用戶手冊

目錄

一、系統(tǒng)登陸2

二、頁面介紹2

三、功能介紹5

1、發(fā)文管理5

（1）模塊菜單設(shè)置5

（2）概述及流程5

（3）具體操作7

2、收文管理15

（1）模塊菜單設(shè)置15

（2）概述及流程15

（3）具體操作：17

3、版本跟蹤20

（1）模塊菜單設(shè)置20

（2）概述及流程20

（3）具體操作21

4、文檔管理26

（1）模塊菜單設(shè)置26

（2）概述26

（3）具體操作26

5、任務(wù)督辦29

6、日程管理29

7、項目郵箱29

8、信息中心29

一、系統(tǒng)登陸

1、打開瀏覽器，雙擊桌面InternetExplorer圖標;

2、在地址欄中輸入系統(tǒng)訪問地址，點出‘Enter回車’。系統(tǒng)打開登錄頁面，顯

示如下：

3、系統(tǒng)發(fā)文正文的在線編輯功能需要用到IE嵌入式Office插件。在系統(tǒng)登錄頁

面下方有“本系統(tǒng)需要使用office安裝插件，請點擊這里，按照提示進行安裝?！?/p>

字樣，提示用戶安裝Office控件。點擊“這里”（如上圖示）打開安裝頁面，按

照提示安裝即可。另外，對于WIN7操作系統(tǒng)，請將本站點加入信任站點列表。

二、頁面介紹

系統(tǒng)的頁面分為三大塊（如圖所示）：導(dǎo)航欄，快捷按鈕及主頁面。通過導(dǎo)

航欄可以切換系統(tǒng)的各個功能模塊；快捷按鈕可以進行各種常用的快捷操作；主

頁面則是辦公主區(qū)域

登入系統(tǒng)后的界面為系統(tǒng)首頁。首頁中的子模塊如下：①待辦事項：此模塊

表示收發(fā)文的消息提示。②抄送給我的公文：收發(fā)文流程中，被抄送人的待辦消

息框。③發(fā)文審批提甑；用戶發(fā)文通過審批后的提醒消息。④處理結(jié)果通知：用

戶分發(fā)的任務(wù)已經(jīng)處理結(jié)束的通知。⑤圖紙審查任務(wù)；交用戶審查的圖紙文件。

如圖示：

用戶可以自定義首頁布局（包括各個小板塊的位置和增減）。點擊【添加模

塊】，然后在彈出的【選擇顯示模塊】中勾選或取消相應(yīng)板塊后點擊【確認】，

提交當前設(shè)置。設(shè)置完畢點擊【保存布局】，將布局保存為當前用戶默認設(shè)置。

三、功能介紹

1、發(fā)文管理

(1)模塊菜單設(shè)置

①待處理：待處理發(fā)文是指待當前用

戶處理的發(fā)文，包括發(fā)文草稿、

退回修改的發(fā)文和抄送給當前用

戶，并且未閱讀的發(fā)文。

②流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中發(fā)文是指經(jīng)過當前

用戶處理，待其他用戶處理的發(fā)

文。包括待審批、待簽發(fā)。如果

抄送當前用戶，用戶閱知后且流

程尚未結(jié)束的文，也會出現(xiàn)在這

個列表中。

③我的發(fā)文：我的發(fā)文是指與當前用

戶相關(guān)且已經(jīng)處理結(jié)束的發(fā)文。

當前用戶曾經(jīng)處理過或抄送給了

當前用戶的已結(jié)束的發(fā)文都會出

現(xiàn)在這個列表中。

④全部發(fā)文：全部發(fā)文是指當前用戶

可以查看的所有發(fā)文，包括與自

己相關(guān)的所有發(fā)文，或者于己無

關(guān)，但非受控且已結(jié)束的發(fā)文

(2)概述及流程

發(fā)文管理指項目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、簽發(fā)全過程管理，如圖

示：

擬稿］［審批］［簽發(fā)］

發(fā)文流程示意圖如下：

對于當前用戶來說，可能需要完成發(fā)文擬稿環(huán)節(jié)的工作（如圖示①）。

抄送查看

（3）具體操作

當前用戶可能需要自己起草一篇發(fā)文。具體操作如下:

①進入發(fā)文擬稿頁面：首先用戶登錄首頁面。打開發(fā)文擬稿的方法有兩種：點

擊快捷菜單的【發(fā)文】，直接進入【發(fā)文擬稿】界面（如圖示①）；或者在

左邊菜單欄的發(fā)文管理里，隨便點擊任意節(jié)點，例如【待處理】，點擊【發(fā)

文擬稿】進入發(fā)文擬稿頁面（如圖示②）

②填寫發(fā)文的相關(guān)信息。進入【發(fā)文擬稿】頁面后，可以看到項目名稱、發(fā)文

部門和發(fā)文人已經(jīng)由系統(tǒng)自動帶出。如圖示：

EDIS項目值氫修成平臺刖今天是：Q】＞，月:汨XIJE而初三130112

￡06PresetHGOMWMtgrationFWfonn］仝首頁?收文田文電文欄,任方丁日程0仲

仝工靈待處聯(lián)文發(fā)文

鰥?位:發(fā)文盼t:

沙送?你:

i^aaw：巴千居田”察臺開友項目*文都門：設(shè)"可

文人：工程師1

主號:

正文生成正文

Ktr

JCM領(lǐng)推

文件名

哦歌發(fā)文

。初段件X1?雙件

王型文件na

工作凌信息

發(fā)文秘書2送杼

5WIU

中交H保存

此時用戶需要繼續(xù)填寫該發(fā)文的相關(guān)信息，操作如下:

A.選擇【接收單位】。接收單位是一個夏選組件，可以同時選擇多個選項。

我們還可以通過在搜索框輸入用戶的名字或拼音首字母進行過濾。需要

注意的是，選擇完畢后，一定要點擊【提交】按鈕，將所選單位提交給

系統(tǒng)。如圖不:

選擇接收單位后，系統(tǒng)自動帶出與接收單位相關(guān)聯(lián)的發(fā)文形式和接收

人，當然，用戶也可以手動修改。如圖示：

B.選擇【抄送單位】。抄送單位選框也是一個復(fù)選組件，可以選擇多個抄

送單位。選擇完畢后，點擊【提交】。如圖示：

C.選擇【內(nèi)部抄送】。這里也是一個復(fù)選組件，可以選擇多個內(nèi)部抄送人。

如果需要選擇整個部門，也可點擊部門前面的選框，將整個部門選中。

點擊【重置】，則會將已選擇的人員全部清空。選擇完畢后，必須點擊

【確定】，才能提交選擇。如圖示：

D.填寫主題。如圖示:

③編輯正文。點擊【生成正文】，系統(tǒng)自動打開相應(yīng)發(fā)文的模板，并將發(fā)往單

位、抄送單位、收件人、傳真號、相關(guān)項目和主題信息插入模板。如圖示：

I*件市網(wǎng)程圖Acrobat設(shè)計布局

A'絲變A三7三覆津x-2irAaBb(AaBbCAaBbCAaBb(AaBbCcD..UBI>CC

壇耀,麗標強呂行覆用要點

?A?與百專三圜：？金?一」14SB

川3c略3S~~?￡~??-；5^55i

中海石油(中國)有限公司.，

恩平油田群聯(lián)合開發(fā)項目組。

EnpingOilfieldsJointDevelopmentProjectTeam-

本世：廣東名之利勺龍M二業(yè)二套1號W與石逾六用a

Add：OffshorePetroleumBuilding.No1Industr/Road2.Shenzhen.China*-1

冷工CFax)：(56-755)26679632與牙(Tel)：(SB-755)260224S4X得(POSlCOde)i516067,

?備忘錄(Memo卜

口CONOOOniAL口V^MT.□。思林1RXASEREPLY=FORYOURUFO

發(fā)往收件人~傳真號■，

海洋石油工程股份有限公司2陳明經(jīng)理J01(M656577^

收件人，學(xué)蜉“

中海石油研究M院。T-經(jīng)理

簽發(fā)人?報稿人J日期，

3工程卿卜p

SignedBy*PreparedBy^DW

編號?頁蟻

Re￡No*Page(sA

相關(guān)項目(Ref.ProJect)：恩平油田群聯(lián)合開發(fā)項目“

主題(Subject)：關(guān)于恩平24?2油田合格原油含鹽量要求事宜

Pos:1.3cmLine:10Col:lPAGE1/1PAGESSECTION

［保1耕湖B］［保存］［湖］

正文編輯功能使用嵌入式word文檔，操作和word一樣。用戶需要對發(fā)文中

的正文部分進行編輯。對于系統(tǒng)插入的內(nèi)容用戶也可以進行修改(建議與擬稿頁

面相應(yīng)字段保持一致)?！颈４妗堪粹o將正文保存至服務(wù)器，且不關(guān)閉編輯頁面。

若編輯的時間較長，建議定時保存。編輯完畢后，點擊【保存并關(guān)閉】，頁面自

動關(guān)閉，并回到發(fā)文擬稿頁面。如圖示：

RefNo同Py&W

相關(guān)項目(Ref.Project)：恩平油田群聯(lián)合開發(fā)項目，

主題(Subject)：關(guān)于恩平24々油田合格原油含鹽量要求事宜.

正文(Message)?-

陳總：?,

您好!關(guān)于關(guān)二恩平24-2油田XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

正文編輯完，回到發(fā)文擬稿頁面。如果還想對剛才保存過的正文再編輯,

可點擊正文旁邊的【打開】按鈕，再次進入正文編輯頁面。如圖示：

:G■頁K收文'怛下文||[=)X6

7■日程?件

俺1T員發(fā)文K(他-

陵收?位:海洋石油工程IR份獻公司Z送玨發(fā)文形W：a忘錄V

陳明較慢抄送?仙：中海石油碉克生？值選我

項目名稱:黑平油田仃聯(lián)合開發(fā)頃目V設(shè)計部V

內(nèi)都抄法:Z送杼?XA：

主做：犬于男軍242后出臺恪原:由含苗亶要水?亶

X件

￥源心2夕JC*鐘件

文件名下敷

④上傳附件。在擬稿界面，找到附件，點擊【添加文件】按鈕，選擇將要上傳

的附件。可一次選擇多個文件作為發(fā)文的附件。如圖示：

⑤添加相關(guān)收發(fā)文。用戶可以把與該發(fā)文相關(guān)的舊文添加進去。找到頁面的【相

關(guān)收發(fā)文］，點擊【添加文件】，彈出收發(fā)文的選擇框，選擇框帶有搜索功

能，用戶可以在關(guān)鍵詞輸入字符搜索，文件類型選擇框可以下拉選擇收發(fā)文

類別。勾選需要的文件后點擊【添加】即可。如圖示：

⑥選擇發(fā)文秘書。如圖示:

⑦選擇審批人。并填寫備注信息。如圖示：

工作誠信息

發(fā)文秘書：秘書11選擇

H提交H保存I◎取消

⑧臨時保存。用戶點擊【保存】按鈕，可以將文檔保存為草稿，暫時不提交給

審批人。需要時從“待處理”列表中找到該文檔繼續(xù)編輯。如圖示：

保存后，點擊【發(fā)文管理】的子菜單【待處理】可以查看剛剛保存的發(fā)文草

稿信息，點擊【荒】圖標，再次進入擬稿界面，頁面還保存著前面填寫的信息。

如圖?。?/p>

⑨正式提交。用戶完成擬文后，點擊【提交】按鈕，頁面會彈出提醒框，選擇

“是”完成擬文過程，提交給領(lǐng)導(dǎo)審批；選擇“否”則回到擬文界面。

正式提交后，發(fā)文的狀態(tài)是【待審批】狀態(tài)。直到流程結(jié)束前，擬文人可以

在【發(fā)文管理】菜單下的【流轉(zhuǎn)中】列表中查看該文，如圖示：

當擬稿結(jié)束提交后，發(fā)文將經(jīng)過審批、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，直至秘書正式發(fā)出并線

上確認后，流程才正式結(jié)束。

⑩重新擬稿。假如領(lǐng)導(dǎo)審批不通過，把發(fā)文退回當前用戶修改。那么用戶就得

重新擬稿。操作如下：

A.進入重新擬稿頁面。用戶進入首頁，待辦事項會出現(xiàn)【重新擬稿】紅色

提醒項，點擊查看。如圖示：

B.查看領(lǐng)導(dǎo)審批意見。進入重新擬稿界面后，在流程歷史可以看到領(lǐng)導(dǎo)審

批意見，如圖示：

C.修改擬文。按照領(lǐng)導(dǎo)意見進行修改后，選擇發(fā)文秘書和審批人后再次提

交。則該發(fā)文就會回到原來的流程，提交給領(lǐng)導(dǎo)審批。如圖示：

;作臻信息

（發(fā)文秘書：秘書12選擇

審批人：部門經(jīng)理1I工法搽

苗注：已修改XX）繳據(jù)，請領(lǐng)導(dǎo)批示。

H提交IIH保存◎取消

2、收文管理

（1）模塊菜單設(shè)置

①待處理：待處理收文是指待當前用

戶處理的收文，包括待處理的收

文和抄送給當前用戶且未閱讀的

收文。

②流轉(zhuǎn)中：流轉(zhuǎn)中收文是指待其他用

戶處理的收文。如果抄送當前用

戶，用戶閱知后且流程尚未結(jié)束

的收文，也會出現(xiàn)在這個列表中。

③我的收文：我的收文是指與當前用

戶相關(guān)的，已經(jīng)處理結(jié)束的收文。

包括當前用戶曾經(jīng)處理過，或抄

送給了當前用戶的已結(jié)束的收

文，都會出現(xiàn)在這個列表中。

④全部收文：全部收文是指當前用戶

有權(quán)查看的所有收文，包括與自

己相關(guān)的所有收文，或者其他非

受控且已結(jié)束的收文。

（2）概述及流程

收文管理指項目組對外單位收文的登記、審批、處理過程的管理。

收

文登記審批處理

流程示意如下

當前用戶可能需要完成處理環(huán)節(jié)的工作（如圖示①）。

（3）具體操作:

當前用戶可能會接到上級領(lǐng)導(dǎo)批下來的收文處理任務(wù)。收文處理具體操作如

下：

①進入處理頁面。用戶登錄首頁面，待辦事項顯示【處理】收文，點擊進入處

理頁面。如圖示：

②查看收文相關(guān)信息。進入處理頁面后，用戶可以看到收文的相關(guān)情況。如圖

示：

下拉頁面可以看到流程歷史，包括審批人的審批意見。如圖示:

旅程歷史

流程任務(wù)：澄記收文】［秘書1］執(zhí)行于:2012-05-2311:23:17

飄：請領(lǐng)導(dǎo)審閱

流程任務(wù)：南批收文】【項目經(jīng)理］執(zhí)行于:刈2-05-2312:17:55

清部門經(jīng)理1盡快處理。

意見：

指定處理人：部i1經(jīng)理1

流程任務(wù)：處理］［部門經(jīng)理1】執(zhí),行于:2012-05-2313:19:26

清盡快處理

指定處理人：工程研L工程師？

③查看正文。點擊正文的【打開】按鈕查看正文。如圖示:

④查看附件?？梢渣c擊附件后面的【打開】。如圖示:

抄法人:

⑤回復(fù)本文。在處理頁面的頂部會出現(xiàn)【回復(fù)本文】的按鈕。點擊回復(fù)，啟動

發(fā)文流程并帶入該收文對應(yīng)信息，包括對方單位，聯(lián)系人，并建立新發(fā)文與

原收文的關(guān)聯(lián)。

⑥發(fā)起抄送并填寫處理意見。用戶可根據(jù)需要選擇抄送人，最后填寫處理意見,

點擊【完成處理】，收文處理任務(wù)完成。

完成處理后，該文進入流轉(zhuǎn)中，直至所有處理人處理完畢，流程結(jié)束。

另外，收文流程結(jié)束后，打開【全部收文】列表，點擊［）可以進行回復(fù)

3、版本跟蹤

（1）模塊菜單設(shè)置

①設(shè)計文件專業(yè)審批：待用戶審批的

設(shè)計文件。用戶需要打開設(shè)計文

件實施審批，并填寫審批意見，

選擇審批結(jié)論，完成審批。

②本專業(yè)未回復(fù)圖紙文件：查看本專

業(yè)下的沒有回復(fù)的圖紙文件

③全部未回復(fù)圖紙文件：查看所有沒

有回復(fù)的圖紙文件

④圖紙審查任務(wù)：可以查看信息最全

面的審查的圖紙

（2）概述及流程

如果來文是專業(yè)設(shè)計文件，那么就需要啟用版本跟蹤功能，對專業(yè)設(shè)計類文

件進行管理。通常的流程和一般收文類似，完整的版本跟蹤流程分四個步驟：專

業(yè)設(shè)訂文件登記、專業(yè)設(shè)“經(jīng)理審批、專業(yè)工程師審圖、回復(fù)設(shè)II文件。那么當

前用戶需要完成以下兩個環(huán)節(jié)的工作：①工程師審圖，②回復(fù)設(shè)計文件。（如圖

(3)具體操作

通常是由秘書對專業(yè)設(shè)計文件進行登記，然后交專業(yè)設(shè)計經(jīng)理審批，最后由

專業(yè)工程師完成審圖任務(wù)并對設(shè)計文件進行回復(fù)。

假如領(lǐng)導(dǎo)已將審圖任務(wù)分發(fā)到當前用戶，當前用戶審圖的具體操作如下：

①查看審圖任務(wù)。用戶登錄首頁，在待辦事項處出現(xiàn)【工程師審批】的圖紙審

查任務(wù)。如圖示：

EDIS項目信息集成平臺工嗎;西今知2O1TF5月二日堂期三6歷月初三,

SKPraiMWmMiMgntMnnataa向壇隔菽

七文敬苕仔勢U辦VQfia件

修導(dǎo)航仁仝首頁

9%的辦公區(qū)用保存布昌。東：歐埃

￡眼文管理

夕

K發(fā)SE理z七TT皆手*W*i14口.*

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幻1工程壞審批】BOOWG-DPP-PR-0201-0303B...做文件分發(fā)2012-05-233?.nin?Ft▲

“森專it未回@08紙文件

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22：起草的發(fā)文：關(guān)于思平242由田合格累…2012-05-23

-3：品章的發(fā)文：關(guān)于思平242由田合格網(wǎng)…2012-05-23

更多…

更多…

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0文檔雷理

“任務(wù)?辦

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二3侑息中心

?{11加尸㈡化向IX念：GF1叼物度狀V臺前版A：V1.27(20120511)?遇期淡

或者在版本跟蹤菜單下的【設(shè)計文件專業(yè)審批】可以看到提交自己審查的圖紙文

件。如圖示；

當導(dǎo)航欄?會首頁設(shè)計文件專北二“

9航明"公區(qū)*

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“《篌1J5.#1J5*<2,當能幣記錄力：招

②杳看圖紙文件詳情。點擊相應(yīng)設(shè)計文件，進入【專業(yè)審批詳細】頁面。杳看

設(shè)計文件詳情。點擊圖紙文件【打開】可在線查看圖紙文件，或者點擊【下

載】保存在本地。如圖示：

③選擇審圖結(jié)論。點擊審核結(jié)論的下拉按鈕，可以看到審核的結(jié)論有三種：同

意、帶意見同意、不同意。如圖示：

主審工程師：工程師2,工程師1

審核結(jié)論：L……

審批意見：［同意

常意見同意

妤同意

④填寫審圖意見。如圖示

主審工程師：工程師2,工程師1

審核結(jié)論：E

審批意見：

同意。

⑤上傳回復(fù)附件。用戶可以根據(jù)實際情況上傳相關(guān)回復(fù)附件(與上傳普通附件

操作相同)，如圖示：

仝首頁專批審批詳切*

設(shè)計文件編號:，者選擇要上戴的文件，豌bcalhost

版本:

查找范國(I):[

版本跟蹤示例文件會國^

專比3??

名稱修改日期

負責人:4少

最近使用的項運BD-DWG-DPP-PR-0201-0103REV(0).pdf2012-04-1911:04

負責人市[好寸詞:

目隹BD-DWG-DPP-PR-0201-0103REVB.pdf2012-04-1911:04

負責人意見

隹BD-DWG-DPP-PR-0201-0203REV(0).pdf2012-04-1911:05

盡快處理。

點面隹BD-DWG-DPP-PR-0201-0203REVB.pdf2012-04-1911:05

生BD-DWG-DPP-PR-0201-0303REVB.pdf2012-04-1911:06

主審工程師:

隹BD-DWG-WHPA-PR-0421REVBpdf2012-05-0216:12

審核結(jié)論:優(yōu)MD-DWG-DPPA-PR-0206-0103REVB.pdf2012-05-0216:16

■PY10-258-BD-DT-PMT-001PY10-2及PY4-2遁..2012-05-0311:12

審〕嫡見:

計算機

III

回復(fù)附件

360云盤

。建3Ml解冊文件名3)|BD-DWG-DPP-PR-0201-0103REVB.pdfJ打開9)

,0文件名文件類型U)：AllFile(?.?)d取消

taiBD-DWG-D

圖紙文件

□文件名文件類別管理

n1BD-DWG-DPP-PR-0201-0303REV...圖紙掃描件下費打開

⑥完成圖紙審批任務(wù)，點擊【保存】。如圖示:

回復(fù)附件

:毛添加文件球嶗附件

0文件名管理

□1BD-DWG-DPP-PR-0201-0103REVB.pdf查看打開

圖紙文件

文件名文件類別管理

□1BD-DWG-DPP-PR-0201-0303REV...圖紙掃描件下載打開

IU

日保存?關(guān)閉〕

工程師審查完畢，在版本跟蹤下的【圖紙審查任務(wù)】可以看到每個圖紙當前

狀態(tài)。如圖示：

SHEfltaK設(shè)計文件與北-設(shè)i+文件發(fā)文?全—充-用雅竄食“務(wù)-密艮文件法妣-

9的疥公區(qū)?

-收文餐遵?

▼發(fā)ETS?

、設(shè)計文件告XrrWlZ^ITXFt1蒼”wnTXrrW^JWVILtrllXnV.十■工4

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雙擊文件進入【圖紙文件詳細】可以杳看詳細的審批情況，包括審批人和審批

情況。如圖示：

仝首頁圖紙審查任炎*圉紙文件詳細X

BY入

BD-DWG-DPP-PR-0201-0303

設(shè)計文件編號：

BD-DWG-DPP-PR-0201-0303

版本：

REVB

專比

工藝

負責人：

部1,花理1

I出復(fù)時間：

Htl單號：

負責人意見

盡快處理。

主審工程師：

工榭幣1

審核結(jié)論：

同意

審批意見

⑦設(shè)計文件回復(fù)。那么對于工程師需要做出回復(fù)的圖紙文件，操作如下：

用戶可以在版本跟蹤下的【本專業(yè)未回復(fù)圖紙文件】選擇對應(yīng)的設(shè)計承包商，選

擇要回復(fù)的圖紙文件，點擊【確認回復(fù)】。如圖示：

點擊【確認回復(fù)】后，系統(tǒng)進入發(fā)文擬稿界面，并自動插入接收單位。用戶

需要繼續(xù)填寫發(fā)文的相關(guān)信息(與發(fā)文擬稿操作相同)。如圖示：

益首Gj圖紙審查任務(wù)—4愁氏文件詳細?]l設(shè)計文件發(fā)文…X發(fā)文檄若

融單位「中海石油研究總院平擇發(fā)文形式：

接收人卜

抄送單位：]|二選搽

項目名稱:恩平油田群聯(lián)合開發(fā)項目發(fā)文部門：設(shè)形Y

內(nèi)部抄送：二選擇發(fā)文人：工程師1

主題:

-

一

正文生成正文

pflt+

中海如文件?刪除物件

文件名下載

相4口天圣1收1b發(fā)心文士

寺添加文件”刪除文件

編號主題文件類型

_L注流展息

*III口，

[H敝1日保存11?取消

點擊【生成正文】，可以看到相關(guān)的圖紙文件信息和審批情況已經(jīng)自動生成。

簽發(fā)人，擬福人“日期。

工程師1-

SignedBv?PreparedBy*Date*-

裾“頁數(shù)*

3

Ref.No*P羋8尸

相關(guān)項目(Ref.Project)：恩平油田群聯(lián)合開發(fā)項目.

主題(Subject)：?

正文(Message)?+