輔導(dǎo)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)輔導(dǎo)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于輔導(dǎo)班全體員工及與輔導(dǎo)班相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是指輔導(dǎo)班在教學(xué)、管理、運(yùn)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：輔導(dǎo)班檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾恚_保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映輔導(dǎo)班的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.完整性原則：全面收集、整理與輔導(dǎo)班相關(guān)的各類檔案，確保無(wú)遺漏。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及輔導(dǎo)班機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為輔導(dǎo)班各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門輔導(dǎo)班設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.為各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好相關(guān)記錄。7.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行制止和糾正，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的使用和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績(jī)單、考試試卷、教學(xué)總結(jié)等。2.學(xué)生檔案：包括學(xué)生基本信息、報(bào)名資料、學(xué)習(xí)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.教師檔案：包括教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教師資格證書、教學(xué)成果、培訓(xùn)記錄等。4.行政管理檔案：包括輔導(dǎo)班規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。5.招生宣傳檔案：包括招生簡(jiǎn)章、宣傳資料、招生活動(dòng)記錄等。6.其他檔案：與輔導(dǎo)班相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和內(nèi)容，將檔案分為教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、行政管理檔案、招生宣傳檔案等大類，再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，編制檔案目錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重要的、臨時(shí)性的文件材料，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料移交檔案管理部門時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，并更新檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映輔導(dǎo)班主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)輔導(dǎo)班有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映輔導(dǎo)班一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)輔導(dǎo)班工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)輔導(dǎo)班工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用防火、防潮、防蟲、防鼠等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和恢復(fù)測(cè)試，確保電子檔案的安全。5.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.輔導(dǎo)班內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及輔導(dǎo)班機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)輔導(dǎo)班分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)輔導(dǎo)班分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.涉及輔導(dǎo)班機(jī)密的檔案，不得擅自復(fù)制，如需復(fù)制，應(yīng)按照查閱機(jī)密檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對(duì)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等進(jìn)行全面審查。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案存毀意見(jiàn)，并填寫檔案鑒定意見(jiàn)書。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)輔導(dǎo)班分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全和徹底。3.監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對(duì)錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.輔導(dǎo)班應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以整改。3.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供