修訂采購管理制度總則目的為加強公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資及服務(wù)的采購?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當(dāng)交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負責(zé)公司各類物資和服務(wù)的采購工作。采購部根據(jù)工作需要可下設(shè)不同的采購小組，分別負責(zé)不同類別物資的采購。采購部職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃，并組織實施。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核評價，維護良好的合作關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同、跟蹤訂單執(zhí)行等。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購風(fēng)險管理：識別、評估采購過程中的風(fēng)險，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進行。6.采購合同管理：負責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，確保合同的合法性、有效性和完整性。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。8.與其他部門協(xié)作：與公司內(nèi)部各部門密切配合，及時了解需求變化，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。其他部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出物資和服務(wù)的采購需求，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購結(jié)果進行驗收。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購付款手續(xù)，對采購成本進行核算和分析。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，提供質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)支持，對不合格物資提出處理意見。采購流程采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對采購申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性，簽字后提交給采購部。采購審批1.采購部初審：采購部收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，核實庫存情況，判斷是否需要采購，并提出采購建議。2.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額大小和重要性，按照公司授權(quán)審批制度，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。采購金額較小的由采購部負責(zé)人審批；采購金額較大的需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等審批。采購實施1.制定采購方案：采購部根據(jù)審批后的采購申請表，制定采購方案，明確采購方式、采購渠道、采購時間等。2.選擇供應(yīng)商：供應(yīng)商篩選：采購人員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對潛在供應(yīng)商進行篩選，確定符合要求的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估：采購部組織相關(guān)部門對篩選出的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與之進行談判，確定采購價格、交貨期、付款方式等條款。3.簽訂采購合同：采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。合同簽訂后，采購部應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。4.跟蹤訂單執(zhí)行：采購部負責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決，并向相關(guān)部門反饋。驗收付款1.驗收：到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時通知采購部和需求部門。采購部收到到貨通知后，通知需求部門安排驗收人員進行驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)：需求部門按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進行驗收，填寫驗收報告。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收結(jié)果處理：驗收合格的物資，需求部門在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時通知采購部與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。2.付款：發(fā)票審核：采購部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對發(fā)票的真實性、合法性、準(zhǔn)確性進行審核。審核無誤后，將發(fā)票提交給財務(wù)部門。付款申請：財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購部提交的付款申請，確認無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，確保資金安全。采購方式集中采購1.適用范圍：適用于公司通用物資、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、采購量大的物資采購，如辦公用品、勞保用品、通用設(shè)備等。2.采購流程：采購部根據(jù)公司需求，制定集中采購計劃，通過招標(biāo)、詢價、談判等方式選擇供應(yīng)商，簽訂集中采購合同，由各需求部門根據(jù)實際需要向采購部申請領(lǐng)用。分散采購1.適用范圍：適用于專業(yè)性較強、個性化需求較高、采購量較小的物資采購，如專用設(shè)備、定制化辦公用品等。2.采購流程：需求部門填寫采購申請表，經(jīng)審批后，采購部按照采購流程組織實施采購。緊急采購1.適用范圍：適用于因生產(chǎn)經(jīng)營急需、不可預(yù)見的突發(fā)事件等原因，需要立即采購的物資和服務(wù)。2.采購流程：需求部門填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因和需求情況，經(jīng)部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部可采取特殊采購方式，如直接采購、電話詢價等，盡快完成采購任務(wù)。緊急采購?fù)瓿珊?，采購部?yīng)及時補辦相關(guān)審批手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商開發(fā)1.信息收集：采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶反饋等。2.初步篩選：對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，排除不符合公司要求的供應(yīng)商，確定潛在供應(yīng)商名單。3.實地考察：采購部組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面的情況。4.供應(yīng)商評估：采購部根據(jù)實地考察情況，組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。5.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并與之簽訂合作協(xié)議。供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：采購部制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.考核周期：采購部定期對供應(yīng)商進行考核，考核周期為[考核周期時長]。3.考核方式：采購部通過收集供應(yīng)商的交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋等信息，結(jié)合實地考察和問卷調(diào)查等方式，對供應(yīng)商進行考核評價。4.考核結(jié)果處理：采購部根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部應(yīng)考慮終止合作關(guān)系。供應(yīng)商激勵1.激勵措施：采購部制定供應(yīng)商激勵措施，如價格優(yōu)惠、優(yōu)先付款、增加合作機會等，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商進行激勵。2.激勵方式：采購部通過定期召開供應(yīng)商大會、頒發(fā)榮譽證書、簽訂長期合作協(xié)議等方式，對供應(yīng)商進行激勵，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、市場供應(yīng)短缺、市場競爭加劇等風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、供應(yīng)商違約、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題等風(fēng)險。3.合同風(fēng)險：包括合同條款不合理、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。4.內(nèi)部管理風(fēng)險：包括采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作、部門之間溝通不暢等風(fēng)險。風(fēng)險評估1.風(fēng)險發(fā)生的可能性評估：采購部根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應(yīng)商狀況等因素，對識別出的風(fēng)險發(fā)生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風(fēng)險影響程度評估：采購部根據(jù)風(fēng)險對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財務(wù)狀況、聲譽等方面的影響程度，對識別出的風(fēng)險進行評估，分為重大、較大、一般三個等級。3.風(fēng)險矩陣?yán)L制：采購部根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和風(fēng)險影響程度評估結(jié)果，繪制風(fēng)險矩陣，直觀展示各類風(fēng)險的等級和分布情況。風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、風(fēng)險影響程度大的風(fēng)險，如供應(yīng)商破產(chǎn)等，采購部應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如選擇多個供應(yīng)商、簽訂備用供應(yīng)商協(xié)議等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高、風(fēng)險影響程度較大的風(fēng)險，如市場價格波動等，采購部應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低、風(fēng)險影響程度較大的風(fēng)險，如合同糾紛等，采購部應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、簽訂仲裁或訴訟條款等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低、風(fēng)險影響程度小的風(fēng)險，如內(nèi)部管理風(fēng)險等，采購部可采取風(fēng)險接受措施，如加強內(nèi)部管理、完善采購流程等。采購信息管理采購信息收集1.內(nèi)部信息收集：采購部定期收集公司內(nèi)部各部門的采購需求信息、庫存信息、驗收報告等，為采購決策提供支持。2.外部信息收集：采購部通過網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)媒體、供應(yīng)商等渠道，收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等外部信息，及時了解市場變化情況。采購信息分析1.數(shù)據(jù)分析：采購部運用數(shù)據(jù)分析工具和方法，對收集到的采購信息進行分析，如采購成本分析、供應(yīng)商績效分析、采購趨勢分析等，為采購決策提供依據(jù)。2.報告撰寫：采購部根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，撰寫采購信息分析報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報采購工作情況、存在的問題及建議。采購信息共享1.內(nèi)部共享：采購部將采購信息分析報告、采購合同、供應(yīng)商檔案等信息在公司內(nèi)部進行共享，方便各部門查閱和使用。2.外部共享：采購部與供應(yīng)商建立信息共享機制，及時溝通采購需求、交貨期、質(zhì)量要求等信息，提高采購效率和供應(yīng)商滿意度。監(jiān)督與審計監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立審計部門，對采購活動進行定期審計和不定期檢查，監(jiān)督采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購人員的廉潔自律情況等。2.外部監(jiān)督：公司接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等外部機構(gòu)的監(jiān)督，積極配合外部監(jiān)督檢查工作，及時整改存在的問題。審計內(nèi)容1.采購流程審計：審計采購申請、采購審批、采購實施、驗收付款等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.采購合同審計：審計采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況是否合法合規(guī)，合同條款是否明確、合理，是否維護了公司利益。3.采購成本審計：審計采購成本的核算是否準(zhǔn)確，采購價格是否合理，是否存在浪費和不合理支出等情況。4.采購人員審計：審計采購人員是否遵守廉潔自律規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、接受賄賂等行為。審計結(jié)果處理1.審計報告：審計部門對采購活動進行審計后，出具審計報告，明確審計發(fā)現(xiàn)的問題、原因及整改建議。2.整改落實：采購部根據(jù)審計報告，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，及時整改存在