文件歸檔保存管理制度一、總則（一）目的為了加強公司文件的歸檔保存管理，確保公司文件的完整性、準確性和安全性，便于文件的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文件由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：歸檔文件應真實反映公司各項工作的實際情況，保持文件的完整性，不得隨意刪減或篡改。3.便于利用原則：文件的歸檔保存應便于查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保公司文件的安全。二、文件分類（一）行政文件1.公司紅頭文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報等。2.會議文件：公司各類會議的通知、議程、紀要、決議等。3.規(guī)章制度：公司制定的各項規(guī)章制度、管理辦法等。4.行政事務文件：如公司證照、印章管理文件，辦公用品采購與管理文件等。（二）人事文件1.員工檔案：包括員工個人簡歷、入職申請表、勞動合同、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。2.人事制度文件：公司人事管理制度、招聘制度、培訓制度、績效考核制度、薪酬福利制度等。3.人事報表：如員工花名冊、工資報表、考勤報表等。（三）財務文件1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.財務預算與決算文件：公司年度財務預算、決算報告等。5.稅務文件：納稅申報表、稅務審計報告等。（四）業(yè)務文件1.市場營銷文件：市場調研報告、銷售合同、客戶資料等。2.研發(fā)文件：項目立項報告、研發(fā)方案、技術文檔、專利文件等。3.生產文件：生產計劃、工藝流程、質量控制文件、設備維護記錄等。4.采購文件：采購訂單、供應商資料、采購合同等。5.物流文件：發(fā)貨清單、運輸記錄、倉儲管理文件等。（五）其他文件1.對外往來文件：與政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、協議、合同等。2.榮譽證書與資質文件：公司獲得的各類榮譽證書、資質證書等。3.其他臨時性文件：根據實際工作需要臨時產生的文件。三、文件歸檔要求（一）歸檔時間1.一般文件應在形成后的[X]個工作日內歸檔。2.重要文件或緊急文件應及時歸檔，不得延誤。3.年度終了后，各部門應在次年[X]月底前將上一年度的文件整理歸檔完畢。（二）歸檔文件的質量要求1.歸檔文件應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應按照公司規(guī)定進行備份，備份存儲介質應妥善保管。（三）歸檔文件的整理1.分類整理：按照文件分類標準對歸檔文件進行分類，確保同一類文件集中存放。2.編號編目：為每一份歸檔文件編制唯一的編號，并按照分類順序進行編目，編目內容應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等。3.裝訂成冊：對于紙張較多的文件，應進行裝訂成冊，確保文件整齊牢固。4.編制目錄：根據編目結果編制文件目錄，目錄應打印清晰，一式兩份，一份隨文件裝訂，一份單獨成冊。四、文件保存期限（一）永久保存1.公司章程、股東會議記錄、董事會會議記錄等重要文件。2.公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等證照文件。3.涉及公司重大權益、債權債務關系的合同、協議等文件。4.公司年度財務決算報告、審計報告等重要財務文件。5.公司獲得的國家級榮譽證書、資質證書等。（二）長期保存（[X]年）1.公司各項規(guī)章制度、管理辦法等文件。2.員工檔案中的重要資料，如勞動合同、培訓記錄、績效考核記錄等。3.公司年度財務預算報告、中期財務報表等財務文件。4.涉及公司重要業(yè)務的合同、協議等文件。5.公司對外往來的重要信函、協議等文件。（三）短期保存（[X]年）1.一般性的行政事務文件，如辦公用品采購申請、會議通知等。2.人事報表、考勤記錄等文件。3.一般性的業(yè)務文件，如市場宣傳資料、產品說明書等。4.臨時性的文件，如工作安排、任務通知等。五、文件保管（一）保管部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司文件的集中保管。檔案管理部門應配備必要的辦公設備和檔案保管設施，確保文件的安全保存。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.檔案庫房應定期進行檢查和維護，確保保管環(huán)境符合要求。（三）文件存放方式1.紙質文件應按照分類順序存放在檔案柜中，檔案柜應標識清晰，便于查找。2.電子文件應按照分類目錄存儲在服務器或存儲設備中，并建立相應的索引，便于檢索。3.對于重要的紙質文件和電子文件，應進行備份存儲，備份存儲介質應異地存放，以防止因自然災害或其他原因導致文件丟失。六、文件查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱公司文件的，應持有單位介紹信或相關證明文件，并填寫《文件查閱申請表》，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱過程進行記錄。（二）查閱流程1.申請人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經所在部門負責人或公司分管領導批準后，交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表提供的信息，查找相應的文件，并提供給申請人查閱。4.申請人查閱文件時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將文件帶出檔案庫房。查閱過程中，應愛護文件，不得涂改、損壞文件。5.查閱完畢后，申請人應及時將文件歸還檔案管理部門，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱文件時，檔案管理部門應向借閱人提供文件清單，并要求借閱人簽字確認。借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄文件內容。4.借閱人歸還文件時，檔案管理部門應認真檢查文件的完整性和準確性，如發(fā)現文件有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（四）特殊情況處理1.因工作需要必須將文件帶出公司查閱或借閱的，應經公司分管領導批準，并辦理相關手續(xù)。帶出公司的文件應在規(guī)定的時間內歸還，歸還時應進行認真檢查。2.對于涉及公司機密的文件，查閱和借閱應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，確保文件的安全。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.文件保存期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.文件因保管不善等原因造成損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的。3.公司決定不再執(zhí)行或已失效的文件。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對到期或需要銷毀的文件進行清理，編制《文件銷毀清單》，清單應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《文件銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導批準。3.經批準后，檔案管理部門應指定專人負責文件的銷毀工作。銷毀文件時，應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。4.文件銷毀過程中，應有兩人以上在場監(jiān)督，并在《文件銷毀記錄》上簽字確認。《文件銷毀記錄》應包括文件銷毀日期、文件名稱、數量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。5.文件銷毀后，檔案管理部門應將《文件銷毀清單》和《文件銷毀記錄》歸檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立文件管理監(jiān)督小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、各部門負責人等。監(jiān)督小組負責對公司文件歸檔保存管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.文件歸檔的及時性、完整性和準確性。2.文件保管的安全性和規(guī)范性。3.文件查閱與借閱制度的執(zhí)行情況。4.文件銷毀制度的執(zhí)行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對公司文件歸檔保存管理工作進行全面檢查，檢查周期為[X]個月。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對各部門的文件管理情況進行抽查，及時發(fā)現和解決問題。（四）