打印機管理管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司打印機的使用與管理，提高辦公效率，降低辦公成本，確保打印機的正常運行和信息安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印機設(shè)備，包括但不限于激光打印機、噴墨打印機、針式打印機等，以及使用打印機的全體員工。3.管理職責(zé)行政部門負責(zé)打印機的采購、選型、安裝調(diào)試、日常維護、耗材更換等工作，并建立打印機設(shè)備檔案。各部門負責(zé)人負責(zé)本部門打印機的使用監(jiān)督和管理，確保本部門員工正確使用打印機。信息部門負責(zé)打印機相關(guān)軟件的安裝、配置、升級以及網(wǎng)絡(luò)連接等技術(shù)支持工作。全體員工應(yīng)遵守本制度，愛護打印機設(shè)備，節(jié)約使用打印耗材，確保打印工作的正常進行。打印機采購與選型1.需求評估各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《打印機采購申請表》，詳細說明所需打印機的類型、功能、數(shù)量、預(yù)算等信息。行政部門收到申請表后，會同信息部門進行需求評估，綜合考慮工作負荷、打印質(zhì)量、成本等因素，確定合理的采購方案。2.選型標(biāo)準(zhǔn)打印質(zhì)量：優(yōu)先選擇打印分辨率高、色彩還原度好、打印速度快的打印機型號，以滿足不同工作場景下的打印需求。可靠性：選擇品牌知名、質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的打印機產(chǎn)品，減少設(shè)備故障率，降低維修成本。兼容性：確保打印機與公司現(xiàn)有辦公軟件、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等兼容，避免因兼容性問題影響正常使用。成本效益：在滿足工作需求的前提下，綜合考慮打印機的采購成本、耗材成本、維護成本等因素，選擇性價比高的產(chǎn)品。3.采購流程行政部門根據(jù)需求評估結(jié)果和選型標(biāo)準(zhǔn)，制定打印機采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過后，行政部門按照公司采購流程進行采購，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確打印機的型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。打印機到貨后，行政部門會同信息部門進行驗收，檢查打印機的外觀、配置、功能等是否符合合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并安排安裝調(diào)試。打印機安裝與配置1.安裝位置打印機應(yīng)安裝在通風(fēng)良好、干燥、平穩(wěn)的地方，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。同時，要考慮到使用人員的操作便利性，盡量安裝在靠近辦公區(qū)域的位置。2.網(wǎng)絡(luò)連接對于網(wǎng)絡(luò)打印機，信息部門負責(zé)進行網(wǎng)絡(luò)連接配置，確保打印機能夠正常接入公司局域網(wǎng)。在連接過程中，要設(shè)置正確的IP地址、子網(wǎng)掩碼、網(wǎng)關(guān)等網(wǎng)絡(luò)參數(shù)，并進行網(wǎng)絡(luò)測試，確保打印機與計算機之間能夠正常通信。3.軟件安裝信息部門負責(zé)在使用打印機的計算機上安裝相應(yīng)的驅(qū)動程序，確保打印機能夠正常工作。驅(qū)動程序應(yīng)根據(jù)打印機型號和操作系統(tǒng)版本進行選擇和安裝，安裝完成后要進行測試，確保打印功能正常。4.共享設(shè)置對于共享打印機，信息部門要進行共享設(shè)置，確保其他計算機能夠通過網(wǎng)絡(luò)訪問和使用該打印機。在共享設(shè)置過程中，要設(shè)置共享名稱、共享權(quán)限等參數(shù)，并確保共享打印機的安全性。打印機使用規(guī)范1.使用權(quán)限公司全體員工均有權(quán)使用打印機進行工作相關(guān)的打印任務(wù)，但必須遵守本制度。未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，禁止非公司員工使用公司打印機。2.打印內(nèi)容審核員工在打印文件前，應(yīng)仔細核對打印內(nèi)容，確保打印信息準(zhǔn)確無誤。對于重要文件或涉及公司機密的文件，應(yīng)按照公司保密制度進行審批后再行打印。禁止打印與工作無關(guān)的內(nèi)容，如私人信件、娛樂資料等。3.打印任務(wù)排序為了提高打印機的使用效率，員工應(yīng)按照打印任務(wù)的緊急程度和重要性進行排序。緊急且重要的文件優(yōu)先打印，避免因打印任務(wù)過多導(dǎo)致打印機長時間排隊等待，影響工作效率。對于多頁文檔，建議員工在打印前進行合并打印設(shè)置，減少紙張浪費。4.操作規(guī)范員工在使用打印機時，應(yīng)按照打印機的操作說明進行操作，避免因誤操作導(dǎo)致打印機故障。打印過程中，如發(fā)現(xiàn)打印機出現(xiàn)異常情況（如卡紙、缺紙、墨粉不足等），應(yīng)及時通知行政部門進行處理，不得擅自拆卸或維修打印機。打印完成后，應(yīng)及時取走打印文件，并將打印機清理干凈，保持打印機周圍環(huán)境整潔。打印機維護與保養(yǎng)1.日常維護行政部門安排專人負責(zé)打印機的日常維護工作，定期對打印機進行清潔、檢查和保養(yǎng)，確保打印機的正常運行。清潔內(nèi)容包括打印機外部機身、進紙口、出紙口、硒鼓（墨盒）等部位，清除灰塵、紙屑等雜物，保持打印機外觀整潔。檢查打印機的電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常，打印機的各項指示燈是否正常顯示，如有異常情況及時進行處理。定期檢查打印機的硒鼓（墨盒）使用情況，當(dāng)硒鼓（墨盒）的墨粉（墨水）不足時，及時通知行政部門進行更換，避免因墨粉（墨水）用盡導(dǎo)致打印質(zhì)量下降或打印機故障。2.定期保養(yǎng)行政部門根據(jù)打印機的使用頻率和工作狀況，制定打印機定期保養(yǎng)計劃，定期對打印機進行深度保養(yǎng)。定期保養(yǎng)內(nèi)容包括更換打印機的易損部件（如硒鼓、墨盒、搓紙輪、加熱組件等）、清潔打印機內(nèi)部的光學(xué)部件（如激光掃描器、反光鏡等）、潤滑打印機的機械部件（如齒輪、鏈條等）等，確保打印機的性能穩(wěn)定。在進行定期保養(yǎng)時，應(yīng)使用原廠正品配件，以保證打印機的質(zhì)量和使用壽命。3.故障維修打印機出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應(yīng)及時安排維修人員進行檢查和維修。維修人員在維修打印機時，應(yīng)做好維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、故障原因、維修過程及更換的零部件等信息。對于較為復(fù)雜的故障，維修人員應(yīng)及時向上級匯報，并組織相關(guān)技術(shù)人員進行會診，確保打印機能夠盡快恢復(fù)正常運行。對于因人為原因?qū)е碌拇蛴C故障，如誤操作、私自拆卸等，維修費用由責(zé)任人承擔(dān)。打印耗材管理1.耗材采購行政部門負責(zé)打印機耗材的統(tǒng)一采購工作，根據(jù)打印機的使用情況和耗材庫存，定期制定耗材采購計劃，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。在采購耗材時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保耗材的質(zhì)量和性能符合打印機的要求。同時，要與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確耗材的型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.耗材庫存管理行政部門應(yīng)建立打印耗材庫存管理制度，對耗材進行分類存放、標(biāo)識清晰，并定期盤點庫存，確保耗材數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。設(shè)立耗材庫存臺賬，記錄耗材的出入庫情況，包括耗材名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、出入庫日期、領(lǐng)用部門及人員等信息，以便及時掌握耗材庫存動態(tài)。3.耗材領(lǐng)用員工因工作需要領(lǐng)用打印耗材時，應(yīng)填寫《打印耗材領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到行政部門領(lǐng)取。行政部門在發(fā)放耗材時，應(yīng)按照申請表上的數(shù)量進行發(fā)放，并在臺賬上做好記錄。對于貴重耗材（如硒鼓等），應(yīng)實行限量領(lǐng)用制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量。4.耗材節(jié)約使用全體員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，合理使用打印耗材，避免浪費。在打印文件時，應(yīng)根據(jù)實際需要選擇合適的紙張規(guī)格和打印模式，盡量雙面打印，減少紙張消耗。對于可重復(fù)使用的耗材（如墨盒、硒鼓等），應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收和再利用，降低耗材成本。打印機安全管理1.信息安全嚴禁在連接公司網(wǎng)絡(luò)的打印機上打印涉及公司機密信息的文件，如需打印機密文件，應(yīng)使用專用的涉密打印機，并按照公司保密制度進行操作。在使用打印機過程中，要注意保護個人信息安全，避免因打印機故障或其他原因?qū)е滦畔⑿孤丁?.網(wǎng)絡(luò)安全信息部門要加強對打印機網(wǎng)絡(luò)連接的安全管理，設(shè)置防火墻、訪問控制等安全措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問打印機，確保公司網(wǎng)絡(luò)安全。定期對打印機的網(wǎng)絡(luò)安全進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防止因網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致公司信息泄露或遭受其他損失。3.物理安全打印機應(yīng)放置在安全可靠的位置，避免受到外力撞擊、損壞或被盜。對于重要部門或場所的打印機，應(yīng)采取必要的防盜措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。行政部門要定期對打印機的物理安全進行檢查，確保打印機設(shè)備完好無損，運行正常。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對公司打印機的使用情況、維護保養(yǎng)情況、耗材管理情況等進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門或人員進行整改。各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門員工使用打印機情況的日常監(jiān)督，確