公司后勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤部門所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于物資采購檔案、設(shè)備維護(hù)檔案、辦公區(qū)域管理檔案、后勤服務(wù)記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司后勤檔案由專門的檔案管理崗位或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映后勤工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司后勤檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)后勤檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)匯報(bào)檔案管理工作情況。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門后勤檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門后勤檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)形成和準(zhǔn)確完整。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的歸檔、保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管情況，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。三、檔案收集（一）收集范圍1.物資采購檔案：包括采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)計(jì)劃、維修記錄、保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)等。3.辦公區(qū)域管理檔案：辦公場(chǎng)地租賃合同、裝修合同、水電費(fèi)用記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。4.后勤服務(wù)記錄：?jiǎn)T工食堂服務(wù)記錄、宿舍管理記錄、車輛使用記錄、物業(yè)服務(wù)反饋等。5.其他與后勤工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的后勤檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案保存要求。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)收集整理，并于次月[X]日前移交檔案管理部門。2.重大活動(dòng)、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案收集整理完畢并移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成部門和內(nèi)容性質(zhì)，將后勤檔案分為物資采購類、設(shè)備維護(hù)類、辦公區(qū)域管理類、后勤服務(wù)類等類別。2.每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如物資采購類可分為辦公用品采購、固定資產(chǎn)采購等二級(jí)類目。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類排序，按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。2.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止生銹損壞檔案。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.編寫頁碼，標(biāo)注在每頁的右下角，以便于查閱和管理。5.填寫檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并將目錄置于檔案首頁。（三）裝訂要求1.對(duì)紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固，不易散落。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的整齊美觀，避免影響查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案形成部門將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。3.審核合格的檔案進(jìn)行編號(hào)、上架，按照檔案分類體系進(jìn)行存放，并更新檔案信息數(shù)據(jù)庫。（二）歸檔時(shí)間1.每月末，檔案形成部門應(yīng)將當(dāng)月整理好的后勤檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性或一次性的后勤工作項(xiàng)目，項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)立即將相關(guān)檔案歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，分類準(zhǔn)確、排列有序、編目清晰。2.檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行存放，并在盒脊或文件夾上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立檔案索引，方便快速查找和利用檔案。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類體系進(jìn)行上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)重要或珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）保管期限1.后勤檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)查考價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)檔案、重要會(huì)議記錄等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性的文件、臨時(shí)性的工作記錄等。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行銷毀或延長保管期限。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱后勤檔案。2.外部單位因法律法規(guī)要求或業(yè)務(wù)合作需要查閱公司后勤檔案，但須經(jīng)公司批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和歸還日期，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并采取專人專管的方式。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱（借閱）人注意保密，不得在非規(guī)定場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）保密責(zé)任1.檔案形成部門和查閱（借閱）人應(yīng)承擔(dān)檔案保密責(zé)任，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)造成泄密后果的責(zé)任人，將依法追究其責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，確認(rèn)無誤后編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷