海河流域檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)海河流域檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在海河流域各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位在履行職能活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則海河流域檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制，確保檔案管理的集中統(tǒng)一。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映海河流域各項(xiàng)工作的歷史原貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集和整理海河流域管理活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全與保密。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為海河流域各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門海河流域管理機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全流域檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）部門檔案管理人員各部門、單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定海河流域檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全流域檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)各部門、單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.集中管理海河流域重要檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、數(shù)字化等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索體系，開發(fā)檔案信息資源，為海河流域各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（四）部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.妥善保管本部門臨時(shí)存放的檔案，做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案丟失、損壞。4.積極配合檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的利用服務(wù)工作，為查閱檔案的人員提供必要的幫助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作、科研項(xiàng)目、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料。2.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位與上級(jí)主管部門、其他相關(guān)單位之間往來的文件材料。3.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等材料。4.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位開展的各類培訓(xùn)、講座、調(diào)研等活動(dòng)形成的相關(guān)材料。5.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料等文件材料。7.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位的人事檔案、工資檔案、職稱檔案等文件材料。8.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位的科技成果、專利、著作等文件材料。9.海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位的聲像檔案、電子檔案等其他形式的檔案材料。（二）收集要求1.各部門、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，定期向本部門檔案管理人員移交，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。4.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)接收的檔案材料，對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（四）整理方法1.分類檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)檔案形成部門或問題性質(zhì)進(jìn)行分類；保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.編號(hào)檔案分類后，按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保每份檔案都有唯一的標(biāo)識(shí)。編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等信息。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境的適宜。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)整齊排列在檔案架上，檔案架應(yīng)編號(hào)并標(biāo)明存放范圍，便于快速定位檔案。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如破損、褪色、霉變等。2.對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)于破損嚴(yán)重或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲藥品，檢查檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等部位，防止鼠害。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，根據(jù)季節(jié)和天氣變化，及時(shí)調(diào)整空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備的運(yùn)行，保持檔案庫房溫濕度的相對(duì)穩(wěn)定。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和海河流域檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞海河流域管理中心工作，為各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)工作提供支持。3.方便快捷原則優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。4.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，確保其與原件具有同等效力。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用者查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，利用者應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行使用和管理，不得擅自傳播或泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。2.準(zhǔn)確判定原則依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和海河流域檔案管理制度，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和銷毀價(jià)值。3.集體審議原則檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對(duì)檔案鑒定意見進(jìn)行集體審議。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)海河流域管理工作的查考利用價(jià)值、歷史研究?jī)r(jià)值、憑證價(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定為永久、長期、短期。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其保存價(jià)值和保管期限。2.分析比較法通過對(duì)同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.專家咨詢法對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以確定的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。（四）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案銷毀清冊(cè)進(jìn)行審核，經(jīng)審核同意銷毀的檔案，報(bào)海河流域管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷。銷毀過程中應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案定義本制度所稱電子檔案，是指海河流域管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、單位在履行職能活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）電子檔案管理原則1.真實(shí)性原則確保電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。2.完整性原則保證電子檔案的齊全、完整，包括電子文件及其元數(shù)據(jù)、背景信息等。3.安全性原則采取有效的安全防護(hù)措施，確保電子檔案的安全，防止電子檔案被篡改、丟失、泄露等。4.可讀性原則保證電子檔案在規(guī)定的環(huán)境和條件下能夠正常讀取和利用。（三）電子檔案收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子文件的齊全、完整。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、準(zhǔn)確，能夠反映電子文件的形成過程和背景信息。（四）電子檔案存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和可靠性。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)與主存儲(chǔ)設(shè)備分開存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.建立電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)控機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題。（五）電子檔案利用