公司商鋪租賃管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商鋪租賃行為，加強商鋪租賃管理，保障公司合法權益，提高商鋪使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商鋪租賃活動，包括但不限于公司自有商鋪的出租、承租以及對外轉租等行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保商鋪租賃活動合法、合規(guī)。2.效益優(yōu)先原則以提高商鋪使用效益為核心，合理規(guī)劃商鋪用途，優(yōu)化租賃方案，實現(xiàn)公司資產(chǎn)的保值增值。3.公平公正原則在商鋪租賃過程中，遵循公平、公正的原則，維護公司與租戶雙方的合法權益。4.規(guī)范透明原則建立健全規(guī)范的租賃流程，確保租賃信息公開透明，杜絕暗箱操作。二、商鋪租賃管理職責分工（一）人事行政部1.負責制定和完善公司商鋪租賃管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌公司商鋪租賃工作，協(xié)調(diào)各部門之間的關系。3.負責商鋪租賃合同的起草、審核、簽訂、變更、終止等工作。4.定期對公司商鋪租賃情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。5.負責處理商鋪租賃過程中的糾紛和投訴。（二）財務部1.負責商鋪租賃費用的核算、收取、支付等財務管理工作。2.參與商鋪租賃項目的預算編制和成本控制，提供財務分析和建議。3.監(jiān)督商鋪租賃費用的使用情況，確保資金安全。（三）法務部1.為公司商鋪租賃活動提供法律咨詢和法律支持，審查租賃合同等法律文件。2.協(xié)助處理商鋪租賃過程中的法律糾紛，維護公司合法權益。（四）使用部門1.根據(jù)本部門業(yè)務需求，提出商鋪租賃申請。2.配合人事行政部做好商鋪租賃相關工作，如提供租賃需求信息、參與合同談判等。3.負責本部門所承租商鋪的日常管理和使用，確保安全、合理使用。三、商鋪租賃流程（一）租賃申請1.使用部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，填寫《商鋪租賃申請表》，詳細說明租賃商鋪的用途、面積、位置、租賃期限、租金預算等信息，并提交至人事行政部。2.人事行政部對申請進行初步審核，核實申請的必要性和合理性，審核通過后提交至分管領導審批。（二）市場調(diào)研1.人事行政部根據(jù)使用部門需求，開展市場調(diào)研工作，收集周邊商鋪的租賃信息，包括租金水平、租賃條件、商鋪狀況等。2.對收集到的信息進行分析整理，形成市場調(diào)研報告，為租賃決策提供參考依據(jù)。（三）租賃談判1.在市場調(diào)研的基礎上，人事行政部與潛在租戶進行租賃談判。談判內(nèi)容包括租金、租賃期限、租賃用途、裝修條款、物業(yè)管理等方面。2.談判過程中，應充分了解租戶的經(jīng)營狀況、信譽情況等，確保租戶具備良好的履約能力。3.談判達成一致意見后，起草租賃合同草案。（四）合同審核1.租賃合同草案提交至法務部進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風險。2.法務部審核通過后，提交至財務部進行財務審核，重點審核租金支付方式、費用承擔等財務條款。3.人事行政部根據(jù)法務部和財務部的審核意見，對租賃合同草案進行修改完善。（五）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的租賃合同，由公司法定代表人或其授權代表與租戶簽訂。2.簽訂合同前，應確保雙方對合同條款無異議，并加蓋公司公章和租戶印章。3.合同簽訂后，人事行政部負責將合同原件存檔，并將副本分發(fā)給相關部門。（六）租金及費用管理1.財務部按照租賃合同約定，及時向租戶收取租金及其他費用。2.建立租金及費用臺賬，詳細記錄每筆收入和支出情況，定期進行核對和清理。3.如租戶逾期支付租金或費用，財務部應及時發(fā)出催款通知，并按照合同約定收取滯納金。（七）商鋪交付與驗收1.在租賃合同簽訂后，人事行政部協(xié)調(diào)相關部門與租戶辦理商鋪交付手續(xù)。2.交付時，應向租戶提供商鋪的相關資料，如房產(chǎn)證復印件、租賃合同等，并對商鋪的現(xiàn)狀進行確認。3.租戶對商鋪進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時提出，雙方協(xié)商解決。驗收合格后，雙方簽署《商鋪交付確認書》。（八）商鋪使用與管理1.使用部門負責本部門所承租商鋪的日常使用和管理，遵守公司的各項規(guī)章制度，確保商鋪安全、整潔、有序。2.人事行政部定期對商鋪使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.如因業(yè)務發(fā)展需要對商鋪進行裝修改造，使用部門應提前向人事行政部提交裝修申請，經(jīng)審核批準后方可進行。裝修過程中應遵守相關規(guī)定，確保施工安全。（九）合同變更與終止1.在租賃合同履行期間，如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原租賃合同的補充文件，具有同等法律效力。2.租賃合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應按照合同約定辦理終止手續(xù)。人事行政部負責收回商鋪，并與租戶進行結算。3.如租戶在合同期滿后不再續(xù)租，應提前通知公司，并在規(guī)定時間內(nèi)騰空商鋪，辦理交接手續(xù)。四、商鋪租賃風險管理（一）風險識別1.人事行政部、財務部、法務部等相關部門定期對商鋪租賃活動進行風險排查，識別可能存在的風險因素，如市場風險、法律風險、信用風險、經(jīng)營風險等。2.針對識別出的風險因素，進行詳細分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過加強市場調(diào)研、優(yōu)化租賃策略等方式進行應對；對于法律風險，應嚴格遵守法律法規(guī)，加強合同審核和法律合規(guī)管理；對于信用風險，要加強租戶信用評估，要求租戶提供擔?；虮ＷC金等；對于經(jīng)營風險，可在租賃合同中約定相關條款，如經(jīng)營限制、違約責任等。2.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善應對策略，確保風險得到有效控制。（三）風險監(jiān)控1.建立風險監(jiān)控機制，對商鋪租賃過程中的風險狀況進行實時監(jiān)控。通過定期收集和分析相關數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風險預警信號，應立即啟動應急預案，采取相應的措施進行處理，防止風險擴大。五、商鋪租賃檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.商鋪租賃相關文件資料，包括租賃合同、租賃申請表、市場調(diào)研報告、租賃談判記錄、合同審核意見、租金及費用臺賬等。2.與商鋪租賃有關的往來信函、通知、報告等文件。3.商鋪交付與驗收資料，如商鋪交付確認書、驗收報告等。4.其他與商鋪租賃管理相關的資料。（二）檔案整理1.人事行政部負責對商鋪租賃檔案進行整理和歸檔，按照文件形成時間、類別等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案應采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱商鋪租賃檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到人事行政部查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱后應及時歸還，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。3.涉及商業(yè)秘密或其他敏感信息的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。（四）檔案保管期限商鋪租賃檔案的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)