基礎(chǔ)信息登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司基礎(chǔ)信息登記管理工作，確保公司各類基礎(chǔ)信息的準確性、完整性和及時性，提高公司管理效率，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.真實性原則：基礎(chǔ)信息登記應(yīng)如實反映實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋公司運營所需的各類基礎(chǔ)信息，避免信息缺失。3.及時性原則：信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時進行登記更新，保證信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司機密和個人隱私的信息嚴格保密，防止信息泄露。二、基礎(chǔ)信息分類及登記內(nèi)容（一）員工基礎(chǔ)信息1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。2.教育背景最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、專業(yè)、入學(xué)時間、畢業(yè)時間。學(xué)歷證書編號、學(xué)位證書編號。3.工作經(jīng)歷以往工作單位名稱、職位、入職時間、離職時間。工作職責(zé)及業(yè)績描述。4.崗位信息所在部門、崗位名稱、崗位級別、入職日期。崗位說明書及崗位職責(zé)調(diào)整記錄。5.薪酬福利信息薪資結(jié)構(gòu)、基本工資、績效工資、獎金等。社保繳納情況、公積金繳納情況、福利待遇等。（二）部門基礎(chǔ)信息1.部門名稱、部門負責(zé)人、部門聯(lián)系方式。2.部門職能、人員編制、崗位設(shè)置。3.部門工作流程、規(guī)章制度。（三）公司組織架構(gòu)信息1.公司各層級組織架構(gòu)圖，包括總部及下屬分支機構(gòu)。2.各部門之間的匯報關(guān)系、協(xié)作關(guān)系。（四）客戶信息1.客戶基本信息客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式。客戶類型（如企業(yè)客戶、個人客戶）、行業(yè)分類。2.客戶需求信息客戶業(yè)務(wù)需求、產(chǎn)品或服務(wù)需求?？蛻魧井a(chǎn)品或服務(wù)的反饋及意見。3.客戶交易信息交易時間、交易金額、交易產(chǎn)品或服務(wù)明細。付款方式、信用額度等。（五）供應(yīng)商信息1.供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式。供應(yīng)商類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商）、經(jīng)營范圍。2.供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)信息供應(yīng)產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準。服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)價格、服務(wù)期限。3.合作記錄合作開始時間、合作項目、合作金額。供應(yīng)商交貨情況、售后服務(wù)情況。三、基礎(chǔ)信息登記流程（一）新員工入職信息登記1.員工在入職時，需填寫《員工入職登記表》，提供個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料。2.人力資源部門負責(zé)對員工提交的信息進行審核，確保信息準確無誤。審核通過后，將信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。3.員工所在部門負責(zé)人根據(jù)崗位需求，為新員工分配具體的工作崗位，并將崗位信息反饋給人力資源部門進行更新。（二）員工信息變更登記1.員工個人基本信息、崗位信息、薪酬福利信息等發(fā)生變更時，應(yīng)及時填寫《員工信息變更申請表》，并附上相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對變更信息進行審核，審核通過后在系統(tǒng)中進行更新，并通知相關(guān)部門和人員。（三）部門基礎(chǔ)信息及公司組織架構(gòu)信息登記與變更1.新成立部門或公司組織架構(gòu)發(fā)生調(diào)整時，由相關(guān)部門負責(zé)人負責(zé)填寫《部門信息登記表》或《公司組織架構(gòu)變更申請表》，詳細說明部門職能、人員編制、崗位設(shè)置以及組織架構(gòu)調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.申請表經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至行政部門或相關(guān)管理部門進行匯總整理，并在公司內(nèi)部進行公示。公示無異議后，將信息錄入公司管理系統(tǒng)。3.涉及部門基礎(chǔ)信息及公司組織架構(gòu)信息變更的，相關(guān)部門應(yīng)及時將變更后的信息傳達至各相關(guān)部門和人員。（四）客戶及供應(yīng)商信息登記與更新1.業(yè)務(wù)部門在與新客戶或供應(yīng)商建立合作關(guān)系時，應(yīng)及時收集對方的基礎(chǔ)信息，填寫《客戶信息登記表》或《供應(yīng)商信息登記表》。2.登記表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核后，提交至公司相關(guān)管理部門進行備案。3.在合作過程中，如客戶或供應(yīng)商的基本信息、交易信息等發(fā)生變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時填寫《客戶信息變更申請表》或《供應(yīng)商信息變更申請表》，并按照上述流程進行登記更新。四、基礎(chǔ)信息管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負責(zé)員工基礎(chǔ)信息的登記、審核、更新及維護工作，確保員工信息的準確性和完整性。2.建立員工信息檔案，對員工的各項信息進行分類管理，并定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)公司管理需要，提供員工基礎(chǔ)信息的統(tǒng)計分析報表，為公司決策提供支持。（二）行政部門1.負責(zé)公司組織架構(gòu)信息、部門基礎(chǔ)信息的登記、審核、更新及維護工作。2.協(xié)助其他部門進行相關(guān)基礎(chǔ)信息的登記和管理工作，確保公司整體信息的一致性和規(guī)范性。3.負責(zé)公司辦公場所、設(shè)施設(shè)備等基礎(chǔ)信息的登記和管理，建立相應(yīng)的資產(chǎn)臺賬。（三）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)客戶及供應(yīng)商信息的登記、審核、更新及維護工作，確?？蛻艉凸?yīng)商信息的真實性和有效性。2.在業(yè)務(wù)開展過程中，及時收集和反饋客戶及供應(yīng)商的相關(guān)信息，為公司決策提供依據(jù)。3.配合人力資源部門和行政部門進行其他基礎(chǔ)信息的登記和管理工作。（四）信息管理部門1.負責(zé)公司基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。2.對各部門基礎(chǔ)信息登記工作進行技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高信息登記的效率和質(zhì)量。3.制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)計劃，定期對公司基礎(chǔ)信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、基礎(chǔ)信息安全管理（一）訪問權(quán)限管理1.根據(jù)員工工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的基礎(chǔ)信息訪問權(quán)限。例如，人力資源部門員工可查看和修改員工的全部基礎(chǔ)信息；其他部門員工僅能查看與自身工作相關(guān)的部分信息。2.嚴格控制系統(tǒng)賬號的創(chuàng)建、修改和刪除權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進行操作。3.定期對員工的訪問權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限與工作職責(zé)相匹配。（二）數(shù)據(jù)加密1.對公司基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。2.在數(shù)據(jù)備份時，同樣采用加密技術(shù)，確保備份數(shù)據(jù)的安全性。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.按照規(guī)定的時間間隔對公司基礎(chǔ)信息進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，如異地數(shù)據(jù)中心。2.定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證公司業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。（四）安全審計1.建立基礎(chǔ)信息安全審計機制，對系統(tǒng)操作日志進行定期審查，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。2.對涉及基礎(chǔ)信息安全的事件進行及時報告和處理，分析原因，采取措施防止類似事件再次發(fā)生。六、基礎(chǔ)信息的使用與共享（一）使用原則1.公司基礎(chǔ)信息的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、正當(dāng)?shù)脑瓌t，僅限于公司內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)開展需要。2.任何部門和個人不得將基礎(chǔ)信息用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的目的。（二）內(nèi)部共享1.因工作需要，不同部門之間可根據(jù)規(guī)定的流程共享基礎(chǔ)信息。共享申請需填寫《基礎(chǔ)信息共享申請表》，注明共享信息的內(nèi)容、用途、共享期限等。2.申請表經(jīng)共享信息提供部門負責(zé)人和接收部門負責(zé)人審批后，提交至信息管理部門進行操作。信息管理部門應(yīng)確保共享過程的安全性和合規(guī)性。（三）對外提供1.公司對外提供基礎(chǔ)信息應(yīng)遵循嚴格的審批流程，確保信息提供的合法性和必要性。2.對外提供基礎(chǔ)信息的申請需填寫《基礎(chǔ)信息對外提供申請表》，詳細說明提供信息的內(nèi)容、接收方、用途、提供期限等，并附上相關(guān)證明文件。3.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由信息管理部門按照規(guī)定的方式和渠道對外提供信息。在對外提供信息時，應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對基礎(chǔ)信息登記管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息的準確性、完整性、及時性以及信息安全管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用自查、互查、專項檢查等方式進行。各部門應(yīng)定期開展自查工作，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。公司也可組織部門之間的互查，促進經(jīng)驗交流和問題發(fā)現(xiàn)。對于重要基礎(chǔ)信息或存在問題較多的領(lǐng)域，可開展專項檢查。（二）考核機制1.將基礎(chǔ)信