公司來賓住宿管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司來賓住宿管理，確保來賓在公司期間能得到妥善的接待與安排，展示公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于因業(yè)務往來、商務洽談、會議交流等原因前來公司訪問并需在公司安排住宿的所有來賓。3.管理原則遵循熱情、周到、安全、規(guī)范的原則，在合理安排來賓住宿的同時，充分考慮公司資源的合理利用和成本控制。二、住宿申請與審批1.申請流程公司各部門因業(yè)務需要接待來賓并安排住宿時，需提前填寫《公司來賓住宿申請表》。申請表應詳細注明來賓姓名、性別、職位、來訪單位、預計抵達日期、預計離開日期、住宿人數、特殊要求等信息。將填寫完整的申請表提交至本部門負責人審核。部門負責人需對申請的必要性、合理性進行評估，并簽署審核意見。2.審批權限部門負責人審核通過后，申請表提交至行政部門。行政部門根據公司實際住宿資源情況進行審批。對于一般來賓的住宿申請，行政部門負責人有權直接審批。對于重要來賓或住宿人數較多、住宿時間較長的申請，需提交至公司分管領導審批。三、住宿安排1.住宿標準根據來賓的職位、來訪目的及公司相關規(guī)定，確定不同的住宿標準。具體標準如下：公司高層領導及重要合作伙伴：安排入住公司指定的高級套房，房間設施應齊全、高檔，提供優(yōu)質的床上用品、洗漱用品等。中層管理人員及業(yè)務骨干：安排入住舒適的單人或雙人標準間，房間配備必要的生活設施，保證良好的居住環(huán)境。一般工作人員：根據實際情況，可安排多人合住的普通標準間或經濟房，但應確保每人有基本的生活空間和必要的生活設施。住宿標準還應包括每日的水電費、物業(yè)費等相關費用的承擔規(guī)定。原則上，高級套房及單人標準間的費用由公司全額承擔；多人合住的普通標準間或經濟房，如因公司安排導致來賓需額外支付費用的，可根據實際情況由公司與來賓協(xié)商分擔。2.房間分配行政部門根據審批通過的住宿申請，結合公司住宿資源情況，進行房間分配。分配時應盡量考慮來賓的性別、職位、特殊需求等因素，確保來賓住宿的便利性和舒適性。對于有特殊要求的來賓，如需要相鄰房間、無障礙設施房間等，行政部門應在條件允許的情況下予以滿足。在來賓抵達前，行政部門應確保所分配的房間干凈整潔，設施設備完好。如有需要，應提前安排人員對房間進行打掃、通風，并檢查床上用品、洗漱用品、電器設備等是否齊全、正常。四、入住手續(xù)辦理1.接待準備行政部門在接到住宿申請審批通過通知后，應及時與來賓取得聯(lián)系，確認其抵達時間、交通方式等信息，并安排專人負責接待。接待人員應提前了解來賓的基本情況和特殊需求，準備好相關的住宿資料，如房卡、住宿須知等。2.入住登記來賓抵達公司后，接待人員應引導其前往住宿地點辦理入住手續(xù)。在辦理入住登記時，接待人員應向來賓介紹住宿相關規(guī)定和注意事項，并請來賓填寫《公司來賓住宿登記表》，登記表應包括來賓姓名、性別、身份證號碼、來訪單位、聯(lián)系電話、入住房間號、預計離開日期等信息。接待人員應認真核對來賓填寫的信息與住宿申請信息是否一致，如有不符，應及時與行政部門溝通核實。確認信息無誤后，接待人員為來賓發(fā)放房卡，并告知來賓房間位置及相關設施設備的使用方法。同時，提醒來賓妥善保管房卡，如有遺失應及時聯(lián)系前臺掛失補辦。3.物品發(fā)放根據來賓的住宿標準，為其發(fā)放相應的床上用品、洗漱用品等生活物品。發(fā)放時應做好登記，記錄物品名稱、數量、發(fā)放時間等信息。對于需要額外提供特殊物品的來賓，如嬰兒床、輪椅等，接待人員應根據來賓需求及時安排提供，并確保物品的清潔、安全和正常使用。五、住宿期間管理1.安全管理公司應加強對來賓住宿區(qū)域的安全管理，確保來賓的人身和財產安全。住宿區(qū)域應配備必要的安全設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、消防器材等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。行政部門應告知來賓住宿區(qū)域的安全注意事項，如不得隨意給陌生人開門、保管好個人財物、注意用火用電安全等。如遇突發(fā)事件或安全事故，行政部門應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，并及時向上級領導報告。2.衛(wèi)生管理行政部門應定期安排人員對來賓住宿房間進行打掃和衛(wèi)生檢查，確保房間干凈整潔、無異味。打掃頻率應根據實際情況確定，一般為每日一次。來賓退房后，行政部門應及時安排人員對房間進行全面清潔和消毒，更換床上用品、洗漱用品等，確保房間具備再次入住條件。同時，應加強對住宿區(qū)域公共衛(wèi)生的管理，保持走廊、樓梯、電梯等公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生，定期進行消毒和通風。3.設施設備管理行政部門應定期對來賓住宿房間的設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)設施設備損壞或故障，應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。來賓在使用設施設備過程中如有問題或需求，可隨時聯(lián)系前臺或客房服務人員，接待人員應及時響應并協(xié)助解決。對于因來賓使用不當導致設施設備損壞的，應根據實際情況要求來賓進行賠償。賠償標準應在住宿須知中明確告知來賓。4.訪客管理來賓如有訪客需要進入住宿區(qū)域，應提前告知前臺并進行登記。前臺應核實訪客身份信息，并通知被訪來賓確認后，方可放行。訪客應遵守公司住宿管理規(guī)定，不得在住宿區(qū)域內留宿。如遇特殊情況需要留宿，應提前向行政部門申請并獲得批準。5.費用管理行政部門應按照公司制定的住宿標準和費用承擔規(guī)定，對來賓住宿費用進行核算和管理。定期統(tǒng)計來賓住宿費用情況，并與財務部門進行核對。對于應由公司承擔的住宿費用，行政部門應及時辦理報銷手續(xù)，確保費用支付的及時性和準確性。對于來賓需自行承擔的住宿費用，行政部門應在來賓退房前告知其費用明細，并協(xié)助辦理相關支付手續(xù)。六、退房手續(xù)辦理1.退房通知在來賓預計離開日期前一天，行政部門應主動與來賓聯(lián)系，確認其退房時間，并提醒來賓辦理退房手續(xù)的相關事宜。2.查房來賓退房時，行政部門應安排客房服務人員與來賓一起對房間進行檢查。檢查內容包括房間設施設備是否完好、物品是否齊全、衛(wèi)生是否達標等。如發(fā)現(xiàn)房間設施設備有損壞或物品缺失，應及時與來賓溝通核實，并根據實際情況要求來賓進行賠償。賠償金額應按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。3.結算費用根據查房結果，行政部門與來賓結算住宿費用。如來賓對費用有疑問，行政部門應向其詳細解釋費用明細和計算依據。對于需要開具發(fā)票的來賓，行政部門應在來賓結清費用后，按照公司財務規(guī)定為其開具正規(guī)發(fā)票。4.收回物品來賓退房后，行政部門應收回發(fā)放給來賓的房卡、床上用品、洗漱用品等物品，并進行清點和核對。如發(fā)現(xiàn)物品有缺失或損壞，應及時與來賓溝通解決。5.退房確認完成上述退房手續(xù)后，行政部門應與來賓進行