備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后。備考表內(nèi)應(yīng)填寫情況說明和立卷人的姓名、時(shí)間，無情況說明不必填寫。8、會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)文件材料，統(tǒng)一使用國家財(cái)政部門統(tǒng)一印制的表格。會(huì)計(jì)檔案材料的各種手續(xù)，必須完備、字跡工整、簽字和印章清晰、規(guī)格整齊劃一。電子文件歸檔制度為確保公司歸檔文件的完整、規(guī)范,切實(shí)做好電子文件的收集積累整理歸檔工作，特制定本制度。第一章電子文件的范圍只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件都應(yīng)收集保存。需要收集保存的電子文件類型如下：1、圖像文件：將公文或圖紙、圖表通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備輸入計(jì)算機(jī)管理而形成的文件。類別代碼為I。2、圖形文件：由ＣＡＤ系統(tǒng)或其他制圖軟件生成的文件。類別代碼為G。3、數(shù)據(jù)文件：各種類型的分析、計(jì)算、測試、設(shè)計(jì)參數(shù)及管理數(shù)據(jù)等文件。類別代碼為D。4、文本文件：用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件。類別代碼為T。5、影像文件：記錄影像的文件。類別代碼為V、6、聲音文件：記錄聲音的文件，類別代碼為A。7、多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借助多種媒體體現(xiàn)反映出來的文件。類別代碼為M。第二章電子文件的收集電子文件的收集工作比紙質(zhì)文件的收集任務(wù)更加艱巨、復(fù)雜，為切實(shí)做好收集積累工作，提出要求如下：1、健全制度，落實(shí)責(zé)任，確保電子文件完整、系統(tǒng)。電子文件收集積累一般應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)，檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)，從文件形成之時(shí)起，采取多種措施，對電子文件積累管理利用實(shí)施全過程管理。2、完善技術(shù)，加強(qiáng)管理，確保電子文件的原始、有效。要從電子文件生成開始不間斷地對處理操作進(jìn)行管理登錄，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)定程序。特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ＣＡＤ系統(tǒng)等一定要采取各種先進(jìn)的技術(shù)手段，嚴(yán)格保密權(quán)限，確保文檔數(shù)據(jù)的安全。3、注意及時(shí)登記，認(rèn)真填寫“電子文件積累登記表”（附件１）。為保證電子文件的質(zhì)量和收集工作效率，要將電子文件收集積累分散到日常工作中，由文件形成部門負(fù)責(zé)，隨時(shí)做好登記，形成電子文件積累登記表，并同電子文件一起向檔案部門歸檔。４、在收集電子文件的同時(shí)，還要繼續(xù)做好紙質(zhì)文件的收集歸檔，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。５、電子文件收集積累過程中，要注意電子文件一旦定稿后，應(yīng)設(shè)置為只讀形式，不允許再修改；多做備份，并脫離網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，獨(dú)立存放；注意保管，避免載體損壞使電子文件無法讀出。第三章電子文件的整理電子文件的整理同紙質(zhì)文件整理基本相同，將文件按一定順序組成保管單位，便于管理和利用；不同之處在于電子文件整理還要選擇存儲(chǔ)載體。１、選擇確定存儲(chǔ)載體。電子文件的載體應(yīng)符合存儲(chǔ)容量大、易長期保存、使用方便、標(biāo)準(zhǔn)化程度好等要求。國家標(biāo)準(zhǔn)推薦的有光盤、磁帶硬盤等，軟磁盤禁止作為檔案的存儲(chǔ)載體。目前用光盤作為電子文件的載體比較合適。２、整理刻盤。先由檔案部門根據(jù)單位的歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行歸檔審查；將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件在計(jì)算機(jī)硬盤設(shè)置一個(gè)子目錄，將已審查通過的電子文件轉(zhuǎn)移到該目錄下；按照一定的組織結(jié)構(gòu)、目錄刻盤。其中，ＣＡＤ電子文件應(yīng)按項(xiàng)目集中整理，ＯＡ電子文件一般應(yīng)一年一張盤。３、加封光盤標(biāo)簽。格式及填寫（內(nèi)容見附件２）。附件１電子文件積累登記表序號(hào)題名電子文件名文件類別代碼光（磁）盤號(hào)形成日期備注12345附件２光盤標(biāo)簽檔號(hào)檔號(hào)：歸檔序號(hào)：題名：密級(jí)：保管期限：歸檔單位：歸檔時(shí)間：硬件及軟件環(huán)境：CPU：硬盤：內(nèi)存：顯卡：聲卡：其他配置：操作平臺(tái)：其他說明：檔案保密制度做好檔案保密工作，是每個(gè)檔案工作者的神圣職責(zé)，為確保公司機(jī)密的安全，制定本制度。一、檔案工作人員要自覺增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守保密法規(guī)、保密紀(jì)律，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密及集團(tuán)公司商業(yè)秘密和工作秘密。二、接待查閱機(jī)密檔案者，要嚴(yán)格按照查閱簽字審批規(guī)定辦理手續(xù)。三、不準(zhǔn)隨意摘記機(jī)密檔案內(nèi)容，不在私人通訊中涉及機(jī)密事項(xiàng)。工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出檔案室，不準(zhǔn)帶領(lǐng)非檔案室工作人員出入庫房。四、郵寄機(jī)密檔案，必須按機(jī)要交通辦理，不允許郵局普通郵寄。五、工作閱檔要堅(jiān)持隨用隨調(diào)，下班時(shí)應(yīng)及時(shí)入庫，未使用完畢的，可暫時(shí)入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。六、定期對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，并嚴(yán)格區(qū)分各類利用檔案人員的權(quán)限，以保證檔案信息的保密與安全。七、對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育和行政處分；構(gòu)成嚴(yán)重泄密罪的，依法追究刑事責(zé)任。檔案查閱利用制度檔案利用是檔案工作的根本目的。為了做好檔案利用服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，確保檔案的安全，防止檔案的泄密和損壞，制定本制度。一、凡查閱利用檔案者，一般檔案均應(yīng)按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。二、查閱特殊檔案時(shí)，要自覺遵守保密制度，查閱文書檔案中的絕密文件，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批；查閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。普通檔案的查閱應(yīng)為，因工作需要經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，在職工作人員。三、凡借閱檔案者應(yīng)妥善保管，確保檔案安全。要愛護(hù)案卷，不允許拆卷、抽頁、涂字、更改、勾劃、剪裁等有礙檔案管理工作的行為，如需復(fù)印、摘錄等，須經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。四、外單位查閱檔案，須持原單位介紹信，并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，一般在檔案室查閱不得借出。五、借出檔案，借期一般不超過十天，因工作需要可辦理續(xù)借手續(xù)。六、歸還檔案時(shí)，檔案人員應(yīng)詳細(xì)檢查，無誤后辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞等情況，應(yīng)追查并及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。檔案鑒定、銷毀制度為了做好檔案鑒定工作，正確確定檔案的保存價(jià)值，重點(diǎn)保護(hù)好價(jià)值大的珍貴檔案，制定本制度。一、通過檔案鑒定，正確地確定檔案的保存價(jià)值謹(jǐn)慎地剔除失去保存價(jià)值的檔案，更好地保管、利用具有保存價(jià)值的檔案。二、鑒定檔案必須堅(jiān)持黨和國家及檔案行政管理機(jī)關(guān)制定的統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際編制本單位各類檔案保管期限表，作為鑒定檔案的依據(jù)。三、鑒定檔案要由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)組織銷毀檔案鑒定工作。四、鑒定銷毀檔案應(yīng)采取直接鑒定方法，既根據(jù)銷毀檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用的需要，按照全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從文件的內(nèi)容、來源、名稱、產(chǎn)生時(shí)間、可靠程度、外形特點(diǎn)、完整程度、利用率等方面，直接審查每份檔案材料，判斷確定檔案的保存價(jià)值。五、凡是鑒定需銷毀的檔案、資料，均須登記造冊，并寫出銷毀說明材料，報(bào)經(jīng)鑒定小組審核。需上級(jí)主管部門審批的，要在上級(jí)批準(zhǔn)或備案后，方可銷毀。六、銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。銷毀檔案時(shí)，須兩人以上監(jiān)銷，經(jīng)手人和監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字蓋章。銷毀清冊應(yīng)歸入“全宗卷”保存。重大活動(dòng)檔案登記制度為加強(qiáng)對重大活動(dòng)檔案的收集、管理和利用，確保檔案齊全完整和安全，根據(jù)《檔案法》和《山東省檔案條例》有關(guān)規(guī)定，制定本制度。一、重大活動(dòng)包括：（一）省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)來集團(tuán)公司總部考察、調(diào)查研究和指導(dǎo)工作；（二）集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)參加簽字儀式、慶典、奠基等有重要意義和影響較大的活動(dòng)。（三）外省市領(lǐng)導(dǎo)來集團(tuán)公司總部進(jìn)行參觀、考察活動(dòng)。（四）集團(tuán)公司總部開展的各類有重大意義和影響的宣傳活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、文體活動(dòng)等。二、重大活動(dòng)的文件材料、照片、錄像等檔案資料的整理、立卷工作，由形成單位或處室經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集，活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。三、檔案室對本單位重大活動(dòng)形成的檔案材料實(shí)行統(tǒng)一管理，并進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案管理辦法目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于企業(yè)在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等各種檔案。職責(zé)檔案管理工作設(shè)立檔案管理員，對企業(yè)內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級(jí)檔案員，由檔案管理員組織協(xié)調(diào)。檔案管理員，負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案歸檔工作，對檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門檔案員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)檔案的收集、整理工作，并于指定時(shí)間將部門檔案移交至檔案管理員。

檔案的分類及編號(hào)類別設(shè)置

本企業(yè)檔案共分八大類：文書檔案(A)、工程檔案(B)、合同檔案(C)、會(huì)計(jì)檔案(D)、人事檔案(E)、聲像檔案(F)、實(shí)物檔案(G)、設(shè)計(jì)檔案（H）。大類用英文字母作代字,大類以下的屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字作代號(hào)。大類及屬類設(shè)置如下:

A

文書檔案

B

工程檔案

C

合同檔案

D

會(huì)計(jì)檔案

D1

會(huì)計(jì)報(bào)表

D2

會(huì)計(jì)賬簿

D3

會(huì)計(jì)憑證

D4

其他會(huì)計(jì)材料

E

人事檔案E1

財(cái)務(wù)綜合部E2總經(jīng)辦E3

設(shè)計(jì)部E4技術(shù)部E5項(xiàng)目管理部F

聲像檔案

F1

視頻F2

照片G

實(shí)物檔案H

設(shè)計(jì)檔案編號(hào)方法文書檔案編號(hào)文書檔案采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及保管期限代號(hào)）/年度/件號(hào)。保管期限代號(hào)永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例：A/1/2020/1件號(hào)（第1件）年度（2020年）保管期限代號(hào)（永久）大類代字（文書檔案）工程檔案編號(hào)工程檔案按工程項(xiàng)目組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及工程項(xiàng)目代號(hào)）/案卷號(hào)。每個(gè)項(xiàng)目從“1”開始編案卷號(hào)。例：B1/1案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）工程項(xiàng)目代號(hào)（第1項(xiàng)工程）大類代字（工程檔案）合同檔案編號(hào)合同檔案采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及保管期限代號(hào)）/年度/件號(hào)。保管期限代號(hào)永久為1，30年為4，10年為5，同一保管期限的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例：C/1/2020/1件號(hào)（第1件）年度（2020年）保管期限代號(hào)（永久）大類代字（合同檔案）會(huì)計(jì)檔案編號(hào)會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔方法，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)）/年度/件號(hào)。同一屬類的歸檔文件每年從“1”開始編件號(hào)。例：D3/2020/1案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）年度（2020年）屬類代號(hào)（會(huì)計(jì)憑證）大類代字（會(huì)計(jì)檔案）人事檔案編號(hào)人事檔案按個(gè)人組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)）/案卷號(hào)。每個(gè)員工從“1”開始編案卷號(hào)。例：E1/1案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）部門代號(hào)（財(cái)務(wù)綜合部）大類代字（人事檔案）聲像檔案類編號(hào)視頻檔案，采用按件歸檔整理方法，一次工作或活動(dòng)所形成的視頻為一件檔案材料，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)）/年度/件號(hào)。每年從“1”起編件號(hào)。例：F1/2020/1件號(hào)（第1件）年度（2013年）屬類代號(hào)（視頻）大類代字（聲像檔案）照片檔案，按組整理歸檔，一次活動(dòng)形成的照片為一組，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及屬類代號(hào)）/年度/組號(hào)/張?zhí)枴Ｃ磕陱摹?”起編組號(hào)，每組照片從“1”起編張?zhí)?。例：F2/2020/1/1張?zhí)枺ǖ?張）組號(hào)（第1組）年度（2010年）屬類代號(hào)（照片）大類代字（聲像檔案）實(shí)物檔案編號(hào)實(shí)物檔案每年按件整理歸檔，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（大類代字）/年度/件號(hào)。每年從“1”開始編件號(hào)。例：G/2020/1件號(hào)（第1件）年度（2020年）大類代字（實(shí)物檔案）設(shè)計(jì)檔案編號(hào)設(shè)計(jì)檔案按年度立項(xiàng)項(xiàng)目組卷，其編號(hào)結(jié)構(gòu)模式為：分類號(hào)（含大類代字及工程項(xiàng)目代號(hào)）/年度/案卷號(hào)。每個(gè)項(xiàng)目從“1”開始編案卷號(hào)。例：H1/2020/1案卷號(hào)（第1個(gè)案卷）年度（2020年）設(shè)計(jì)項(xiàng)目代號(hào)（第1項(xiàng)）大類代字（設(shè)計(jì)檔案）文件的整理和歸檔時(shí)間文件的整理歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等）標(biāo)稱的質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。檔號(hào)章、檔案盒背脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫，也可蓋字粒章或打印；檔案目錄應(yīng)當(dāng)打印并使用A4規(guī)格紙張?？偨?jīng)辦要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，任何人不得擅自銷毀檔案。文件的歸檔時(shí)間各部門檔案員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定時(shí)間向檔案管理員移交上年度檔案，集中管理。電子檔案需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人上傳至指定移動(dòng)硬盤的文件夾中。序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門歸檔內(nèi)容移交時(shí)間1文書檔案財(cái)務(wù)綜合部各類資質(zhì)文件、證件（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼正副本、IC卡、國地稅稅務(wù)登記證副本、開戶許可證等）由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管相關(guān)經(jīng)辦部門會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等每季度移交2合同檔案財(cái)務(wù)綜合部工程承包及發(fā)包、銷售、購置、商務(wù)、轉(zhuǎn)讓等各類合同協(xié)議的正本原件工程類合同待工程完工結(jié)算后3個(gè)月內(nèi)移交，其他合同于次年2月移交3人事檔案總經(jīng)辦個(gè)人簡歷、入職表、身份證明材料、學(xué)歷、職務(wù)證明材料、契約性文件員工入職1周內(nèi)移交財(cái)務(wù)綜合部異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好手續(xù)1周內(nèi)，移交4工程檔案技術(shù)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《工程檔案歸檔范圍及保管期限》待工程完工結(jié)算后3個(gè)月內(nèi)移交5會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)綜合部相關(guān)資料，具體見《會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限》由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)保管6聲像檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《聲像檔案歸檔范圍及保管期限》活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)移交7實(shí)物檔案相關(guān)經(jīng)辦部門相關(guān)資料，具體見《實(shí)物檔案歸檔范圍及保管期限》實(shí)物頒發(fā)后1個(gè)月內(nèi)移交8設(shè)計(jì)檔案設(shè)計(jì)部電子及紙質(zhì)相關(guān)資料，具體見《設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限》于次年2月移交各類文件材料歸檔范圍及保管期限文書檔案文書檔案歸檔文件采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號(hào)。不同年度的要分開整理。劃分保管期限：按照《文書檔案歸檔范圍和保管期限表》，將歸檔文件材料劃分為永久、30年、10年三種保管期限。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號(hào)等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。編頁號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號(hào)章：每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)A期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號(hào)1全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，30年，10年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在文書檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。文書檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準(zhǔn)，企業(yè)章程，董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)和經(jīng)理層機(jī)構(gòu)及變更永久2董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)活動(dòng)永久3企業(yè)制定的規(guī)章制度永久4企業(yè)年度總結(jié)、計(jì)劃永久5一般的會(huì)議紀(jì)要、30年6綜合性行政事務(wù)30年工程檔案工程檔案的平時(shí)收集和管理工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)，與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。從項(xiàng)目申請投標(biāo)起，即應(yīng)開始進(jìn)行工程檔案材料的收集，項(xiàng)目竣工后，要及時(shí)補(bǔ)充收集相關(guān)材料，確保文件材料的齊全完整。組卷：工程檔案按建設(shè)項(xiàng)目，區(qū)分前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工、使用維護(hù)等形成階段，結(jié)合考慮文件材料內(nèi)容、數(shù)量、保管期限進(jìn)行組卷。案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示建設(shè)項(xiàng)目名稱、階段名稱、文件材料種類。編號(hào)：整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁碼。編號(hào)時(shí)，只對文件材料的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號(hào)位置：正面編于右下角，反面編于左下角。編頁號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。案卷裝盒：整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號(hào)順序裝入檔案盒內(nèi)。散件裝訂的，將卷內(nèi)文件目錄、文件材料依次裝入檔案盒內(nèi)。著錄上傳：在工程檔案Excel中著錄每個(gè)案卷和每份卷內(nèi)文件的基本信息。卷內(nèi)文件著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注等；案卷著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、立卷單位、保管期限、密級(jí)等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每份卷內(nèi)文件相應(yīng)電子文件，無相應(yīng)電子文件的卷內(nèi)文件需掃描上傳。電子檔案存放路徑：可移動(dòng)硬盤\工程檔案\工程項(xiàng)目案卷號(hào)。工程檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1招標(biāo)文件永久2投標(biāo)文件3中標(biāo)通知書4監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工合同5工程開工報(bào)告及施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底6圖紙會(huì)審、變更及洽商記錄7設(shè)計(jì)變更單及相關(guān)資料（報(bào)價(jià)單，審核確認(rèn)單）8施工現(xiàn)場簽證記錄9隱蔽工程檢驗(yàn)記錄10現(xiàn)場施工圖片11施工日志12施工材料合格證和檢驗(yàn)報(bào)告13工程結(jié)算書14工程結(jié)算審批表、竣工驗(yàn)收移交證明書、交工驗(yàn)收現(xiàn)場記錄及竣工驗(yàn)收報(bào)告等15相關(guān)竣工圖紙合同檔案合同檔案采用單件歸檔方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號(hào)。不同年度的要分開整理，合同檔案保存期限為永久。排序：對同一形成年度同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排序。一般按時(shí)間、機(jī)構(gòu)或問題、文號(hào)等先后順序排列，盡量將同一事由的文件排列在一起。編頁碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分（如收、發(fā)文處理單和定稿）已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。編頁號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號(hào)章：每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)C期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號(hào)1全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：合同檔案大類代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)裝盒：將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入文書檔案盒內(nèi)，并填寫檔案盒背脊、盒內(nèi)備考表。不同年度不同保管期限的歸檔文件不能裝在同一盒內(nèi)。著錄上傳：在合同檔案Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、合同編號(hào)、責(zé)任者、合同題名、日期、頁數(shù)等。會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案采用單件歸檔整理方法，以“件”為單位進(jìn)行排列、裝訂、編頁碼、編檔號(hào)，不同年度的要分開整理?！凹笔菤w檔文件的整理單位，一般以每份文件為1件。1份會(huì)計(jì)報(bào)表為1件、1本（份）賬簿為1件、1冊（本）憑證為1件。“件”題名應(yīng)準(zhǔn)確概括該件會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、文件名稱。編碼：沒有編頁碼的文件，以“件”為單位對有效頁面編連續(xù)頁碼，正面編于右上角，反面編于左上角，本身有正確頁碼或單頁的文件不需再編頁碼；1份文件各部分已有獨(dú)立正確的頁碼時(shí)不用再編頁碼，合并計(jì)算其總頁數(shù)即可。憑證類不需要編頁碼。編頁號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。蓋檔號(hào)章：每“件”加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章的位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。檔號(hào)章示例：全宗號(hào)類別號(hào)D1期限永久年度2020機(jī)構(gòu)件號(hào)1全宗號(hào)：是檔案館進(jìn)館單位所編制的實(shí)體管理號(hào)，無則不需填寫。類別號(hào)：文書檔案大類代字期限：文件保管期（永久，25年，15年、5年）年度：文件形成年度機(jī)構(gòu)：歸檔文件的承辦機(jī)構(gòu)（規(guī)范化簡稱）件號(hào)：文件在該年度同一保管期限內(nèi)的排序號(hào)著錄上傳：在Excel中著錄每份歸檔文件的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、類別、保管期限、年度、件號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)等。會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注D1報(bào)表（包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告）1年度財(cái)務(wù)報(bào)告（預(yù)、決算）永久包括文字分析2月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告5年包括文字分析D2賬簿1現(xiàn)金出納賬25年2銀行存款賬25年3總賬25年4明細(xì)分類賬25年D3憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年D4其他1會(huì)計(jì)移交清冊15年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年人事檔案在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)檔案，實(shí)行一人一檔的立卷方法。根據(jù)員工的異動(dòng)（調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)及獎(jiǎng)懲等，由財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)人辦理好相關(guān)手續(xù)后，移交給檔案管理專員。檔案管理專員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目錄填寫。著錄上傳：在人事檔案管理系統(tǒng)中著錄每位員工的基本信息。人事檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1員工個(gè)人簡歷定期2員工入職表定期3員工轉(zhuǎn)正申請表定期4員工與企業(yè)的勞動(dòng)合同等契約性文件定期5員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）定期6員工學(xué)歷、學(xué)位和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（復(fù)印件）定期7員工在本企業(yè)工作期間的考核、考績、鑒定材料等定期8有關(guān)員工任免、聘用、待遇、獎(jiǎng)懲、離職等方面的文件材料定期9員工在本企業(yè)工作期間參加各種培訓(xùn)的證書定期10員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料定期11有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔文件定期聲像載體檔案視頻檔案：一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料，視頻按“件”整理歸檔。收集的視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說明宜用“TXT”文件保存。視頻檔案存儲(chǔ)格式要求：屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。儲(chǔ)存：在聲像載體檔案Excel中著錄每件視頻的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號(hào)、視頻題名、錄制時(shí)間、錄制長度、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件視頻。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤\聲像載體檔案\視頻檔案\“年度”命名（“年度”一般指攝錄年度）的文件夾。每段剪輯后的音頻或視頻文件以“攝錄日期·地點(diǎn)?活動(dòng)內(nèi)容。攝錄日期：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。攝錄地點(diǎn)：記述地點(diǎn)全稱?；顒?dòng)內(nèi)容：記述清楚活動(dòng)主題、主要人物姓名、職務(wù)。照片檔案：照片要選擇該項(xiàng)工作或活動(dòng)內(nèi)容具有代表性的進(jìn)行歸檔，歸檔照片應(yīng)圖像清晰，沖曬成4R規(guī)格，以便入冊保管。照片說明文字：應(yīng)包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、主題、主要人物及其位置、拍攝者等要素。相片標(biāo)簽：每組照片打印一份《照片組文字說明標(biāo)簽》，例：組號(hào)F3/2020/8拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝日期20200702拍攝者張××數(shù)碼照片張數(shù)15紙質(zhì)照片張數(shù)10組文字說明2020年7月2日，市XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作會(huì)議。副市長×××、特邀嘉賓×××出席了會(huì)議每張紙質(zhì)照片打印一份《照片文字說明標(biāo)簽》，例：檔號(hào)F3/2020/8/1拍攝時(shí)間20200702拍攝地點(diǎn)市會(huì)議中心拍攝者張××文字說明2020年7月2日，市XX局在市會(huì)議中心召開全市檔案工作會(huì)議。圖為副市長×××（中），特邀嘉賓王×××（右一）、市XX局局長×××（左一）在會(huì)議主席臺(tái)上著錄上傳：在聲像載體檔案Excel中著錄每件照片檔案的基本信息。著錄項(xiàng)目包括：檔號(hào)、相片題名、拍攝時(shí)間、相片所在頁號(hào)、備注等。同時(shí)在檔案移動(dòng)硬盤上傳每件相片。儲(chǔ)存路徑：可移動(dòng)硬盤\聲像載體檔案\相片檔案\以“年度”（一般指拍攝年度）命名的文件夾。按照一組照片對應(yīng)一個(gè)文件夾的原則，在“年度”文件夾下建立以“拍攝日期+地點(diǎn)+事件內(nèi)容+拍攝者或來源”命名（“拍攝日期”用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，“拍攝者或來源”應(yīng)用“（）”括起）的文件夾，將拍攝或掃描后形成的數(shù)碼照片存儲(chǔ)（按JPEG標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)，內(nèi)容特別重要的宜同時(shí)選擇RAW、TIFF等文件格式存儲(chǔ)）在該文件夾下，每張數(shù)碼照片按順序號(hào)命名，對于主要人物的合照，應(yīng)以“主要人物及其職務(wù)（在照片中的位置）”命名該張照片，以方便歸檔人員整理著錄。聲像檔案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔文件材料名稱或類型保管期限備注1反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和工作成果的照片、VCD等永久2領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本企業(yè)有關(guān)重大活動(dòng)的照片、VCD等永久3本企業(yè)組織或參加的重要外事活動(dòng)的的照片、VCD等永久實(shí)物檔案歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照，所拍照片需刻盤脫機(jī)保存，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系；一些珍貴的實(shí)物應(yīng)使用包裝物包裝存放，包裝物上附貼標(biāo)簽，填好檔號(hào)、實(shí)物名稱等。屬于歸檔范圍的實(shí)物檔案在其形成后1個(gè)月內(nèi)，由經(jīng)辦人擬訂說明文字，移交總經(jīng)辦登記歸檔。如需在其它地方懸掛、展示的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在檔案目錄上注明懸掛、展示地點(diǎn)。實(shí)物檔案不分屬類，每年按其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，同一次活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案排列在一起。標(biāo)識(shí)：給每件實(shí)物檔案制作標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包括該實(shí)物檔案的檔號(hào)、名稱、來源、時(shí)間等相關(guān)信息，并將