外協(xié)采購流程管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外協(xié)采購流程，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，保證所采購的外協(xié)產(chǎn)品及服務(wù)符合公司要求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：外協(xié)采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)。3.效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.誠實(shí)守信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購需求分析1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目需求等，定期（每月/每季度）提交外協(xié)采購需求清單，詳細(xì)說明所需產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.采購部門對(duì)各部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合庫存情況，確定實(shí)際采購需求。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)采購需求分析結(jié)果，制定月度/季度采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、采購時(shí)間、采購數(shù)量、預(yù)算金額等。2.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。（三）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算，詳細(xì)列出各項(xiàng)采購費(fèi)用，包括采購成本、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.采購預(yù)算應(yīng)與公司財(cái)務(wù)預(yù)算相銜接，確保采購活動(dòng)在公司預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。采購預(yù)算報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。3.對(duì)于重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、物流配送等。4.根據(jù)初步評(píng)估和實(shí)地考察結(jié)果，采購部門確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.對(duì)于新入選的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等。2.要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等，并進(jìn)行審核備案。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。（三）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購部門定期（每季度/每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.根據(jù)評(píng)估與考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消合作等措施。3.采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通評(píng)估與考核結(jié)果，要求供應(yīng)商針對(duì)存在的問題進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)采購計(jì)劃，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因、交貨時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請(qǐng)表》提交至采購部門，采購部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購申請(qǐng)的合理性、必要性、預(yù)算金額等。（二）采購審批1.采購部門將審核通過的《采購申請(qǐng)表》報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小設(shè)定。2.對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請(qǐng)表》，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等方式進(jìn)行采購，確保采購過程的公平、公正、公開。2.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等。采購合同應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.采購部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、更換供應(yīng)商、追究違約責(zé)任等。（四）驗(yàn)收與付款1.采購產(chǎn)品到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對(duì)采購產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購產(chǎn)品，采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請(qǐng)應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后付款。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購產(chǎn)品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如要求供應(yīng)商換貨、退貨、降價(jià)等，并跟蹤處理結(jié)果。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：建立價(jià)格監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；合理安排采購時(shí)間，避免在價(jià)格高峰期采購；采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商；在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對(duì)供應(yīng)商違約行為的處罰力度；建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約跡象，并采取相應(yīng)措施。3.產(chǎn)品質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求進(jìn)行驗(yàn)收；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在采購合同中明確質(zhì)量責(zé)任；定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估與考核，督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量。4.交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)：在采購合同中明確交貨期及違約責(zé)任條款；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況；建立交貨延遲預(yù)警機(jī)制，提前采取措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)不受影響。六、采購信息管理（一）采購文件管理1.采購部門負(fù)責(zé)采購文件的收集、整理、歸檔工作，采購文件包括采購申請(qǐng)表、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.采購文件應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。采購文件的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購決策提供依據(jù)，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)中存在的問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門的工作，及時(shí)提供相關(guān)資料