招投標(biāo)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招投標(biāo)文件管理，規(guī)范招投標(biāo)文件的編制、審核、存檔等流程，確保招投標(biāo)活動的合法性、規(guī)范性和有效性，提高公司招投標(biāo)工作質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與的各類招投標(biāo)項目，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)外包等項目的招投標(biāo)文件管理。（三）基本原則1.合法性原則：招投標(biāo)文件的編制和管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：招投標(biāo)文件應(yīng)符合統(tǒng)一的格式、內(nèi)容要求和編制規(guī)范，確保文件的嚴(yán)謹(jǐn)性和一致性。3.準(zhǔn)確性原則：招投標(biāo)文件中的各項信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛假陳述或隱瞞重要事實。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)招投標(biāo)文件涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）招投標(biāo)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)文件管理制度，并組織實施。2.牽頭組織招投標(biāo)文件的編制工作，協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供資料和技術(shù)支持。3.對招投標(biāo)文件進(jìn)行初審，確保文件內(nèi)容符合要求，并提交審核。4.負(fù)責(zé)與招標(biāo)人溝通招投標(biāo)文件的相關(guān)事宜，解答疑問，根據(jù)招標(biāo)人要求進(jìn)行文件修改和補(bǔ)充。5.負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件的存檔管理，建立健全文件檔案，確保文件資料的完整性和可追溯性。（二）項目需求部門1.負(fù)責(zé)提供與招投標(biāo)項目相關(guān)的業(yè)務(wù)需求、技術(shù)要求、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.參與招投標(biāo)文件的編制工作，對文件中涉及本部門業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核和確認(rèn)。3.根據(jù)招投標(biāo)項目進(jìn)展情況，及時反饋項目實施過程中的問題和需求變化，以便對招投標(biāo)文件進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（三）法務(wù)部門1.對招投標(biāo)文件進(jìn)行法律合規(guī)性審查，確保文件內(nèi)容不違反法律法規(guī)和公司利益。2.協(xié)助處理招投標(biāo)過程中的法律糾紛和風(fēng)險防范工作，提供法律意見和建議。（四）財務(wù)部門1.參與招投標(biāo)文件中涉及預(yù)算、報價等財務(wù)條款的審核，確保文件中的財務(wù)信息合理、準(zhǔn)確。2.根據(jù)招投標(biāo)項目要求，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)分析報告，協(xié)助評估項目的財務(wù)可行性。（五）其他相關(guān)部門根據(jù)招投標(biāo)項目的具體需求，配合招投標(biāo)管理部門完成招投標(biāo)文件編制過程中的其他相關(guān)工作，如提供技術(shù)方案、資質(zhì)證明等資料。三、招投標(biāo)文件編制（一）文件準(zhǔn)備1.招投標(biāo)管理部門在接到招投標(biāo)項目通知后，應(yīng)及時組建項目團(tuán)隊，明確各成員職責(zé)。2.項目團(tuán)隊成員應(yīng)收集與項目相關(guān)的各類資料，包括但不限于項目招標(biāo)文件、公司資質(zhì)文件、業(yè)績案例、技術(shù)方案、報價清單等。3.對收集到的資料進(jìn)行整理和分析，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，為文件編制提供充分依據(jù)。（二）文件內(nèi)容1.商務(wù)部分投標(biāo)函：明確投標(biāo)報價、投標(biāo)有效期、投標(biāo)保證金等關(guān)鍵信息。法定代表人身份證明：證明投標(biāo)單位法定代表人的身份和授權(quán)情況。授權(quán)委托書：如有委托代理人，需提供授權(quán)委托書，明確代理人的權(quán)限和責(zé)任。投標(biāo)報價表：詳細(xì)列出各項投標(biāo)報價明細(xì)，包括貨物價格、服務(wù)費(fèi)用、工程費(fèi)用等。商務(wù)條款偏離表：對比招標(biāo)文件商務(wù)條款，列出投標(biāo)文件與招標(biāo)文件的差異及偏離情況。資格證明文件：提供投標(biāo)單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財務(wù)狀況證明等相關(guān)資料，以證明投標(biāo)單位具備參與項目投標(biāo)的資格和能力。2.技術(shù)部分技術(shù)方案：根據(jù)項目需求，詳細(xì)闡述投標(biāo)單位的技術(shù)解決方案，包括技術(shù)路線、技術(shù)優(yōu)勢、技術(shù)創(chuàng)新點等。技術(shù)規(guī)格偏離表：對比招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)格要求，列出投標(biāo)文件與招標(biāo)文件的技術(shù)差異及偏離情況，并說明偏離對項目的影響。售后服務(wù)承諾：包括售后服務(wù)內(nèi)容、售后服務(wù)期限、售后服務(wù)響應(yīng)時間等，確保項目實施后能得到及時有效的技術(shù)支持和服務(wù)保障。項目實施計劃：制定詳細(xì)的項目實施計劃，包括項目進(jìn)度安排、項目里程碑、項目質(zhì)量控制措施等，確保項目能夠按照合同要求順利實施。3.價格部分投標(biāo)總價：明確投標(biāo)項目的總報價金額。價格組成明細(xì)：詳細(xì)列出各項費(fèi)用的組成及計算依據(jù)，如貨物采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝調(diào)試費(fèi)用、稅費(fèi)等。價格分析：對投標(biāo)報價進(jìn)行分析，說明價格的合理性和競爭力，包括與市場同類產(chǎn)品或服務(wù)價格的對比分析。（三）文件編制要求1.語言規(guī)范：招投標(biāo)文件應(yīng)使用規(guī)范的中文語言進(jìn)行編制，確保表達(dá)清晰、準(zhǔn)確、易懂。2.格式統(tǒng)一：按照招標(biāo)文件要求的格式進(jìn)行編制，保持文件格式的一致性和規(guī)范性。3.內(nèi)容完整：確保文件涵蓋招標(biāo)文件要求的各項內(nèi)容，不得遺漏重要信息。4.邏輯清晰：文件內(nèi)容應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，便于招標(biāo)人閱讀和理解。5.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：文件中的各項數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有計算錯誤或數(shù)據(jù)不一致，應(yīng)及時更正。6.簽字蓋章：投標(biāo)文件應(yīng)按照要求由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋投標(biāo)單位公章。（四）文件審核1.初審：招投標(biāo)管理部門對編制完成的招投標(biāo)文件進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容是否完整、格式是否規(guī)范、語言是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰等。初審合格后，提交審核。2.審核：由法務(wù)部門、財務(wù)部門、項目需求部門等相關(guān)部門對招投標(biāo)文件進(jìn)行聯(lián)合審核。審核內(nèi)容包括法律合規(guī)性、財務(wù)合理性、業(yè)務(wù)需求匹配性等方面。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并提出審核意見。3.修改完善：根據(jù)審核意見，招投標(biāo)管理部門組織相關(guān)人員對招投標(biāo)文件進(jìn)行修改和完善，確保文件質(zhì)量符合要求。修改后的文件需再次提交審核，直至審核通過。四、招投標(biāo)文件遞交（一）遞交時間投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點遞交投標(biāo)文件，確保投標(biāo)文件在截止時間前送達(dá)。（二）遞交方式投標(biāo)文件可以采用現(xiàn)場遞交或郵寄等方式遞交。采用郵寄方式遞交的，應(yīng)確保投標(biāo)文件在截止時間前送達(dá)指定地點，并保留好郵寄憑證。（三）密封要求投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件要求進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋投標(biāo)單位公章。密封包裝應(yīng)確保文件在運(yùn)輸過程中不受損壞，防止文件內(nèi)容泄露。（四）遞交記錄招投標(biāo)管理部門應(yīng)建立投標(biāo)文件遞交記錄，記錄投標(biāo)文件的遞交時間、遞交方式、密封情況等信息。如發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件存在問題或不符合要求的情況，應(yīng)及時與投標(biāo)單位溝通并處理。五、招投標(biāo)文件開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)（一）開標(biāo)1.招標(biāo)人按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點組織開標(biāo)會議，開標(biāo)會議應(yīng)邀請所有投標(biāo)單位代表參加。2.開標(biāo)會議由招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)主持，宣布開標(biāo)紀(jì)律，公布在投標(biāo)截止時間前收到的投標(biāo)文件數(shù)量、密封情況等。3.按照招標(biāo)文件規(guī)定的開標(biāo)順序，當(dāng)眾開啟投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)報價、投標(biāo)保證金等主要內(nèi)容，并記錄在案。（二）評標(biāo)1.招標(biāo)人依法組建評標(biāo)委員會，評標(biāo)委員會由招標(biāo)人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成。2.評標(biāo)委員會按照招標(biāo)文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審和比較。評標(biāo)過程應(yīng)遵循公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則。3.評標(biāo)委員會成員應(yīng)認(rèn)真閱讀投標(biāo)文件，對投標(biāo)文件的商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分等進(jìn)行詳細(xì)評審，并填寫評標(biāo)意見和評分表。4.在評標(biāo)過程中，評標(biāo)委員會可以要求投標(biāo)單位對投標(biāo)文件中的有關(guān)問題進(jìn)行澄清或說明，但不得改變投標(biāo)文件的實質(zhì)性內(nèi)容。投標(biāo)單位應(yīng)按照評標(biāo)委員會的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提供書面澄清或說明。（三）定標(biāo)1.評標(biāo)委員會根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，向招標(biāo)人推薦中標(biāo)候選人，并出具評標(biāo)報告。2.招標(biāo)人根據(jù)評標(biāo)報告和項目實際情況，確定中標(biāo)單位。招標(biāo)人也可以授權(quán)評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)單位。3.中標(biāo)單位確定后，招標(biāo)人應(yīng)及時向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)單位。六、招投標(biāo)文件存檔（一）存檔范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)人發(fā)布的招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑文件、補(bǔ)遺文件等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)單位編制的投標(biāo)文件、投標(biāo)文件的澄清或說明文件等。3.開標(biāo)記錄：記錄開標(biāo)會議的相關(guān)情況，包括開標(biāo)時間、地點、投標(biāo)單位名稱、投標(biāo)報價等。4.評標(biāo)報告：評標(biāo)委員會出具的評標(biāo)報告，包括評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)方法、評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果等。5.中標(biāo)通知書：招標(biāo)人向中標(biāo)單位發(fā)出的中標(biāo)通知書。6.其他與招投標(biāo)項目相關(guān)的文件資料，如往來函件、會議紀(jì)要等。（二）存檔期限招投標(biāo)文件的存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于項目合同履行完畢后[具體年限]年。（三）存檔方式1.建立電子檔案：將招投標(biāo)文件掃描成電子文檔，按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和分類方式進(jìn)行存儲，建立電子檔案庫。電子檔案應(yīng)具備備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立紙質(zhì)檔案：將招投標(biāo)文件的紙質(zhì)原件按照順序整理裝訂成冊，建立紙質(zhì)檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項目名稱、檔案內(nèi)容、存檔日期等信息。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，便于查閱和管理。（四）檔案查閱1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招投標(biāo)文件檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個人提供招投標(biāo)文件檔案查閱的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。檔案管理部門應(yīng)在確保檔案安全和保密的前提下，提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立招投標(biāo)文件管理監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門組成，負(fù)責(zé)對招投標(biāo)文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.招投標(biāo)文件管理制度的執(zhí)行情況，包括文件編制、審核、遞交、存檔等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.招投標(biāo)文件的合法性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性和完整性，是否存在違反法律法規(guī)和公司利益的情況。3.招投標(biāo)活動的公正性和透明度，是否存在不正當(dāng)競爭行為或違規(guī)操作現(xiàn)象。4.檔案管理情況，包括檔案的存儲、查閱、保密等是否符合規(guī)定。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對招投標(biāo)文件管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期一般為[具體時間周期]。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，監(jiān)督小組不定期對招投標(biāo)文件管理工作進(jìn)行抽查，重點檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要項目。3.專項檢查：針對招投標(biāo)過程中出現(xiàn)的問題或投訴舉報，監(jiān)督小組進(jìn)行專項檢查，深入調(diào)查核實情況。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按