機關庫存物資管理制度總則目的為加強機關庫存物資管理，規(guī)范物資采購、存儲、使用及處置流程，確保物資安全、完整，提高物資使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機關各部門及所屬單位庫存物資的管理?；驹瓌t1.統(tǒng)一管理原則：機關庫存物資實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一調(diào)配，避免分散管理導致的資源浪費和管理混亂。2.按需采購原則：根據(jù)工作實際需求，合理安排物資采購計劃，避免盲目采購造成物資積壓。3.節(jié)約高效原則：倡導節(jié)約意識，提高物資使用效率，降低物資采購和使用成本。4.責任明晰原則：明確各部門及相關人員在物資管理中的職責，做到責任到人。物資采購管理采購計劃制定1.各部門應于每年末根據(jù)下一年度工作計劃和物資使用情況，編制物資采購計劃。采購計劃應詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)部門負責人審核后，報機關物資管理部門匯總。物資管理部門對各部門采購計劃進行綜合平衡，結合庫存情況，編制機關年度物資采購總計劃。3.年度物資采購總計劃報機關主管領導審批后執(zhí)行。對于臨時性、緊急性物資采購需求，由使用部門填寫《臨時物資采購申請表》，說明采購原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，經(jīng)部門負責人簽字后，報物資管理部門審核，主管領導審批后實施采購。采購方式選擇1.集中采購：對于通用性強、采購量大的物資，如辦公用品、辦公設備等，實行集中采購。由物資管理部門通過招標、詢價等方式確定供應商，簽訂采購合同，統(tǒng)一組織采購。2.分散采購：對于專業(yè)性較強、有特殊要求的物資，或采購量較小的物資，經(jīng)物資管理部門批準后，由使用部門自行采購。使用部門應按照規(guī)定的采購流程進行采購，確保采購過程的合規(guī)性。供應商管理1.物資管理部門應建立供應商檔案，對供應商的基本情況、資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等進行記錄和評估。2.定期對供應商進行考核評價，根據(jù)考核結果調(diào)整供應商名單。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等不良行為的供應商，及時進行警告、暫停合作或取消合作資格等處理。3.與供應商簽訂采購合同時，應明確雙方的權利和義務，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款，確保合同的合法性和有效性。采購流程1.集中采購流程采購申請：使用部門根據(jù)物資需求填寫《集中采購申請表》，提交物資管理部門。需求審核：物資管理部門對采購申請進行審核，核實需求的合理性和必要性。采購實施：物資管理部門根據(jù)審核后的采購申請，制定采購方案，通過招標、詢價等方式選擇供應商，簽訂采購合同。到貨驗收：物資到貨前，物資管理部門通知使用部門準備驗收。到貨后，由使用部門和物資管理部門共同按照合同要求進行驗收，填寫《物資驗收單》。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資及時與供應商協(xié)商處理。付款結算：物資驗收合格后，物資管理部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。財務部門審核相關憑證后進行付款結算。2.分散采購流程采購申請：使用部門填寫《分散采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，報物資管理部門審核。采購實施：物資管理部門批準后，使用部門自行組織采購。采購過程中應遵循相關法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定，選擇合適的供應商，簽訂采購合同。到貨驗收：采購物資到貨后，使用部門按照合同要求進行驗收，填寫《物資驗收單》。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資及時與供應商協(xié)商退換貨等事宜。報銷結算：使用部門憑采購合同、發(fā)票、驗收單等憑證到財務部門辦理報銷結算手續(xù)。物資存儲管理倉庫設置與布局1.根據(jù)物資的類別、特性、用途等因素，合理設置倉庫，劃分不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設備區(qū)、耗材區(qū)、特殊物資區(qū)等。2.倉庫應保持整潔、通風、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。物資應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。物資入庫管理1.物資到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)《物資驗收單》對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行核對，確認無誤后辦理入庫登記。2.入庫物資應按照規(guī)定的存儲位置存放，并在物資標識牌上注明物資名稱、規(guī)格型號、入庫日期、批次等信息。對于貴重物資、易燃易爆物資、有毒有害物資等，應單獨存放，并采取相應的安全防護措施。物資保管管理1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點清查，確保物資賬實相符。盤點周期為每月一次，每年進行一次全面盤點。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資盤盈、盤虧、毀損等情況，應及時查明原因，填寫《物資盤點盈虧報告表》，報物資管理部門和財務部門審批處理。3.加強對庫存物資的日常巡查，檢查物資的存儲狀況、質(zhì)量狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于臨近保質(zhì)期、有效期的物資，應及時提醒相關部門進行處理。4.做好倉庫的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關人員進入倉庫。倉庫管理人員離開倉庫時，應關好門窗，切斷電源，確保倉庫安全。物資出庫管理1.物資使用部門根據(jù)工作需要填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人簽字后，到倉庫辦理領用手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)《物資領用申請表》核對物資庫存情況，如庫存充足，辦理物資出庫手續(xù)，并在《物資領用登記表》上登記領用日期、領用部門、領用人、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。3.物資領用實行限額管理，對于限量發(fā)放的物資，如辦公用品、耗材等，倉庫管理人員應按照規(guī)定的標準發(fā)放。對于貴重物資、大型設備等的領用，應經(jīng)相關領導審批后辦理。4.物資出庫后，倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，確保庫存信息的準確性。物資使用管理使用部門職責1.各使用部門應合理安排物資使用，提高物資使用效率，避免浪費。2.建立物資使用臺賬，詳細記錄物資的領用、使用、消耗等情況，定期進行統(tǒng)計分析。3.加強對本部門員工的物資使用培訓和教育，提高員工的節(jié)約意識和規(guī)范使用物資的能力。使用規(guī)范1.員工應按照規(guī)定的操作規(guī)程使用物資，確保物資的正常運行和使用壽命。2.對于貴重物資、大型設備等，應指定專人負責使用和管理，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。3.物資使用過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告相關部門進行維修或處理，不得擅自拆卸、改裝物資。4.鼓勵員工節(jié)約使用物資，對于可回收利用的物資，應進行回收再利用。物資處置管理處置范圍1.已超過使用期限、無法正常使用的物資。2.因技術更新、業(yè)務調(diào)整等原因不再使用的物資。3.因自然災害、意外事故等原因造成損壞無法修復的物資。處置方式1.報廢：對于符合報廢條件的物資，由使用部門填寫《物資報廢申請表》，詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、購置時間、報廢原因等，經(jīng)部門負責人審核后，報物資管理部門審批。物資管理部門組織相關人員進行鑒定，確認報廢后，辦理報廢手續(xù)。報廢物資應按照規(guī)定進行集中處理，避免造成環(huán)境污染。2.出售：對于仍有使用價值的閑置物資，經(jīng)物資管理部門批準后，可進行出售。出售物資應通過公開競價、詢價等方式確定購買方，簽訂出售合同，出售收入應及時上繳財務部門。3.捐贈：對于可用于社會公益事業(yè)的物資，經(jīng)單位領導批準后，可進行捐贈。捐贈物資應辦理相關手續(xù)，確保捐贈過程的合規(guī)性和透明度。處置流程1.報廢流程申請報廢：使用部門填寫《物資報廢申請表》，提交物資管理部門。鑒定審批：物資管理部門組織相關人員對報廢物資進行鑒定，提出鑒定意見，報主管領導審批。報廢處理：經(jīng)批準報廢的物資，由物資管理部門負責組織清理、回收等處理工作。賬務處理：財務部門根據(jù)物資管理部門提供的報廢清單進行賬務處理，核銷相關資產(chǎn)。2.出售流程出售申請：使用部門填寫《物資出售申請表》，提交物資管理部門。評估定價：物資管理部門對擬出售物資進行評估，確定出售價格。公開競價：通過公開競價、詢價等方式選擇購買方，簽訂出售合同?？铐椈厥眨撼鍪畚镔Y的款項應及時回收，上繳財務部門。賬務處理：財務部門根據(jù)出售合同和收款憑證進行賬務處理。3.捐贈流程捐贈申請：使用部門填寫《物資捐贈申請表》，提交物資管理部門。審批備案：物資管理部門審核后，報單位領導批準，并報相關部門備案。組織捐贈：物資管理部門負責組織物資捐贈工作，確保捐贈物資的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。記錄反饋：對捐贈物資的去向、用途等情況進行記錄，并及時向捐贈部門反饋。監(jiān)督檢查與考核監(jiān)督檢查1.物資管理部門定期對各部門物資管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、物資驗收情況、庫存管理情況、物資使用情況、物資處置情況等。2.財務部門負責對物資采購、使用、處置等環(huán)節(jié)的財務收支情況進行監(jiān)督檢查，確保財務核算的準確性和合規(guī)性。3.審計部門定期對物資管理工作進行審計，重點檢查物資采購、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見?？己嗽u價1.建立物資管理考核評價機制，對各部門物資管理工作進行量化考核。考核指標包括采購成本控制、庫存周轉率、物資使用效率、物資損耗率、物資處置合規(guī)性等。2.考核結果與部門績效掛鉤