物業(yè)各種鑰匙管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)物業(yè)各類鑰匙的管理，確保鑰匙的安全使用、規(guī)范保管與有效流轉(zhuǎn)，保障物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的安全與正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括但不限于住宅、商業(yè)、寫字樓等，涉及的鑰匙涵蓋業(yè)主（租戶）入戶門鑰匙、室內(nèi)房間鑰匙、公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙、門禁系統(tǒng)鑰匙、信箱鑰匙等所有與物業(yè)相關(guān)的鑰匙。3.管理原則遵循“安全第一、規(guī)范管理、責(zé)任明確、便捷高效”的原則，確保鑰匙管理工作的有序開展，既保障安全又便于日常工作使用。二、鑰匙的分類與標(biāo)識1.分類業(yè)主（租戶）鑰匙：包括入戶門鑰匙、室內(nèi)各房間鑰匙等，用于業(yè)主（租戶）進(jìn)入自己的房屋。公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙：如配電室、電梯機(jī)房、消防控制室、水泵房等重要設(shè)施設(shè)備房的鑰匙，關(guān)系到設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行與安全保障。門禁系統(tǒng)鑰匙：包括小區(qū)大門、單元樓門、停車場出入口等門禁系統(tǒng)的鑰匙或密碼等。信箱鑰匙：用于開啟業(yè)主（租戶）的信箱。其他鑰匙：如應(yīng)急通道門鑰匙、特殊功能房間鑰匙等。2.標(biāo)識所有鑰匙應(yīng)進(jìn)行清晰、明確的標(biāo)識，標(biāo)明所屬區(qū)域、用途等信息。例如，在業(yè)主（租戶）入戶門鑰匙上標(biāo)明房號；公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙上標(biāo)明房間名稱及用途；門禁系統(tǒng)鑰匙上標(biāo)明對應(yīng)的門禁位置等。標(biāo)識應(yīng)采用不易褪色的材料制作，如金屬標(biāo)識牌或?qū)Ｓ脴?biāo)簽等，確保標(biāo)識長期清晰可辨。三、鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放1.業(yè)主（租戶）鑰匙在交房時，由客服人員按照交房流程，向業(yè)主（租戶）發(fā)放入戶門鑰匙及室內(nèi)房間鑰匙，并填寫《業(yè)主（租戶）鑰匙領(lǐng)取登記表》，詳細(xì)記錄業(yè)主姓名、房號、領(lǐng)取鑰匙數(shù)量、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人簽字等信息。對于委托他人代領(lǐng)鑰匙的情況，代領(lǐng)人需提供業(yè)主授權(quán)委托書及有效身份證件，經(jīng)核實(shí)無誤后，方可領(lǐng)取鑰匙，并在登記表上注明代領(lǐng)相關(guān)信息。2.公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙設(shè)施設(shè)備管理部門根據(jù)工作需要，填寫《公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙領(lǐng)取申請表》，注明領(lǐng)取鑰匙的房間名稱、用途、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名及部門等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到鑰匙保管部門領(lǐng)取鑰匙。鑰匙保管部門在發(fā)放鑰匙時，應(yīng)與領(lǐng)取人共同核對鑰匙數(shù)量及標(biāo)識，確保無誤后，雙方在申請表上簽字確認(rèn)，并留存申請表復(fù)印件備案。3.門禁系統(tǒng)鑰匙安保部門因工作需要領(lǐng)取門禁系統(tǒng)鑰匙時，需填寫《門禁系統(tǒng)鑰匙領(lǐng)取申請表》，說明領(lǐng)取門禁鑰匙的具體位置、用途、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人姓名及部門等內(nèi)容，經(jīng)安保部門負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。領(lǐng)取門禁系統(tǒng)鑰匙時，鑰匙保管人員應(yīng)向領(lǐng)取人詳細(xì)介紹門禁系統(tǒng)的使用方法及注意事項(xiàng)，并要求領(lǐng)取人妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.信箱鑰匙客服人員在首次發(fā)放信箱鑰匙時，應(yīng)按照業(yè)主（租戶）信息登記表上的對應(yīng)房號，向業(yè)主（租戶）發(fā)放信箱鑰匙，并在《信箱鑰匙領(lǐng)取登記表》上做好記錄，內(nèi)容包括業(yè)主姓名、房號、領(lǐng)取鑰匙時間、領(lǐng)取人簽字等。若信箱鑰匙丟失或損壞需要補(bǔ)發(fā)，業(yè)主（租戶）需填寫《信箱鑰匙補(bǔ)發(fā)申請表》，說明原因，經(jīng)客服主管審核后，予以補(bǔ)發(fā)，并在相關(guān)登記表上注明補(bǔ)發(fā)情況。四、鑰匙的保管1.鑰匙保管部門及人員職責(zé)客服中心：負(fù)責(zé)保管業(yè)主（租戶）鑰匙的備用鑰匙，并建立相應(yīng)的鑰匙保管臺賬。指定專人負(fù)責(zé)鑰匙的日常管理工作，確保鑰匙的安全存放與準(zhǔn)確登記。設(shè)施設(shè)備管理部門：負(fù)責(zé)保管公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備房鑰匙的備用鑰匙，安排專人對鑰匙進(jìn)行分類存放、定期盤點(diǎn)，保證鑰匙的完好與可隨時取用。安保部門：負(fù)責(zé)保管門禁系統(tǒng)鑰匙及其他與安全防范相關(guān)的鑰匙，設(shè)置專門的鑰匙保管箱，由專人負(fù)責(zé)鑰匙的保管與發(fā)放登記，確保門禁系統(tǒng)的正常使用和安全管理。2.鑰匙保管方式鑰匙柜存放：各保管部門應(yīng)配備專用的鑰匙柜，按照鑰匙類別、區(qū)域、房號等進(jìn)行有序排列存放，便于查找與管理。鑰匙柜應(yīng)具備良好的密封性和安全性，防止鑰匙丟失、損壞或混淆。標(biāo)識清晰：在鑰匙柜內(nèi)或鑰匙上應(yīng)明確標(biāo)識鑰匙的所屬類別、用途、對應(yīng)房號或位置等信息，確保一目了然。環(huán)境適宜：鑰匙保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，避免鑰匙因受潮生銹或因其他環(huán)境因素影響其正常使用。3.鑰匙保管要求鑰匙保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守鑰匙保管制度，不得擅自將鑰匙帶出保管區(qū)域或交予他人保管。如因工作需要臨時借用鑰匙，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。定期對鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或數(shù)量不符等情況，應(yīng)立即查明原因，并及時報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。非工作時間，鑰匙保管部門應(yīng)安排專人值班，確保鑰匙的安全。如有緊急情況需要使用鑰匙，值班人員應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行處理，并做好記錄。五、鑰匙的使用1.正常使用流程物業(yè)工作人員因工作需要使用鑰匙時，應(yīng)填寫《鑰匙使用申請表》，注明使用鑰匙的類別、用途、使用時間、使用人姓名及部門等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到鑰匙保管部門領(lǐng)取鑰匙。鑰匙保管人員在發(fā)放鑰匙時，應(yīng)與使用人共同核對鑰匙的標(biāo)識及數(shù)量，確保無誤后，雙方在申請表上簽字確認(rèn)。使用人在使用完畢后，應(yīng)及時將鑰匙歸還鑰匙保管部門，并在申請表上注明歸還時間。2.緊急情況使用在遇到緊急情況，如業(yè)主被困家中、設(shè)施設(shè)備突發(fā)故障需要緊急搶修等，物業(yè)工作人員可先使用相關(guān)鑰匙進(jìn)行應(yīng)急處理，但事后必須及時補(bǔ)辦鑰匙使用手續(xù)。緊急情況處理完畢后，使用人應(yīng)在[具體時長]內(nèi)填寫《鑰匙緊急使用情況說明表》，詳細(xì)說明緊急情況發(fā)生的時間、地點(diǎn)、原因、處理過程及使用鑰匙的情況等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交鑰匙保管部門備案。3.鑰匙使用注意事項(xiàng)鑰匙使用人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)取的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因轉(zhuǎn)借導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞或引發(fā)其他問題，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。使用鑰匙時應(yīng)注意輕拿輕放，避免損壞鑰匙或鎖具。如發(fā)現(xiàn)鑰匙或鎖具有損壞跡象，應(yīng)及時報(bào)告鑰匙保管部門，以便安排維修或更換。在使用門禁系統(tǒng)鑰匙時，應(yīng)嚴(yán)格按照門禁系統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改門禁系統(tǒng)設(shè)置或密碼等信息。六、鑰匙的維修與更換1.維修當(dāng)鑰匙出現(xiàn)損壞情況時，鑰匙保管人員應(yīng)及時進(jìn)行檢查與判斷。對于一般性損壞，如鑰匙表面磨損、變形等，能夠修復(fù)的，應(yīng)安排專業(yè)人員進(jìn)行維修。維修后的鑰匙應(yīng)進(jìn)行測試，確保其能夠正常使用，并重新做好標(biāo)識。維修記錄應(yīng)詳細(xì)登記鑰匙損壞情況、維修時間、維修人員、維修方法及維修結(jié)果等信息，并存檔備案。2.更換若鑰匙損壞嚴(yán)重?zé)o法維修或丟失，鑰匙保管部門應(yīng)填寫《鑰匙更換申請表》，說明更換原因、涉及鑰匙類別及數(shù)量等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，進(jìn)行鑰匙更換。對于業(yè)主（租戶）入戶門鑰匙、室內(nèi)房間鑰匙等重要鑰匙的更換，應(yīng)及時通知業(yè)主（租戶），并按照交房時領(lǐng)取鑰匙的流程，重新發(fā)放鑰匙，同時做好相關(guān)記錄。更換后的鑰匙應(yīng)重新進(jìn)行標(biāo)識，并更新鑰匙保管臺賬及相關(guān)登記表，確保鑰匙管理信息的準(zhǔn)確性。七、鑰匙的交接與存檔1.交接物業(yè)工作人員離職或崗位調(diào)動時，必須將所保管的各類鑰匙全部交接給指定的接管人員。交接過程應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保鑰匙數(shù)量、標(biāo)識及完好情況等與交接清單一致。交接雙方應(yīng)填寫《鑰匙交接清單》，詳細(xì)記錄交接鑰匙的類別、數(shù)量、標(biāo)識、交接時間、交接人及接管人簽字等信息。監(jiān)交人在清單上簽字確認(rèn)后，三方各留存一份清單備案。2.存檔鑰匙保管部門應(yīng)建立完善的鑰匙檔案管理制度，對各類鑰匙的領(lǐng)取、發(fā)放、保管、使用、維修、更換及交接等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。鑰匙檔案應(yīng)包括鑰匙領(lǐng)取登記表、鑰匙使用申請表、鑰匙緊急使用情況說明表、鑰匙維修記錄、鑰匙更換申請表、鑰匙交接清單等文件資料，按照時間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱與追溯。鑰匙檔案的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[具體時長]年，以確保在需要時能夠提供完整、準(zhǔn)確的鑰匙管理信息。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督物業(yè)管理公司應(yīng)定期對鑰匙管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，由品質(zhì)管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人組成檢查小組，按照本制度的要求，對鑰匙保管部門的鑰匙管理情況進(jìn)行全面檢查。檢查內(nèi)容包括鑰匙的標(biāo)識是否清晰、保管方式是否符合要求、領(lǐng)取與發(fā)放手續(xù)是否完備、使用記錄是否完整、維修與更換是否及時等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。2.業(yè)主（租戶）反饋鼓勵業(yè)主（租戶）對鑰匙管理工作進(jìn)行監(jiān)督與反饋，如發(fā)現(xiàn)鑰匙管理存在問題或有任何意見建議，可通過客服中心、意見箱、電子郵件等方式向物業(yè)管理公司反映?？头行膽?yīng)及時受理業(yè)主（租戶）的反饋信息，并進(jìn)行記錄與整理。對于涉及鑰匙管理的問題，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時反饋給業(yè)主（租戶），確保業(yè)主（租戶）的合理訴求得到有效解決。九、責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞、轉(zhuǎn)借他人或因鑰匙管理不善引發(fā)安全事故等問題的相關(guān)責(zé)任人，物業(yè)管理公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.因鑰匙管理問題給業(yè)主（租戶）或公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠