單位報銷發(fā)票管理制度總則目的為了加強公司財務管理，規(guī)范報銷發(fā)票的使用和管理，確保公司費用支出的真實性、合法性和合理性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費用報銷所涉及的發(fā)票管理?；驹瓌t1.真實性原則：報銷發(fā)票必須真實反映經濟業(yè)務內容，不得虛假開具或篡改。2.合法性原則：取得的發(fā)票必須符合國家法律法規(guī)和稅收政策的規(guī)定。3.合理性原則：費用報銷應與公司業(yè)務相關，符合公司的財務預算和審批流程。4.完整性原則：發(fā)票應具備完整的要素，包括發(fā)票聯(lián)次、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額、稅率、稅額等，且發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票的種類及要求發(fā)票種類1.增值稅專用發(fā)票：適用于公司購買貨物、接受應稅勞務或服務等可抵扣進項稅額的業(yè)務。2.增值稅普通發(fā)票：包括紙質發(fā)票和電子發(fā)票，適用于不可抵扣進項稅額的業(yè)務，如購買辦公用品、差旅費、業(yè)務招待費等。3.其他發(fā)票：如定額發(fā)票、通用機打發(fā)票等，根據實際業(yè)務情況使用。發(fā)票要求1.發(fā)票內容發(fā)票抬頭必須填寫公司全稱，不得簡寫、錯寫或漏寫。發(fā)票上的貨物或應稅勞務、服務名稱應詳細、準確地反映實際業(yè)務內容，不得籠統(tǒng)開具“辦公用品”“食品”等。如有明細較多的，可以另附清單，但清單必須是從防偽稅控系統(tǒng)開具的《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票上的金額、稅額應清晰準確，大小寫一致，不得涂改。2.發(fā)票印章發(fā)票必須加蓋銷售方的發(fā)票專用章，加蓋財務專用章或公章的發(fā)票無效。發(fā)票專用章應清晰可辨，印章上的單位名稱應與銷售方名稱一致。3.發(fā)票時效性取得的發(fā)票應在規(guī)定的認證期限內進行認證（增值稅專用發(fā)票）或報銷。一般情況下，增值稅專用發(fā)票應自開具之日起360日內認證或登錄增值稅發(fā)票選擇確認平臺進行確認，并在規(guī)定的納稅申報期內，向主管稅務機關申報抵扣進項稅額。發(fā)票的開具日期應與實際業(yè)務發(fā)生日期相符，不得提前或滯后開具。發(fā)票的取得與審核發(fā)票取得1.業(yè)務經辦人員：在辦理經濟業(yè)務時，應按照規(guī)定向銷售方索取發(fā)票。對于增值稅專用發(fā)票，應向銷售方提供公司的納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。2.發(fā)票傳遞：業(yè)務經辦人員取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門或相關審批人員進行審核。如因特殊原因不能及時傳遞的，應妥善保管發(fā)票，不得丟失、損毀。發(fā)票審核1.財務部門：財務人員負責對報銷發(fā)票進行審核，審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、合理性等。審核時，應通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺（）等渠道對發(fā)票的真?zhèn)芜M行查驗，并核對發(fā)票的各項信息是否與實際業(yè)務相符。2.審批人員：各級審批人員在審批報銷時，應對發(fā)票的合規(guī)性進行審核。如發(fā)現發(fā)票存在問題，應及時與財務部門溝通，要求業(yè)務經辦人員補充、更換發(fā)票或作出合理說明。3.審核要點發(fā)票真?zhèn)危和ㄟ^發(fā)票查驗平臺查驗發(fā)票的真?zhèn)?，確保發(fā)票真實有效。發(fā)票內容：檢查發(fā)票抬頭、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅額、發(fā)票專用章等是否符合要求。業(yè)務相關性：審核發(fā)票所反映的業(yè)務是否與公司實際發(fā)生的業(yè)務相關，是否屬于公司可報銷的范圍。審批流程：檢查發(fā)票是否經過了規(guī)定的審批流程，審批簽字是否齊全。報銷流程填寫報銷單1.業(yè)務經辦人員：根據實際發(fā)生的經濟業(yè)務，按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單。報銷單應注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費用明細、金額、發(fā)票張數等信息，并在報銷單上簽字確認。2.附件粘貼：將取得的發(fā)票及相關附件按照類別、金額大小等順序整齊粘貼在報銷單背面，確保粘貼牢固、便于查閱。部門負責人審批1.部門負責人：對本部門員工的費用報銷進行初審，重點審核業(yè)務的真實性、合理性以及是否符合部門預算。如審核通過，在報銷單上簽署意見并簽字。財務審核1.財務人員：對報銷單及發(fā)票等附件進行詳細審核，檢查發(fā)票的合規(guī)性、報銷金額的準確性、審批流程的完整性等。如發(fā)現問題，應及時與業(yè)務經辦人員溝通，要求其補充、更正相關信息或作出說明。審核通過后，在報銷單上簽署意見。領導審批1.各級領導：根據公司的審批權限，對報銷單進行最終審批。審批人應綜合考慮公司財務狀況、業(yè)務需求等因素，對報銷事項進行全面審查。審批通過后，在報銷單上簽字批準。報銷支付1.財務部門：根據領導審批后的報銷單，安排資金支付。對于符合規(guī)定的報銷款項，通過銀行轉賬等方式支付到報銷人指定的銀行賬戶；對于不符合規(guī)定的報銷，財務部門有權拒絕支付，并向相關人員說明原因。特殊情況處理發(fā)票丟失1.丟失已開具的增值稅專用發(fā)票一般納稅人丟失已開具增值稅專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，如果丟失前已認證相符的，購買方可憑銷售方提供的相應增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件及銷售方主管稅務機關出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》或《丟失貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》（以下統(tǒng)稱《證明單》），作為增值稅進項稅額的抵扣憑證；如果丟失前未認證的，購買方憑銷售方提供的相應增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件進行認證，認證相符的可憑增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件及銷售方主管稅務機關出具的《證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)復印件和《證明單》留存?zhèn)洳椤Ｒ话慵{稅人丟失已開具增值稅專用發(fā)票的抵扣聯(lián)，如果丟失前已認證相符的，可使用增值稅專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復印件留存?zhèn)洳?；如果丟失前未認證的，可使用增值稅專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)認證，增值稅專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復印件留存?zhèn)洳?。一般納稅人丟失已開具增值稅專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)，可將增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)作為記賬憑證，增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)復印件留存?zhèn)洳椤?.丟失已開具的增值稅普通發(fā)票丟失記賬聯(lián)的，應取得發(fā)票聯(lián)復印件，由提供發(fā)票聯(lián)復印件單位出具相關證明，并由提供人簽章。證明相關要點：與原件核對無誤，加蓋原件保存單位公章或個人簽章。丟失發(fā)票聯(lián)的，應取得記賬聯(lián)復印件，由提供記賬聯(lián)復印件單位出具相關證明，并由提供人簽章。證明相關要點：與原件核對無誤，加蓋原件保存單位公章或個人簽章。發(fā)票開具錯誤1.當月發(fā)現發(fā)票開具錯誤：銷售方應收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后重新開具發(fā)票。2.跨月發(fā)現發(fā)票開具錯誤：銷售方應開具紅字發(fā)票沖減原發(fā)票，并重新開具正確的發(fā)票。購買方應取得銷售方開具的紅字發(fā)票及重新開具的正確發(fā)票，作為記賬憑證。發(fā)票重復報銷1.財務部門：在報銷審核過程中，應通過財務系統(tǒng)或其他方式對發(fā)票進行查重。如發(fā)現發(fā)票存在重復報銷的情況，應拒絕報銷，并及時通知相關人員。2.防范措施：員工應妥善保管發(fā)票，避免因疏忽導致發(fā)票重復提交報銷。對于涉及金額較大的發(fā)票，建議在報銷前自行核對是否已報銷過。監(jiān)督與檢查內部審計1.審計部門：定期對公司的報銷發(fā)票管理情況進行審計，檢查報銷流程是否合規(guī)、發(fā)票使用是否符合規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。2.審計結果：審計部門應將審計結果及時反饋給公司管理層，并提出改進建議。對于發(fā)現的違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。財務自查1.財務部門：每月或每季度對報銷發(fā)票進行自查，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.自查內容：自查內容包括發(fā)票的取得、審核、報銷流程執(zhí)行情況、發(fā)票保管等方面。員工監(jiān)督1.員工權利：公司員工有權對報銷發(fā)票管理中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。2.舉報處理：對于員工的舉報，公司應及時進行調查處理，并對舉報人給予適當的獎勵和保護。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.虛假發(fā)票：指通過偽造、變造、虛開等手段取得的發(fā)票。2.違規(guī)報銷：指未按照本制度規(guī)定的報銷流程、審批權限進行報銷，或報銷的費用與實際業(yè)務不符等行為。3.發(fā)票保管不善：指因保管不當導致發(fā)票丟失、損毀、被盜等情況。處理措施1.對于虛假發(fā)票：一經發(fā)現，報銷人應承擔相應的法律責任，公司將追回已報銷的款項，并對報銷人進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究其刑事責任。2.對于違規(guī)報銷：公司將對相關責任人進行批評教育，并要求其糾正違規(guī)行為。如造成公司經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。3