辦公外置設(shè)備管理制度總則一、目的為規(guī)范公司辦公外置設(shè)備的管理，保障公司資產(chǎn)的安全與合理使用，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時員工及外包人員。所指辦公外置設(shè)備包括但不限于打印機、復印機、傳真機、掃描儀、移動硬盤、U盤等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對辦公外置設(shè)備實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一維護的管理模式，以確保設(shè)備的高效運行和合理利用。2.責任明確原則：各部門負責人對本部門辦公外置設(shè)備的使用和管理負責，員工個人對所使用的辦公外置設(shè)備的安全和正常使用負責。3.節(jié)約使用原則：鼓勵員工合理使用辦公外置設(shè)備，避免浪費和濫用，提高設(shè)備的使用壽命和使用效率。4.安全保密原則：辦公外置設(shè)備涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，必須嚴格遵守公司的安全保密制度，確保信息的安全。四、管理機構(gòu)與職責1.行政部負責公司辦公外置設(shè)備的統(tǒng)一采購、調(diào)配和管理，制定采購計劃和預算，組織設(shè)備的驗收、入庫和出庫等工作。建立辦公外置設(shè)備的臺賬，記錄設(shè)備的基本信息、使用部門、使用人員等情況，定期對設(shè)備進行盤點和清查。負責辦公外置設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，制定維護計劃和預算，組織設(shè)備的維修和保養(yǎng)工作，確保設(shè)備的正常運行。負責辦公外置設(shè)備的安全管理，制定安全管理制度和措施，定期對設(shè)備進行安全檢查和隱患排查，確保設(shè)備的安全使用。2.財務部負責辦公外置設(shè)備的采購資金的預算和核算，審核采購計劃和費用報銷，確保采購資金的合理使用。建立辦公外置設(shè)備的固定資產(chǎn)臺賬，記錄設(shè)備的價值、折舊等情況，定期對設(shè)備進行資產(chǎn)清查和盤點。3.各部門負責本部門辦公外置設(shè)備的使用和管理，指定專人負責設(shè)備的日常使用和維護，確保設(shè)備的正常運行。按照公司的規(guī)定和要求，合理使用辦公外置設(shè)備，不得私自外借、轉(zhuǎn)讓或處置設(shè)備。配合行政部進行設(shè)備的盤點、清查和維護等工作，及時報告設(shè)備的使用情況和存在的問題。采購與調(diào)配一、采購流程1.各部門根據(jù)工作需要，提出辦公外置設(shè)備的采購申請，填寫《辦公外置設(shè)備采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部。2.行政部對采購申請進行審核，根據(jù)設(shè)備的需求情況和預算安排，制定采購計劃，報財務部審核。3.財務部對采購計劃進行審核，確認采購資金的預算和來源，簽署審核意見后提交總經(jīng)理審批。4.總經(jīng)理對采購計劃進行審批，批準后由行政部組織采購。5.行政部根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應商進行詢價、比價和談判，確定采購價格和供應商。6.行政部與供應商簽訂采購合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期等條款。7.供應商按照合同約定的時間和地點交付設(shè)備，行政部組織相關(guān)人員進行驗收，填寫《辦公外置設(shè)備驗收單》，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。二、調(diào)配流程1.行政部根據(jù)各部門的工作需要和設(shè)備使用情況，制定辦公外置設(shè)備的調(diào)配計劃，報總經(jīng)理審批。2.調(diào)配計劃經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政部通知相關(guān)部門和人員進行設(shè)備的調(diào)配。3.接收設(shè)備的部門和人員應及時辦理設(shè)備的交接手續(xù)，填寫《辦公外置設(shè)備交接單》，明確設(shè)備的基本信息、使用情況等情況。4.行政部對設(shè)備的調(diào)配情況進行記錄和備案，定期對設(shè)備的使用情況進行跟蹤和評估。使用與維護一、使用規(guī)定1.員工在使用辦公外置設(shè)備前，應認真閱讀設(shè)備的使用說明書，了解設(shè)備的基本操作和注意事項。2.員工應按照公司的規(guī)定和要求，合理使用辦公外置設(shè)備，不得私自安裝、卸載或修改設(shè)備的軟件和系統(tǒng)。3.員工應保持辦公外置設(shè)備的清潔和衛(wèi)生，定期進行清潔和消毒，避免設(shè)備受到污染和損壞。4.員工應愛護辦公外置設(shè)備，不得故意損壞或濫用設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應及時報告行政部進行維修或更換。5.員工在離開辦公室時，應關(guān)閉辦公外置設(shè)備的電源，避免設(shè)備長時間待機或運行，造成能源浪費和設(shè)備損壞。二、維護管理1.行政部應制定辦公外置設(shè)備的維護計劃和預算，定期對設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。2.行政部應建立辦公外置設(shè)備的維修檔案，記錄設(shè)備的維修情況和維修記錄，定期對維修記錄進行分析和總結(jié)，為設(shè)備的維護和管理提供參考。3.行政部應組織專業(yè)技術(shù)人員對辦公外置設(shè)備進行定期巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備的安全隱患和故障，確保設(shè)備的安全運行。4.員工在發(fā)現(xiàn)辦公外置設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況時，應及時報告行政部，不得自行拆卸或維修設(shè)備。行政部應及時組織專業(yè)技術(shù)人員進行維修，確保設(shè)備的正常運行。5.對于需要外送維修的辦公外置設(shè)備，行政部應選擇正規(guī)的維修機構(gòu)進行維修，并簽訂維修合同，明確維修費用和維修期限等條款。維修完成后，行政部應組織相關(guān)人員進行驗收，確保設(shè)備的維修質(zhì)量。安全與保密一、安全管理1.行政部應制定辦公外置設(shè)備的安全管理制度和措施，加強對設(shè)備的安全管理，確保設(shè)備的安全運行。2.行政部應定期對辦公外置設(shè)備進行安全檢查和隱患排查，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備的安全隱患，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在安全漏洞或安全風險，應及時采取措施進行整改。3.員工在使用辦公外置設(shè)備時，應注意保護設(shè)備的安全，不得將設(shè)備隨意放置在公共場所或無人看管的地方，避免設(shè)備被盜或損壞。4.員工在離開辦公室時，應將辦公外置設(shè)備妥善保管，如將設(shè)備鎖在柜子里或帶走，避免設(shè)備丟失或被盜。5.對于重要的辦公外置設(shè)備，如服務器、存儲設(shè)備等，行政部應采取加密、備份等安全措施，確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)安全。二、保密管理1.辦公外置設(shè)備涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，員工在使用設(shè)備時，應嚴格遵守公司的保密制度，不得將公司的商業(yè)秘密和敏感信息泄露給他人。2.員工在使用辦公外置設(shè)備時，應注意保護設(shè)備中的數(shù)據(jù)安全，不得將設(shè)備中的數(shù)據(jù)隨意復制、傳輸或共享，避免數(shù)據(jù)泄露或丟失。3.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的辦公外置設(shè)備，如筆記本電腦、移動硬盤等，行政部應采取加密、訪問控制等安全措施，確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)安全。4.員工在離職或調(diào)動時，應將所使用的辦公外置設(shè)備交回行政部，由行政部進行檢查和清理，確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)安全。借用與歸還一、借用規(guī)定1.公司員工因工作需要借用辦公外置設(shè)備，應填寫《辦公外置設(shè)備借用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部。2.行政部對借用申請進行審核，根據(jù)設(shè)備的使用情況和庫存情況，批準或拒絕借用申請。3.批準借用的，行政部應與借用人員簽訂借用協(xié)議，明確借用設(shè)備的基本信息、借用期限、歸還時間等條款。4.借用人員應按照借用協(xié)議的約定，按時歸還借用的設(shè)備，不得逾期歸還或擅自將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人。二、歸還規(guī)定1.借用人員在借用期滿后，應及時將借用的設(shè)備歸還行政部，并填寫《辦公外置設(shè)備歸還單》，明確設(shè)備的基本信息、歸還時間等情況。2.行政部對歸還的設(shè)備進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或丟失，應及時通知借用人員進行賠償。3.借用人員在歸還設(shè)備時，應將設(shè)備的配件、說明書等相關(guān)資料一并歸還行政部。4.行政部對歸還的設(shè)備進行登記和備案，定期對借用情況進行統(tǒng)計和分析，為設(shè)備的管理提供參考。報廢與處置一、報廢條件1.辦公外置設(shè)備達到使用壽命或技術(shù)淘汰，無法繼續(xù)使用的。2.辦公外置設(shè)備因意外事故或自然災害等原因造成損壞，無法修復的。3.辦公外置設(shè)備因丟失或被盜等原因無法找回的。二、報廢流程1.各部門發(fā)現(xiàn)符合報廢條件的辦公外置設(shè)備，應填寫《辦公外置設(shè)備報廢申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部。2.行政部對報廢申請進行審核，組織相關(guān)人員對設(shè)備進行鑒定，確認設(shè)備是否符合報廢條件。3.經(jīng)鑒定符合報廢條件的，行政部應填寫《辦公外置設(shè)備報廢清單》，報財務部審核。4.財務部對報廢清單進行審核，確認設(shè)備的價值和殘值，簽署審核意見后提交總經(jīng)理審批。5.總經(jīng)理對報廢清單進行審批，批準后由行政部組織報廢處理。6.行政部應選擇正規(guī)的報廢處理機構(gòu)進行設(shè)備的報廢處理，簽訂報廢處理合同，明確報廢處理的方式、費用和期限等條款。7.報廢處理完成后，行政部應組織相關(guān)人員進行驗收，確保設(shè)備的報廢處理符合環(huán)保要求。三、處置規(guī)定1.辦公外置設(shè)備報廢后，其殘值應按照公司的財務制度進行處置，納入公司的固定資產(chǎn)管理。2.對于可回收利用的辦