工地檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工地檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工地建設(shè)、管理及后期維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在建工地項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工地建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.及時(shí)歸檔原則：各類檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工地檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和督促各部門及項(xiàng)目人員做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理工地各類檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管期限的調(diào)整，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。6.按照規(guī)定向公司檔案室或其他相關(guān)部門移交檔案。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各部門及人員及時(shí)將工作中形成的檔案資料移交檔案管理部門。3.對(duì)項(xiàng)目檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步審核，并按時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案資料的整理、歸檔和查詢利用工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案資料的安全和保密。3.積極為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類工地檔案分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件、工程聲像檔案、電子檔案等幾大類。具體分類如下：1.工程前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。建設(shè)用地文件：如土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等?？辈煸O(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。2.施工過程文件施工管理文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。施工技術(shù)文件：施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)核定單、施工日志等。工程質(zhì)量文件：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程進(jìn)度文件：工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度報(bào)告等。安全與文明施工文件：安全專項(xiàng)方案、安全檢查記錄、文明施工措施等。3.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：包括工程概況、施工單位自評(píng)報(bào)告、監(jiān)理單位評(píng)估報(bào)告、設(shè)計(jì)單位質(zhì)量檢查報(bào)告等。工程竣工備案文件：工程竣工驗(yàn)收備案表、規(guī)劃驗(yàn)收合格證、消防驗(yàn)收意見書等。工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責(zé)任等。4.工程聲像檔案工程建設(shè)前期聲像資料：如工地選址、拆遷等照片和錄像。工程施工過程聲像資料：基礎(chǔ)施工、主體結(jié)構(gòu)施工、設(shè)備安裝等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的照片和錄像。工程竣工驗(yàn)收聲像資料：工程全貌、各單項(xiàng)工程驗(yàn)收情況等照片和錄像。5.電子檔案：與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，包括文檔、圖紙、照片、視頻等電子版本。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.工程前期文件：以“Q”開頭，后面依次為年份、序號(hào)，如“Q2023001”。2.施工過程文件：以“S”開頭，后面依次為年份、序號(hào)，如“S2023001”。3.竣工驗(yàn)收文件：以“J”開頭，后面依次為年份、序號(hào)，如“J2023001”。4.工程聲像檔案：以“V”開頭，后面依次為年份、序號(hào)，如“V2023001”。5.電子檔案：以“E”開頭，后面依次為年份、序號(hào)，如“E2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門及項(xiàng)目人員應(yīng)在工作中及時(shí)收集形成的各類檔案資料，確保資料的完整性。2.檔案資料的收集應(yīng)明確責(zé)任人，定期進(jìn)行檢查和督促，防止資料散失。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)變更通知等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并移交檔案管理部門。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，不符合要求的及時(shí)退回原部門補(bǔ)充完善。3.檔案資料歸檔應(yīng)按照分類順序進(jìn)行，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行定期盤點(diǎn)和清查，每年至少一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出庫房。六、檔案的借閱與利用（一）借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案資料，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.利用檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并做好登記。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍，防止泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定保管期限。（二）銷毀1.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。八、檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）電子檔案的錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)，檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)更新檔案信息。（三）電子檔案的安全管理1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門及項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司定期對(duì)工地檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰，對(duì)存在問題