跟單工作流程培訓(xùn)演講人：日期:CATALOGUE目錄01訂單接收與確認(rèn)02訂單處理流程03生產(chǎn)跟進(jìn)協(xié)調(diào)04物流與出運(yùn)安排05異常處理機(jī)制06后續(xù)工作閉環(huán)01訂單接收與確認(rèn)客戶需求對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)客戶需求溝通全面了解客戶需求，包括品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等要素，并解答客戶疑問。01客戶需求確認(rèn)將客戶需求以書面形式（如郵件、傳真等）進(jìn)行確認(rèn)，并明確雙方責(zé)任和義務(wù)。02內(nèi)部需求轉(zhuǎn)化將客戶需求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部生產(chǎn)或采購需求，確保各環(huán)節(jié)對(duì)需求理解一致。03合同條款審核要點(diǎn)產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，避免質(zhì)量糾紛。01交貨期與驗(yàn)收確認(rèn)交貨期及驗(yàn)收方式，確保按期交貨并符合客戶要求。02付款方式與風(fēng)險(xiǎn)明確付款方式、付款時(shí)間及風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)，確保雙方權(quán)益得到保障。03違約責(zé)任與解決方式明確雙方違約責(zé)任及解決方式，降低合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。04系統(tǒng)錄入規(guī)范要求訂單信息錄入準(zhǔn)確錄入客戶基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等，確保信息準(zhǔn)確無誤。審核與確認(rèn)客戶信息錄入將訂單信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，包括訂單號(hào)、產(chǎn)品編碼、數(shù)量、價(jià)格等關(guān)鍵信息。對(duì)錄入信息進(jìn)行仔細(xì)審核，確保無誤后確認(rèn)提交，避免信息錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)問題。02訂單處理流程審批人員訂單審批需經(jīng)過銷售團(tuán)隊(duì)、生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)等多個(gè)環(huán)節(jié)。審批內(nèi)容訂單信息、客戶信息、交貨期、產(chǎn)品價(jià)格、付款方式等。審批流程審批流程應(yīng)規(guī)范，不得私自篡改或遺漏審批環(huán)節(jié)，確保訂單信息的準(zhǔn)確性。審批時(shí)間審批時(shí)間應(yīng)盡量縮短，確保訂單能夠及時(shí)投入生產(chǎn)。內(nèi)部審批環(huán)節(jié)設(shè)置生產(chǎn)計(jì)劃制定規(guī)范產(chǎn)能評(píng)估根據(jù)工廠實(shí)際情況，評(píng)估每個(gè)生產(chǎn)工序的產(chǎn)能，確保生產(chǎn)計(jì)劃的可行性。01物料采購根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，提前采購所需物料，避免物料短缺影響生產(chǎn)進(jìn)度。02生產(chǎn)排程根據(jù)訂單交貨期，合理安排生產(chǎn)排程，確保生產(chǎn)進(jìn)度和交貨期的準(zhǔn)確性。03生產(chǎn)監(jiān)控對(duì)生產(chǎn)過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保生產(chǎn)計(jì)劃的順利執(zhí)行。04根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和客戶要求，確認(rèn)交期并告知客戶。交期確認(rèn)若遇到無法按時(shí)交貨的情況，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，協(xié)商解決方案。異常情況處理在交貨期內(nèi)，定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保按時(shí)交貨。交貨進(jìn)度跟蹤010302交期確認(rèn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)交貨時(shí)需提供相應(yīng)的交貨憑證，如交貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，確保交貨的準(zhǔn)確性和合法性。交貨憑證0403生產(chǎn)跟進(jìn)協(xié)調(diào)識(shí)別生產(chǎn)過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，包括原材料采購、生產(chǎn)工序、質(zhì)檢環(huán)節(jié)等。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)識(shí)別為每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)定具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，以便及時(shí)跟蹤和監(jiān)控進(jìn)度。節(jié)點(diǎn)時(shí)間設(shè)定定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整，并向相關(guān)部門反饋。進(jìn)度評(píng)估與反饋進(jìn)度跟蹤節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)異常情況響應(yīng)機(jī)制應(yīng)急響應(yīng)流程建立異常識(shí)別機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，并向相關(guān)部門報(bào)告。后續(xù)跟進(jìn)與總結(jié)異常識(shí)別與報(bào)告制定詳細(xì)的應(yīng)急響應(yīng)流程，確保異常情況能夠得到及時(shí)、有效的處理。對(duì)異常情況進(jìn)行后續(xù)跟進(jìn)，確保問題得到徹底解決，并進(jìn)行總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)分享?？绮块T協(xié)調(diào)會(huì)議會(huì)議組織與安排定期召開跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議，邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加，確保信息暢通。01會(huì)議議程制定提前制定會(huì)議議程，明確會(huì)議主題和討論內(nèi)容，提高會(huì)議效率。02問題解決與決策在會(huì)議上充分討論問題，共同制定解決方案，并明確責(zé)任人和執(zhí)行計(jì)劃。0304物流與出運(yùn)安排運(yùn)輸方式選擇標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)輸方式選擇標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)輸成本運(yùn)輸安全運(yùn)輸時(shí)間運(yùn)輸可達(dá)性根據(jù)貨物特性和交貨期要求，選擇合適的運(yùn)輸方式，降低運(yùn)輸成本。考慮貨物的緊急程度和運(yùn)輸距離，選擇最快的運(yùn)輸方式。評(píng)估運(yùn)輸路線的安全性和穩(wěn)定性，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞?？紤]貨物的體積、重量和運(yùn)輸限制，確保貨物能夠順利到達(dá)目的地。商業(yè)發(fā)票核對(duì)商業(yè)發(fā)票的每一項(xiàng)內(nèi)容，確保與合同相符，包括商品描述、數(shù)量、單價(jià)等。裝箱單詳細(xì)列出每箱貨物的品名、數(shù)量、規(guī)格等信息，確保與商業(yè)發(fā)票一致。運(yùn)輸單據(jù)根據(jù)選擇的運(yùn)輸方式，準(zhǔn)備相應(yīng)的海運(yùn)提單、空運(yùn)單或陸運(yùn)單據(jù)。產(chǎn)地證明對(duì)于需要產(chǎn)地證明的貨物，需提前準(zhǔn)備好相關(guān)文件，如原產(chǎn)地證書。單證準(zhǔn)備核查清單通過運(yùn)輸公司提供的貨物追蹤系統(tǒng)，實(shí)時(shí)掌握貨物的動(dòng)態(tài)和位置。一旦發(fā)現(xiàn)貨物出現(xiàn)延誤、丟失或損壞等異常情況，立即與運(yùn)輸公司聯(lián)系并處理。收集并保存好交貨證明文件，如簽收單、提單等，以備后續(xù)查詢和索賠之用。及時(shí)將貨物運(yùn)輸情況反饋給相關(guān)人員，確保信息的暢通和共享。出運(yùn)跟蹤記錄規(guī)范貨物追蹤異常情況處理交貨證明跟進(jìn)反饋05異常處理機(jī)制對(duì)交易流程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行識(shí)別，判斷其是否屬于異常。識(shí)別異常將識(shí)別出的異常按照性質(zhì)、影響范圍等要素進(jìn)行分類。問題分類根據(jù)異常對(duì)交易安全、客戶體驗(yàn)等方面的影響程度，確定異常等級(jí)。等級(jí)判定問題分類與等級(jí)判定應(yīng)急處理流程圖示流程圖展示通過直觀的流程圖展示應(yīng)急處理流程，包括各環(huán)節(jié)處理內(nèi)容、涉及人員等。01對(duì)流程圖中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)注，提醒相關(guān)人員注意操作要點(diǎn)。02流程優(yōu)化根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)應(yīng)急處理流程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，提高處理效率。03關(guān)鍵環(huán)節(jié)標(biāo)注客戶通知話術(shù)模板話術(shù)模板制定針對(duì)不同類型、不同等級(jí)的異常，制定相應(yīng)的客戶通知話術(shù)模板。01模板內(nèi)容話術(shù)模板應(yīng)包含異常概述、影響范圍、處理措施、客戶建議等內(nèi)容，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和完整性。02模板更新根據(jù)業(yè)務(wù)變化和實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)話術(shù)模板進(jìn)行更新和完善。0306后續(xù)工作閉環(huán)客戶反饋收集分析反饋意見整理通過電話、郵件、在線問卷等方式，收集客戶對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的反饋意見。問題跟進(jìn)與解決客戶滿意度調(diào)查將收集到的客戶反饋意見進(jìn)行歸納、整理，形成分類明確的反饋報(bào)告。針對(duì)客戶反饋的問題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，制定解決方案并跟進(jìn)落實(shí)。訂單資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)將訂單信息如客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等進(jìn)行整理。訂單信息整理準(zhǔn)備好訂單執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類單據(jù)、憑證、合同等相關(guān)資料。歸檔資料準(zhǔn)備按照規(guī)定的歸檔流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料歸檔，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。歸檔流程規(guī)范流程優(yōu)化建議提報(bào)