宿舍內(nèi)部文件管理制度一、總則（一）目的為加強宿舍內(nèi)部文件管理，確保文件的有效流轉(zhuǎn)、妥善保存和合理利用，提高宿舍管理效率，保障宿舍成員的正常生活秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本宿舍全體成員。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：宿舍文件由專人負責(zé)統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類存放原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途等進行分類存放，便于查找和使用。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、損壞和泄露，確保文件信息安全。4.及時更新原則：隨著情況變化及時對文件進行修訂和更新，保證文件的時效性和有效性。二、文件分類與編號（一）文件分類1.通知公告類：包括宿舍管理規(guī)定、活動通知、重要事項公告等。2.生活安排類：如值日表、維修申請記錄、水電費繳納通知等。3.個人資料類：成員的身份證復(fù)印件、學(xué)生證復(fù)印件、健康證明等。4.學(xué)習(xí)資料類：專業(yè)書籍、學(xué)習(xí)筆記、考試資料等。5.娛樂休閑類：電影、音樂、游戲相關(guān)文件等。6.其他類：不屬于以上分類的其他文件。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對每類文件進行編號。編號規(guī)則如下：1.通知公告類：TG年份序號，例如TG202301，表示2023年第1號通知公告。2.生活安排類：SH年份序號，例如SH202302，表示2023年第2號生活安排文件。3.個人資料類：GR成員姓名首字母序號，例如GRL01，表示成員李的第1份個人資料文件。4.學(xué)習(xí)資料類：XX學(xué)科名稱首字母序號，例如XXM02，表示數(shù)學(xué)學(xué)科的第2份學(xué)習(xí)資料文件。5.娛樂休閑類：YL類別首字母序號，例如YLD03，表示電影類的第3份娛樂休閑文件。6.其他類：QT年份序號，例如QT202304，表示2023年第4號其他類文件。三、文件管理職責(zé)（一）宿舍長職責(zé)1.全面負責(zé)宿舍文件管理工作，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.確定文件管理人員，并對其工作進行指導(dǎo)和檢查。3.定期組織對宿舍文件進行清理和歸檔，確保文件的完整性和準確性。（二）文件管理人員職責(zé)1.負責(zé)文件的收集、整理、分類、編號、裝訂和保管工作。2.按照規(guī)定的流程處理文件的借閱、歸還和銷毀等事宜。3.建立文件管理臺賬，記錄文件的收發(fā)、借閱、銷毀等情況。4.協(xié)助宿舍長做好文件的定期清理和歸檔工作。四、文件的收文與發(fā)文（一）收文1.外部文件（如學(xué)校通知、宿舍管理部門文件等）由文件管理人員負責(zé)簽收，并在收文登記簿上詳細記錄文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。2.內(nèi)部文件（如成員之間傳遞的通知、資料等）由文件管理人員統(tǒng)一收集，檢查文件的完整性和準確性后進行登記。3.文件管理人員收到文件后，應(yīng)及時呈交宿舍長閱批。宿舍長根據(jù)文件內(nèi)容做出批示，明確文件的處理意見，如傳閱、執(zhí)行、存檔等。（二）發(fā)文1.宿舍內(nèi)部需要發(fā)布的通知、公告等文件，由相關(guān)責(zé)任人起草，經(jīng)宿舍長審核后，交文件管理人員進行編號、打印或復(fù)印。2.文件管理人員將發(fā)文文件進行登記，并注明發(fā)文日期、發(fā)文對象、文件內(nèi)容等信息。3.發(fā)文文件由文件管理人員負責(zé)發(fā)放，發(fā)放時應(yīng)要求收件人在發(fā)文登記簿上簽字確認。五、文件的傳閱與審批（一）傳閱1.對于需要傳閱的文件，文件管理人員應(yīng)按照宿舍長批示的傳閱范圍和順序進行傳閱。2.傳閱文件時，文件管理人員應(yīng)在文件首頁附上“文件傳閱單”，記錄傳閱人姓名、傳閱日期等信息。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并簽字注明日期后交回文件管理人員。文件管理人員應(yīng)及時檢查文件的傳閱情況，確保文件按規(guī)定順序傳閱，無漏傳、誤傳現(xiàn)象。（二）審批1.涉及宿舍重要事項、費用支出、人員安排等文件，需經(jīng)宿舍成員共同討論審批。2.審批過程中，成員應(yīng)充分發(fā)表意見，對文件內(nèi)容進行認真審核，確保文件的合理性和可行性。3.審批通過的文件，由宿舍長簽字確認后生效；審批未通過的文件，應(yīng)根據(jù)討論意見進行修改完善后重新提交審批。六、文件的保管（一）保管方式1.文件管理人員應(yīng)將文件分類存放在專門的文件柜中，不同類別的文件應(yīng)分開存放，便于查找。2.對于重要文件和個人資料類文件，應(yīng)采取加密存儲或單獨保管的方式，確保文件的安全。3.電子文件應(yīng)存儲在移動硬盤、云盤等存儲設(shè)備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.通知公告類文件保管期限為自發(fā)布之日起[X]年，以便日后查閱相關(guān)規(guī)定和歷史記錄。2.生活安排類文件保管期限為相關(guān)事項處理完畢后[X]年，如值日表在值日周期結(jié)束后保存[X]年。3.個人資料類文件保管期限根據(jù)實際需要確定，一般建議長期保存。4.學(xué)習(xí)資料類文件保管期限為課程結(jié)束或考試結(jié)束后[X]年，以便復(fù)習(xí)和回顧。5.娛樂休閑類文件保管期限可根據(jù)個人喜好和實際占用空間情況確定，一般保存[X]年左右。6.其他類文件保管期限參照類似文件的保管期限執(zhí)行，或根據(jù)實際情況由宿舍長確定。（三）定期盤點1.文件管理人員應(yīng)定期對文件進行盤點，一般每季度進行一次全面盤點，確保文件的實際數(shù)量與臺賬記錄一致。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或與臺賬記錄不符等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.盤點結(jié)束后，文件管理人員應(yīng)編制文件盤點報告，向宿舍長匯報文件保管情況，對存在的問題提出改進建議。七、文件的借閱與歸還（一）借閱范圍1.宿舍成員因?qū)W習(xí)、工作等需要，可借閱宿舍內(nèi)的相關(guān)文件。2.非宿舍成員因特殊原因需要借閱文件的，須經(jīng)宿舍長批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫“文件借閱申請表”，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、預(yù)計歸還日期等信息。2.文件管理人員對借閱申請表進行審核，報宿舍長批準。3.經(jīng)批準后，文件管理人員按照申請表內(nèi)容提供文件，并在文件借閱登記簿上記錄借閱人姓名、借閱日期、文件名稱、編號等信息。4.借閱人領(lǐng)取文件時，應(yīng)檢查文件的完整性和準確性，如有問題及時向文件管理人員提出。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在預(yù)計歸還日期前歸還所借文件，如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理人員提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.歸還文件時，借閱人應(yīng)確保文件完好無損，無缺頁、涂改等情況。文件管理人員對歸還文件進行檢查，確認無誤后在文件借閱登記簿上記錄歸還日期。3.如發(fā)現(xiàn)借閱文件有丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)照價賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的文件。2.因內(nèi)容變更、錯誤等原因需要作廢的文件。3.經(jīng)宿舍成員共同討論決定銷毀的文件。（二）銷毀流程1.文件管理人員定期清理需銷毀的文件，編制“文件銷毀清單”，注明文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將“文件銷毀清單”提交宿舍長審核，經(jīng)批準后進行銷毀。3.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)有兩名以上宿舍成員在場監(jiān)督，并在