職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作規(guī)章制度

職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強對我院各類檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，為教

學(xué)、科研和學(xué)院黨政管理等各項工作服務(wù)，為社會服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國

檔案法》及其《實施辦法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（即“6號

令”）及《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法律、法規(guī),

結(jié)合我院的實際，特制訂本辦法。

第二條我院檔案是指建校以來，在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中

直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。

第三條檔案工作是是我院教學(xué)、科研和黨政管理工作的重要組成部分，是辦

好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，必須把檔案工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃之中，實行

集中統(tǒng)一管理。

第四條學(xué)院各部門應(yīng)把歸檔工作列入議事日程，必須做到“三納入”、“四同

步”：即納入學(xué)院計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、

檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第二章領(lǐng)導(dǎo)體制機構(gòu)設(shè)置

第五條本院檔案工作由分管學(xué)院辦公室工作的院領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，其他的院領(lǐng)導(dǎo)要

檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。學(xué)院設(shè)

立綜合檔案室，隸屬于學(xué)院辦公室。業(yè)務(wù)上受廣東省檔案局和省教育廳監(jiān)督、指

導(dǎo)、檢查。綜合檔案室既是本院檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供

利用本院各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)。

第六條本院綜合檔案室的主要職責(zé)是：

（-）宣傳、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，并努力完成

上級主管機關(guān)下達的有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

（二）制訂和組織實施本院檔案工作的規(guī)章制度，加強檔案工作的規(guī)范化、

標準化建設(shè)，提高檔案的綜合管理水平。

（三）負責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全院檔案工作，并負責(zé)對本院各部門檔案工作進行業(yè)

務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（四）負責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管全院各類檔案及有

關(guān)資料。

（五）嚴格執(zhí)行國家《保密法》和本院保密制度，組織做好檔案的密級調(diào)整

工作，對已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。

（六）開展檔案的開放和利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工

具，編寫檔案參考資料。積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)院各項工作服務(wù)，為社會

服務(wù)。

（七）維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范和技術(shù)保護工作；對損

壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請學(xué)院予以處理；對保護檔案有功

者，提請學(xué)院給予表揚、獎勵。

（八）負責(zé)組織我院專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。

（九）開展檔案宣傳教育活動。

（十）開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。

（十一）完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

此外，綜合檔案室還為學(xué)生提供勤工助學(xué)和進行教學(xué)實習(xí)的條件，并認真做

好指導(dǎo)工作。

第七條本院各部門必須確定1名負責(zé)人分工主管本部門的檔案工作，并確定

適當(dāng)?shù)募媛殭n案人員，負責(zé)本部門檔案材料的立卷歸檔工作。

第八條兼職檔案員的職責(zé)：

（-）配合綜合檔案室宣傳、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作法令、政策和規(guī)定

及本院的檔案工作規(guī)章制度。

（二）在本部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室的指導(dǎo)下，實施學(xué)院檔案工作計劃、規(guī)劃。

（三）負責(zé)本部門、本專業(yè)產(chǎn)生形成的檔案材料的收集積累、整理、立卷和

向綜合檔案室移交檔案等工作。

第三章檔案隊伍建設(shè)

第九條本院專職檔案工作人員列入學(xué)院編制。檔案隊伍采取配備專、兼職人

員相結(jié)合。

第十條本院檔案工作人員（含兼職檔案員）應(yīng)堅持四項基本原則，堅持改革

開放，認真執(zhí)行黨和國家有關(guān)政策和學(xué)院有關(guān)規(guī)章制度，遵紀守法，保守黨和國

家秘密，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟悉本院歷史和檔案業(yè)務(wù)情況，愛崗敬業(yè)，忠于職守，

具備檔案專業(yè)知識和一定的科學(xué)文化知識。

第十一條學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案人員提高政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作水平和生

活待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的工作、思想和生活。檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)

人員，其職稱和待遇，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章經(jīng)費、庫房和設(shè)備

第十二條學(xué)院檔案工作所需經(jīng)費，應(yīng)列入學(xué)院預(yù)算，單列專款或統(tǒng)籌安排。

特殊情況時應(yīng)有一定的政策傾斜。

各部門應(yīng)配置檔案裝具、設(shè)備，用于保管待歸檔文件材料以及保存于本部門

的文件檔案資料。

第十三條學(xué)院遵循方便利用、安全保管、有利發(fā)展原則，負責(zé)提供符合檔案

管理要求的檔案工作用房。

第十四條學(xué)院要有計劃地為綜合檔案室配置必要的設(shè)備，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)

代化的要求。

第五章文件材料的歸檔、移交與接收工作

第十五條建立健全檔案材料的形成、積累、整理、立卷和按時歸檔制度，確

保應(yīng)歸檔的文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

第十六條學(xué)院各部門應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理（見本

文第一章第四條），并納入各部門管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)?？蒲谐晒⒒üこ?、

精密、稀缺、貴重設(shè)備開箱等項目進行鑒定、驗收時，必須有綜合檔案室人員或

由綜合檔案室委托有關(guān)部門兼職檔案員（或指定人員）參加，對照歸檔材料進行

審查驗收，簽署意見，沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予驗收，不

予上報成果，不予評獎。

第十七條實行文件材料形成部門和課題組立卷制度。由各主管業(yè)務(wù)部門負責(zé)

對本部門（含屬下單位）在工作活動中形成的文件材料，按其自然形成規(guī)律，進

行系統(tǒng)整理，一般由立卷人負責(zé)整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內(nèi)目錄（即

移交文件目錄），按規(guī)定時間向綜合檔案室移交。

第十八條檔案移接手續(xù)：檔案室負責(zé)指導(dǎo)立卷工作和接收歸檔材料。接收檔

案必須履行手續(xù)，按照移交文件目錄的有關(guān)內(nèi)容填寫一式二份（另拷貝電子文件

一套），交接雙方經(jīng)核對無誤，方可辦理簽收手續(xù)。

第十九條歸檔時間：黨政部門和能夠按年度歸檔的部門在次年5月底以前歸

檔；教學(xué)部門和能夠按學(xué)年度歸檔的部門在學(xué)年次年寒假前歸檔；科研、基建、

設(shè)備等項目檔案以及專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)

歸檔。

第二十條我院黨政領(lǐng)導(dǎo)同志已閱批完畢的文件材料，由黨辦、院辦負責(zé)整理

立卷歸檔。

第二十一條我院文件材料的歸檔范圍：詳見《廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔

案管理實施細則》

第二十二條歸檔的文件材料應(yīng)紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格標準，書寫工整，使用碳素墨

水或藍黑墨水書寫或電腦打印，照片、錄像帶、錄音帶等特殊載體檔案，應(yīng)具備

圖像、聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范標準的要求。

第二十三條凡由本院各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項目，由主辦單位保

存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制

件交主辦單位保存。

第二十四條個人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的各種載

體形式的文件材料，必須按統(tǒng)一的移交時間移交給本單位兼職檔案員轉(zhuǎn)交學(xué)院綜

合檔案室，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料，綜合檔案室可通過征集、

代管等形式進行管理。

第二十五條本院綜合檔案室要注意向境內(nèi)外征集與本院有關(guān)的有保存價值

的各種檔案、資料。

第二十六條對院內(nèi)調(diào)動的人員，原所在部門有責(zé)任督促其必須辦理文件移交

手續(xù)方可離開原崗位。對調(diào)出以及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還

檔案，沒有綜合檔案室簽字，人事部門不予辦理調(diào)離手續(xù)。長期出國人員在出國

前應(yīng)及時向綜合檔案室清退檔案材料。

第六章檔案的管理

第二十七條本院各類檔案都是學(xué)院的重要財富，由學(xué)院綜合檔案室集中統(tǒng)一

管理，任何部門或個人都不得將檔案占為私有。全體師生員工都有保護檔案的義

務(wù)。

第二十八條綜合檔案室應(yīng)不斷研究和改進檔案的保護條件，對已破損、蟲蛀、

霉爛和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，學(xué)院要為檔案保護提供必要條件。

第二十九條綜合檔案室?guī)旆繎?yīng)有嚴格的管理制度，要有防火、防蟲、防鼠、

防盜、防塵、防濕、防高溫、防暴曬等設(shè)施；要有安全保密制度，定期進行安全

檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向?qū)W院主管領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理，消除安全隱患。

第三十條檔案的鑒定與銷毀

（-）檔案鑒定工作在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，由學(xué)院辦公室和綜合檔案室以及有

關(guān)的職能部門分管檔案工作的負責(zé)人組成鑒定小組。負責(zé)對保密期限和保管期限

已滿或已到達開放期限的檔案進行鑒定，作出處理決定。

（二）需要銷毀的檔案，必須編制清冊，報主管檔案工作的學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準后,

方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，任何單位或個人不得銷毀任何檔案。

第三十一條本學(xué)院各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三

種。

（-）永久：凡反映我院主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)院和社會需

要長遠利用的檔案，列為永久保管。它主要包括兩部分，一是本院制成的重要文

件材料；一是上級領(lǐng)導(dǎo)部門針對本院所發(fā)的重要文件材料。

（二）長期：凡在相當(dāng)長的時間內(nèi)，本院需要查考利用的檔案，列為長期保

管。它包括本院產(chǎn)生形成的和上級領(lǐng)導(dǎo)部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本院工作有關(guān)的

比較重要的文件材料。保管期限為十六至五十年左右。

（三）短期：凡在短期內(nèi)本院需要查考利用的檔案，列為短期保管，其保管

期限為十五年（含十五年）以下。

第三十二條檔案的統(tǒng)計

（-）綜合檔案室應(yīng)在每年終對檔案的收入、移出、庫存量、檔案的利用等

情況進行統(tǒng)計。

（-）依照有關(guān)規(guī)定和要求，向廣東省檔案局和省教育廳辦公室報送本院檔

案工作基本情況統(tǒng)計報表。

第七章檔案的利用與開放

第三十三條積極開展檔案的利用和編研工作，主動提供利用，充分發(fā)揮檔案

的社會效益和經(jīng)濟效益。

第三十四條綜合檔案室開放檔案，必須遵守下列規(guī)定：

（一）本院教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者，憑本人工作證；院

外單位或個人，須持有單位介紹信、身份證等合法證件，在說明利用檔案的目的

和范圍后，則可查閱利用屬于開放范圍的檔案。本院校友要求利用其學(xué)籍檔案的,

持本人畢業(yè)證或原就讀的系（部）出具證明，則可查閱。

（二）利用檔案屬于個人目的的，如要求復(fù)印檔案，由綜合檔案室負責(zé)辦理,

并按規(guī)定收費。

（三）港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹。

（四）外國機關(guān)和個人要求利用檔案，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

第三十五條館藏檔案屬下列情況之一者，不宜開放：

（一）涉及黨和國家秘密的；

（二）涉及專利或技術(shù)秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的。

第三十六條對要求查閱、摘錄、復(fù)制屬于尚未公開的檔案，須經(jīng)學(xué)院辦公

室負責(zé)人同意；涉及未公開的技術(shù)問題，須經(jīng)科研主管部門負責(zé)人同意，必要時

報請學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批。

第三十七條對于重要的、珍貴的檔案資料，一般不得提供原件使用，如特殊

需要，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。

第八章考核、獎勵與處罰

第三十八條學(xué)院綜合檔案室應(yīng)建立檢查、考核和評估制度。明確崗位職責(zé)，

對優(yōu)秀的專、兼職檔案人員在檔案工作中有突出成績者，提請學(xué)院給予表揚和獎

勵。

第三十九條對于違反《檔案法》的行為，由學(xué)院根據(jù)《檔案法實施辦法》的

規(guī)定予以處罰。并報廣東省檔案局和省教育廳辦公室備案。

第九章附則

第四十條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

揭陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實體分類方案

一、編制目的

為適應(yīng)我院檔案工作需要，實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化，并為檔案的計

算機管理創(chuàng)造條件，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》，結(jié)合我院實際情況，制定

本方案。

二、編制原則

以我院全部檔案為對象，按檔案形成的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)

容、特點，在保持其形成的自然規(guī)律的前提下，確定統(tǒng)一的實體分類體系。把產(chǎn)

生于同一活動領(lǐng)域，記錄和反映相同性質(zhì)的管理性文件材料和業(yè)務(wù)性文件材料當(dāng)

成有機聯(lián)系的整體，分別設(shè)類，盡可能地體現(xiàn)思想性、科學(xué)性、適用性。本院檔

案劃定為：黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀

器設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、人物、實物等13個一級類目。

三、分類結(jié)構(gòu)與檔案的編制

本院檔案實體分類的檔號由年度號、分類號、案卷號三大部份組成，用連接

號“一”連接各組代碼。即年度號一分類號一案卷號

（一）年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

（二）分類號是檔號的主體，一般由實體分類的一、二級類目的標識符組成。

教學(xué)、聲像等檔案根據(jù)實際需要擴展到三級類目。

（三）一級類目是分類的最高層位，其標識符號取該類目名稱主詞的漢語拼

音的第一個字母，如黨群類標識符號：DQ,行政類標識符：XZ……。

（四）二級類目是對一級類目的細分，細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)

律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設(shè)置。

二級類目標識，采用阿拉伯?dāng)?shù)字雙位制，如“綜合”為“11”、其余二級類

目依次層累為12、13……99,但10、20……等帶"0”的數(shù)字不用。

（五）案卷號是按所選擇的分類號中最下位置的案卷順序號，由于案卷數(shù)量

不同，案卷號不限級數(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字按1?n標識。

（六）檔號模式：年度號+分類號+案卷號

如：1998—DQ11—1其中1998表示該案卷的形成年度，DQ是黨群類檔

案一級類目代號，11是二級類目代號“黨務(wù)綜合”。

（一）檔案的實體排架

從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限，但編定檔號前，

在不影響案卷之間有機聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。檔號排架采用:

一級類目一一年代縱向排列。

四、分類主表

（-）DQ黨群

主要包括學(xué)院黨群部門在工作中形成的文件材料。

11黨務(wù)綜合（黨辦、保密委員會、黨代會、黨總支、直屬支部材料入此）

12紀檢（黨員獎懲材料入此。）

13組織（副處以上干部任免、黨校材料入此。）

14宣傳教育（學(xué)生工作入此）

15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派、僑聯(lián)、人大代表選舉材料入此）

16工會（婦女工作材料、教職工代表大會材料入此。）

17團委（學(xué)生會、研究生會、學(xué)生社團材料入此。）

（二）XZ行政

主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財務(wù)等部

門除外）在工作中形成的文件材料。

11行政綜合（院辦、校友會、校史、系等單位綜合材料入此）

12人事（科級以下干部任免、師資培養(yǎng)、計劃生育、離退休人員材料入此）

13監(jiān)察、審計

14保衛(wèi)、武裝（軍訓(xùn)材料入此）

15總務(wù)（衛(wèi)生材料入此）

16檔案、圖書、文博

（三）JX教學(xué)

主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的文件材料。

11教學(xué)綜合

12學(xué)科與實驗室建設(shè)

13招生工作（接收進修教師材料入此）

14學(xué)籍管理

15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐（體育、計算機、英語等級考試級材料入此）

16學(xué)位工作

17畢業(yè)工作

18教材

年度：綜合性文件按自然年度

學(xué)籍材料按畢業(yè)年度

（四）KY科學(xué)研究

主要包括科學(xué)研究管理和實踐活動中形成的文件材料。

11綜合

12-28按教學(xué)、科研、教輔、黨政機關(guān)等單位依次排序

年度：綜合類用自然年度

項目用完成年度

（五）CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動中形成的文件材料。

11綜合

[12]產(chǎn)品項目

年度：綜合類用自然年度

產(chǎn)品項目用產(chǎn)品投入生產(chǎn)和科技開發(fā)的自然年度

（六）JJ基本建設(shè)

主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。

11綜合

[12]單項工程（修繕工程入此）

年度：綜合管理用自然年度

單項工程用竣工年度

（七）SB儀器設(shè)備

主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試管理、

申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。

11綜合

[12]儀器設(shè)備種類

年度：綜合管理用自然年度

儀器設(shè)備種類用儀器設(shè)備購置的年度

（八）CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動中形成的文件材料。

11綜合

12報紙

13刊物

年度用出版物的出版年度

（九）WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。

11綜合

12出國（境）（政審材料、外匯經(jīng)費、延長期限材料入此。）

13來校（接待外賓登記表等材料入此。）

14國際合作與會議

15外國留學(xué)生工作（外國留學(xué)生獎懲材料入此。）

年度用自然年度

（十）CK財會

主要包括財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

11綜合（基金管理、貸款、收費入此。）

12會計報表

13會計帳薄

14會計憑證

15工資清冊（獎金、助學(xué)金、國庫券材料入此。）

16涉外會計憑證、帳薄

年度用財會檔案形成的自然年度

（十一）SX聲像載體檔案

11綜合

12照片

13錄音帶

14錄像帶

15幻燈片

16磁盤

17影視膠片

18縮微膠片

19光盤

年度用聲像檔案形成自然年度

（十二）RW人物類

11綜合

12歷屆院級領(lǐng)導(dǎo)

13名人

14已故人員

年度用人物類檔案歸檔年度

（十三）SW實物類

11綜合

12題詞（簽到冊入此）

13獎品

14贈品

15證書、證件、徽章樣品及其它

年度用實物類檔案形成的自然年度

揭陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院各類檔案管理實施細則

揭陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨群、行政類檔案管理實施細則

根據(jù)國家《檔案法》、《檔案實施辦法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理

辦法》（即“6號令”）及《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校院檔案工作規(guī)

范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合我院黨政類檔案工作情況，特制定本實施細則。

一、黨、政檔案工作的基本原則

（-）凡是本院黨、政管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲

像載體材料，均屬黨、政檔案。

（二）黨、政類檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準確和安全，便于

開發(fā)利用。

（三）黨、政文件材料必須嚴格實行文書處理部門立卷歸檔制度。

（四）黨、政文件材料的歸檔工作應(yīng)實行“三納入”，即納入學(xué)院各部門的工

作規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍；做到“四同步”管理，即布

置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收黨、政檔案

工作。

（五）本院各部門要有一位負責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)募媛?/p>

檔案人員，協(xié)同綜合檔案室認真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔工作。

二、黨'政檔案歸檔范圍的確定

（-）歸檔的黨、政文件材料必須能反映本院主要職能活動和基本歷史面貌，

必須對本院和社會當(dāng)前與長遠具有參考作用、憑證作用和研究價值。

（-）判定黨、政檔案的保管期限，一定要根據(jù)我院黨、政檔案形成的特點，

從實際出發(fā)，堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，全面分析和鑒別檔案內(nèi)

容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本院工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需

要，全面地確定檔案的保存價值和保管期限，以保證我院檔案的完整、準確、系

統(tǒng)。

（三）歸檔的主要內(nèi)容包括黨務(wù)、行政（除教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品，設(shè)備、

出版、外事、財會管理文件，另立卷管理外）、工會、團委四個系統(tǒng)的內(nèi)容，具體

范圍見附件一、二。

（四）不歸檔的文件材料

1、上級機關(guān)普發(fā)供參閱、不需辦的文件材料；

2、上級機關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件；

3、上級機關(guān)征求意見未定稿的文件；

4、重份文件；

5、無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；

6、未經(jīng)會議討論，未經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般

性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對稿(學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負

責(zé)人簽字的最后定稿除外)；

7、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

8、無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設(shè)

性意見的人民來信；

9、學(xué)院內(nèi)部互相抄送的文件材料；

10、本院負責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的與本院無關(guān)的文件材料；

11、為參考目的從各方面收集的文件材料；

12、非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可以選擇作資料暫存。)

三、黨、政檔案的歸檔要求與立卷方法

(-)形成積累

1、本院各處、室、館、總支、系、部、中心、工會、團委和直屬部門均為

立卷單位，分工歸口立卷。

2、每一立卷歸檔單位的兼職檔案人員，在平時應(yīng)嚴格近文書處理制度做好

文件材料的收集，并參照附件一、二；編制案卷類目，根據(jù)案卷類目分別歸卷。

(-)立卷

1、立卷原則

文書處理部門立卷應(yīng)按問題、時間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，

保持其有機聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價值，分類組卷，以能準確、全面反映學(xué)院真實

面貌和部門的主要職能活動，便于查找利用為原則。

2、立卷分工

(1)中共中央、國務(wù)院及其各部委、省、市黨委及各部委、人民政府及各廳

局，國家教委以及省教育廳下達的文件材料，綜合性的，由黨辦、院辦立卷歸檔,

專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸檔。

(2)以黨委、學(xué)院名義的發(fā)文，由黨辦、院辦分別立卷歸檔(一般應(yīng)保存兩

份以上)。以部門名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔，重要的也應(yīng)有兩份以上。

（3）黨委和學(xué)院召開的代表大會、黨委會、黨委擴大會、院長辦公會所形成

的文件材料，由黨辦、院辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學(xué)院名義召開的全

院性專門會議、聯(lián)席會議以及各類綜合會議所形成的文件材料，由主辦單位立卷

歸檔。

（4）院內(nèi)各單位向黨委、學(xué)院的請示報告正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，

由報文單位立卷歸檔。

（5）兩個以上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保

存復(fù)制本。

（6）各臨時機構(gòu)、撤銷機構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機構(gòu)撤銷前做好整理工作，移

交學(xué)院檔案部門保存，任何人不得帶入其他單位。

（7）重要的人民來信來訪材料，由承辦單位立卷歸檔。

（三）立卷程序

按照歸檔時間要求由兼職檔案員按案卷類目將文件收齊歸檔，并對文件進行

調(diào)整檢查，依照如下程序進行：

1、檢查案卷的文件成份。文件是否收集齊全完整，同時檢查案卷有無不需

要立卷歸檔的文件材料。

2、檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統(tǒng)一，相

互混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

3、檢查案卷文件保存價值。查看各案卷中文件保存價值是否有差異，各部

分之間是否大體一致。

4、檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過50頁。對同一問題文件數(shù)量多的，宜酌

情適當(dāng)分卷。問題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。

（四）立卷分類

1、分年度

先將文件按其形成或針對的年度分開，一般文件歸入文件形成年度；跨年度

的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度規(guī)劃、計劃，一般可歸入文件內(nèi)容針對的

第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度

的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)

案年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；按常年處理的文件歸入專門年度。

2、分問題

將文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開。

3、分期限

將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。

（五）立卷組合

1、立卷組合的基本要求

立卷組合一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。

2、立卷組合形式，一般按下述內(nèi)容和順序進行：

會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷、一會數(shù)卷

或數(shù)會一卷；

統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一

卷或數(shù)卷；

學(xué)院管理和業(yè)務(wù)活動形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合；

工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱組合；

簡報按名稱或期號組合；

其它文件材料可按照特殊形式組合。

（六）卷內(nèi)文件材料按重要程度或順序排列；

批復(fù)、批示在前，請示、報告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

非訴訟案件結(jié)論性材料在前，論據(jù)性材料在后；

其它文件材料按時間順序排列。

（七）對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文

件材料不可分割的照片、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的表格，

要適當(dāng)?shù)卣郫B；拆除文件材料上的金屬物。

（八）成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號，按件裝訂的卷內(nèi)文件編號件號。

卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要具有有效的書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號;

頁號位置在每面材料非裝訂線一側(cè)的下角。

卷內(nèi)文件應(yīng)逐件加蓋檔號章；并填寫檔號章的各個項目，編制件號；檔號章

的位置在每件文件首頁的右上角，卷內(nèi)文件的件數(shù)，一般以每份文件單獨計算為

一件；請示與批復(fù)，來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計算件數(shù)；正本與定稿為一件；正件

與附件為一件。

（九）填寫卷內(nèi)文件目錄

順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號。

文號：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。

責(zé)任者，形成該文件的單位或?qū)υ撐募撚胸?zé)任的署名者。

題名：即文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的

文件，可自擬標題，外加“口”號。

日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、

月、日數(shù)的右下角加號。

頁號：卷內(nèi)文件起止之頁的編號。

（十）填寫卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷

立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名標注時間。

立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。

檢查人：由對案卷質(zhì)量進行審核的責(zé)任者簽名。

（十一）對采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，幾卷再裝入硬卷皮（盒）

內(nèi)。

（十二）擬寫案卷標題。要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任

者、內(nèi)容、名稱（文種）。除會議文件外，不得用“XXX文件材料”。

四、黨'政檔案的管理

（-）學(xué)院綜合檔案室負責(zé)對黨、政類檔案的接收、分類、整理、登記、保

管和提供利用。

（二）黨、政檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（15?50年左右）

和短期（1?15年）。

（三）保管期限和保密期限已滿的黨、政類檔案，由院檔案鑒定小組鑒定，

作出處理決定。

五、黨、政檔案的開發(fā)利用

（一）黨、政檔案的借閱，按《廣東工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案利用制度》辦理。

（二）檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，并在檔

案查閱或借閱登記薄上登記，借出檔案要從嚴掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應(yīng)

重新辦理借閱手續(xù)，對無故逾期不還者，應(yīng)停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟

失，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，區(qū)別不同情況，嚴肅處理。

（三）對離校及離退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。

（四）綜合檔案室應(yīng)積級進行編制檔案檢索工具、編寫檔案參考資料和專題

文件匯編等，更好為黨、政管理工作服務(wù)。

（五）對珍貴的檔案，應(yīng)備有縮微或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。

六、黨、政檔案工作崗位責(zé)任

（一）分管檔案工作的各部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；

1、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)院檔案工作規(guī)章制度，把檔案工

作納入本單位的議事日程；

2、加強與學(xué)院綜合檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保

證歸檔檔案的質(zhì)量；

3、做好文秘工作人員和兼職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解

決工作中的實際困難。

（二）各立卷部門兼職檔案干部職責(zé)

1、堅持平時立卷，根據(jù)本部門（單位）不同種類文件材料形成的特征，制

定其案卷類目，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔；

2、負責(zé)本部門（單位）文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作,

保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；

3、歸檔案卷做到組卷合理，編寫頁號準確，案卷目錄填寫清楚，案卷標題

簡明扼要；

4、主動接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間將本部門各科

（室）的檔案收集后向檔案歸檔；

5、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平；

6、注意文件材料的安全和保密工作。

（三）科（室）負責(zé)人職責(zé)

1、把歸檔工作列入科（室）工作內(nèi)容，經(jīng)常檢查本科（室）人員對所承擔(dān)工

作形成的文件材料的積累、歸檔情況，并負責(zé)驗收歸檔材料是否完整、準確、系

統(tǒng)。

2、加強有關(guān)檔案工作知識的宣傳教育，提高工作人員檔案意識，自覺做好檔

案的歸檔工作。

3、負責(zé)落實將本科（室）檔案移交給本部門的兼職檔案員。

（四）黨、政部門工作人員的職責(zé)

1、按歸檔要求做好平時文件材料的形成、積累工作。

2、每位干部應(yīng)把自己所承擔(dān)的工作形成的文件進行整理組卷，移交給科（室）

負責(zé)人或科（室）文書人員。

3、自覺做好檔案工作，任何人不得以任何借口將立歸檔的文件材料據(jù)為已有。

（五）綜合檔案室的職責(zé)

1、負責(zé)制訂黨、政檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。

2、組織文書處理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3、檢查、督促、指導(dǎo)文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔工

作。

4、對接收進檔案室的黨、政檔案進行分類、整理、編制檢索工具、編寫檔案

參考資料、專題文件匯編等，為黨、政管理工作服務(wù)。

5、執(zhí)行黨和國家關(guān)于保密工作的規(guī)定，維護涉密檔案的安全。

6、做好檔案保護工作，確保檔案材料完整、安全。

七、本細則從公布之日起開始實施，由揭陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室負責(zé)解

釋。

附件一

揭陽職業(yè)技術(shù)技術(shù)學(xué)院

黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表

DQ11黨務(wù)綜合

序號類目名稱保管期限

1上級黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料

（1）針對本院的永久

（2）需要長期貫徹執(zhí)行的長期

（3）普發(fā)性的一般性的短期

2黨代會文件

（1）大會計劃、通知、工作報告、議程、總結(jié)、紀錄、發(fā)言

稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、重要的照片、錄音、大會主席團、代表、

永久

列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法、

選舉結(jié)果和上級批復(fù)等。

（2）提案和辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小

長期

組會議記錄、重要賀電、賀信等。

（3）參考文件；工作人員名單；工作證；代表證、列席證及

短期

選票式樣。

3黨委會、黨委擴大會、書記院長碰頭會、總支（支部）書記

會、黨委中心組會以及黨委主持的有關(guān)會議記錄、紀要、決

議及會議討論的文件。

（1）會議通知、會議記錄、紀要、報告、決議、決定、總結(jié)、

永久

簡報、領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言稿、討論通過的文件和重要匯報材料等。

（2）對決議等的修改意見，一般的匯報材料和討論未通過的

短期

文件。參考資料、會議組織秘書工作文件等。

4

黨委工作計劃、報告（包括調(diào)查報告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗總結(jié)）

（1）重要的（年度的、典型的）永久

（2）一般的短期

序號類目名稱保管期限

5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知

(1)方針政策性的、重大問題的、有歷史意義的永久

(2)一般業(yè)務(wù)問題的短期

6

以黨委名義召開的工作會議、專業(yè)會議和現(xiàn)場會議文件材料

(1)會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀要、

記錄、簡報、重要的錄音帶、照片、會議典型材料、發(fā)言稿永久

等

(2)會議討論文件、參考資料、小組記錄等短期

7院黨委和上級黨委調(diào)研、檢查巡視學(xué)院工作形成的文件材料

(1)重要的(典型的、系統(tǒng)的)永久

(2)一般的長期

8黨委負責(zé)同志出席上級或下級會議的發(fā)言稿、報告

(1)重要的長期

(2)一般的短期

9黨委工作簡報永久

10黨委大事記永久

11黨群系統(tǒng)印章啟用、停用的文件材料永久

12黨群系統(tǒng)各種統(tǒng)計材料、基層報表

(1)年度和年度以上的、典型的、專題的永久

(2)季度的長期

(3)月份的短期

13

黨委各部、委報黨委的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)長期或短期

14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件

序號類目名稱保管期限

(1)重要的永久

(2)一般的短期

15群眾來信、來訪及處理材料長期或短期

16黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期

17黨總支、直屬支部工作計劃、總結(jié)、重要報告、經(jīng)驗介紹、

長期

調(diào)查工作、會議記錄和統(tǒng)計表

18黨總支、直屬支部建黨工作及有關(guān)材料長期

19黨總支、直屬支部人員獎勵及有關(guān)材料長期

DQ12紀檢

序號類目名稱保管期限

1上級紀委針對本院紀檢工作的指示、規(guī)定、條例、辦法、通

永久

知、通報(有辦文的隨辦文一并歸檔)

2紀委工作規(guī)章制度長期

3紀委會工作計劃、總結(jié)、綜合報告、請示及批復(fù)文件、以及

重要統(tǒng)計報表、永久

4紀檢工作大事記永久

5院紀委會議記錄長期

6黨員處分、處理、復(fù)查、撤銷處分、獎勵、表彰等材料永久

7黨風(fēng)、黨紀等調(diào)查研究形成的文件材料

(1)典型的、重要的長期

(2)一般的短期

8受理重大案件所形成的文件材料永久

9群眾來信、來訪及處理意見短期

DQ13組織

序號類目名稱保管期限

1上級針對本院組織工作的指示、決定、通知、簡報等文件材永久

2工作計劃、總結(jié)、請示及批復(fù)、調(diào)查材料、情況匯報永久

3副處級以上干部任免、調(diào)動和離休報告、決定批復(fù)、通知等永久

（包括上級批準的、要附任免呈報表）

5黨員名冊、黨組織及黨員情況統(tǒng)計報表永久

6落實政策的有關(guān)材料長期

7總支、支部改選報告、審批材料長期

8各總支、支部委員名冊長期

9關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文永久

件材料

10優(yōu)秀黨員、先進黨支部獎勵材料永久

11發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊永久

12黨員轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信存根長期

13黨員因公、因私出國保留黨籍的審批證明材料長期

14組織工作會議有關(guān)文件

（1）重要的長期

（2）一般的及參考文件短期

15干部培養(yǎng)、考核和使用、掛職鍛煉的計劃、規(guī)劃、制度、情長期或永久

況匯報、總結(jié)等材料

16關(guān)于離休干部政治、生活待遇等有關(guān)規(guī)定材料長期

17關(guān)于離休干部工作計劃、情況匯報、發(fā)揮老干部作用等材料長期

序號類目名稱保管期限

18群眾來信來訪及處理情況材料

(1)重要的長期

(2)一般的短期

19本院黨校工作計劃、教學(xué)計劃安排、總結(jié)、學(xué)員名冊等材料長期

20組織工作大事記永久

DQ14宣傳教育

序號類目名稱保管期限

一教職工宣傳教育工作

1上級針對本院宣傳工作的文件長期

2宣傳工作計劃、決定、報告、總結(jié)、請示及批復(fù)長期

3教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料長期

4黨的政治思想工作及組織時事政策學(xué)習(xí)、以及其他宣傳教育

的專題計劃、情況反映、簡報、會議記錄、錄音帶等材料

(1)綜合反映全面活動的長期

(2)一般的短期

5黨委和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)小組的學(xué)習(xí)計劃、安排、記錄等材料長期

6關(guān)于師生員工政治理論學(xué)習(xí)、重要紀念活動、政治活動等計長期

戈1、總結(jié)、重要情況匯報等材料

7反映本院重大活動的宣傳報導(dǎo)、照片、圖片、錄音、錄像永久

序號類目名稱保管期限

8宣傳工作大事記永久

9本院的院報、院刊永久

二學(xué)生思想政治工作

10上級針對本院學(xué)生思想政治工作的文件長期

11學(xué)生工作部關(guān)于學(xué)生思想政治工作的計戈k報告、總結(jié)、決長期

定、通知、規(guī)章制度

12學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計長期

13學(xué)生政治工作人員名單長期

14學(xué)生信息動態(tài)、通訊長期

15學(xué)生心理咨詢工作調(diào)研材料長期

16學(xué)生工作部工作計劃、總結(jié)、大事記永久

DQ15統(tǒng)戰(zhàn)

序號類目名稱保管期限

1上級針對本院統(tǒng)戰(zhàn)工作、需要貫徹執(zhí)行的文件長期

2統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、決定、報告、通知、總結(jié)、請示及批復(fù)永久

3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、知名人士小傳、典型材料、統(tǒng)計報表永久

4本院各級人大代表、政協(xié)委員名單（冊）和審批材料及在大永久

會上的發(fā)言稿

序號類目名稱保管期限

5本院各民主黨派的組織機構(gòu)及其它成員登記表，名冊、各種永久

統(tǒng)計表

6統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄、大事記長期

7落實黨的統(tǒng)戰(zhàn)、僑務(wù)人員政策的材料長期

8關(guān)于港、澳、臺和僑務(wù)工作的有關(guān)文件材料長期

9統(tǒng)戰(zhàn)工作大事記永久

DQ16工會

序號類目名稱保管期限

1上級關(guān)于工會工作的文件、需要貫徹執(zhí)行的長期

2工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計、請示永久

及批復(fù)等文件材料

3工會會員代表大會和教職工代表大會的會議記錄、名單、報永久

告、決議、決定、選舉結(jié)果、本院和上級領(lǐng)導(dǎo)人在大會上的

講話、大會發(fā)言等有關(guān)文件材料

4評選、表彰工會先進集體和個人的材料、名單以及處分會員長期

有關(guān)材料

5基層工會干部名冊長期

6工會會員名冊長期

7婦女工作材料長期

8工會會費收繳、使用、管理情況長期

9家屬工作材料短期

序號類目名稱保管期限

10工會委員會會議記錄、紀要長期

11工會的各種重要的統(tǒng)計報表長期

12工會工作大事記永久

DQ17團委、學(xué)生會

序號類目名稱保管期限

1上級關(guān)于團委、青年工作的文件、需要貫徹執(zhí)行的長期

2團委、學(xué)生會工作計劃、總結(jié)、請示及批復(fù)、報告、各種統(tǒng)長期

計報表、規(guī)章制度等

3本院團代會的文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)永久

果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言稿、大會通過的文件、會議上報及

批復(fù)）

4本院學(xué)代會的文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)永久

果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的文件、會議上報及批

5團委、學(xué)生會工作典型調(diào)查材料長期

6表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員材料長期

7處分團員的材料及復(fù)查材料長期

8批準入團、離團材料及名單長期

9團干部名單長期

10團員名冊及各類統(tǒng)計表長期

11團委全委、常委會議記錄、紀要、決議等長期

12各團總支的有關(guān)文件長期

13團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料長期

14學(xué)生會會議記錄、紀要、決議等長期

序號類目名稱保管期限

15本院學(xué)生社團的建立及其活動的規(guī)劃、章程短期

16社團活動、勤工儉學(xué)、社會實踐有關(guān)材料短期

17團委、學(xué)生會工作大事記永久期

附件二

揭陽職業(yè)技術(shù)技術(shù)學(xué)院

行政類檔案歸檔范圍和保管期限表

XZ11行政綜合

序號類目名稱保管期限

1上級有關(guān)高校行政管理的綜合性文件

（1）針對本院的永久

（2）需要長期貫徹執(zhí)行的長期

2本院教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復(fù)永久

3學(xué)院年度、學(xué)年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結(jié)永久

4院長辦公會議、院長書記聯(lián)席會議記錄、紀要永久

5