第一部分行政管理

第一章文件管理制度

一、目的

為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)

范化和制度化，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》制定本制度。

二、范圍

公司內(nèi)、外的收發(fā)文、報(bào)告、報(bào)表、傳真均應(yīng)符合本制度，電子文件

管理參照本制度執(zhí)行。

三、責(zé)任

總經(jīng)理室、綜合辦公室負(fù)責(zé)全公司文件管理的指導(dǎo)工作，具體管理公

司綜合性文件；各部門管理好本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件，指定專人負(fù)責(zé)。

四、執(zhí)行規(guī)定

（一）公司對各種收文辦理

外部來文辦理。外部來文是指集團(tuán)文件、政府有關(guān)部門及其它機(jī)構(gòu)發(fā)

來的各種文件。由綜合辦公室統(tǒng)一收文，以《收文辦理單》提出擬辦處理

意見，報(bào)總經(jīng)理批示后，交承辦部門辦理；日常業(yè)務(wù)函件，直接交由收件

人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理。分管部總應(yīng)親自抓辦理進(jìn)度，按照時(shí)間要求、質(zhì)

量要求落實(shí)相關(guān)工作。事項(xiàng)辦理完成后，向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)，并將來文交

回辦公室統(tǒng)一編號(hào)、存檔。

其它各部門收到的外部來文均應(yīng)轉(zhuǎn)交綜合辦公室統(tǒng)一辦理。

（二）發(fā)文辦理

公司發(fā)文嚴(yán)格按照層級(jí)關(guān)系批報(bào)，不越級(jí)、不跳過程序上報(bào)。

1、以公司名義對外發(fā)文。向總公司、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門匯報(bào)、

請示工作的文件。套印中糧（江西）米業(yè)有限公司紅頭文件紙，以“中糧

米業(yè)總字〔年份〕XX號(hào)”為文號(hào)編排，由總經(jīng)理簽發(fā)。

公司向集團(tuán)、政府及其有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)報(bào)送的紅頭、報(bào)告、報(bào)表等綜

合性文件，根據(jù)工作內(nèi)容劃分，由相關(guān)部門擬稿，分管部總修改閱簽，交

綜合辦公室核稿，財(cái)務(wù)部核定數(shù)據(jù)，報(bào)總經(jīng)理審閱后，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、

打印、報(bào)送、存檔。

發(fā)文程序：承辦部門撰稿一一分管部總審閱一一相關(guān)部門會(huì)簽（不須

會(huì)簽的免簽）一一報(bào)總經(jīng)理審閱、簽發(fā)?？偨?jīng)理秘書按總經(jīng)理意見修改后，

編制文號(hào)、繕印、用?。ā爸屑Z（江西）米業(yè)有限公司”?。?、交承辦部門，

并存檔。

2、以公司名義對各部門、全體員工發(fā)文。要求各部門（車間）知照、

執(zhí)行的文件。套印中糧（江西）米業(yè)有限公司紅頭文件紙，以“中糧米業(yè)

總字”為文號(hào)編排，由總經(jīng)理簽發(fā)。

發(fā)文程序：承辦部門或總經(jīng)理秘書撰稿一一分管部總審閱一一相關(guān)部

門會(huì)簽（不須會(huì)簽的免簽）一一報(bào)總經(jīng)理審閱、簽發(fā)?？偨?jīng)理辦秘書按總

經(jīng)理意見修改后，編制文號(hào)、繕印、用?。偨?jīng)理室印章）、分發(fā)各部門，

并存檔。

3、各職能部門在其職能范圍內(nèi)，可以部門名義在公司單獨(dú)行文。套

印中糧（江西）米業(yè)有限公司紅頭文件紙，以“部門縮略稱謂+〔年份〕

XX號(hào)”為文號(hào)編排，由部門總經(jīng)理簽發(fā)，并報(bào)總經(jīng)理室備案。

4、公司內(nèi)部部門之間工作聯(lián)系，及上報(bào)總經(jīng)理室文件。

公司內(nèi)部各部門之間書面的工作聯(lián)系方式采用《業(yè)務(wù)聯(lián)系單》，業(yè)務(wù)

聯(lián)系單由部門自行撰稿，由部總或部門經(jīng)理簽發(fā)。各部門對本部門發(fā)出的

《業(yè)務(wù)聯(lián)系單》，要指定專人負(fù)責(zé)編號(hào)管理。

各部門報(bào)總經(jīng)理室文件，由上報(bào)部門自行撰稿，部總或部門經(jīng)理審核、

簽發(fā)，上附《內(nèi)部、請示報(bào)告會(huì)簽單》，經(jīng)由相關(guān)部門會(huì)簽后，總經(jīng)理再

作批復(fù)。

5、公司對外發(fā)的傳真、業(yè)務(wù)聯(lián)系單。公司或各部門因業(yè)務(wù)需要，對

外發(fā)出的書面文件。由部門自行撰稿，采用統(tǒng)一的格式，由部總或部門經(jīng)

理簽發(fā)。如傳真、業(yè)務(wù)聯(lián)系單涉及重大事項(xiàng)或經(jīng)濟(jì)問題，應(yīng)由總經(jīng)理簽發(fā)

（總經(jīng)理授權(quán)的除外）。發(fā)文部門對本部門發(fā)出的《業(yè)務(wù)聯(lián)系單》，指定專

人進(jìn)行編號(hào)、存檔管理。

各部門對傳真、業(yè)務(wù)聯(lián)系單的編號(hào)管理可參閱附件模版自行編號(hào)。

6、各部門經(jīng)理必須對本部門所發(fā)出文件負(fù)責(zé)，公司將對各部門發(fā)文

管理定期進(jìn)行檢查。

（三）文件的會(huì)簽。

綜合性文件。凡文件涉及公司總體和多個(gè)部門的文件擬定過程，采用

相關(guān)部門總經(jīng)理（總監(jiān)）聯(lián)簽制度，各部門在文件初稿中提出修訂意見，

并在修改的文字后注明修改人。各相關(guān)部門聯(lián)簽完畢，將文件內(nèi)容整理后

方可報(bào)總經(jīng)理審批。

合同、上報(bào)文件及票據(jù)。采取從下到上、按級(jí)簽署的程序，具體經(jīng)辦

人一部門負(fù)責(zé)經(jīng)理一分管副總（部總）一相關(guān)部門副總一總經(jīng)理。公司原

則上不允許越級(jí)簽署文件。

上級(jí)來文閱辦會(huì)簽。采取從上到下簽署的程序，具體為：總經(jīng)理一部

門總經(jīng)理一部門負(fù)責(zé)經(jīng)理一經(jīng)辦人。相關(guān)人員在文件批辦、閱覽、辦理后

在簽署頁簽署名字及日期。簽署一般不得在文件正文書寫。

各級(jí)相關(guān)人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位職責(zé)，不越權(quán)簽署文件；應(yīng)有強(qiáng)烈的

時(shí)間意識(shí)，在最短的時(shí)間內(nèi)完成簽署；應(yīng)注重客觀事實(shí)，從維護(hù)股東、公

司、客戶、員工利益的角度出發(fā)，按照各自的職權(quán)范圍內(nèi)，認(rèn)真審查簽審，

提出合理的意見和建議，不符合公司規(guī)定的堅(jiān)決不簽。

聯(lián)簽文件實(shí)行連帶責(zé)任制，因某環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致公司受經(jīng)濟(jì)或其他

損失的，由相關(guān)環(huán)節(jié)的簽字人負(fù)主要責(zé)任，責(zé)任不能明確的，由全體聯(lián)簽

人員共同承擔(dān)。

（四）文件的格式

各部門起草文件應(yīng)按照總經(jīng)理室發(fā)布的各種文件格式模版正確使用。

各部門呈報(bào)總經(jīng)理審閱、審批的文件，一律應(yīng)采用書面格式。財(cái)務(wù)報(bào)

告、報(bào)表及日常生產(chǎn)報(bào)表等除外。

文件一般應(yīng)采用規(guī)定字號(hào)。文件標(biāo)題一般采用黑體、小標(biāo)宋體，二號(hào)

或小二號(hào)；文件正文應(yīng)采用仿宋體，小四號(hào)以上，三號(hào)以下，小標(biāo)題字體

要加粗。嚴(yán)格按照中文語法排版，每段首行空2格，不要自動(dòng)編號(hào)等。

集團(tuán)對文件排版格式要求的，依總部要求，其他非WORD文檔的格式

可不執(zhí)行本規(guī)定。

（五）電子文件管理

各部門應(yīng)做好電子文檔的管理。

1、電子文檔應(yīng)分類管理，以便于文件使用、利用的高效，區(qū)別出文

件的版本。

2、注意電子文件的保密性。公司文件一般不允許私自拷貝到個(gè)人的

電腦和移動(dòng)存儲(chǔ)器中，不允許將公司的文件以任何形式發(fā)送到與工作不相

關(guān)的單位、網(wǎng)站、郵箱，對外郵件發(fā)送電子文檔一般至少應(yīng)征得部門經(jīng)理

以上領(lǐng)導(dǎo)的同意。（對上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)定期報(bào)送的報(bào)表、報(bào)告除外。）

3、保持電子文件與書面文件的一致性。所有必須同時(shí)報(bào)送書面和電

子文件的，應(yīng)保持相互數(shù)據(jù)、口徑的一致。

4、綜合辦公室每年初應(yīng)組織對上年度電子數(shù)據(jù)的備份，確保數(shù)據(jù)的

長期、有效保存。備份的數(shù)據(jù)上交總公司保管。

5、公司網(wǎng)站信息的發(fā)布，應(yīng)限定網(wǎng)站管理員登入人，確保信息的準(zhǔn)

確。

（六）機(jī)要文件管理。

公司機(jī)要文件按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)，必要時(shí)

應(yīng)在文件上注明文件的秘密級(jí)別，限制閱讀者。各部門機(jī)要文件應(yīng)指定專

人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)禁泄密。

第二章檔案管理制度

一、目的

檔案是公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是今后科學(xué)決策的重要依

據(jù)。為科學(xué)規(guī)范檔案管理工作，參照《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》制

定本制度。

二、范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件（書面和電子）、圖紙、方案、軟件、

圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

三、職責(zé)

總經(jīng)理室、綜合辦公室指導(dǎo)各部門檔案管理工作及綜合性檔案的管

理，各部門對職責(zé)范圍內(nèi)的文件、檔案歸口管理。

四、執(zhí)行規(guī)定

（一）文件保存的年限。

1、永久保存：公司合同、章程及修改協(xié)議等；股東名簿；股東會(huì)、

董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司戰(zhàn)略規(guī)劃、

經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算及報(bào)告；公司年度經(jīng)營總結(jié)；年度財(cái)務(wù)報(bào)表；技術(shù)圖紙、

資料，基建合同；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；人事資料；大型活動(dòng)

圖片、音像資料；公司規(guī)章制度；其他核定須永久保存的文書。

2、十五年保存：會(huì)計(jì)憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。（其它

財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）

3、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議（合同標(biāo)的一直在使用的，待

標(biāo)的物報(bào)廢后方可銷毀）；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

4、二年保存：部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報(bào)告；

完結(jié)后無長期保存必要文書，各類生產(chǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

5、無保存價(jià)值的臨時(shí)性文件，不需要立案保存。

（-）檔案的移交

各部門每年年初將上年度，短期內(nèi)不常使用的文件移交檔案室，并辦

理交接手續(xù)。移交的檔案由檔案室統(tǒng)一分類存檔，保證檔案的完整和快速

查閱。

（三）檔案的保管和使用

所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，

保證檔案安全。各部門指定檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案管理工作。

檔案不得隨意越權(quán)查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。確需要使用、復(fù)

印的，經(jīng)檔案管理員審批、登記后使用，但原件一般不外借。

機(jī)要文件參照《文件管理規(guī)定》劃分密級(jí)，各部門在規(guī)定閱讀者范圍

內(nèi)使用，超范圍使用的，秘密檔案的使用應(yīng)征得相關(guān)副總以上領(lǐng)導(dǎo)的同意,

機(jī)密以上密級(jí)的檔案須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

（四）檔案及文件銷毀。超過保存期，且無保存價(jià)值的需銷毀的檔案

由保管部門申報(bào)，經(jīng)相應(yīng)人員核準(zhǔn)后方可銷毀。機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷

毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。銷毀檔案須兩人以上人員共同完

成，綜合辦公室指定專人監(jiān)督銷毀。

第三章印章、證照管理制度

一、目的

為保證合理辦理、使用公司印章、證照，杜絕使用失誤，避免公司的

合法權(quán)益受到損害。

二、范圍

公司各類印章的刊刻、保管、使用、作廢；公司證照的申辦、保管、

使用。

三、執(zhí)行規(guī)定

（一）印章管理

1、印章的刊刻

印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合

辦公室統(tǒng)一辦理，備案并留好印章樣圖。相關(guān)部門辦理印章登記手續(xù)領(lǐng)用。

2、印章保管、使用

公司印章使用范圍、保管、使用印章審批人等規(guī)定見下表：

序使用審

印章名稱使用范圍保管部門

號(hào)批人

公章（法人總經(jīng)理

公司對外所有正式文件,對內(nèi)通綜合辦公

1章）或授權(quán)

知等正式行文%

總經(jīng)理室章人

公司財(cái)務(wù)報(bào)表，收款收據(jù)，現(xiàn)金財(cái)務(wù)總

2財(cái)務(wù)專用章及轉(zhuǎn)帳支票，稅務(wù)報(bào)表，票據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部監(jiān)、財(cái)務(wù)

讓等。經(jīng)理

公司各類合同，總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字采購部

3合同專用章采購部

后蓋章。經(jīng)理

開具現(xiàn)金及轉(zhuǎn)帳支票，其他用需財(cái)務(wù)總

4總經(jīng)理印章經(jīng)總經(jīng)理本人同意財(cái)務(wù)部監(jiān)、財(cái)務(wù)

經(jīng)理

法人代表、總經(jīng)理不能書面簽署法定代

法定代表人

時(shí)，經(jīng)請示同意替代簽字。公司綜合辦公表人、總

5總經(jīng)理簽字

正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票室經(jīng)理或

印

據(jù)、上報(bào)材料授權(quán)人

品控總

僅用于檢驗(yàn)報(bào)告出具時(shí)，包括原

籃

6檢驗(yàn)專用章糧入庫憑證，不合格品報(bào)告單，品控部

品控部

成品檢驗(yàn)單等。

經(jīng)理

各部門報(bào)送總經(jīng)理請示、報(bào)告，相關(guān)部

7各部門印章對口單位往來及公司允許的其各部門門

他范圍經(jīng)理

其他各類專各保管部日常專

8嚴(yán)格在職權(quán)的使用范圍內(nèi)用章。

用章門項(xiàng)工作

經(jīng)辦人

各類印章應(yīng)指定保管人專人妥善保管。保管人不得私自動(dòng)用印章，非

法使用印章，對所負(fù)責(zé)的印章丟失、盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任

等負(fù)責(zé)。

印章保管人使用印章前需仔細(xì)核實(shí)簽印材料、程序的符合性，使用前

需領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，需預(yù)先填寫《印章使用登記表》，注明使用的事由，經(jīng)相

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。常規(guī)性的印章使用行為除外。

公司印章原則上不允許攜帶外出，如確系特殊需要須填寫《印章借用

申請表》，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，其他印章由保管部門分管領(lǐng)

導(dǎo)許可后可帶出。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間

的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。

3、印章的報(bào)廢。部門名稱變更或原印章不能在使用，可申請印章報(bào)廢,

并將舊印章交由綜合辦公室銷毀處理，換辦新印章。

（二）證照管理制度

公司證照由綜合辦公室指定專人統(tǒng)一管理，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍

內(nèi)獲得的證照，并加強(qiáng)管理，確保獲取經(jīng)營中必須的證照。證照需按照國

家法律規(guī)定組織年檢，保證證照有效、合規(guī)。

證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。包括但不限于：

營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生登記證、各

種許可證等等。

證照的使用包括原件、復(fù)印件等。保管人必須做出登記、簽字確認(rèn)。

證照借用程序：借用人申請一部門負(fù)責(zé)人復(fù)核一主管副總經(jīng)理審核一

辦理借用手續(xù)T歸還借用完畢后，原件應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人，復(fù)印

件必須簽字“再復(fù)印無效”，并登記。

第四章會(huì)議管理制度

一、目的

加強(qiáng)米業(yè)會(huì)務(wù)管理，增強(qiáng)會(huì)議解決問題的實(shí)效，減少不必要會(huì)議，降

低會(huì)議成本。

二、范圍

本規(guī)定所指會(huì)議為公司內(nèi)部，因業(yè)務(wù)、生產(chǎn)工作需要，召開的各類學(xué)

習(xí)、協(xié)調(diào)、總結(jié)、傳達(dá)會(huì)，包括公司層面的業(yè)務(wù)會(huì)、安全生產(chǎn)會(huì)、質(zhì)量分

析會(huì)、月度總結(jié)例會(huì)，以及公司各部門（組織）所召開的專項(xiàng)會(huì)議，各部

門內(nèi)部會(huì)議等。

三、執(zhí)行規(guī)定

會(huì)議的召開遵循合理、高效、精簡、節(jié)約的原則，可開可不開的會(huì)議

不開，可參加不可參加的人不參加，長會(huì)短開。

（一）董事會(huì)

董事會(huì)召開按照公司章程執(zhí)行。董事會(huì)例會(huì)每年召開一次，經(jīng)三分之

一以上的董事提議，可以召開董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議。由董事長召集并主持，董

事長缺席時(shí)由副董事長召集并主持。原則上在公司所在地舉行。

董事會(huì)會(huì)議召開前15天發(fā)出召集會(huì)議的書面通知，寫明會(huì)議內(nèi)容、

時(shí)間和地點(diǎn)。

董事因故不能出席董事會(huì)會(huì)議，可以出具委托書委托代理人出席和表

決。如屆時(shí)未委托他人出席，則作為棄權(quán)。出席董事會(huì)會(huì)議的法定人數(shù)為

全體董事的三分之二，不夠三分之二人數(shù)時(shí)，其通過的決議無效。

董事會(huì)每次會(huì)議，須作詳細(xì)的書面記錄，并由全體出席董事簽字，代

理人出席時(shí)，由代理人簽字。記錄文字使用中文。該記錄歸檔保存，并由

董事會(huì)指定專人保管。在合資經(jīng)營期限內(nèi)任何人不得涂改或銷毀。

須由出席董事會(huì)會(huì)議的董事一致通過的事項(xiàng)：合營公司章程的修改；

合營公司中止、解散；合營公司注冊資本的增加、轉(zhuǎn)讓；合營公司與其他

經(jīng)濟(jì)組織的合并；董事會(huì)認(rèn)定的其他重大事宜。

其他事項(xiàng)須由出席董事會(huì)會(huì)議的董事過半數(shù)（1/2以上）董事通過。

（二）公司月度例會(huì)。

公司月度例會(huì)每月召開一次，時(shí)間為每月15日后第一個(gè)星期一，經(jīng)

總經(jīng)理同意可臨時(shí)召開。會(huì)議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理缺席時(shí)由總經(jīng)理指定

人主持。各副（部）總、經(jīng)理、副經(jīng)理參加。會(huì)議由綜合辦公室負(fù)責(zé)籌備,

完成、整理會(huì)議記錄。

會(huì)議主要內(nèi)容為各部門匯報(bào)上月工作情況，提出本月度工作計(jì)劃，協(xié)

調(diào)部門之間工作事項(xiàng)，總經(jīng)理傳達(dá)上級(jí)指示及會(huì)議精神等，研究公司經(jīng)營

工作中重大事項(xiàng)的決策。

（三）業(yè)務(wù)會(huì)議。

業(yè)務(wù)會(huì)每月召開一次，時(shí)間在每月的上旬，由銷售部負(fù)責(zé)會(huì)議籌辦、

通知、主持。銷售、生產(chǎn)、采購、儲(chǔ)運(yùn)、品控等部門經(jīng)理以上人員參加，

根據(jù)公司現(xiàn)有的企業(yè)資源情況，重點(diǎn)規(guī)劃并向總部提出月度的生產(chǎn)、業(yè)務(wù)

計(jì)劃。

（四）安全生產(chǎn)工作會(huì)議。

安全生產(chǎn)工作會(huì)議每月召開一次，時(shí)間在每月的上旬，由安全生產(chǎn)領(lǐng)

導(dǎo)小組負(fù)責(zé)會(huì)議的準(zhǔn)備、通知。傳達(dá)、學(xué)習(xí)上級(jí)有關(guān)安全會(huì)議精神，針對

企業(yè)存在的問題進(jìn)行論證、分析，總結(jié)上一個(gè)月的安全工作，部署下一個(gè)

月的安全工作任務(wù)。

（五）質(zhì)量會(huì)議。

質(zhì)量會(huì)議每月召開一次。各生產(chǎn)部門、品控部定期召開技術(shù)質(zhì)量分析

會(huì)議，針對產(chǎn)品的質(zhì)量情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析原因，并制定質(zhì)量管理措施,

確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定，促進(jìn)IS09001質(zhì)量管理體系、HACCP食品安全管理

體系。

（六）其他類型的會(huì)議及各部門內(nèi)部會(huì)議。相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際需要及

時(shí)通知、安排、召開。

（七）重要客人到米業(yè)，并召開座談會(huì)的，綜合會(huì)議由辦公室籌備、

服務(wù)，其他會(huì)議有相關(guān)部門對口籌備、服務(wù)。

公司召開會(huì)議需提前通知參會(huì)人員，告知會(huì)議的主題和議程，特殊情

況的另行通知，確保與會(huì)人員有足夠時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議材料，需要總經(jīng)理參加

協(xié)調(diào)的會(huì)議，需預(yù)先請總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門與會(huì)人員務(wù)必會(huì)前準(zhǔn)備好會(huì)議

材料，準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議的主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)記錄的整理，必要時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要,

并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要決定事項(xiàng)的進(jìn)度跟蹤工作，及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理。

第五章接待管理制度

一、目的

規(guī)范公司接待，塑造公司形象，合理、節(jié)簡、高效地接待領(lǐng)導(dǎo)、客戶。

二、范圍

適用于接待各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、客戶。

三、執(zhí)行規(guī)定

1、接待遵循對口接待原則。各部門對口接待業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的一般領(lǐng)導(dǎo)、

客戶（以下簡稱客人），有非常重要客人需要接待時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)報(bào)

告總經(jīng)理，由綜合辦公室負(fù)責(zé)公司整體接待工作的策劃和服務(wù)，必要時(shí)形

成接待方案，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。?。ú浚╅L以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)視察米業(yè)時(shí)，

應(yīng)請示總部領(lǐng)導(dǎo)參加。

2、遵循接待分級(jí)原則。應(yīng)按照來賓的級(jí)別重要性，合理、節(jié)儉、高

效地接待。既節(jié)省費(fèi)用，又提高接待效果。

接待的餐飲、住宿的標(biāo)準(zhǔn)參照日常費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)及報(bào)銷規(guī)定執(zhí)行。

3、接待部門之間應(yīng)保持良好銜接，以便于提前安排車輛、餐飲等，

防止接待工作出現(xiàn)重大漏洞。

4、接待禮儀。重大接待要營造濃烈的歡迎氣氛，體現(xiàn)米業(yè)的實(shí)力和

重視程度。

接待人員應(yīng)注重商業(yè)禮儀，使用文明用語，注意提高自身素養(yǎng)，了解

公司基本情況，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，接待的過程中保持良好的精神面貌，

充分展示米業(yè)風(fēng)采。

全體人員在任何接待時(shí)，都應(yīng)自覺遵守保守公司的秘密，針對客人不

該講的事情不要講，不該去的核心區(qū)域不能參觀，一般不允許拍照等。

接待期間各相關(guān)部門應(yīng)以公司整體形象為重，參加迎接的人員準(zhǔn)時(shí)列

隊(duì)歡迎，參加座談會(huì)。不服從公司安排，造成公司聲譽(yù)、經(jīng)濟(jì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)

影響的，相關(guān)責(zé)任人員賠償公司損失。

公司發(fā)布接待介紹注意事項(xiàng)，接待人員必須按照注意事項(xiàng)上的要求，

對客人提出的問題進(jìn)行回答。

接待以安全為基礎(chǔ)，防范意外，避免造成受傷或損失。

第六章合同管理制度

一、目的

為規(guī)范公司經(jīng)濟(jì)合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的

合法權(quán)益，參照《合同法》等有關(guān)法規(guī)及集團(tuán)規(guī)定制定本制度。

二、適用范圍

公司各部門和企業(yè)對外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同一律適用本制度。勞動(dòng)合

同由人力資源部另行規(guī)定。

三、職責(zé)

1、由各部門負(fù)責(zé)協(xié)商、洽談的人員進(jìn)行起草。報(bào)分管部總對本部門

的合同進(jìn)行初審，并寫出初審意見；經(jīng)總經(jīng)理同意批準(zhǔn)后簽訂合同。

2、財(cái)務(wù)部及會(huì)簽部門負(fù)責(zé)合同條款和價(jià)款的審核。

3、米業(yè)公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)金額400萬元以下以及董事會(huì)或法人代表特

別授權(quán)的對外經(jīng)濟(jì)合同終審，并在合同上簽字；中糧大米部負(fù)責(zé)對金額400

萬元以上的對外經(jīng)濟(jì)合同的終審，并在合同上簽字。

四、執(zhí)行規(guī)定

1、合同的條款、內(nèi)容、實(shí)施、變更以及撤消應(yīng)遵循《合同法》要求,

遵守國家法律法規(guī)，符合中糧集團(tuán)內(nèi)部規(guī)定。

2、所有的合同都采用書面形式，正式合同一式三份，公司留存2份,

一份存財(cái)務(wù)部，一份存經(jīng)辦部門（無2份原件的，本部門村復(fù)印件）。

3、訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能

力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法

人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。

4、簽訂業(yè)務(wù)合同的工作程序。相關(guān)部門工作人員與意向單位或個(gè)人

初步談判后，請示并按照主管領(lǐng)導(dǎo)要求起草書面合同，由部門經(jīng)理審閱后

附《合同會(huì)簽單》，經(jīng)部門主管副總簽字，財(cái)務(wù)總監(jiān)審閱，總經(jīng)理審閱簽

字并加蓋合同章后方可生效。

5、根據(jù)公司規(guī)定需經(jīng)大米部、董事會(huì)或董事長同意的，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)

導(dǎo)同意并簽字方可生效；公司經(jīng)常簽訂的小額格式合同，隨歷史做法，由

部門主管簽字可生效。

特別重要的合同，需送集團(tuán)法律部進(jìn)行審核。

6、合同的經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行進(jìn)度的跟蹤，確保公司利益不受損

失，如遇特殊原因可能導(dǎo)致合同無法及時(shí)執(zhí)行，可能會(huì)導(dǎo)致公司損失的，

要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

7、相關(guān)業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格按照合同的進(jìn)度結(jié)算貨款，財(cái)務(wù)部嚴(yán)格按照公

司財(cái)務(wù)制度和合同進(jìn)度辦理相關(guān)收付款。

8、合同經(jīng)辦及管理人員應(yīng)自覺遵守各項(xiàng)制度，嚴(yán)防秘密信息泄露造

成公司不必要的損失，因個(gè)人原因造成公司損失的，相關(guān)經(jīng)辦責(zé)任人負(fù)責(zé)

賠償。

第二部分財(cái)務(wù)管理

第一章總則

第一條：為建立高效合理的現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理機(jī)制，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督和提高

經(jīng)濟(jì)效益，中糧（江西）米業(yè)有限公司依據(jù)《中華人民共和國會(huì)法》、《工

業(yè)企業(yè)會(huì)計(jì)制度》以及《外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)制度》。結(jié)合本公司實(shí)際情況,

制定本制度。

第二條：本制度適用于中糧（江西）米業(yè)有限公司及其設(shè)立的分支機(jī)

構(gòu)。

第三條：董事會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，在財(cái)務(wù)上的權(quán)責(zé)有：

（一）決定公司經(jīng)營計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和投資方案。

（二）任命總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)并規(guī)定其在財(cái)務(wù)管理上的權(quán)限。

（三）審查通過公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度。

（四）監(jiān)督投資各方執(zhí)行合同、章程、協(xié)議。

（五）審查決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和利潤分配方案。

（六）督促檢查總經(jīng)理執(zhí)行公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度。

（七）決定公司增減注冊資本、工資標(biāo)準(zhǔn)等重大財(cái)務(wù)決策事項(xiàng)。

（A）確定公司解散時(shí)的清算機(jī)構(gòu)人選，批準(zhǔn)清算報(bào)告和清算報(bào)表。

第四條：總經(jīng)理對董事會(huì)負(fù)責(zé)，執(zhí)行董事會(huì)的各項(xiàng)決定，組織領(lǐng)

導(dǎo)公司的全面工作，其在財(cái)務(wù)管理的權(quán)責(zé)有：

（一）遵守國家有關(guān)公司財(cái)務(wù)的法律、規(guī)章和制度。

（-）執(zhí)行董事會(huì)決議。

（三）根據(jù)公司財(cái)務(wù)預(yù)算方案組織生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

（四）具體確定公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)，配備財(cái)會(huì)人員。

（五）組織擬訂公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度。

（六）向董事會(huì)提交年度財(cái)務(wù)預(yù)決算方案和報(bào)告，接受集團(tuán)內(nèi)部審

計(jì)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檢查以及財(cái)政、稅務(wù)、社會(huì)中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。

第五條：財(cái)務(wù)總監(jiān)具體負(fù)責(zé)公司的財(cái)務(wù)工作，其權(quán)責(zé)有：

（一）宣傳貫徹國家有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。

（二）參與公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理決策，領(lǐng)導(dǎo)公司財(cái)務(wù)工作。

（三）擬訂修改公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度并監(jiān)督組織實(shí)施。

（四）建立健全計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理及財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)，制定財(cái)務(wù)部門的

內(nèi)部崗位責(zé)任制度，并進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（五）組織制定公司財(cái)務(wù)預(yù)算。

（六）組織公司財(cái)務(wù)部門下達(dá)落實(shí)成本、費(fèi)用、利潤等考核指標(biāo)，

定期檢查各部門、所屬分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況和財(cái)務(wù)工作的完

成情況。

（七）協(xié)調(diào)各職能部門與財(cái)務(wù)部門的橫向聯(lián)系。

（A）審核年度財(cái)務(wù)預(yù)算，提出改進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及其經(jīng)營管理的

建議，不斷提高會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理水平。

第六條：公司設(shè)立財(cái)務(wù)部，下設(shè)會(huì)計(jì)崗位有:

）財(cái)務(wù)部經(jīng)理：協(xié)助財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部的日常工作，總賬報(bào)

表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告。

（二）成本會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)利息費(fèi)用、工資費(fèi)用、產(chǎn)品成本的核算。

（三）固定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、在建工程、材料物資的核

算、財(cái)務(wù)預(yù)算。

（四）銷售會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)產(chǎn)成品、副產(chǎn)品的結(jié)算，利潤及分配的核算。

（五）往來稅務(wù)會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)，應(yīng)收、應(yīng)付、待攤、預(yù)提、

福利、稅金的核算。

（六）原糧會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)原糧的結(jié)算、預(yù)付賬款的核算。

（七）費(fèi)用會(huì)計(jì)：負(fù)責(zé)管理費(fèi)用的審核，低值易耗品的核算，會(huì)計(jì)檔

案管理。

（八）出納員：負(fù)責(zé)各種票據(jù)的保管使用，辦理日?，F(xiàn)金和銀行存款

的收付，日報(bào)表，文件、檔案的收發(fā)整理。

會(huì)計(jì)崗位每二年輪換一次，以提高會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)。

第七條：會(huì)計(jì)核算的一般原則：

（一）會(huì)計(jì)期間為年度、半年度、季度、月度，其起訖日期按公歷

起訖確認(rèn)，年度為元月1日至12月31日。

（二）記賬本位幣為人民幣，外幣按匯入時(shí)當(dāng)日匯率折合人民幣計(jì)算。

（三）記賬以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)，采用借貸記賬法。

（四）遵守收入與相關(guān)成本、費(fèi)用相互配比的會(huì)計(jì)原則。

（五）遵守謹(jǐn)慎原則，合理核算可能發(fā)生的損失和費(fèi)用。

（六）各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資按實(shí)際成本計(jì)價(jià)。

第二章公司內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理規(guī)定

第一條財(cái)務(wù)部職責(zé)：

（一）認(rèn)真執(zhí)行財(cái)稅法規(guī)和財(cái)經(jīng)紀(jì)律。

（-）負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司各部門的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作。

（三）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)算的編制、執(zhí)行、檢查和分析。

（四）積極籌措資金，合理安排資金的使用。

（五）具體制定公司內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理制度，并貫徹執(zhí)行。

（六）真實(shí)反映公司各部門及整體的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)成果。

（七）核算監(jiān)督公司財(cái)務(wù)收支。

（八）依法計(jì)算、按時(shí)繳納國家各項(xiàng)稅費(fèi)，并及時(shí)向有關(guān)方面報(bào)送

財(cái)務(wù)報(bào)表。

（九）參與公司生產(chǎn)經(jīng)營決策，統(tǒng)籌處理生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中出現(xiàn)的財(cái)

務(wù)問題。

（十）及時(shí)按各級(jí)統(tǒng)計(jì)部門要求，編制并報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

（十一）完成董事會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第二條財(cái)務(wù)人員工作守則：

（一）會(huì)計(jì)憑證、計(jì)算機(jī)賬目、會(huì)計(jì)報(bào)表和其它會(huì)計(jì)資料必須真實(shí)、

準(zhǔn)確、完整，符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定。

（二）記賬憑證必須要根據(jù)審核批準(zhǔn)后的原始憑證填制，并在記賬憑

證上簽字。

（三）財(cái)會(huì)人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同相關(guān)人員定期進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查，保證帳實(shí)相符。

（四）公司財(cái)會(huì)人員應(yīng)按月編制對外、對內(nèi)各種會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表須經(jīng)

財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字或蓋章。

（五）財(cái)會(huì)人員對不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證有權(quán)退回，或要求更正、

補(bǔ)充。對不真實(shí)、不合法的原始憑證，可不予受理。

（六）財(cái)會(huì)工作應(yīng)嚴(yán)格遵循審批權(quán)限、崗位責(zé)任、稽核復(fù)核等內(nèi)部控

制制度。出納不得兼作會(huì)計(jì)入賬、稽核及會(huì)計(jì)檔案保管工作。

（七）財(cái)會(huì)人員調(diào)動(dòng)工作或離職，須辦清交接手續(xù)，提交書面交接報(bào)

告，并請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交簽字。

第三條現(xiàn)金管理制度：

（一）現(xiàn)金的主要來源：

1、從銀行提取的現(xiàn)金。

2、出差人員退回的差旅費(fèi)等款項(xiàng)。

3、其它暫收款。

（二）財(cái)會(huì)人員從銀行提取現(xiàn)金，應(yīng)填寫《現(xiàn)金提取單》，并寫明用

途和金額，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審核簽字后，從公司基本賬戶提取。

（三）現(xiàn)金支出范圍的規(guī)定：

1、臨時(shí)人員工資、獎(jiǎng)金、津貼及福利費(fèi)。

2、出差人員必須攜帶的差旅費(fèi)。

3、支付給不能轉(zhuǎn)賬的集體單位和個(gè)人的勞動(dòng)報(bào)酬。

4、銀行結(jié)算規(guī)定起點(diǎn)（1000元）以下的零星支出。

5、向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品或其它物質(zhì)的價(jià)款。

6、國家規(guī)定對個(gè)人的其它支出。

（四）公司職員借現(xiàn)金，應(yīng)填寫《借款申請單》，經(jīng)本人申請及部門

經(jīng)理簽字，交財(cái)會(huì)部復(fù)核并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)（或其授權(quán)人）審核簽字，最后報(bào)

總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可借用。借用現(xiàn)金一萬元以上的，提前一天通知財(cái)務(wù)

部。

（五）現(xiàn)金收付必須通過審核無誤的記賬憑證進(jìn)行，原始憑證須符合

國家有關(guān)規(guī)定。

（六）出納人員應(yīng)逐筆記錄現(xiàn)金收付，做到日清月結(jié)，賬賬相符，賬

款相符。不得以“白條”沖抵現(xiàn)金，不得挪用公款。

（七）借備用金在市內(nèi)辦理事務(wù)的，應(yīng)在三天內(nèi)報(bào)賬；在市外的，應(yīng)

在返回后五天內(nèi)報(bào)賬。超過規(guī)定時(shí)間除經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理特批外，不能

再辦理新的借款。

（A）職員報(bào)銷費(fèi)用，應(yīng)持發(fā)票等有效憑證，按規(guī)定填寫《差旅費(fèi)報(bào)

銷單》、《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)本人及部門經(jīng)理簽字審核后交財(cái)會(huì)部復(fù)核：檢

查各種單據(jù)是否齊全、數(shù)字是否準(zhǔn)確，并交財(cái)務(wù)總監(jiān)（或其授權(quán)人）審核,

報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。

（九）出納人員應(yīng)將每日現(xiàn)金收、付、存編制《現(xiàn)金日報(bào)表》，在第

二天上班時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)。《現(xiàn)金日報(bào)表》格式見下表：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

現(xiàn)金日報(bào)表2003年月日

項(xiàng)摘要收入支出結(jié)存?zhèn)渥?/p>

目

合計(jì)

審核：制單:

（十）現(xiàn)金出納是公司的第一責(zé)任人，根據(jù)財(cái)務(wù)總監(jiān)的要求，出納人

員和另一名會(huì)計(jì)人員一起至少每月清點(diǎn)一次庫存現(xiàn)金，與現(xiàn)金日記賬核

對，并將核對情況以書面形式報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)。

第四條銀行存款管理制度：

（一）銀行賬戶管理：

1、按照中國人民銀行公布的《銀行賬戶管理辦法》和《外匯賬戶管

理暫行辦法》，公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向銀行或其它金融機(jī)構(gòu)申請開立人民

幣基本存款戶和一般存款戶、資本金外匯存款戶和外匯結(jié)算戶。

2、公司賬戶僅限本公司使用，不準(zhǔn)出租、出借、轉(zhuǎn)讓賬戶。

3、公司應(yīng)定期對銀行存款賬戶進(jìn)行清理。

（二）銀行賬戶的收支管理

1、公司所有銀行入賬款項(xiàng)，必須由業(yè)務(wù)人員在銀行入賬通知單上對

所收款項(xiàng)的來源及性質(zhì)予以確認(rèn)，并附相關(guān)的原始單據(jù)；財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)

務(wù)人員的確認(rèn)及所附原始單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。

2、公司銀行所有支出款項(xiàng)必須按照有關(guān)規(guī)定程序進(jìn)行審批，由經(jīng)辦

人員填寫《付款申請單》，并按財(cái)務(wù)審批權(quán)限及付款程序（見附件）辦理。

對大宗商品需將合同或協(xié)議副本提交財(cái)會(huì)部。

3、辦理對外付款時(shí)，收款人的名稱必須同付款申請資料中發(fā)票的開

票單位或合同協(xié)議所規(guī)定的收款人名稱保持嚴(yán)格一致。

4、出納人員按銀行名稱，存款種類和不同幣種設(shè)置《銀行存款日記

賬》、《外幣銀行存款日記賬》，根據(jù)銀行收付款記賬憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生

的先后順序，逐日逐筆登記日記賬，并結(jié)出每月余額。

5、《外幣銀行存款日記賬》期末時(shí)應(yīng)當(dāng)按照期末匯率折合為記賬本位

幣，按照期末匯率折合的記賬本位幣金額與賬面記賬本位幣金額之間的差

額作為匯兌損益，計(jì)入當(dāng)期損益。

6、金額超過銀行規(guī)定結(jié)算起點(diǎn)的同城結(jié)算款項(xiàng)原則上使用轉(zhuǎn)帳支票。

現(xiàn)金支票用于公司提取工資、備用金以及支付給未在銀行開戶的單位和個(gè)

人的另星款項(xiàng)。

7、支票由出納保管。公司員工因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用現(xiàn)金支票或轉(zhuǎn)帳支票，

必須按財(cái)務(wù)審批權(quán)限及付款程序辦理相關(guān)手續(xù)，并在支票存根上簽字。銀

行匯票的領(lǐng)用，必需在匯票復(fù)印件上及《記登薄》上簽字。

8、財(cái)務(wù)部每月將《銀行存款日記賬》與銀行對賬單逐筆核對，按月

編制《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》，對未達(dá)款項(xiàng)要及時(shí)查明原因，盡快處理，

并將對賬結(jié)果（即：銀行存款余額調(diào)節(jié)表）報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)，對賬單、調(diào)節(jié)表

由出納人員裝訂，交會(huì)計(jì)保管。

9、出納應(yīng)將每日貨幣資金的收、支、結(jié)存情況《銀行存款日報(bào)表》

（格式與現(xiàn)金日報(bào)表相同）在第二天上班前報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)根

據(jù)資金需求狀況提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行資金劃撥，合理有效

使用資金。

第五條信用卡管理

（一）信用卡使用范圍包括：住宿、餐費(fèi)、機(jī)票、火車票及總經(jīng)理批

準(zhǔn)的其他費(fèi)用支出。

（-）公司信用卡原則上不允許提取現(xiàn)金。

（三）同城使用信用卡應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)、異地應(yīng)在返回公司五個(gè)工

作日內(nèi)，將經(jīng)總經(jīng)理簽字的發(fā)票和信用卡使用單共兩聯(lián)送交財(cái)會(huì)部，以便

及時(shí)與信用卡賬單核對后入賬。

（四）持卡人如工作調(diào)動(dòng)，須及時(shí)通知財(cái)會(huì)部，并配合財(cái)會(huì)部對信用

卡使用后未核銷款項(xiàng)進(jìn)行查證，清賬。

（五）信用卡如遺失或需將信用卡注銷的，其持有人應(yīng)及時(shí)通知銀行

及公司財(cái)會(huì)部，并辦理有關(guān)手續(xù)，以免造成損失。

（六）持卡人應(yīng)嚴(yán)格遵守銀行有關(guān)信用卡的相關(guān)規(guī)定。

第六條：其他貨幣資金管理

（一）其他貨幣資金的內(nèi)容：包括外埠存款、銀行匯票存款、銀行本

票存款、在途貨幣資金和信用證存款等。

（-）外埠存款管理

1、外埠存款指企業(yè)到外地進(jìn)行臨時(shí)或零星采購時(shí)，匯往采購地銀行

開立采購專戶的款項(xiàng)。

2、需要辦理外埠存款的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后

交財(cái)會(huì)部辦理，財(cái)會(huì)部據(jù)此填列匯款委托書，同時(shí)設(shè)立相應(yīng)的明細(xì)賬目。

3、以公司名義開立采購賬戶后，公司采購商品，可通過該賬戶結(jié)算,

采購?fù)戤叄赏獾劂y行將余款退回公司總部賬戶。

4、外埠存款一律采用轉(zhuǎn)賬方式用款，只付不收，付清后關(guān)閉賬戶。

5、業(yè)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將外埠存款的使用情況報(bào)到財(cái)務(wù)部備查。

第七條應(yīng)收預(yù)付帳款及壞帳準(zhǔn)備的管理

（一）應(yīng)收賬款的管理：應(yīng)收賬款是公司因銷售商品或提供勞務(wù)而應(yīng)

向購買單位或個(gè)人收取的款項(xiàng)。

1、公司銷售部應(yīng)選擇資信好的客戶，必須同客戶簽訂具有法律效力

的合同或協(xié)議，在合同中，明確規(guī)定付款條件及付款日期，公司銷售的基

本原則是采取錢貨兩清的辦法，必要時(shí)應(yīng)預(yù)收貨款或向?qū)Ψ绞杖”ＷC金，

確保貨款安全收回。

2、銷售部應(yīng)建立客戶的信息檔案，銷售明細(xì)賬，應(yīng)有專人管理，跟

蹤了解客戶的經(jīng)營情況、資信情況以及貨款回籠情況。

3、銷售部的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員為公司銷售貨款的責(zé)任人，切實(shí)負(fù)責(zé)銷售

貨款的安全收回。

4、銷售部開票人員應(yīng)根據(jù)銷售合同或協(xié)議認(rèn)真填寫《發(fā)貨清單》，《發(fā)

貨清單》必須經(jīng)過部門經(jīng)理、總經(jīng)理或授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后方能發(fā)貨。之后，

將《發(fā)貨清單》第二聯(lián)：會(huì)計(jì)記賬聯(lián)及相關(guān)資料（開票通知單）轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)

部發(fā)票管理員核對并開具發(fā)票，然后轉(zhuǎn)往來會(huì)計(jì)復(fù)核發(fā)票上的內(nèi)容后作賬

務(wù)處理。

5、應(yīng)收賬款發(fā)生逾期，應(yīng)加收利息并讓客戶書面確認(rèn)，以明晰債權(quán)

關(guān)系；往來會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)通知銷售部，停此向該違約客戶的貨物發(fā)送，并由

銷售部組織專人，采取各種措施對逾期賬款進(jìn)行催收，直至采取法律手段。

6、財(cái)務(wù)部要及時(shí)、準(zhǔn)確核算應(yīng)收賬款的形成、回收及增減變化情況,

月末列出分戶清單，并按帳齡長短進(jìn)行分析，對逾期超過一個(gè)月以上的應(yīng)

收賬款應(yīng)及時(shí)分別報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理。

7、公司收到客戶的應(yīng)收票據(jù)要及時(shí)交財(cái)務(wù)部送相關(guān)專業(yè)銀行進(jìn)行驗(yàn)

證和查詢，以確認(rèn)其真實(shí)無誤，并交財(cái)務(wù)部指定專人保管，進(jìn)行賬務(wù)處理。

8、應(yīng)收賬款設(shè)輔助核算進(jìn)行管理，并按客戶名稱設(shè)置為相應(yīng)的輔助

核算目錄。

（-）預(yù)付賬款的管理：

1、預(yù)付賬款是指公司按照有關(guān)合同規(guī)定，預(yù)先支付給供貨方的貨款,

包括預(yù)付定金。

2、預(yù)付金額原則上不能超出合同的30%,其余貨款應(yīng)在交貨驗(yàn)收入

庫后付清，嚴(yán)禁對資信情況不了解的客戶預(yù)付貨款。

3、對外采購等預(yù)付貨款必須向財(cái)務(wù)部提供：（1）由經(jīng)辦人員、財(cái)務(wù)

總監(jiān)、總經(jīng)理簽字的具有法律效力的合同或協(xié)議。（2）按規(guī)定程序?qū)徟?/p>

《付款申請單》。

4、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對預(yù)付貨款項(xiàng)下的貨物進(jìn)行監(jiān)控，保障預(yù)付款

項(xiàng)或貨物的安全。

5、財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)應(yīng)收、預(yù)付賬款的人員對預(yù)付貨款每月進(jìn)行一次清理

檢查，列出清單書面報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)并向總經(jīng)理報(bào)告，分別不同情況，采取

措施及時(shí)進(jìn)行清理。

（三）壞賬的計(jì)提和核銷管理：

1、壞賬是指無法收回的應(yīng)收賬款。包括：（1）因債務(wù)人破產(chǎn)，在破

產(chǎn)清算后，依然不能收回的；（2）因債務(wù)人死亡，在以其遺產(chǎn)償還后，仍

然不能收回的；（3）因債務(wù)人逾期未履行償債義務(wù)，已超過兩年，通過法

律途徑仍然不能收回的。

2、壞賬采用《備抵法》進(jìn)行核銷，即在年末按“應(yīng)收賬款”余額的

3%。計(jì)提“壞賬準(zhǔn)備”，有壞賬發(fā)生沖減“壞賬準(zhǔn)備”，不夠部分在年末進(jìn)

行補(bǔ)提（產(chǎn)成品沒有進(jìn)行賒銷前暫不計(jì)提）。

3、凡已形成的壞賬，應(yīng)逐筆查明原因，由具體經(jīng)辦人員提供有效憑

證，寫出申請核銷報(bào)告，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，報(bào)董事會(huì)及稅務(wù)

部門批準(zhǔn)核銷，并作相應(yīng)賬務(wù)處理。已做壞賬核銷后又收回的應(yīng)收賬款，

采用按原分錄沖回進(jìn)行賬務(wù)處理。

（四）應(yīng)收票據(jù)按面值入賬，并按客戶名稱設(shè)置輔助核算目錄。

（五）其他應(yīng)收款主要核算員工因出差等暫借款項(xiàng)，以及暫收單位的

保證金、押金等。

第八條存貨管理制度：

（一）公司的存貨是指公司庫存的、加工中的和在途的原材料、燃料、

輔助材料、包裝物、低值易耗品、在產(chǎn)品、自制品、產(chǎn)成品、促銷品、不

在固定資產(chǎn)管理范圍內(nèi)的物品等。

（二）存貨的采購管理：

1、各部門購置任何物資都必須填寫《采購申請單》，申請單位應(yīng)寫明

用途、質(zhì)量、品名、規(guī)格、型號(hào)及數(shù)量要求，經(jīng)部門經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn),

財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交采購部批量采購。未辦理《采購

申請單》的物資不予購買或報(bào)銷。請購單格式及使用說明見下表：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

請購單

請購部門：年月日

編號(hào)：

商品名稱規(guī)格單位數(shù)量單估計(jì)價(jià)用途說明需用日期

價(jià)值

商品類別：

原料

文具

固定資產(chǎn)

其他

部門主管審備

批注

財(cái)務(wù)總監(jiān)審

批

總經(jīng)理：財(cái)務(wù)總監(jiān)：主管副總：申請

人：

說明：請購單一式三聯(lián)，第一聯(lián)：存根，請購單位留存。第二聯(lián)：會(huì)

計(jì)聯(lián)，由采購部轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部報(bào)賬。第三聯(lián)：采購聯(lián)，采購部留存。

2、采購部接到《請購單》，應(yīng)根據(jù)采購單的要求，到正規(guī)廠家或商場

詢價(jià)，每次詢價(jià)的商家要在三家以上。在保證質(zhì)量的情況下，選擇價(jià)格較

低的三名商家填寫《采購詢價(jià)報(bào)告單》，報(bào)告單經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核確定并報(bào)

總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方能采購?！恫少徳儍r(jià)報(bào)告單》的格式及使用說明如下：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

采購詢價(jià)報(bào)告單年月日

購單商品名稱、數(shù)量序供應(yīng)商名稱單價(jià)金額備注

號(hào)規(guī)格號(hào)

1

2

3

總經(jīng)理：財(cái)務(wù)總監(jiān)：主管副總:

制單：

說明：詢價(jià)單一式二聯(lián)，第一聯(lián)：采購聯(lián)，由采購部留存。第二聯(lián)：

會(huì)計(jì)聯(lián)，由采購部確定供應(yīng)商后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備案。第三聯(lián)：質(zhì)檢計(jì)量聯(lián)，由

采購部轉(zhuǎn)質(zhì)檢計(jì)量部作定級(jí)定價(jià)依據(jù)。

3、大宗大批量物資、原材料和資材由采購部或技保部根據(jù)《請購單》

編制招標(biāo)書，交財(cái)務(wù)部向供應(yīng)商發(fā)布招投標(biāo)信息，并要求供應(yīng)商將標(biāo)書密

縫通過郵局寄給財(cái)務(wù)部，然后由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)會(huì)同采購相關(guān)部門公開

開標(biāo)，各標(biāo)書在同等質(zhì)量的前提下，以最低價(jià)作為中標(biāo)“標(biāo)的”，并由采

購部門以書面形式將中標(biāo)情況報(bào)告總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，進(jìn)行采

購。

4、采購部應(yīng)嚴(yán)格按照《采購申請單》上的質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量

要求進(jìn)行采購，不合要求或超過數(shù)量范圍不予報(bào)銷。

5、所有購進(jìn)物資必須辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)：即所有物資要經(jīng)過質(zhì)檢、

過磅，再由倉管人員根據(jù)《質(zhì)量檢測報(bào)告單》、《過磅單》，核對數(shù)量辦理

《材料入庫單》。采購人員憑《材料入庫單》、［《過磅單》《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告

單》、另星物品免］《請購單》和增值稅發(fā)票以及供應(yīng)商提供的所購物資明

細(xì)單（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意也可用普通發(fā)票）按財(cái)務(wù)審批程序批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部報(bào)

銷。

6、采購人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，秉公辦事，廉潔自律，不謀私利，如

發(fā)現(xiàn)有利用職務(wù)之便接受回扣者予以除名。

7、《質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單》、《過磅單》、《材料入庫單》的參考格式及使用

說明：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

質(zhì)量檢測報(bào)告單

入庫倉號(hào)：年月日報(bào)

告單號(hào)：

供應(yīng)單材料名請購單號(hào)

位稱

詢價(jià)單樣品來預(yù)計(jì)數(shù)量

號(hào)源

車船等定質(zhì)單價(jià)

號(hào)級(jí)

檢測結(jié)果

出米率%水分%碎總量%

加工精度總量%大碎米%

容重克/升不未熟粒%米小碎米%

純糧率%蟲蝕粒%灰分（干物質(zhì)）%

士

異品種互%兀變色變%粗細(xì)度%

混質(zhì)

總量%善病斑粒%面筋質(zhì)（以濕%

雜重計(jì)）

礦物%權(quán)生霉粒%磁性金屬物克/公斤

質(zhì)質(zhì)

稗破損粒%牙庇

、［，上

權(quán)權(quán)

稻谷黃變粒%色澤、氣味、

粒粒口味

糠粉%其他檢測指

標(biāo)

包裝說明

質(zhì)檢部經(jīng)理：檢測員：取樣員：制

單：

說明：《質(zhì)量檢測報(bào)告單》一式五聯(lián)：第一聯(lián)：存根，質(zhì)檢部留存；

第二聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)，（1）轉(zhuǎn)賬時(shí)，由倉管員收到同《材料入庫單》每天匯總

交財(cái)務(wù)部作記賬依據(jù)；（2）付現(xiàn)時(shí)，由采購人員或客戶交財(cái)務(wù)部結(jié)算或交

結(jié)算中心作結(jié)算依據(jù)之一，然后，由結(jié)算中心每天匯總交財(cái)務(wù)部；第三聯(lián):

倉庫聯(lián)，轉(zhuǎn)倉庫作驗(yàn)收、記賬依據(jù)；第四聯(lián)：采購聯(lián)：報(bào)采購部備案；第

五聯(lián)：過磅聯(lián)，轉(zhuǎn)過磅房作過磅依據(jù)并備案。

中糧（江西）米業(yè)有限公司

過磅單

入（出）庫倉號(hào)：年月日磅

單號(hào)：

供應(yīng)（銷售）單請購（發(fā)貨清）單

位\J

運(yùn)輸車號(hào)質(zhì)檢單號(hào)

材料名稱及規(guī)格單重量備注

型號(hào)位毛重皮重凈重包裝及說明

合計(jì)

計(jì)量部經(jīng)理：保管員：司磅員：制

單：

說明：過磅單一式四聯(lián)，第一聯(lián)：存根，過磅房留存；第二聯(lián)：會(huì)計(jì)

聯(lián)（1）轉(zhuǎn)賬時(shí)，由倉管員收到同《材料入庫單》每天匯總一同交財(cái)務(wù)部,

（2）付現(xiàn)時(shí)，由采購人員或客戶交財(cái)務(wù)部或交結(jié)算中心作結(jié)算依據(jù)之一,

然后由結(jié)算中心每天匯總交財(cái)務(wù)部；第三聯(lián)：倉庫聯(lián)，轉(zhuǎn)倉庫作驗(yàn)收、記

賬依據(jù)；第四聯(lián)：采購聯(lián)，由過磅房每天匯總報(bào)采購部作統(tǒng)計(jì)。

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材料入庫單

供應(yīng)單位（售貨人）及身份

證

合同號(hào)請購單號(hào)詢價(jià)單號(hào)

運(yùn)輸車磅單質(zhì)單材料編材料名稱及單.數(shù)量單金額

號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)規(guī)格位價(jià)

合計(jì)

實(shí)付現(xiàn)金（大售貨領(lǐng)款人：

寫）

倉庫主管：保管員：經(jīng)辦人：出納員：制

單：

說明：材料入庫單一式五聯(lián)：第一聯(lián)：存根，倉庫留存作驗(yàn)收、記賬

依據(jù)；第二聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)：（1）轉(zhuǎn)賬時(shí)，由倉管員每天匯總交財(cái)務(wù)部，（2）

付現(xiàn)時(shí)，由采購人員或客戶交財(cái)務(wù)部結(jié)算或由客戶交結(jié)算中心作結(jié)算依

據(jù)，然后由結(jié)算中心每天匯總交財(cái)務(wù)部。第三聯(lián)：稅務(wù)抵扣聯(lián)或抵扣附件,

由財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)稅務(wù)部門作增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣聯(lián)或抵扣附件；第四聯(lián)：客戶

聯(lián)，交客戶作已交庫憑證；第五聯(lián)：采購聯(lián)，交采購部備案。

8、存貨的購入按實(shí)際成本進(jìn)行核算。

（三）存貨保管：

1、存貨保管員要按照財(cái)務(wù)部的存貨分類編號(hào)次序?qū)Υ尕浂逊耪R、

有序，并按不同品種、規(guī)格、型號(hào)編制標(biāo)簽，以便領(lǐng)用時(shí)能做到及時(shí)、準(zhǔn)

確、無誤的發(fā)放。

2、保管員應(yīng)按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對存貨進(jìn)行驗(yàn)收，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的購進(jìn)存貨

應(yīng)拒驗(yàn)收，否則，追究經(jīng)辦人責(zé)任。

3、倉庫的保管員應(yīng)堅(jiān)持“三七”測檢制度，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)

告，采取措施，確保儲(chǔ)糧安全。

4、倉庫保管員須徹落實(shí)“以防為主，綜合防治”的保糧方針，嚴(yán)格

執(zhí)行儲(chǔ)糧技術(shù)規(guī)范，認(rèn)真開展創(chuàng)“四無”糧倉活動(dòng)，切實(shí)做好防蟲滅蟲、

防鼠滅鼠、防霉治霉、降溫散濕工作。

5、采購部和技保部要根據(jù)生產(chǎn)的用量，對各種材料確定最低庫存量。

庫存量低于規(guī)定要及時(shí)由倉管員向采購部門申請補(bǔ)庫。

6、對倉庫內(nèi)外要每天打掃，保持清潔衛(wèi)生。

（四）存貨的領(lǐng)用管理：

1、公司各職能部門領(lǐng)用辦公用品，統(tǒng)一由公司綜合辦公室管理。綜

合辦公室指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的出入庫管理，各部門領(lǐng)用時(shí)需經(jīng)部門經(jīng)

理批準(zhǔn)后方能發(fā)貨，每月匯總報(bào)部門經(jīng)理簽字后方能報(bào)支。

2、生產(chǎn)部門領(lǐng)用材料，由單位核算員填寫《出庫單》，報(bào)部門經(jīng)理或

主管副總批準(zhǔn)后，倉庫才能發(fā)貨。

3、《出庫單》表格及其說明：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

出庫單

出庫倉號(hào)：年月日

編號(hào):

領(lǐng)用單用途說明

位

磅單號(hào)材料編材料名稱及規(guī)格單位數(shù)量單金額

號(hào)型號(hào)價(jià)

合

計(jì)

部門主管：車間主管：倉管員：經(jīng)辦：制

單：

說明：《材料領(lǐng)用單》一式三聯(lián)：第一聯(lián)：存根，核算員據(jù)此登記單

位成本賬；第二聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)，由各生產(chǎn)單位或部門每天匯總報(bào)財(cái)務(wù)部；第

三聯(lián)：倉庫聯(lián)，倉管員據(jù)此記賬。

（五）半成品管理：

各單位生產(chǎn)的半成品轉(zhuǎn)下一工序生產(chǎn)，要報(bào)質(zhì)檢部出具檢驗(yàn)報(bào)告，上

一工序核算員根據(jù)質(zhì)檢單填寫《半成品調(diào)撥單》，下一工序的生產(chǎn)單位根

據(jù)質(zhì)檢單、調(diào)撥單核對數(shù)量并簽字驗(yàn)收?！栋氤善氛{(diào)撥單》參考表格及使

用說明：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

半成品調(diào)撥單

質(zhì)檢單號(hào)：年月日

編號(hào):

磅單號(hào)半成品編半成品名稱及規(guī)格單位數(shù)量單金額

號(hào)型號(hào)價(jià)

出庫倉主管：保管：經(jīng)辦：

（車間）

入庫倉主管：保管：經(jīng)辦：

（車間）

說明：《半成品移交單》一式四聯(lián)：第一聯(lián)：存根，發(fā)貨單位（出庫

倉）留存，作本單位記賬和日報(bào)表依據(jù)。第二聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)，由生產(chǎn)單位核

算員或倉庫保管員每天匯總報(bào)財(cái)務(wù)部。第三聯(lián)：統(tǒng)計(jì)聯(lián)，每天匯總報(bào)生產(chǎn)

部。第四聯(lián)：收貨聯(lián)，收貨單位作領(lǐng)用半成品成本依據(jù)或保管員作記賬依

據(jù)。

（六）產(chǎn)成品、副產(chǎn)品的管理：

公司的產(chǎn)品分為產(chǎn)成品和副產(chǎn)品，產(chǎn)成品有：蒸谷米、普通白米、米

糠油等；副產(chǎn)品有：碎米、異色米、糠粕、毛脂油、蠟蝴等。產(chǎn)品入庫前

要通過質(zhì)檢部進(jìn)行檢驗(yàn)，倉管員根據(jù)質(zhì)檢報(bào)告按不同品種不同品質(zhì)分別辦

理入庫手續(xù)，并分別填制《產(chǎn)成品入庫單》、《副產(chǎn)品入庫單》，其參考格

式及說明如下：

中糧（江西）米業(yè)有限公司

產(chǎn)成品入庫單

入庫倉號(hào)：年月日

編號(hào)：

交貨單

位

質(zhì)檢單磅單產(chǎn)品編產(chǎn)品名稱及規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額

號(hào)號(hào)號(hào)型號(hào)

合計(jì)

倉管負(fù)責(zé)人：保管員：經(jīng)辦人：制單:

說明：《產(chǎn)品入庫單》一式五聯(lián)，第一聯(lián)：存根，倉庫留存，作驗(yàn)

收和記賬依據(jù)。第二聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)，由倉庫每天匯總交財(cái)務(wù)部。第三聯(lián)：驗(yàn)

收聯(lián)，給交貨單位核算員記賬。第四聯(lián)：統(tǒng)計(jì)聯(lián)，由單位核算員每天匯總

交生產(chǎn)部。第五聯(lián)：業(yè)務(wù)聯(lián)，由單位核算員每天匯總交營銷部?！陡碑a(chǎn)品

入庫單》的格式、使用說明同《產(chǎn)成品入庫單》相同，但名稱改為《副產(chǎn)

品入庫單》。

（七）對外銷售管理：

1、產(chǎn)成品、副產(chǎn)品、材料、下腳料的對外銷售，由營銷部負(fù)責(zé)銷售

和管理。

2、對外銷售業(yè)務(wù)，必須同客戶簽訂書面合同或協(xié)議，合同須經(jīng)主管

副總、總經(jīng)理審批；并將合同復(fù)印件交財(cái)務(wù)部備案。營銷部根據(jù)合同填制

一式五聯(lián)的《發(fā)貨清單》，注明購貨單位、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、

金